En server slutar fungera
Databasen körs på flera servrar, och en bekräftad registrering lagras på minst två av dem. En annan server tar över automatiskt.
Säkerhet
Säkerheten är inbyggd
Dina medarbetares uppgifter finns i Helsingfors, i Hetzners datacenter. Så här skyddas de och så här kan du kontrollera det.
Behörigheter
Rollen bestämmer vyn
Medarbetaren ser sina egna uppgifter, chefen sitt team, löneadministrationen löneunderlaget och administratören helheten.
- Även visning registreras När någon öppnar en HR-anteckning, en annan persons känsliga personuppgifter eller uppföljningen av sjukfrånvaro skrivs en post i granskningsloggen. Administratören bläddrar i loggen under inställningarna och exporterar den vid behov.
- Korrigeringens historik sparas Den ursprungliga bekräftade registreringen sparas. Korrigeringen registrerar vem som ändrade uppgiften, när och varför.
- Supportåtkomsten är alltid läsbehörighet Supporten öppnar en tillfällig läsbehörighet endast av en dokumenterad orsak. Supporten kan inte ändra uppgifterna och besöket registreras i händelseloggen.
När tjänsten drabbas av en störning
Uppgifterna skadas
Den kontinuerliga transaktionsloggen och säkerhetskopiorna gör det möjligt att återställa databasen till en vald tidpunkt under de senaste två veckorna.
Produktionsmiljön går förlorad
Säkerhetskopiorna lagras i en separat tjänst i Finland. Tjänsten kan byggas upp på nytt från dem, och återställningen övas regelbundet.
Säkerhetskopieringen störs
Databasens hälsa, replikeringen och säkerhetskopieringens framsteg övervakas kontinuerligt. Övervakningen larmar också om kontrollen själv slutar fungera.
Uppgifternas livscykel
Lagringstiderna syns i inställningarna
Kelomo visar lagringstider efter anställningens slut per datakategori. Administratören kontrollerar förutsättningarna för radering och bekräftar varje steg.
- Arbetstidsbokföringens lagringstid följer lagen Enligt arbetstidslagens 32 § följer lagringstiden talefristerna i 40 och 41 §. Tiden beror bland annat på om anställningen fortsätter. Administratören ska kontrollera tillämplig tid före radering.
- Uppgifterna är era Hela organisationens uppgifter kan tas ut som en enda export. En medarbetares begäran om registerutdrag besvarar administratören med en export och en PDF-sammanställning.
Stöd för upphandlingen
Dokument
Personuppgiftsbiträdesavtalet (DPA) anger ansvaren och villkoren för behandlingen. De tekniska och organisatoriska åtgärderna beskriver skydden som den här sidan sammanfattar. Servicenivåbeskrivningen anger tillgänglighet och supportens svarstider, listan över underbiträden vem mer som behandlar uppgifterna.
För IT
Kundernas uppgifter är isolerade på databasnivå (PostgreSQL Row-Level Security), och avgränsningen kontrolleras i varje databasfråga.
Organisationen kan använda sin egen identitetsleverantör för inloggning, till exempel Microsoft Entra ID, Google Workspace eller en annan OIDC-tjänst. Då styr organisationens policy flerfaktorsautentiseringen. Vid inloggning med Kelomo-lösenord sparas lösenorden som argon2id-hashar, inloggningsförsök begränsas per IP-adress och konto och inaktivering avslutar personens alla sessioner direkt.
Trafiken krypteras med TLS mellan webbläsaren och servern samt mellan servern och databasen. Löne- och integrationsuppgifter för autentisering krypteras med AES-256-GCM. API-nycklar begränsas till användarens behörigheter och valt omfång. Webhooks signeras med HMAC-SHA256 och tidsstämpel.
Databasens transaktionslogg arkiveras kontinuerligt, säkerhetskopior tas dagligen och en separat kopia sparas varje vecka i ett annat lager. Varje bilaga kontrolleras för skadlig kod med ClamAV i vår miljö. Mobilappen öppnas med biometri eller enhetens lösenkod, och stämplingsterminalens lokala databas är krypterad.
Vanliga frågor
Vad begär appen av telefonen, och varför?
Positionen vid stämplingen, om arbetsgivaren har aktiverat platsstämpling. Då sparas som standard om personen befann sig inom arbetsobjektets område. Exakta koordinater sparas efter ett separat val av arbetsgivaren; positionen följs inte mellan stämplingarna. Kameran används för kvitton och QR-koder. Aviseringar påminner exempelvis om pass och godkännanden. Behörigheterna hanteras i telefonens inställningar. Om en behörighet nekas fungerar inte den funktion som behöver den, till exempel en stämpling som kräver position.
Använder Kelomo AI på mina uppgifter?
Den valfria kvittotolkningen behandlar kvittot som lämnas till den. En användare kan också ansluta en extern AI-assistent till Kelomo. Med uttryckligen beviljade behörigheter kan assistenten få till exempel arbetstidsuppgifter, som dess leverantör behandlar enligt sina villkor. Behandlingsplatser och underbiträden anges i upphandlingsdokumenten.
Hur meddelar ni en säkerhetsincident?
Utan onödigt dröjsmål enligt personuppgiftsbiträdesavtalet (DPA): vad som hände, vem det berör och vad vi har gjort.
Jag hittade en säkerhetsbrist. Vart rapporterar jag?
Till hei@kelomo.fi med ämnet ”Säkerhet”. Samma kontaktuppgift finns på kelomo.fi/.well-known/security.txt. Vi svarar på varje rapport.
Har du fler frågor? Skriv till oss
Prova avgiftsfritt i 30 dagar · utan kort