Yksi palvelin vikaantuu
Tietokanta toimii usealla palvelimella, ja vahvistettu kirjaus tallennetaan vähintään kahdelle niistä. Toinen palvelin jatkaa automaattisesti.
Tietoturva
Tietoturva on osa rakennetta
Työntekijöidesi tiedot ovat Helsingissä, Hetznerin konesalissa. Näin ne on suojattu ja näin sen voi tarkistaa.
Käyttöoikeudet
Rooli määrää näkymän
Työntekijä näkee omat tietonsa, esihenkilö tiiminsä, palkanlaskenta palkka-aineiston ja pääkäyttäjä kokonaisuuden.
- Katselukin jää talteen Kun joku avaa HR-muistiinpanon, toisen henkilön arkaluonteiset henkilötiedot tai sairauspoissaolojen seurannan, siitä jää merkintä auditointilokiin. Pääkäyttäjä selaa lokia asetuksissa ja vie sen tarvittaessa.
- Korjauksen historia säilyy Alkuperäinen vahvistettu kirjaus säilyy. Korjauksesta tallennetaan muutoksen tekijä, ajankohta ja perustelu.
- Tukiyhteys on aina lukutilainen Tuki avaa tilapäisen, lukutilaisen yhteyden vain kirjatusta syystä. Tuki ei voi muuttaa tietoja, ja tukikäynnistä jää merkintä tapahtumalokiin.
Kun palvelussa on häiriö
Tietoon tulee virhe
Jatkuva tapahtumaloki ja varmuuskopiot mahdollistavat tietokannan palauttamisen valittuun hetkeen kahden viime viikon ajalta.
Tuotantoympäristö menetetään
Varmuuskopiot säilytetään erillisessä tallennuspalvelussa Suomessa. Palvelu voidaan rakentaa niiden varaan uudelleen, ja palautumista harjoitellaan säännöllisesti.
Varmuuskopiointi häiriintyy
Tietokannan kuntoa, palvelinten välistä kopiointia ja varmuuskopioinnin etenemistä valvotaan jatkuvasti. Valvonta hälyttää myös silloin, jos tarkistus itse lakkaa toimimasta.
Tietojen elinkaari
Säilytysajat näkyvät asetuksissa
Kelomo näyttää työsuhteen päättymisen jälkeiset säilytysajat tietoryhmittäin. Pääkäyttäjä tarkistaa poistamisen edellytykset ja vahvistaa jokaisen vaiheen.
- Työaikakirjanpidon säilytysaika seuraa lakia Työaikalain 32 § sitoo säilytyksen 40 ja 41 §:n kanneaikoihin. Säilytysaika riippuu muun muassa siitä, jatkuuko työsuhde. Pääkäyttäjän on tarkistettava sovellettava aika ennen tietojen poistoa.
- Tiedot ovat organisaation hallinnassa Koko organisaation tiedot saa ulos yhtenä vientinä. Työntekijän tietopyyntöön pääkäyttäjä vastaa viennillä ja PDF-koosteella.
Hankinnan tueksi
Hankinta-asiakirjat
Tietojenkäsittelysopimus kertoo vastuut ja käsittelyn ehdot. Tekniset ja organisatoriset toimet kuvaavat suojaukset, joista tämä sivu on tiivistelmä. Palvelutasokuvaus kertoo saatavuuden ja tuen vasteajat, alikäsittelijälista sen, kuka muu tietoja käsittelee.
IT:lle
Asiakkaiden tiedot on eristetty toisistaan tietokantatasolla (PostgreSQL Row-Level Security), ja rajaus tarkistetaan jokaisessa kyselyssä.
Organisaatio voi käyttää kirjautumiseen omaa tunnistautumispalveluaan, kuten Microsoft Entra ID:tä, Google Workspacea tai muuta OIDC-palvelua. Tällöin organisaation oma käytäntö huolehtii monivaiheisesta tunnistautumisesta. Kelomon salasanakirjautumisessa salasanat tallennetaan argon2id-tiivisteinä, kirjautumisyrityksiä rajoitetaan IP-osoitteen ja tilin perusteella ja käytöstäpoisto päättää henkilön kaikki istunnot heti.
Liikenne salataan TLS-yhteydellä selaimesta palvelimelle ja palvelimelta tietokantaan. Palkka- ja integraatiotunnukset salataan AES-256-GCM-menetelmällä. Rajapinta-avaimet rajataan käyttäjän oikeuksiin ja valittuun laajuuteen, ja webhookit allekirjoitetaan HMAC-SHA256-menetelmällä sekä aikaleimalla.
Tietokannan tapahtumaloki arkistoidaan jatkuvasti, varmuuskopiot otetaan päivittäin ja erillinen kopio tallennetaan viikoittain toiseen säilöön. Jokainen liite tarkistetaan haittaohjelmien varalta (ClamAV) omassa ympäristössämme. Mobiilisovellus avautuu biometrisellä tunnistuksella tai laitteen pääsykoodilla, ja leimauslaitteen paikallinen tietokanta on salattu.
Usein kysyttyä
Mitä sovellus kysyy puhelimelta ja miksi?
Sijaintia leimaushetkellä, jos työnantaja on ottanut sijaintileimauksen käyttöön. Tällöin oletuksena tallentuu tieto siitä, oltiinko työkohteen sijaintialueella. Tarkat koordinaatit tallentuvat työnantajan erillisellä valinnalla; sijaintia ei seurata leimausten välillä. Kameraa käytetään kuittien kuvaamiseen ja QR-koodien lukemiseen. Ilmoitukset muistuttavat esimerkiksi vuoroista ja hyväksynnöistä. Lupia hallitaan puhelimen asetuksissa. Luvan epääminen estää sitä tarvitsevan toiminnon, kuten sijaintia edellyttävän leimauksen.
Käyttääkö Kelomo tekoälyä tietoihini?
Valinnainen kuittien tekstintunnistus käsittelee sille annettua kuittia. Lisäksi käyttäjä voi liittää ulkoisen tekoälyavustajan Kelomoon. Avustaja saa erikseen sallituilla käyttöoikeuksilla esimerkiksi työaikatietoja, joita sen palveluntarjoaja käsittelee omien ehtojensa mukaisesti. Käsittelypaikat ja alikäsittelijät on kuvattu hankinta-asiakirjoissa.
Miten ilmoitatte tietoturvapoikkeamasta?
Ilman aiheetonta viivytystä tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti: mitä tapahtui, ketä se koskee ja mitä olemme tehneet.
Löysin tietoturvapuutteen. Minne ilmoitan?
Osoitteeseen hei@kelomo.fi otsikolla "Tietoturva". Sama yhteystieto on osoitteessa kelomo.fi/.well-known/security.txt. Vastaamme jokaiseen ilmoitukseen.
Jäikö jotain kysyttävää? Kirjoita meille
Kokeile 30 päivää maksutta · ilman korttia