Tilin ja tietojen poisto
Kelomo-tili on työnantajan hallinnoima työkalutili. Tältä sivulta näet, miten poistoa pyydetään, mitä poistuu ja mitä on säilytettävä lain mukaan.
Tilin avaa ja sulkee työnantaja
Kelomo on työnantajan hankkima työväline. Työnantaja avaa tilin osana työsuhdetta ja on tilillä käsiteltävien työaika-, vuoro- ja henkilöstötietojen rekisterinpitäjä; Kelomo (Tohmoco Oy) käsittelee tietoja työnantajan lukuun. Siksi sovelluksessa ei ole painiketta, joka poistaisi tilin ja sen tiedot saman tien: työsuhteen aikana työnantajalla on lakisääteinen velvollisuus pitää työaikakirjanpitoa, eikä työntekijä voi yksipuolisesti poistaa sitä.
Se, mitä työntekijä voi tehdä, on jättää poistopyyntö. Pyyntö kirjautuu työnantajan pääkäyttäjälle käsiteltäväksi, ja poisto toteutetaan siinä laajuudessa ja siinä aikataulussa kuin laki sallii.
Näin pyydät poistoa
- Sovelluksessa: avaa omat asetuksesi ja jätä tilin poistopyyntö. Pyyntö näkyy työnantajasi pääkäyttäjälle, ja näet sovelluksessa, että pyyntö on jätetty.
- Sähköpostilla: info@tohmoco.fi. Välitämme pyynnön työnantajallesi rekisterinpitäjänä ja avustamme käsittelyssä.
- Suoraan työnantajallesi: esihenkilölle, henkilöstöhallintoon tai palkanlaskentaan. Työnantaja päättää poistosta rekisterinpitäjänä.
Mitä pyynnöstä seuraa
Pyyntö kirjataan ja se näkyy työnantajan pääkäyttäjälle. Käyttöoikeus voidaan sulkea heti — kirjautuminen estyy eikä sovellus enää näytä tietojasi — mutta itse tietojen poisto ajoittuu työsuhteen päättymiseen ja alla kuvattuihin säilytysaikoihin.
Yhtä poistopyyntöä ei tarvitse toistaa. Jos jätät uuden pyynnön ennen kuin edellinen on käsitelty, pyyntöjä ei synny kahta: näet saman avoimen pyynnön.
Mitä poistetaan ja milloin
Poisto tehdään vaiheittain työsuhteen päättymispäivästä laskien, tietoryhmä kerrallaan. Aika ei ala poistopyynnöstä vaan työsuhteen päättymisestä — sitä ennen tietoja tarvitaan palkanlaskentaan, työaikakirjanpitoon ja työsuhteen hoitamiseen.
- Profiili- ja yhteystiedot (osoite, puhelin, lähiomainen): 6 kuukautta työsuhteen päättymisestä. Työnantaja voi lyhentää tai pidentää tämän 1–24 kuukauteen.
- Henkilöstöhallinnon muistiinpanot sekä kehityskeskustelut, tavoitteet ja arvioinnit: 24 kuukautta. Työnantaja voi säätää tämän 6–60 kuukauteen.
- Nimen ja työaikakirjausten välinen yhteys: 24 kuukautta. Tämä on työaikalain (872/2019) 32 §:n mukainen työaikakirjanpidon säilytysaika, eikä sitä voi lyhentää — ei työnantajan päätöksellä eikä poistopyynnöllä.
- Työsuhdeasiakirjat, kuten työsopimukset, työtodistukset ja kirjalliset selvitykset työsuhteen ehdoista: 120 kuukautta eli 10 vuotta. Tämäkään aika ei ole lyhennettävissä.
Miten poisto päättyy
Kun tietoryhmän säilytysaika on kulunut, työnantajan pääkäyttäjä poistaa tiedot Kelomossa. Viimeisenä katkaistaan nimen ja työaikakirjausten yhteys: nimi, sähköposti ja muut tunnistetiedot poistetaan ja kirjaukset jäävät nimettöminä ("Entinen työntekijä"). Tämän jälkeen jäljelle jäävästä aineistosta ei voi tunnistaa sinua, mutta työaika- ja kirjanpitoaineisto pysyy lain vaatimalla tavalla eheänä.
Poistoa ei tehdä automaattisesti taustalla, vaan pääkäyttäjä vahvistaa sen. Näin poisto ei vahingossa katkaise vielä kesken olevaa palkanlaskentaa tai lakisääteistä säilytystä.
Sovelluksen poistaminen laitteelta
Mobiilisovelluksen poistaminen laitteelta kirjaa sinut ulos ja poistaa sovelluksen paikallisen välimuistin, mutta se ei poista tiliäsi eikä palvelussa olevia tietoja. Tilin ja tietojen poisto tehdään aina yllä kuvatulla pyynnöllä.
Jos et ole tyytyväinen
Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, pyytää oikaisua tai käsittelyn rajoittamista ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi). Tietosuojaa koskevat yhteydenotot: info@tohmoco.fi.