Tilin ja tietojen poisto
Kelomo-tili on työnantajan hallinnoima työkalutili. Tältä sivulta näet, miten poistoa pyydetään, mitä poistuu ja mitä on säilytettävä lain mukaan.
Tilin avaa ja sulkee työnantaja
Kelomo on työnantajan hankkima työväline. Työnantaja avaa tilin osana työsuhdetta ja on tilillä käsiteltävien työaika-, vuoro- ja henkilöstötietojen rekisterinpitäjä; Kelomo (Tohmoco Oy) käsittelee tietoja työnantajan lukuun. Siksi sovelluksessa ei ole painiketta, joka poistaisi tilin ja sen tiedot saman tien: työsuhteen aikana työnantajalla on lakisääteinen velvollisuus pitää työaikakirjanpitoa, eikä työntekijä voi yksipuolisesti poistaa sitä.
Se, mitä työntekijä voi tehdä, on jättää poistopyyntö. Pyyntö kirjautuu työnantajan pääkäyttäjälle käsiteltäväksi, ja poisto toteutetaan siinä laajuudessa ja siinä aikataulussa kuin laki sallii.
Näin pyydät poistoa
- Sovelluksessa: avaa omat asetuksesi ja jätä tilin poistopyyntö. Pyyntö näkyy työnantajasi pääkäyttäjälle, ja näet sovelluksessa, että pyyntö on jätetty.
- Sähköpostilla: info@tohmoco.fi. Välitämme pyynnön työnantajallesi rekisterinpitäjänä ja avustamme käsittelyssä.
- Suoraan työnantajallesi: esihenkilölle, henkilöstöhallintoon tai palkanlaskentaan. Työnantaja päättää poistosta rekisterinpitäjänä.
Mitä pyynnöstä seuraa
Pyyntö näkyy työnantajan pääkäyttäjälle. Työnantaja arvioi, mitä tietoja voidaan poistaa heti ja mitä on vielä tarpeen säilyttää. Käyttöoikeuden sulkeminen estää kirjautumisen, mutta ei itsessään poista tietoja.
Yhtä poistopyyntöä ei tarvitse toistaa. Jos jätät uuden pyynnön ennen kuin edellinen on käsitelty, pyyntöjä ei synny kahta: näet saman avoimen pyynnön.
Mitä poistetaan ja milloin
Kelomon työsuhteen päättymisen jälkeinen poistoprosessi käyttää alla olevia säilytysaikoja. Ne kuvaavat palvelun asetuksia, eivät yleisiä lakisääteisiä säilytysaikoja kaikille tiedoille. Työnantaja vastaa kunkin tiedon tarpeellisuuden ja säilytysperusteen arvioinnista myös työsuhteen aikana. Mahdollinen pidempi säilytysvelvoite tai keskeneräinen riita on huomioitava ennen poistoa.
- Profiili- ja yhteystiedot (osoite, puhelin, lähiomainen): 6 kuukautta työsuhteen päättymisestä. Työnantaja voi lyhentää tai pidentää tämän 1–24 kuukauteen.
- Henkilöstöhallinnon muistiinpanot sekä kehityskeskustelut, tavoitteet ja arvioinnit: 24 kuukautta. Työnantaja voi säätää tämän 6–60 kuukauteen.
- Nimen ja työaikakirjausten välinen yhteys: palvelun poistoprosessissa 24 kuukautta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona työsuhde päättyi (TAL 32 §), eikä asetusta voi lyhentää. Työaikalain 32 §:n säilytysvelvollisuus määräytyy 40 ja 41 §:n kanneajoista. Yleissääntönä työsuhteen jatkuessa aika on kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen syntyi, ja työsuhteen päätyttyä kaksi vuotta päättymisestä.
- Työsuhdeasiakirjat: palvelun poistoprosessissa 120 kuukautta eli 10 vuotta, eikä asetusta voi lyhentää. Kaikille asiakirjoille ei kuitenkaan ole samaa lakisääteistä säilytysaikaa. Työtodistuksen antamista varten tarvittavat tiedot työsuhteen kestosta ja työtehtävistä on säilytettävä vähintään 10 vuotta; muiden asiakirjojen tarpeellinen säilytysaika arvioidaan erikseen.
Miten poisto päättyy
Pääkäyttäjä vahvistaa tietoryhmän poiston, kun säilytysperuste on päättynyt. Viimeisessä vaiheessa poistetaan nimen, sähköpostin ja muiden suorien tunnisteiden yhteys työaikakirjauksiin. Pelkkä nimen poistaminen ei takaa anonymiteettiä: myös vapaat tekstit, liitteet ja tietojen yhdisteltävyys on arvioitava. Jos henkilö voidaan edelleen tunnistaa, jäljelle jäävä aineisto on henkilötietoa.
Poistoa ei tehdä automaattisesti taustalla, vaan pääkäyttäjä vahvistaa sen. Näin poisto ei vahingossa katkaise vielä kesken olevaa palkanlaskentaa tai lakisääteistä säilytystä.
Sovelluksen poistaminen laitteelta
Mobiilisovelluksen poistaminen laitteelta kirjaa sinut ulos ja poistaa sovelluksen paikallisen välimuistin, mutta se ei poista tiliäsi eikä palvelussa olevia tietoja. Tilin ja tietojen poisto tehdään aina yllä kuvatulla pyynnöllä.
Jos et ole tyytyväinen
Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, pyytää oikaisua tai käsittelyn rajoittamista ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi). Tietosuojaa koskevat yhteydenotot: info@tohmoco.fi.