Oppaat
Askeleet helpompaan työarkeen
Kelomon oppaat kertovat, mitä laki ja hyvä käytäntö vaativat ja miten asia järjestetään: työaika ja työvuorot, tarjoukset ja laskutus, projektien kate, kenttätyö ja henkilöstöasiat.
Työaika ja työvuorot
- Työaikakirjanpito: mitä kirjataan ja kuinka kauan säilytetään Mitä työaikakirjanpitoon merkitään, kuinka kauan se säilytetään ja kuka saa nähdä sen. Työaikalain 32 §:n vaatimukset yhden työviikon esimerkillä.
- Liukumasaldo, työaikapankki ja pekkaset – mitä eroa niillä on Liukumasaldo, työaikapankki, ylityöpankki ja pekkaset vertailtuna: mihin kukin perustuu, kuka päättää kertymästä ja mitkä ovat enimmäismäärät.
- Työajanseurantaohjelmiston valinta – tarkistuslista ostajalle Työajanseurantaohjelmiston valinta: mitä lainmukaisuus, työntekijän arki, palkka-aineisto ja sopimusehdot vaativat järjestelmältä ja toimittajalta.
- Työajanseuranta Excelissä vai ohjelmistolla? Lataa tuntipohja Vertaa Excelin ja työajanseurantaohjelmiston sopivuutta omaan työhön. Lataa muokattava tuntipohja ja kokeile, missä käsityötä syntyy.
- Työajanseurannan tavat: leimaus, itsekirjaus vai kalenteriehdotus? Valitse työhön sopiva kirjaustapa. Vertaa leimausta, itsekirjausta ja kalenteriehdotuksia työpäiväesimerkkien ja viikon kokeilun avulla.
- Työaikakirjauksista palkka-aineistoksi: tarkistus ennen siirtoa Näin sovit palkka-aineiston sisällön, täsmäytät tunnit ja käsittelet korjaukset. Mukana esimerkkiaineisto ja palkanlaskijan tarkistuslista.
- Työvuoroluettelo: laatiminen, julkaisu ja ilmoitusajat Mitä työvuoroluettelossa on oltava, mille ajalle se laaditaan, milloin se annetaan tiedoksi ja millä ehdoilla julkaistua listaa saa muuttaa.
- Työajanseurannan käyttöönotto: malli, vastuut ja aikataulu Mitkä päätökset on tehtävä ennen ensimmäistä kirjausta, kuka vastaa mistäkin ja miten työajanseurannan käyttöönotto ajoitetaan neljälle viikolle.
- Vuosiloman kertyminen: 14 päivän ja 35 tunnin sääntö sekä lomavelka Vuosiloman kertyminen: milloin kuukausi on täysi 14 päivän tai 35 tunnin säännöllä, kertyykö 2 vai 2,5 arkipäivää ja mistä lomavelka syntyy.
- Ylityö: milloin sitä syntyy ja miten se lasketaan Vuorokautinen ja viikoittainen ylityö, lisätyön ero ja korotusprosentit: milloin ylityötä syntyy ja miten se lasketaan yleistyöajassa ja jaksotyössä.
- Sijaintitieto työssä: milloin työnantaja saa seurata sijaintia Milloin työntekijän sijaintia saa kerätä, mikä tarkkuustaso riittää mihinkin tarkoitukseen ja mitä henkilöstölle on kerrottava etukäteen.
Matkat ja kulut
Laskutus
- Laskun pakolliset tiedot: arvonlisäverolain 209 e §:n laskumerkinnät Mitkä merkinnät laskussa on oltava, milloin kevennetyt merkinnät riittävät ja miten lasku korjataan niin, että ostaja saa vähentää veron.
- Maksumuistutus ja viivästyskorko: milloin ja kuinka paljon Milloin viivästyskorko alkaa kertyä, mikä sen prosentti on ja paljonko maksumuistutuksesta ja perintäkuluista saa vaatia yritysasiakkaalta.
Projektit
- Projektin kate ja laskutusaste: mitä tunnit kertovat Miten projektin kate, kateprosentti ja laskutusaste lasketaan tunneista ja miten kiinteähintaisen projektin kannattavuus nähdään jo kesken työn.
- Kiinteä hinta vai tuntityö: mitä tarjoukseen ja sopimukseen kirjataan Kiinteä hinta vai tuntityö: kumpi kantaa työmääräarvion riskin, milloin kattohinta sopii ja mitkä kohdat tarjouksessa ratkaisevat riidan.
Myynti ja asiakkuudet
- Tarjouksen sisältö ja sitovuus: mitä kirjataan ja kuinka kauan se sitoo Milloin tarjous sitoo tekijäänsä, kuinka kauan se on voimassa ja mitä siihen kirjataan, jotta hyväksynnästä syntyy sopimus laskulle asti.
- Asiakasrekisteri ja tietosuoja: mitä myyjä saa tallentaa ja lähettää Kenelle suoramarkkinointia saa lähettää ilman suostumusta, mitä yhteyshenkilöstä kirjataan asiakasrekisteriin ja kuinka kauan tietoja säilytetään.
Kenttätyö
- Työtilauksesta laskuun: mitä kenttätyön jokaisessa vaiheessa kirjataan Mitä työtilaukseen, käyntiin ja laskuun kirjataan, missä tieto katoaa ja miten huoltokäynti muuttuu laskuriveiksi ja palkka-aineiston tunneiksi.
- Huoltosopimus: mitä sovitaan ja miten käynnit ajoitetaan Mitä huoltosopimukseen kirjataan kohteista, huoltoväleistä, vasteajasta ja hinnoittelusta, ja miten vuoden käynnit mahtuvat asentajien työaikaan.
HR ja henkilöstö
- Työsuhteen päättyminen: irtisanomisaika, lopputili ja työtodistus Irtisanomisaika, lopputili ja työtodistus työsuhteen päättyessä: mitkä saldot ja lomapäivät on selvitettävä päättymispäivään mennessä.
- Ilmoituskanava: kenen on perustettava ja mitä laki siltä vaatii Ilmoituskanava on perustettava 50 henkilön organisaatiossa: mitä ilmoituksia laki koskee, kuka ne käsittelee ja missä ajassa.
- Työntekijän henkilötiedot: mitä saa kerätä ja kuinka kauan säilyttää Mitkä tiedot työnantaja saa kerätä työntekijästään, miten terveystiedot käsitellään ja mitkä säilytysajat sitovat työsuhteen päätyttyä.