Työsuhteen päättyminen: irtisanomisaika, lopputili ja työtodistus

Työsuhteen päättyessä on sovittava viimeisten töiden luovutuksesta ja huolehdittava lopputilistä, lomakorvauksista, käyttöoikeuksista sekä säilytettävistä tiedoista. Tämä opas käsittelee käytännön päättämistoimia. Irtisanomisen perusteista säädetään työsopimuslain 7 luvussa ja purkamisesta 8 luvussa.

Irtisanomisaika määräytyy työsuhteen kestosta

Työsopimuslain 6 luvun 3 § sisältää kaksi luetteloa: toisen työnantajan noudatettavista ja toisen työntekijän noudatettavista irtisanomisajoista. Työntekijän ajat ovat lyhyemmät ja porrastus karkeampi. Molemmat lasketaan keskeytyksettä jatkuneesta työsuhteesta.

Kumpikin luettelo alkaa sanoilla “jollei muusta sovita”. Laki antaa siis oletuksen, joka pätee silloin, kun työsopimuksessa tai sovellettavassa työehtosopimuksessa ei ole omaa määräystä. Työehtosopimuksissa on usein omat irtisanomisajat, joten sopimus luetaan ennen kuin taulukkoon nojataan.

Mitä päättymispäivään mennessä lasketaan tunteina ja päivinä

Päättymispäivä pysäyttää neljä kertymää, joista kolme on tunteja ja yksi päiviä. Ne on selvitettävä ennen viimeistä palkka-ajoa, koska työsuhteen päätyttyä työaikalain mukaista saatavaa koskeva kanne on pantava vireille kahden vuoden kuluessa päättymisestä tai saatava raukeaa (työaikalain 40 §).

Liukumasaldo. Täsmäytä saldo päättymispäivälle ja sovi mahdollisista saldovapaista ajoissa. Lopullisessa käsittelyssä huomioidaan työaikalain 22 §, liukuvan työajan sopimus ja työehtosopimus. Plus- tai miinussaldon rahakäsittelyä ei voi päätellä pelkästä saldoluvusta. Säilytä laskennan perusteet työaikakirjanpidossa.

Työaikapankki. Työaikapankilla tarkoitetaan järjestelmää, jolla työaikaa, ansaittuja vapaita tai vapaa-ajaksi muutettuja rahamääräisiä etuuksia voidaan säästää ja yhdistää toisiinsa (työaikalain 14 §). Pankista sovitaan kirjallisesti, ja sopimuksessa on sovittava ainakin neljästä asiasta, joista yksi on juuri tämä: työaikapankin lakkaaminen ja lakkaamishetkellä pankissa olevien erien korvaaminen. Vastaus päättyvän työsuhteen saldoon on siis kirjoitettu jo pankkisopimukseen, ja se luetaan sieltä. Työntekijällä on oikeus saada pankkiin säästettyä vapaata vähintään kaksi viikkoa kalenterivuodessa, ja työnantajan on työntekijän vaatimuksesta annettava vapaa seuraavan kuuden kuukauden aikana. Jos työnantaja määrää vapaan ajankohdan, työntekijällä on niin vaatiessaan oikeus saada vapaan sijasta korvaus rahana.

Vapaaksi vaihdetut ylityöt. Lisä- tai ylityöstä maksettava palkka ja sunnuntaityön korotusosa voidaan sopia vaihdettavaksi vastaavaan vapaa-aikaan työntekijän säännöllisenä työaikana (työaikalain 21 §). Vapaan pituus lasketaan 20 §:n korvaussäännöistä, joten tunti vapaata ja tunti työtä eivät vastaa toisiaan: kahdelta ensimmäiseltä vuorokautiselta ylityötunnilta korvaus on 50 prosentilla korotettu. Vapaa on annettava kuuden kuukauden kuluessa työn tekemisestä, jollei toisin sovita. Jos työnantaja ja työntekijä eivät sovi ajankohdasta, työnantaja määrää sen, jollei työntekijä vaadi korvausta rahassa.

Pitämätön vuosiloma. Vuosilomalain 17 §:n mukainen lomakorvaus kattaa aiempien kausien pitämättömät lomat ja kuluvan kauden kertymän, joista ei ole jo saatu lomaa tai korvausta. Työsuhteen kestettyä päättyessään vähintään vuoden kuluvan kauden kertymä lasketaan 2,5 päivänä kuukaudessa. Täydet kuukaudet ratkaistaan sovellettavalla 14 päivän tai 35 tunnin säännöllä, ja päivän osa pyöristetään lopputuloksessa ylöspäin. Ensimmäinen ja viimeinen kuukausi voidaan yhdistää, jos niiden yhteinen työmäärä täyttää ansaintasäännön eikä kuukausilta ole jo saatu lomaa tai lomakorvausta. Myös pitämätön säästövapaa korvataan (27 §).

Lomakorvaus lasketaan sovellettavien vuosilomapalkan sääntöjen ja työehtosopimuksen mukaan. Lain viikko- ja kuukausipalkkaan perustuvassa laskennassa käytetään jakajia 6 ja 25 (17 §); ne eivät ole kaikkien palkkaustapojen yleisjakajia. Toimita palkanlaskentaan tarkistetut lomapäivät ja tarvittavat työsuhdetiedot.

Esimerkki: 3 vuotta 4 kuukautta kestänyt työsuhde päättyy 30. marraskuuta

Työntekijä on ollut työsuhteessa 1.8.2023 alkaen. Työsuhde päättyy 30.11.2026, jolloin se on jatkunut keskeytyksettä kolme vuotta ja neljä kuukautta. Marraskuu on kokonainen kalenterikuukausi ja täysi lomanmääräytymiskuukausi omillaan, joten ensimmäisen ja viimeisen kuukauden yhteenlaskua ei tarvita. Kuluvasta kertymisajasta (1.4. alkaen) kahdeksasta kuukaudesta seitsemän on täysiä; yhdeltä kuukaudelta jäi palkattoman vapaan takia alle 14 työssäolopäivää.

Tuntikertymät kannattaa käsitellä ennen lomapäiviä, koska ylityövapaan ja liukuman pitäminen vaikuttaa siihen, mitkä loppujakson päivät ovat työpäiviä.

Lopputili ja viimeisen kauden palkka-aineisto

Työsuhteen päättyessä myös palkanmaksukausi päättyy, ellei lopputilin maksamisesta ole sovittu toisin. Viivästys voi oikeuttaa viivästyskoron lisäksi enintään kuuden kalenteripäivän odotusajan palkkaan. Jos saatava on epäselvä tai riitainen taikka viive johtuu laskuvirheestä tai vastaavasta erehdyksestä, työntekijän on huomautettava kuukauden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Työnantajalla on tällöin kolme arkipäivää maksaa ennen odotusajan palkan alkamista (2 luvun 14 §).

Palkanlaskija tarvitsee viimeiseltä kaudelta viisi asiaa:

1. Viimeinen työpäivä ja päättymispäivä erikseen, jos irtisanomisaika kuluu ilman työntekovelvoitetta.
2. Loppujakson työpäivien tila päättymispäivään asti: mitkä ovat vahvistettuja ja hyväksyttyjä, mitkä vielä luonnoksia.
3. Saldot päättymispäivälle laskettuina tunteina: liukuma, työaikapankki, ylityöpankki ja työajan lyhennys omina lukuinaan.
4. Pitämättömät lomapäivät ja säästövapaapäivät kertymisajoittain eriteltyinä.
5. Päättymiskuukauden poissaolot päivälajeittain, koska ne vaikuttavat sekä viimeiseen palkkakauteen että täysien lomanmääräytymiskuukausien määrään.

Valmistele lopputilin aineisto hyvissä ajoin ja sovi, miten viimeisten työpäivien tunnit ja kulut täydennetään. Näin myös päättymispäivään asti syntyvät erät ehtivät mukaan oikeaan maksuun.

Työtodistus annetaan pyynnöstä

Työsuhteen päättyessä työntekijällä on oikeus saada pyynnöstään työnantajalta kirjallinen todistus työsuhteen kestosta ja työtehtävien laadusta (työsopimuslain 6 luvun 7 §). Nämä kaksi tietoa muodostavat suppean työtodistuksen, ja se riittää, kun muuta ei pyydetä.

Päättymisen syy lisätään vain työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä. Työtaidon ja käytöksen arvio edellyttää niin ikään nimenomaista pyyntöä; yhden tiedon pyytäminen ei automaattisesti tarkoita kaikkien lisätietojen pyytämistä. Todistukseen ei saa sisällyttää peiteltyjä viestejä tai merkintöjä, jotka kertovat muuta kuin sanamuodosta ilmenee.

Määräajat ovat pitkät ja erilaiset. Työnantajalla on velvollisuus antaa työtodistus, jos sitä pyydetään 10 vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Todistusta työntekijän työtaidosta ja käytöksestä on kuitenkin pyydettävä viiden vuoden kuluessa päättymisestä. Työsuhteen kesto ja tehtävien laatu on siis saatava selville vielä vuosikymmenen kuluttua, mikä kannattaa ottaa huomioon henkilöstöaineiston säilytysajoissa.

Käyttöoikeudet ja laitteet palautuvat päättymispäivänä

Pääsy järjestelmiin, työsuhde-etuudet ja työvälineet päättyvät samana päivänä kuin työsuhde. Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja (yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 3 §), ja tunnusten sulkeminen on tämän vaatimuksen käytännön toteutus: entinen työntekijä lakkaa näkemästä kollegoidensa tietoja.

Palautuslistalle kuuluvat tunnusten ohella laitteet, avaimet, kulkuluvat, maksuvälineet ja asiakastiedot, jotka ovat henkilön hallussa. Samalla kerralla hoituvat myös työntekijän omat pyynnöt: hänellä on pyynnöstään oikeus saada kirjallinen selvitys työaikakirjanpidon häntä koskevista merkinnöistä (työaikalain 32 §) ja vastaava selvitys vuosilomaa ja säästövapaita koskevista merkinnöistä (vuosilomalain 29 §). Molemmat on helpompi tuottaa ennen päättymispäivää kuin sen jälkeen.

Henkilötiedot päättymisen jälkeen

Työsuhteen päättyminen ei tyhjennä henkilön tietoja, vaan jakaa ne kahtia. Toinen puoli on säilytettävä, toinen poistettava.

Työaikakirjanpito säilytetään kanneajan päättymiseen asti. Työsuhteen päätyttyä saatavaa koskeva kanne on pantava vireille kahden vuoden kuluessa siitä, kun työsuhde on päättynyt (työaikalain 40 §), joten kirjanpito on pidettävä työntekijäkohtaisena ja luettavana koko sen ajan. Vuosilomakirjanpito säilytetään vähintään vuosilomalain 34 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen (29 §). Kummankin kirjanpidon on säilyttävä myös järjestelmän vaihtuessa.

Muut tiedot poistetaan, kun käsittelyn peruste on päättynyt. Terveydentilaa koskevat tiedot on säilytettävä erillään muista henkilötiedoista ja poistettava välittömästi sen jälkeen, kun käsittelylle ei enää ole lain 5 §:ssä tarkoitettua perustetta; käsittelyn perustetta ja tarvetta on arvioitava vähintään viiden vuoden välein. Tietosuoja-asetuksen säilytyksen rajoittamista koskeva periaate johtaa samaan lopputulokseen: säilytysaika sidotaan käyttötarkoitukseen, ja kullekin tietoluokalle kirjataan oma määräaikansa. Käytännössä tämä tarkoittaa kolmea eri kelloa – työaikakirjanpito kanneajan mukaan, työtodistuksen perustiedot 10 vuoden pyyntöoikeuden mukaan ja loput käyttötarkoituksensa mukaan.

Työehtosopimus voi poiketa lain säännöistä

Työehtosopimus voi vaikuttaa esimerkiksi irtisanomisaikoihin, lomakorvaukseen ja työaikakorvauksiin lain sallimissa rajoissa. Se ei syrjäytä kaikkia tämän oppaan velvoitteita: esimerkiksi tietosuojan tarpeellisuusvaatimusta ja lakisääteistä kirjanpitoa on edelleen noudatettava. Tarkista omaan työsuhteeseen sovellettavat määräykset erikseen.

Työehtosopimuksen määräyksiä työnantaja saa soveltaa myös niiden työntekijöiden työsuhteissa, jotka eivät ole sidottuja sopimukseen mutta joiden työsuhteissa työnantajan on noudatettava sopimusta yleissitovuuden perusteella (vuosilomalain 30 §, työaikalain 34 §). Järjestäytymätön työnantaja lukee siis alansa yleissitovan sopimuksen ennen kuin nojaa lain oletukseen.

Tarkistuslista

• Irtisanomisaika on tarkistettu työsopimuksesta ja työehtosopimuksesta. Lain taulukko pätee vain, kun kumpikaan ei sano muuta.
• Ilmoitus on annettu todistettavasti ja ilmoituspäivä on kirjattu.
• Päättymispäivä ja viimeinen työpäivä on merkitty erikseen, jos irtisanomisaika kuluu ilman työntekovelvoitetta.
• Loppujakson työpäivät on vahvistettu ja hyväksytty päättymispäivään asti; luonnokset on käsitelty ennen viimeistä palkka-ajoa.
• Liukumasaldo on laskettu päättymispäivälle ja ylityksen pitämisestä vapaana on sovittu ajoissa.
• Työaikapankin saldo on käsitelty pankkisopimuksen lakkaamisehdon mukaan.
• Vapaaksi vaihdetut ylityöt on annettu tai korvattu, ja kuuden kuukauden määräaika on tarkistettu jokaiselta erältä.
• Pitämättömät lomapäivät ja säästövapaapäivät on laskettu kertymisajoittain päättymispäivälle.
• Ensimmäisen ja viimeisen kuukauden yhdistäminen on tarkistettu: yhteenlaskettu työmäärä täyttää ansaintasäännön eikä kuukausilta ole jo saatu lomaa tai lomakorvausta.
• Palkka-aineisto on koottu viimeiseltä kaudelta: työpäivien tilat, saldot tunteina, lomapäivät ja poissaolot päivälajeittain.
• Työtodistus on laadittu tai valmiina pyyntöä varten. Päättymisen syy ja arvio työtaidosta ja käytöksestä otetaan mukaan työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä.
• Työntekijän pyytämät selvitykset on toimitettu työaikakirjanpidon ja vuosilomakirjanpidon merkinnöistä.
• Käyttöoikeudet, laitteet, avaimet ja maksuvälineet on palautettu ja pääsy on päättynyt päättymispäivänä.
• Säilytysajat on merkitty tietoluokittain: työaika- ja vuosilomakirjanpito kanneajan yli, työtodistuksen perustiedot 10 vuoden pyyntöoikeuden ajan, muut tiedot käyttötarkoituksensa mukaan.