Palkkakauden sulku lukitsee työaikatiedon palkanlaskennan ajaksi. Sulku tehdään Tiimi → Kausi-linssissä. Se ei vaadi, että kaikki on valmista, eikä se ole edellytys palkka-aineiston viennille.
Katso kauden tilanne
Kausi-linssi näyttää kauden vaiheen – Avoin, Valmis, Viety, Viety osittain tai Lukittu – sekä määräpäivän ja valmiustaulun.
Odottavat rivit linkittävät hyväksyntäjonoon. Kausi-linssistä näet, mitä puuttuu, mutta hyväksyntäpäätökset tehdään jonossa. Katso Hyväksy työajat.
Muistuta puuttujia on erillinen toiminto, ei osa lukitsemista. Käytä sitä ennen sulkua, jos haluat puuttuvat päivät ajoissa.
Lukitse kausi
Paina Lukitse kausi. Lukon poisto on Nosta lukko. Molemmat ovat pääkäyttäjän ja palkanlaskennan oikeuksia.
Sulku ei vaadi sataa prosenttia valmiutta. Voit lukita kauden, vaikka päiviä puuttuisi. Valmiustaulu ei estä lukitsemista.
Lukko on aina koko organisaation laajuinen. Yksittäistä tiimiä tai henkilöä ei lukita erikseen.
Mitä lukko estää ja mitä ei
| Lukko estää | Lukko ei estä |
|---|---|
| päivän vahvistuksen | leimaamista |
| hyväksynnän | luonnosten muokkaamista |
| korjauksen | poissaolojen hyväksyntää |
| hyväksynnän perumisen | palkka-aineiston viemistä eteenpäin |
| palautuksen | |
| päivän avaamisen uudelleen | |
| vientierän peruutuksen |
Työntekijä näkee lukitun jakson kohdalla: “Jakso on lukittu palkanlaskentaan. Muutokset onnistuvat, kun palkkahallinto poistaa lukituksen.”
Lukko ei lähetä yhtään ilmoitusta. Kukaan ei saa viestiä siitä, että kausi lukittiin – työntekijä havaitsee lukon vasta yrittäessään muuttaa päivää. Jos haluat puuttuvat päivät ennen sulkua, käytä Muistuta puuttujia erikseen ja ajoissa.
Sulku ja vienti ovat eri asioita
Sulku ja vienti ovat toisistaan riippumattomia. Vienti ei vaadi sulkua, ja kausi voi mennä suoraan avoimesta vietyyn. Lukko suojaa työaikatietoa muuttumasta; vienti siirtää hyväksytyt päivät palkanlaskentaan. Katso Vie palkka-aineisto.
Jos jokin menee pieleen
Päiviä puuttuu, mutta palkat on ajettava. Lukitse kausi. Myöhässä hyväksytty päivä ei jää pois: seuraava palkkasiirto poimii sen automaattisesti. Sovellus näyttää saman viestin: “Seuraava siirto poimii jääneet automaattisesti.”
Kauteen tarvitaan jälkikorjaus. Järjestys on aina sama:
- Nosta lukko.
- Korjaa päivä.
- Työntekijä vahvistaa päivän uudelleen.
- Esihenkilö hyväksyy sen.
Katso Korjaa jo vahvistettu päivä.
Korjattava päivä on jo viety. Korjaus palauttaa päivän luonnokseksi normaalisti, mutta alkuperäisen vientierän sisältö ei muutu. Korjattu päivä kulkee seuraavan siirron mukana.
Työntekijä sanoo, ettei pysty vahvistamaan päivää. Tarkista kauden vaihe. Jos se on Lukittu, työntekijä näkee viestin “Jakso on lukittu palkanlaskentaan…”. Nosta lukko, jos korjaus on aiheellinen.