Palkkakauden lukitus estää kauden työaikatietojen vahvistamisen ja vahvistettujen tietojen muuttamisen palkanlaskennan aikana. Lukitseminen ei muodosta eikä lähetä palkka-aineistoa. Aineiston voi myös viedä ilman kauden lukitsemista.
Tarkista kauden tilanne
Avaa Tiimin työajat ja valitse Kausi. Tarkista päivämäärät, määräpäivä sekä puuttuvat, hyväksyntää odottavat ja jo viedyt päivät.
Jos organisaatiossa on ryhmäkohtaisia palkkakausia, valitse ensin Palkkaryhmä. Valinta määrää näytettävän kauden ja henkilöt. Ei ryhmää näyttää henkilöt, jotka eivät kuulu palkkaryhmään. Pääkäyttäjä määrittää palkkakaudet kohdassa Asetukset → Palkka ja vienti → Palkkakausi ja palkkapäivä.
Kauden tila, kuten Valmis, Viety osittain tai Lukittu, kuvaa työaikatietojen käsittelyä Kelomossa. Viety ei yksin tarkoita, että tiedot olisi vastaanotettu palkkajärjestelmään tai palkat maksettu. Tarkista lähetyksen onnistuminen erikseen vientikohteen toimitushistoriasta.
Pyydä työntekijöitä täydentämään puuttuvat päivät ja esihenkilöitä käsittelemään odottavat hyväksynnät. Muistuta-toiminnolla voit muistuttaa henkilöitä, joilta puuttuu vahvistuksia. Tarkista toiminnon tulos: ilmoitusasetukset ja aiemmat muistutukset voivat vaikuttaa lähetykseen. Lukitus ei lähetä tätä muistutusta puolestasi.
Katso Hyväksy työajat.
Lukitse kausi
Tarvitset oikeuden palkka-aineiston käsittelyyn.
- Avaa Palkka-aineisto ja valitse kausi. Valitse vaiheessa Lukitus Lukitse kausi.
- Tarkista vahvistusikkunasta päivämäärät ja henkilöt, joita lukitus koskee.
- Tarkista keskeneräiset päivät ja mahdolliset lukituksen estävät tiedot.
- Vahvista lukitus, kun sen rajaus ja vaikutukset ovat selvät.
Ryhmäkohtaisessa näkymässä lukitus koskee valittua palkkaryhmää tai henkilöitä, joilla ei ole palkkaryhmää. Pääkäyttäjä voi laajentaa sen koko organisaatioon. Ilman ryhmäkohtaista rajausta lukitus koskee koko organisaatiota, joten tarkista aina vahvistusikkunan rajaus.
Puuttuvat tai hyväksyntää odottavat päivät eivät yleensä estä lukitsemista. Ne eivät kuitenkaan muutu valmiiksi lukitsemalla. Aiemmin vahvistettu ja sittemmin korjattavaksi palautettu päivä voi estää lukituksen: käsittele vahvistusikkunassa luetellut päivät ensin.
Mitä lukitus estää?
Lukitus jäädyttää sen piiriin kuuluvat työpäivät. Niitä ei voi vahvistaa, hyväksyä, palauttaa eikä korjata, luonnoksia ei voi muokata eikä lukitulle päivälle voi lisätä kirjauksia. Myös hyväksynnän peruminen ja näitä päiviä sisältävän vientierän peruminen estyvät.
Vahvistamattomat ja kirjaamattomat päivät jäävät lukittuun kauteen sellaisinaan. Vahvistusikkuna kertoo niiden määrän ennen lukitsemista. Leimaaminen ja palkka-aineiston vienti jatkuvat normaalisti, eikä lukitus sellaisenaan estä poissaolohakemusten käsittelyä.
Jos päiviä valmistuu myöhässä
Lukittuun kauteen jäänyt päivä pysyy keskeneräisenä, kunnes lukitus poistetaan. Jos päivä pitää kirjata, vahvistaa tai hyväksyä, sovi lukituksen poistamisesta palkkahallinnon kanssa.
Myöhässä hyväksytyt, vielä viemättömät päivät voidaan ottaa mukaan myöhempään vientierään. Kun siirryt kausinäkymästä painikkeella Vie palkka-aineistoon, aiempien päivien mukaan ottaminen on valittu valmiiksi. Suoraan vientisivulle mentäessä valinta ei välttämättä ole käytössä. Tarkista valinta ja erän sisältö ennen vientiä.
Poista lukitus korjausta varten
- Selvitä, onko kyse työpäivän kirjauksen vai palkkalaskennan korjauksesta ja onko aineisto jo toimitettu.
- Jos työpäivää täytyy muuttaa, avaa Palkka-aineisto, valitse vaiheen Lukitus valikosta Poista lukitus ja kirjoita poiston syy. Sovi poistosta muiden palkka-aineistoa käsittelevien kanssa.
- Korjaa päivä sen tilan ja käyttöoikeuksiesi mukaisesti. Vahvista ja hyväksy se tarvittaessa uudelleen.
- Tarkista korjauksen vaikutus seuraavaan vientiin ja lukitse kausi uudelleen sovitun käytännön mukaisesti.
Alkuperäisen vientierän laskelma ei muutu jälkikäteen. Jo toimitetun aineiston korjaustapa riippuu vientikohteesta; lukituksen poistaminen ei peru palkkajärjestelmään tehtyä siirtoa.