När du låser en löneperiod går det inte att bekräfta dagar eller ändra bekräftade arbetstidsuppgifter under löneberedningen. Låsningen skapar eller skickar inget löneunderlag. Du kan också exportera underlaget utan att låsa perioden.
Kontrollera perioden
Öppna Teamets arbetstider och välj Period. Kontrollera datumen, tidsfristen, saknade dagar, dagar som väntar på godkännande och dagar som redan har exporterats.
Om organisationen använder gruppspecifika löneperioder väljer du först lönegruppen. Valet avgör vilken period och vilka medarbetare som visas. Ingen grupp visar personer som inte tillhör en lönegrupp. Administratören ställer in löneperioderna under Inställningar → Lön och export → Löneperiod och lönedag.
En status som Klar, Delvis exporterad eller Låst beskriver hur arbetstidsuppgifterna har behandlats i Kelomo. Exporterad betyder inte i sig att lönesystemet har tagit emot uppgifterna eller att lönerna har betalats. Kontrollera leveransen separat i exportmålets leveranshistorik.
Be medarbetarna komplettera saknade dagar och cheferna behandla väntande godkännanden. Med Påminn kan du påminna personer som inte har bekräftat sina dagar. Kontrollera resultatet: aviseringsinställningar och tidigare påminnelser kan påverka utskicket. Låsningen skickar inte denna påminnelse åt dig.
Lås perioden
Du behöver behörighet att hantera löneunderlag.
- Öppna Löneunderlag och välj perioden. Välj Lås perioden i steget Låsning.
- Kontrollera datumen och vilka personer låsningen gäller i bekräftelserutan.
- Granska ofärdiga dagar och eventuella uppgifter som hindrar låsningen.
- Bekräfta när du har kontrollerat omfattningen och följderna.
I en gruppspecifik vy gäller låsningen den valda lönegruppen eller personer utan lönegrupp. En administratör kan utvidga den till hela organisationen. Utan gruppavgränsning gäller låsningen hela organisationen, så kontrollera alltid omfattningen i bekräftelserutan.
Saknade dagar eller dagar som väntar på godkännande hindrar normalt inte låsningen. De blir däremot inte färdiga av att perioden låses. En dag som tidigare bekräftats och sedan returnerats för rättelse kan hindra låsningen: behandla först de dagar som anges i bekräftelserutan.
Vad hindrar låsningen?
Låsningen fryser arbetsdagarna som den omfattar. De kan inte bekräftas, godkännas, returneras eller rättas, utkast kan inte redigeras och inga registreringar kan läggas till en låst dag. Låsningen hindrar också att godkännanden återkallas och att en exportsats med dessa dagar annulleras.
Obekräftade och oregistrerade dagar blir kvar i den låsta perioden som de är. Bekräftelserutan visar hur många de är innan du låser. Stämpling och export till löneunderlag fortsätter som vanligt, och låsningen hindrar inte i sig beslut om frånvaroansökningar.
Om dagar blir färdiga i efterhand
En dag som blir kvar i en låst period förblir ofärdig tills låset lyfts. Om dagen behöver registreras, bekräftas eller godkännas, kom överens med löneadministrationen om när låset ska lyftas.
Dagar som godkänts sent och ännu inte exporterats kan tas med i en senare exportsats. När du öppnar exportsidan via Till löneunderlaget i periodvyn är alternativet att ta med tidigare dagar förvalt. Om du öppnar exportsidan direkt är alternativet inte nödvändigtvis valt. Kontrollera valet och innehållet före exporten.
Lyft låset för en rättelse
- Ta reda på om rättelsen gäller en arbetstidsregistrering eller en löneberäkning och om uppgifterna redan har levererats.
- Om en arbetsdag behöver ändras, öppna Löneunderlag, välj Lyft låset i menyn för steget Låsning och skriv orsaken. Samordna detta med andra som hanterar löneunderlaget.
- Rätta dagen enligt dess status och dina behörigheter. Bekräfta och godkänn den på nytt om det behövs.
- Kontrollera hur rättelsen påverkar nästa export och lås perioden igen enligt era rutiner.
Den ursprungliga exportsatsens beräkning ändras inte i efterhand. Hur redan levererade uppgifter ska rättas beror på exportmålet. Att lyfta låset återkallar inte överföringen till lönesystemet.
Se Rätta en redan bekräftad dag och Exportera löneunderlaget.