Att stänga löneperioden låser arbetstidsuppgifterna för löneberäkningens tid. Stängningen görs i linsen Team → Period. Den kräver inte att allt är klart, och den är inget villkor för att exportera löneunderlaget.
Se periodens läge
Period-linsen visar periodens fas – Öppen, Klar, Exporterad, Delvis exporterad eller Låst – samt förfallodagen och beredskapstabellen.
Raderna som väntar länkar till godkännandekön. I Period-linsen ser du vad som saknas, men godkännandebesluten fattas i kön. Se Godkänn arbetstider.
Påminn dem som saknas är en separat funktion, inte en del av låsningen. Använd den före stängningen om du vill ha in de dagar som saknas i tid.
Lås period
Tryck på Lås period. Låset tas bort med Häv lås. Båda kräver administratörens eller löneadministrationens behörighet.
Stängningen kräver inte hundra procents beredskap. Du kan låsa perioden även om dagar saknas. Beredskapstabellen hindrar inte låsningen.
Låset omfattar alltid hela organisationen. Ett enskilt team eller en enskild person låses inte separat.
Vad låset stoppar och vad det inte stoppar
| Låset stoppar | Låset stoppar inte |
|---|---|
| att dagen bekräftas | stämpling |
| godkännande | redigering av utkast |
| korrigering | godkännande av frånvaro |
| att ett godkännande återkallas | att löneunderlaget förs vidare |
| returnering | |
| att dagen öppnas på nytt | |
| att en exportsats annulleras |
Medarbetaren ser vid en låst period: “Perioden är låst för löneberäkningen. Ändringar går igenom när löneadministrationen lyfter låset.”
Låset skickar inte en enda avisering. Ingen får något meddelande om att perioden låstes – medarbetaren upptäcker låset först när hen försöker ändra en dag. Om du vill ha in de dagar som saknas före stängningen, använd Påminn dem som saknas separat och i tid.
Stängning och export är olika saker
Stängning och export är oberoende av varandra. Exporten kräver ingen stängning, och en period kan gå direkt från öppen till exporterad. Låset skyddar arbetstidsuppgifterna från att ändras; exporten för de godkända dagarna vidare till löneberäkningen. Se Exportera löneunderlaget.
Om något går fel
Dagar saknas, men lönerna måste köras. Lås perioden. En dag som godkänns i efterhand faller inte bort: nästa löneöverföring tar med den automatiskt. Appen visar samma meddelande: “Nästa överföring tar med det som blev kvar automatiskt.”
Perioden behöver en efterhandskorrigering. Ordningen är alltid densamma:
- Häv lås.
- Korrigera dagen.
- Medarbetaren bekräftar dagen på nytt.
- Chefen godkänner den.
Se Korrigera en redan bekräftad dag.
Dagen som ska korrigeras är redan exporterad. Korrigeringen återställer dagen till utkast som vanligt, men innehållet i den ursprungliga exportsatsen ändras inte. Den korrigerade dagen följer med nästa överföring.
Medarbetaren säger att hen inte kan bekräfta dagen. Kontrollera periodens fas. Om den är Låst ser medarbetaren meddelandet “Perioden är låst för löneberäkningen…”. Häv låset om korrigeringen är befogad.