Avslut av en anställning: uppsägningstid, slutlön och arbetsintyg

När en anställning slutar behöver de sista arbetsuppgifterna överlämnas och slutlön, semesterersättning, behörigheter och uppgifter som ska bevaras hanteras. Guiden gäller de praktiska avslutsåtgärderna. Grunderna för uppsägning regleras i arbetsavtalslagens 7 kapitel och hävning i 8 kapitel.

Uppsägningstiden bestäms av anställningens längd

I 6 kap. 3 § i arbetsavtalslagen finns två förteckningar: den ena över de uppsägningstider arbetsgivaren ska iaktta och den andra över dem arbetstagaren ska iaktta. Arbetstagarens tider är kortare och trappan grövre. Båda räknas från en anställning som har fortgått utan avbrott.

Båda förteckningarna inleds med orden “om inte annat avtalas”. Lagen ger alltså en presumtion som gäller när arbetsavtalet eller det tillämpliga kollektivavtalet inte har en egen bestämmelse. Kollektivavtalen har ofta egna uppsägningstider, så avtalet läses innan man stöder sig på tabellen.

Vad som räknas i timmar och dagar fram till slutdatumet

Slutdatumet stoppar fyra saldon som växer under anställningen; tre av dem räknas i timmar och ett i dagar. De ska redas ut före den sista lönekörningen, eftersom en talan som gäller en fordran enligt arbetstidslagen ska väckas inom två år från det att anställningen upphörde, annars förfaller fordran (40 § i arbetstidslagen).

Flextidssaldo. Stäm av saldot på slutdagen och avtala i tid om eventuell ledighet. Vid slutbehandlingen beaktas 22 § i arbetstidslagen, flextidsavtalet och kollektivavtalet. Ett plus- eller minussaldos behandling i pengar kan inte avgöras enbart av talet. Bevara beräkningsgrunderna i arbetstidsbokföringen.

Arbetstidsbanken. Med arbetstidsbank avses ett system där arbetstid, intjänade ledigheter eller penningförmåner som omvandlats till ledighet kan sparas och kombineras med varandra (14 § i arbetstidslagen). Banken avtalas skriftligen, och avtalet ska slå fast åtminstone fyra saker, varav en är just denna: när arbetstidsbanken upphör och hur de poster som då finns i banken ersätts. Vad som händer med saldot i en anställning som upphör står alltså redan i bankavtalet, och det är där man läser svaret. Arbetstagaren har rätt att få ut ledighet som sparats i banken minst två veckor per kalenderår, och arbetsgivaren ska på arbetstagarens krav ge ledigheten under de följande sex månaderna. Om arbetsgivaren bestämmer tidpunkten för ledigheten har arbetstagaren, om hen så kräver, rätt att i stället för ledighet få ersättning i pengar.

Övertid som bytts mot ledighet. Lön som betalas för mertids- eller övertidsarbete och förhöjningsdelen för söndagsarbete kan enligt avtal bytas ut mot motsvarande ledighet under arbetstagarens ordinarie arbetstid (21 § i arbetstidslagen). Ledighetens längd räknas enligt ersättningsreglerna i 20 §, så en timme ledighet och en timme arbete motsvarar inte varandra: för de två första övertidstimmarna per dygn är ersättningen förhöjd med 50 procent. Ledigheten ska ges inom sex månader från det att arbetet utfördes, om inte annat avtalas. Om arbetsgivaren och arbetstagaren inte kommer överens om tidpunkten bestämmer arbetsgivaren den, om inte arbetstagaren kräver ersättning i pengar.

Outtagen semester. Ersättning enligt 17 § i semesterlagen omfattar tidigare outtagen semester och den aktuella periodens intjäning som inte redan getts som semester eller ersättning. Om anställningen vid slutet varat minst ett år räknas den aktuella periodens intjäning som 2,5 dagar per månad. Fulla månader avgörs enligt 14-dagars- eller 35-timmarsregeln och en del av en dag avrundas uppåt i slutresultatet. Första och sista månaden kan kombineras om arbetet tillsammans uppfyller regeln och semester eller ersättning inte redan erhållits för månaderna. Även outtagen sparad ledighet ersätts (27 §).

Semesterersättning beräknas enligt tillämpliga semesterlöneregler och kollektivavtal. Vid lagens beräkning utifrån vecko- och månadslön används divisorerna 6 och 25 (17 §); de gäller inte alla löneformer. Lämna kontrollerade semesterdagar och nödvändiga anställningsuppgifter till löneräkningen.

Exempel: en anställning på 3 år och 4 månader upphör den 30 november

Arbetstagaren har varit anställd sedan 1.8.2023. Anställningen upphör 30.11.2026, då den har fortgått utan avbrott i tre år och fyra månader. November är en hel kalendermånad och en full kvalifikationsmånad i sig själv, så den första och den sista månaden behöver inte räknas samman. Av de åtta månaderna under den innevarande intjäningsperioden (från och med 1.4.) är sju fulla; en månad gav under 14 dagar i arbete på grund av oavlönad ledighet.

Det lönar sig att behandla timsaldona före semesterdagarna, eftersom uttaget av övertidsledighet och flex påverkar vilka dagar under slutperioden som är arbetsdagar.

Slutlönen och den sista periodens löneunderlag

När anställningen upphör slutar också lönebetalningsperioden, om inget annat har avtalats om slutlönen. Dröjsmål kan ge rätt till dröjsmålsränta och lön för högst sex kalenderdagars väntetid. Om fordran är oklar eller tvistig, eller dröjsmålet beror på ett räknefel eller liknande misstag, ska arbetstagaren påpeka saken inom en månad från anställningens slut. Arbetsgivaren har då tre vardagar att betala innan väntetidslön börjar löpa (2 kap. 14 §).

Löneadministrationen behöver fem saker från den sista perioden:

1. Den sista arbetsdagen och slutdatumet separat, om uppsägningstiden löper utan arbetsplikt.
2. Läget för slutperiodens arbetsdagar fram till slutdatumet: vilka som är bekräftade och godkända, vilka som ännu är utkast.
3. Saldona beräknade till slutdatumet i timmar: flex, arbetstidsbank, övertidsbank och arbetstidsförkortning som egna tal.
4. Outtagna semesterdagar och dagar med sparad ledighet specificerade per intjäningsperiod.
5. Frånvaron under den månad då anställningen upphör, per dagtyp, eftersom den påverkar både den sista löneperioden och antalet fulla kvalifikationsmånader.

Förbered slutlöneunderlaget i god tid och avtala om hur de sista arbetsdagarnas timmar och kostnader kompletteras. Då kan även poster fram till slutdagen tas med i rätt utbetalning.

Arbetsintyget ges på begäran

När anställningen upphör har arbetstagaren rätt att på begäran få ett skriftligt intyg av arbetsgivaren över anställningens längd och arbetsuppgifternas art (6 kap. 7 § i arbetsavtalslagen). Dessa två uppgifter bildar det kortfattade arbetsintyget, och det räcker när inget annat begärs.

Orsaken till avslutet läggs till bara på arbetstagarens uttryckliga begäran. En bedömning av arbetsskicklighet och uppförande kräver också en uttrycklig begäran; en begäran om en uppgift gäller inte automatiskt alla tillägg. Intyget får inte innehålla dolda budskap eller markeringar som uttrycker annat än ordalydelsen.

Tidsfristerna är långa och olika. Arbetsgivaren är skyldig att ge ett arbetsintyg om det begärs inom 10 år från det att anställningen upphörde. Ett intyg över arbetstagarens arbetsskicklighet och uppförande ska dock begäras inom fem år från upphörandet. Anställningens längd och uppgifternas art ska alltså gå att få fram ännu efter ett decennium, vilket är värt att beakta i förvaringstiderna för personalmaterialet.

Åtkomsträttigheter och utrustning återlämnas på slutdatumet

Åtkomsten till systemen, anställningsförmånerna och arbetsredskapen upphör samma dag som anställningen. Arbetsgivaren får behandla endast sådana personuppgifter som har direkt relevans för anställningsförhållandet (3 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet), och att stänga användarkontona är det praktiska genomförandet av det kravet: den tidigare arbetstagaren ser inte längre sina kollegors uppgifter.

Till återlämningslistan hör vid sidan av användarkontona utrustning, nycklar, passerkort, betalmedel och kunduppgifter som personen har i sin besittning. Vid samma tillfälle sköts också arbetstagarens egna begäranden: hen har på begäran rätt att få en skriftlig utredning om de anteckningar i arbetstidsbokföringen som gäller hen (32 § i arbetstidslagen) och en motsvarande utredning om anteckningarna om semester och sparad ledighet (29 § i semesterlagen). Båda är lättare att ta fram före slutdatumet än efter det.

Personuppgifter efter avslutet

Att anställningen upphör innebär inte att personens uppgifter försvinner, utan att de delas i två. Den ena hälften ska bevaras, den andra raderas.

Arbetstidsbokföringen bevaras tills tiden för väckande av talan har löpt ut. Efter att anställningen har upphört ska talan om en fordran väckas inom två år från det att anställningen upphörde (40 § i arbetstidslagen), så bokföringen ska hållas arbetstagarspecifik och läsbar hela den tiden. Semesterbokföringen bevaras minst tills den tid för väckande av talan som föreskrivs i 34 § i semesterlagen har löpt ut (29 §). Båda bokföringarna ska bevaras också när systemet byts.

Övriga uppgifter raderas när grunden för behandlingen har upphört. Uppgifter om hälsotillstånd ska bevaras separat från övriga personuppgifter och raderas omedelbart efter att det inte längre finns en sådan grund för behandlingen som avses i 5 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet; grunden för och behovet av behandlingen ska bedömas minst vart femte år. Dataskyddsförordningens princip om lagringsminimering leder till samma slutresultat: förvaringstiden binds till ändamålet, och för varje uppgiftsklass antecknas en egen tidsfrist. I praktiken betyder detta tre olika klockor – arbetstidsbokföringen enligt tiden för väckande av talan, arbetsintygets basuppgifter enligt rätten att begära intyg i 10 år och resten enligt sina ändamål.

Kollektivavtalet kan avvika från lagens regler

Kollektivavtalet kan påverka exempelvis uppsägningstider, semesterersättning och arbetstidsersättningar inom lagens ramar. Det åsidosätter inte alla skyldigheter i guiden: bland annat nödvändighetskravet för personuppgifter och lagstadgad bokföring gäller fortfarande. Kontrollera bestämmelserna för den aktuella anställningen.

Bestämmelserna i kollektivavtalet får arbetsgivaren tillämpa också i anställningarna för de arbetstagare som inte är bundna av avtalet men i vilkas anställningar arbetsgivaren ska iaktta avtalet på grund av dess allmänt bindande verkan (30 § i semesterlagen, 34 § i arbetstidslagen). En oorganiserad arbetsgivare läser alltså branschens allmänt bindande avtal innan hen stöder sig på lagens presumtion.

Checklista

• Uppsägningstiden är kontrollerad i arbetsavtalet och kollektivavtalet. Lagens tabell gäller bara när ingendera säger något annat.
• Meddelandet om att anställningen upphör har lämnats bevisligen och dagen för meddelandet är registrerad.
• Slutdatumet och den sista arbetsdagen är antecknade separat, om uppsägningstiden löper utan arbetsplikt.
• Slutperiodens arbetsdagar är bekräftade och godkända fram till slutdatumet; utkasten är behandlade före den sista lönekörningen.
• Flexsaldot är beräknat till slutdatumet och uttaget av överskridandet som ledighet är avtalat i tid.
• Arbetstidsbankens saldo är behandlat enligt bankavtalets villkor om upphörande.
• Övertid som bytts mot ledighet är given eller ersatt, och sexmånadersfristen är kontrollerad för varje post.
• Outtagna semesterdagar och dagar med sparad ledighet är beräknade per intjäningsperiod till slutdatumet.
• Kontrollera sammanräkning av första och sista månaden: arbetsmängden uppfyller intjäningsregeln och semester eller ersättning har inte redan erhållits för månaderna.
• Löneunderlaget är sammanställt för den sista perioden: arbetsdagarnas lägen, saldona i timmar, semesterdagarna och frånvaron per dagtyp.
• Arbetsintyget är upprättat eller redo att lämnas på begäran. Orsaken till att anställningen upphörde och bedömningen av arbetsskickligheten och uppförandet tas med på arbetstagarens uttryckliga begäran.
• De utredningar arbetstagaren har begärt är lämnade om anteckningarna i arbetstidsbokföringen och semesterbokföringen.
• Åtkomsträttigheterna, utrustningen, nycklarna och betalmedlen är återlämnade och åtkomsten har upphört på slutdatumet.
• Förvaringstiderna är antecknade per uppgiftsklass: arbetstids- och semesterbokföringen över tiden för väckande av talan, arbetsintygets basuppgifter under den tid rätten att begära intyg gäller i 10 år, övriga uppgifter enligt sina ändamål.