Arbetstidsbokföring: vad som registreras och hur länge den förvaras

32 § i arbetstidslagen ålägger arbetsgivaren att bokföra utförda arbetstimmar och de ersättningar som betalats för dem per arbetstagare. Paragrafen ger två alternativa sätt att anteckna timmarna, föreskriver att bokföringen ska förvaras tills tiden för väckande av talan har löpt ut och ger arbetstagaren, personalens företrädare och arbetarskyddsmyndigheten rätt att se anteckningarna. Arbetsgivaren väljer verktyget: papper, kalkylark och system uppfyller samma skyldighet när innehållet och förvaringen är i skick.

Som underlag kan du ladda ner en redigerbar timlista och komma överens om arbetsfördelningen för löneunderlaget med löneräknaren.

32 § i arbetstidslagen ger två sätt att bokföra

Välj ett registreringssätt enligt 32 § som passar situationen. Det valda sättet ska konsekvent ge de uppgifter som krävs. Utökad flextid har ett eget förfarande som beskrivs nedan.

Bokföringssätten skiljer sig i hur timmar och ersättningar specificeras i den färdiga arbetstidsbokföringen. De bestämmer inte vilka knappar arbetstagaren använder eller när dagen registreras. Systemet kan skapa specifikationen ur samma tidsregistreringar enligt arbetstidsreglerna.

Vad som registreras per arbetstagare

Bokföringen görs på personnivå, inte på team- eller kostnadsställesnivå. Av en enskild arbetstagares rader ska framgå:

• utförda arbetstimmar indelade enligt det valda registreringssättet;
• timmar av mertids-, övertids-, nöd- och söndagsarbete separat;
• de ersättningar eller förhöjningsdelar som betalats för dessa timmar;
• den uppskattade mängden mertids-, övertids- och söndagsarbete per månad, om ersättningarna betalas som en separat månadsersättning enligt 38 § (möjligt i chefsuppgifter och vid flexibel arbetstid);
• de poster som sparats i arbetstidsbanken och uttaget av dem som ledighet, om en arbetstidsbank är i bruk.

Ersättningsanteckningen hör till bokföringen också när ersättningen ges som ledighet. Lön för mertids- eller övertidsarbete och förhöjningsdelen för söndagsarbete kan enligt 21 § i arbetstidslagen genom avtal bytas ut mot motsvarande ledighet under arbetstagarens ordinarie arbetstid. Ledigheten ska ges inom sex månader från det att arbetet utfördes, om inte annat avtalas, så av bokföringen ska framgå vad som gavs för timmarna och när.

Lagen bestämmer bokföringens innehåll, inte verktyget

32 § i arbetstidslagen namnger anteckningarna och förvaringstiden. De praktiska kraven följer av vad paragrafen förutsätter av bokföringen: uppgiften ska vara arbetstagarspecifik, en kopia ska fås på begäran, en enskild arbetstagare ska få en skriftlig utredning om de anteckningar som gäller hen, och uppgiften ska bevaras under hela förvaringstiden. Förvaringsskyldigheten gäller uppgiften, så när systemet byts ut ska anteckningarna överföras eller arkiveras i läsbar form.

Lagen använder namnet arbetsskiftsförteckning; i vardagen talar man om arbetsturlistan. Av förteckningen ska enligt 30 § framgå när arbetstagarens ordinarie arbetstid börjar och slutar samt tidpunkterna för rasterna enligt 24 §, och den ska delges arbetstagarna senast en vecka innan perioden börjar.

Observera. Arbetsgivaren ska förvara arbetsskiftsförteckningarna minst tills den tid för väckande av talan som föreskrivs i 40 § har löpt ut, om inte uppgifterna framgår av arbetstidsbokföringen (30 §). Att hålla planerad och utförd arbetstid i samma bokföring tar alltså bort behovet av ett separat arkiv.

Också annat ska hållas framlagt: 43 § i arbetstidslagen förutsätter att lagen, de bestämmelser och undantagstillstånd som utfärdats med stöd av den, de avtal som allmänt tillämpas på arbetsplatsen samt det utjämningsschema för arbetstiden och den arbetsskiftsförteckning som är i bruk är tillgängliga för arbetstagarna.

Vem som får se bokföringen

Arbetstagaren har på begäran rätt att få en skriftlig utredning om de anteckningar i arbetsskiftsförteckningarna och arbetstidsbokföringen som gäller hen.

Arbetsgivaren ska på begäran lämna arbetarskyddsmyndigheten samt förtroendemannen, förtroendeombudet eller någon annan företrädare för arbetstagaren en kopia av arbetstidsbokföringen, av de avtal som ingåtts med stöd av 11, 13 och 36 §, av utjämningsschemat för arbetstiden enligt 29 § och av arbetsskiftsförteckningen enligt 30 §. Efterlevnaden av arbetstidslagen övervakas av arbetarskyddsmyndigheten (47 §), så begäran kommer typiskt i samband med en inspektion och gäller den valda perioden i sin helhet.

Försummelse av bokföringen är enligt 47 kap. 2 § i strafflagen ett arbetstidsbrott, om arbetsgivaren eller dennes företrädare uppsåtligen eller av grov oaktsamhet till arbetstagarens skada försummar arbetstidsbokföringen, för den oriktigt, ändrar, döljer eller förstör den eller gör den omöjlig att läsa. Arbetstidslagens egen straffbestämmelse (44 §) gäller maximiarbetstiden, nödarbete, vilotider och uppgörandet av arbetsskiftsförteckningen.

Förvaringstiden bestäms av tiden för väckande av talan

Arbetsgivaren ska förvara arbetstidsbokföringen tills den tid för väckande av talan som föreskrivs i 40 och 41 § har löpt ut. Arbetstidsbokföringen förvaras alltså så länge arbetstagaren kan göra sin fordran gällande: under pågående anställning två år från utgången av det kalenderår under vilket rätten till ersättning uppkom, och efter att anställningen upphört två år från att den upphörde (40 §).

Två andra förvaringstider kan gälla samma arbete. Personliga körjournaler för förare av motorfordon ska enligt 31 § förvaras i ett år. Om samma utskrift också fungerar som verifikat för löneräkningen, förutsätter bokföringslagens 2 kap. 10 § att räkenskapsperiodens verifikat förvaras i minst sex år från utgången av det år under vilket räkenskapsperioden gick ut. Den längre tiden är avgörande för det material som den gäller.

Arbetstidsbank och flexibel arbetstid ändrar registreringssättet

En arbetstidsbank avtalas av arbetsgivaren och förtroendemannen, förtroendeombudet, någon annan företrädare för arbetstagarna eller personalen tillsammans, och avtalet ingås skriftligen (14 §). Till banken kan med arbetstagarens samtycke överföras mertids- och övertidstimmar, arbetstimmar som samlats under flextid – högst 60 timmar under en uppföljningsperiod på fyra månader – samt penningförmåner efter att de omvandlats till tid. Saldot får växa med högst 180 timmar under ett kalenderår, och det totala saldot får motsvara högst sex månaders arbetstid. Bokföringsskyldigheten finns i 32 §: arbetsgivaren för bok över de sparade posterna och över hur de har tagits ut som ledighet.

Vid flexibel arbetstid börjar registreringen hos arbetstagaren. Arbetstagaren lämnar per löneperiod arbetsgivaren en förteckning över de timmar hen utfört under ordinarie arbetstid så att den veckovisa arbetstiden och veckovilan framgår av den. Arbetsgivaren för in de uppgifter som arbetstagaren lämnat i arbetstidsbokföringen i stället för det som föreskrivs i 32 § 1 mom. Avtalet om flexibel arbetstid ingås skriftligen (13 §), och det ersätter arbetsskiftsförteckningen när de principer som tillämpas på arbetstidens förläggning framgår av det (30 §).

Exempel: en arbetstagares arbetsvecka

Arbetstagaren följer allmän arbetstid (5 §): den ordinarie arbetstiden är högst åtta timmar per dygn och 40 timmar per vecka. I arbetsavtalet har avtalats om en veckoarbetstid på 37,5 timmar, och i arbetsskiftsförteckningen har antecknats 7,5 timmar från måndag till fredag. På söndagen arbetar hen fem timmar med sitt samtycke.

Talen följer av 16 §. Övertid per dygn är arbete som överskrider åtta timmar per dygn: på tisdagen 1,0 timme och på fredagen 2,0 timmar. Eftersom den avtalade veckoarbetstiden är kortare än 40 timmar är mertid det arbete som utförs utöver den ordinarie arbetstid som antecknats i arbetsskiftsförteckningen och som inte är övertid – dessa dagar den halva timmen mellan 7,5 och 8,0 timmar. Torsdagens sex timmar förblir ordinarie arbetstid, eftersom det utfördes mindre arbete än planerat. Söndagens fem timmar räknas sist: de timmar som blir utanför övertiden per dygn (3,0 timmar) samlas under veckan till 42,0 timmar, så de 3,0 timmar som samlas fram till gränsen på 40 timmar är mertid och de 2,0 timmar som överskrider gränsen är övertid per vecka.

Söndagens timmar förekommer i två kolumner. För söndagsarbete ska betalas lön förhöjd med 100 procent, och om arbetet samtidigt är övertid betalas för det också övertidsersättning, som räknas på arbetstagarens oförhöjda lön (20 §). I bokföringen är samma timme alltså både söndagsarbete och mertid eller övertid.

Förhöjningsprocenterna följer av 20 §: för övertid per dygn betalas för de två första arbetstimmarna lön förhöjd med 50 procent och för de följande lön förhöjd med 100 procent, för övertid per vecka lön förhöjd med 50 procent och för mertid en ersättning som minst motsvarar den lön som betalas för den avtalade arbetstiden. Under exempelveckan överskrider övertiden per dygn inte två timmar någon av dagarna, så förhöjningen är 50 procent båda dagarna.

Veckans 45,0 timmar visar också något annat. Maximiarbetstiden räknas enligt 18 § för en längre period: arbetstiden inklusive övertid får vara i genomsnitt högst 48 timmar per vecka under en period på fyra månader. En enskild vecka på 45 timmar är alltså möjlig, och uppföljningen görs på periodnivå.

Kollektivavtalet kan avvika från lagens bestämmelser

Bokföringsskyldigheten i sig är tvingande, men mycket av det som ska bokföras kommer från kollektivavtalet. Enligt 34 § i arbetstidslagen får man genom ett riksomfattande kollektivavtal avtala om annat i fråga om bland annat den ordinarie arbetstiden och dess utjämningsperiod, den ersättning som betalas för mertids- och övertidsarbete samt söndagsarbete, att ge ersättningen som ledighet, vilotiderna och arbetsskiftsförteckningen. Ett allmänt bindande kollektivavtal följs också i ett oorganiserat företag. Kontrollera i avtalet för din egen bransch åtminstone tröskeln för övertid, förhöjningsprocenterna och utjämningsperiodens längd innan du bokför timmarna enligt lagens standardregler.

Radering av personuppgifter och förvaringsskyldigheten samordnas

Arbetsgivaren ska bevara lagstadgade uppgifter så att de kan hänföras till arbetstagaren. När det inte längre finns grund för bevarande ska uppgifterna raderas eller anonymiseras. Att enbart ersätta namn eller identifierare garanterar inte anonymitet: personen kan identifieras genom andra uppgifter.

Insamlingen förutsätter också att personalen informeras. Om arbetstimmarna samlas in genom övervakning som genomförs med tekniska metoder, såsom passerkontroll, hör övervakningens syfte, ibruktagande och metoder enligt 21 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet till den dialog som avses i samarbetslagen. I företag som står utanför samarbetslagstiftningen ger arbetsgivaren arbetstagarna eller deras företrädare tillfälle att bli hörda före beslutet. Efter förfarandet fastställer arbetsgivaren övervakningens användningsändamål och metoder samt informerar arbetstagarna om dem.

Checklista

• Registreringssättet är valt. Metoden ger de uppgifter som 32 § kräver för det arbetstidsarrangemang som tillämpas.
• Anteckningarna är arbetstagarspecifika. En persons timmar går att få fram för en period utan att sammanställa dem från flera källor.
• Timmarna av övertids-, nöd- och söndagsarbete framgår som egna tal vid sidan av de utförda timmarna.
• Ersättningar eller förhöjningsdelar har antecknats. Mängd och tidpunkt för ersättning som ledighet registreras; sexmånadersfristen följs om inget annat avtalats.
• Avtal enligt 38 § har en månadsuppskattning av mängden mertids-, övertids- och söndagsarbete.
• Arbetstidsbankens poster och uttaget av dem som ledighet bokförs; vid flexibel arbetstid har arbetstagarens förteckning per löneperiod tagits emot och bokförts.
• Arbetsskiftsförteckningarna bevaras över tiden för väckande av talan eller så framgår samma uppgift av arbetstidsbokföringen.
• Lagringen täcker tillämpliga talefrister (40–41 §). Utgångspunkten är året då rätten uppstod, inte alltid arbetsåret. Kontrollera särskilda regler för ledighetsersättning och anställningens slut.
• En kopia lämnas på begäran till arbetarskyddsmyndigheten och personalens företrädare, och arbetstagaren får en skriftlig utredning om sina egna anteckningar.
• Radering och förvaring är samordnade. Grunder, tidsfrister och rutiner för radering eller anonymisering har fastställts.