Flexsaldo, arbetstidsbank och arbetstidsförkortning – vad skiljer dem åt

Flexsaldo, arbetstidsbank, övertidsbank och arbetstidsförkortning (pekkasdagar) ser likadana ut i vardagen: timmar samlas, och de tas senare ut som ledighet. Grunden, initiativet till intjäningen och maximibeloppen är ändå olika. Flextid och flexibel arbetstid är avtalsformer i arbetstidslagen, arbetstidsbanken är ett system som avtalas separat, att byta övertid mot ledighet är ett sätt att ersätta arbetet, och arbetstidsförkortningen kommer från kollektivavtalet. I praktiken avgörs skillnaden när timmarna tas ut eller när anställningen upphör.

Fem system i en och samma tabell

Flextiden flyttar förläggningen av dagen till arbetstagaren

Enligt 12 § i arbetstidslagen får arbetsgivaren och arbetstagaren avtala om flextid så att arbetstagaren inom överenskomna gränser kan bestämma hur den dagliga arbetstiden förläggs. I avtalet ska minst fyra saker slås fast: den fasta arbetstiden i en följd, den dagliga flexgränsen och flextidens förläggning, vilotidernas förläggning samt den maximala ackumuleringen av överskridanden och underskridanden av den ordinarie arbetstiden. Alla fyra skrivs in i avtalet innan saldot börjar följas.

Flextiden, som förkortar eller förlänger den ordinarie dagliga arbetstiden, får vara högst fyra timmar. Den ordinarie veckoarbetstiden får vara i genomsnitt högst 40 timmar under en uppföljningsperiod på fyra månader. När uppföljningsperioden slutar får de ackumulerade överskridandena vara högst 60 timmar och underskridandena högst 20 timmar.

Observera: 60 och 20 timmar är mått vid den tidpunkt då uppföljningsperioden slutar, inte gränser för varje vecka. Inom perioden får saldot röra sig inom flexgränserna. Samma paragraf ger ett sätt att ta ut saldot: arbetsgivaren och arbetstagaren kan avtala om att de ackumulerade överskridandena minskas med betald ledighet som ges arbetstagaren, och på arbetstagarens begäran ska arbetsgivaren sträva efter att ge ledigheten som hela arbetsdagar.

Flextiden påverkar också skiftplaneringen. Lagen talar om arbetsskiftsförteckning och i vardagen säger man arbetsturlista om samma sak, och enligt 30 § får den vid flextid ges tills vidare. Ett avtal om flextid ersätter arbetsskiftsförteckningen när de principer som tillämpas på arbetstidens förläggning framgår av avtalet. Ett avtal om flextid som ingåtts tills vidare kan sägas upp så att det upphör när uppföljningsperioden för arbetstiden slutar.

Flexibel arbetstid gäller också platsen där arbetet utförs

Flexibel arbetstid (13 §) går längre än flextiden: minst hälften av arbetstiden är sådan att arbetstagaren självständigt bestämmer om dess förläggning och om var arbetet utförs. I avtalet ska man komma överens om de dagar på vilka arbetstagaren får förlägga arbetstid, om veckovilans förläggning, om en eventuell fast arbetstid samt om vilken arbetstid som tillämpas efter att avtalet upphört. Fast arbetstid får inte placeras mellan klockan 23 och 06. Avtalet ska ingås skriftligen, och den ordinarie veckoarbetstiden får vara i genomsnitt högst 40 timmar under en period på fyra månader.

Vid flexibel arbetstid uppstår arbetstidsbokföringen ur arbetstagarens egen anmälan. Arbetstagaren lämnar per löneperiod arbetsgivaren en förteckning över de timmar som utförts under ordinarie arbetstid så att veckoarbetstiden och veckovilan framgår av den, och arbetsgivaren för in dessa uppgifter i arbetstidsbokföringen (32 §). Det som mäts är alltså veckoarbetstiden och veckovilan, medan man vid flextid mäter överskridanden och underskridanden av dagens mål.

Arbetstidsbanken är ett kollektivt system där varje överföring är frivillig

Med arbetstidsbank avses i 14 § ett system för att samordna arbetstid och ledighet, med vilket arbetstid, intjänade ledigheter eller penningförmåner som omvandlats till ledighet kan sparas och kombineras. Om att införa en arbetstidsbank avtalar arbetsgivaren tillsammans med förtroendemannen eller, om någon sådan inte har valts, med förtroendeombudet, någon annan företrädare för arbetstagarna, personalen eller en personalgrupp. Avtalet ingås skriftligen, och ett avtal som en företrädare ingått binder de arbetstagare som företrädaren anses företräda.

I avtalet ska man komma överens åtminstone om vilka poster som kan överföras till banken, om gränserna för sparandet, om bankens upphörande och om ersättning för de poster som finns vid upphörandet samt om principerna och förfarandena för att ta ut ledighet.

En överföring görs alltid med arbetstagarens samtycke, som ges för varje gång eller för en bestämd kortare tid. Till banken kan överföras mertids- och övertidstimmar, arbetstimmar som samlats under flextid – högst 60 timmar under en uppföljningsperiod på fyra månader – samt penningförmåner som grundar sig på lag eller avtal, efter att de först har omvandlats till tid.

Tre poster faller utanför banken: lön som betalas för ordinarie arbetstid, kostnadsersättningar och fordringar av ersättningskaraktär samt en penningförmån efter att den har förfallit till betalning. Det sparade arbetstidssaldot får under ett kalenderår växa med högst 180 timmar, och det totala saldot får motsvara högst sex månaders arbetstid.

När det gäller uttaget av ledighet ger lagen arbetstagaren minimirättigheter. Arbetstagaren har rätt att få ut minst två veckor av den ledighet som sparats i banken per kalenderår, och om mer än tio veckor har sparats minst en femtedel av saldot per år. På arbetstagarens krav ska arbetsgivaren ge ledigheten inom de följande sex månaderna. Om arbetsgivaren bestämmer tidpunkten för ledigheten har arbetstagaren, om hen så kräver, rätt att i stället för ledighet få ersättning i pengar. När en post överförs till banken ersätts dess ursprungliga villkor om uttag av ledighet eller om förfallodag med banksystemets villkor.

Övertidsbank är ett vardagsord för att byta övertid mot ledighet

Övertidsbank är ett ord från vardagen; lagen talar om att ge mertids- och övertidsersättning som ledighet. Grunden är 21 §, enligt vilken man kan avtala om att lönen för mertids- eller övertidsarbete samt förhöjningsdelen för söndagsarbete helt eller delvis byts mot motsvarande ledighet under arbetstagarens ordinarie arbetstid.

Ledighetens längd räknas enligt förhöjningsgrunderna i 20 §. För övertid per dygn betalas för de två första timmarna lön förhöjd med 50 procent och för de följande timmarna lön förhöjd med 100 procent, och för övertid per vecka lön förhöjd med 50 procent. Uttryckt som ledighet betyder detta att en timme övertid med 50 procents förhöjning är en och en halv timme ledighet och en timme övertid med 100 procents förhöjning två timmar ledighet. För mertidsarbete betalas en ersättning som motsvarar lönen för den avtalade arbetstiden, så mertid byts mot ledighet timme för timme.

Ledigheten ska ges inom sex månader från det att arbetet utfördes, om inget annat avtalas. Om man inte når enighet om tidpunkten bestämmer arbetsgivaren den, om inte arbetstagaren kräver att ersättningen betalas i pengar. Alternativt kan arbetsgivaren och arbetstagaren avtala om att ledigheten överförs till arbetstidsbanken enligt 14 § eller kombineras med den sparade ledighet som avses i 27 § i semesterlagen.

Arbetstidsförkortningen kommer från kollektivavtalet

Om arbetstidsförkortning, alltså pekkasdagar, föreskrivs inte i arbetstidslagen. Den grundar sig på en bestämmelse i kollektivavtalet som förkortar årsarbetstiden i form av lediga dagar. Grunden för intjäningen, årstaket, tiden för uttag och hanteringen av outtagen ledighet bestäms enligt det kollektivavtal som tillämpas, och de varierar mellan branscher. Läs bestämmelsen för din egen bransch innan du fastställer intjäningsregeln.

Den praktiska skillnaden mot de övriga saldona ligger i initiativet: förkortningsledigheten samlas ur en regel i avtalet, inte ur arbetstagarens eller arbetsgivarens dagliga val. Därför hör den till ett eget saldo. Om förkortningsledigheten blandas ihop med flexsaldot mäter både arbetstidslagens uppföljningsperiod och kollektivavtalets årstak fel tal.

Kollektivavtalet kan avvika från lagens gränser

De tal som beskrivits ovan är lagens standardregler. Enligt arbetstidslagens 34 § får man genom ett riksomfattande kollektivavtal avtala om annat i fråga om flextidens gränser, det maximala saldot och uppföljningsperiodens längd, utjämningsperioden för flexibel arbetstid, mertids- och övertidsersättningen samt att ge ersättningen som ledighet. Genom avtalet får man också avtala om ett arrangemang som motsvarar en arbetstidsbank, men en arbetstidsbank eller flexibel arbetstid enligt lagen får inte förbjudas genom avtal. Ett allmänt bindande avtal följs också i ett oorganiserat företag, så kontrollera avtalet för din egen bransch innan du ställer in saldogränserna enligt lagen.

Skillnaden mellan övertid och flextid ligger i initiativet

Mertids- och övertidsarbete förutsätter arbetsgivarens initiativ (16 §). Om flextid eller flexibel arbetstid tillämpas ska man dessutom uttryckligen avtala om att mertids- och övertidsarbete utförs. Att låta utföra övertidsarbete förutsätter arbetstagarens samtycke för varje gång, eller för en bestämd kortare tid åt gången om det är nödvändigt med tanke på arbetsarrangemangen (17 §).

Samma långa dag är alltså olika saker beroende på vem som tog initiativet. När arbetstagaren själv bestämmer sig för att stanna längre inom flexgränserna samlas tiden i flexsaldot. När arbetsgivaren ber om arbete och arbetstagaren samtycker klassificeras tiden som mertids- eller övertidsarbete och ersätts därefter.

Vid flextid är övertid per dygn arbete som överskrider åtta timmar per dygn. Övertid per vecka är arbete som utförs på en ledig dag enligt arbetsskiftsförteckningen och som överskrider 40 timmar utan att vara övertid per dygn. Om man har avtalat om en kortare veckoarbetstid än 40 timmar är mertidsarbete det arbete som utförs utöver den ordinarie arbetstiden utan att vara övertid. Övertid är också arbete som på arbetsgivarens order utförs utöver den fasta arbetstiden och som gör att flexsaldots maximala ackumulering överskrids när uppföljningsperioden slutar.

Exempel: flexsaldot under två veckor

Arbetstagarens ordinarie arbetstid är 37 timmar 30 minuter i veckan, alltså 7 timmar 30 minuter per dag. Flextid tillämpas. Saldot är noll när perioden börjar.

Onsdagen i vecka 2 är kärnan i exemplet. Dagen är 11 timmar, men den ökar inte flexsaldot alls, eftersom arbetet utfördes på arbetsgivarens initiativ och övertiden avtalades uttryckligen. Dagen delas i tre delar: ordinarie arbetstid 7 timmar 30 minuter, mertid 30 minuter (intervallet mellan den ordinarie arbetstiden och åtta timmar) och övertid per dygn 3 timmar, av vilka de två första timmarna ersätts förhöjda med 50 procent och den tredje med 100 procent (20 §). Om man avtalar om att övertiden byts mot ledighet samlas 2 × 1,5 h + 1 × 2 h, alltså 5 timmar ledighet, och mertidens 30 minuter timme för timme.

Vid slutet av de två veckorna är flexsaldot noll, trots att arbetstagaren har gjort en dag på 11 timmar. Övertidstimmarna lever i sitt eget saldo, och uppföljningsperiodens gränser på 60 och 20 timmar mäts endast ur flexsaldot.

Vilket konto timmen hör till

Dagens överskott hör till ett konto åt gången. Avgör i tur och ordning:

1. Gjordes arbetet på arbetsgivarens initiativ och avtalades mertid eller övertid? Kontrollera vilken gräns timmen överskrider. Övertid kräver normalt samtycke för varje tillfälle; reglerna för mertid skiljer sig (16–17 §).
2. Har man avtalat om att mertiden eller övertiden byts mot ledighet? Om ett sådant avtal finns omvandlas timmen till ledighet enligt förhöjningsgrunderna i 20 §, och ledigheten ska ges inom sex månader om inget annat avtalas (21 §). Annars ersätts den i pengar.
3. Bestämde arbetstagaren själv om en längre dag inom flexgränserna? Då samlas timmen i flexsaldot, vars mått är 4 timmar per dygn och 60 timmars överskridande när uppföljningsperioden slutar (12 §).
4. Överförs flextimmarna vidare till arbetstidsbanken? Det går om det finns ett skriftligt avtal om banken enligt 14 § och arbetstagaren ger sitt samtycke. Från flexsaldot överförs högst 60 timmar under en uppföljningsperiod på fyra månader.
5. Handlar det om arbetstidsförkortning? Den samlas ur en regel i kollektivavtalet på ett eget saldo, inte ur dagens överskott.

Checklista

• Avtalet om flextid är ingånget och innehåller alla fyra punkter som lagen kräver: den fasta arbetstiden, den dagliga flexgränsen och flextidens förläggning, vilotidernas förläggning samt den maximala ackumuleringen av överskridanden och underskridanden.
• Uppföljningsperiodens första och sista dag finns i kalendern, eftersom 60 och 20 timmar mäts vid den tidpunkt då perioden slutar.
• Sättet att ta ut saldot är avtalat på förhand: kortare arbetsdagar eller betald ledighet, och om ledigheten ges som hela arbetsdagar på arbetstagarens begäran.
• Vid flexibel arbetstid är avtalet skriftligt och arbetstagarens förteckning över timmar per löneperiod är en del av ett etablerat förfarande.
• Om arbetstidsbanken finns ett skriftligt avtal med rätt motpart, och i det har man kommit överens om vilka poster som överförs, om gränserna för sparandet, om bankens upphörande och om principerna för att ta ut ledighet.
• Samtyckesförfarandet för överföringar är beskrivet: hur arbetstagaren ger sitt samtycke för varje gång eller för en bestämd kortare tid.
• Bankens gränser följs: 180 timmar per kalenderår, ett totalt saldo som motsvarar sex månaders arbetstid och högst 60 timmar från flexsaldot under en uppföljningsperiod.
• De poster som inte duger för banken är avgränsade: lön som betalas för ordinarie arbetstid, kostnadsersättningar och fordringar av ersättningskaraktär samt en penningförmån som förfallit till betalning.
• Om att byta övertid mot ledighet har avtalats separat och ledighetens längd räknas enligt förhöjningsgrunderna.
• Sexmånadersfristen för övertidsledighet följs och förfarandet för att bestämma tidpunkten är känt.
• Kollektivavtalets bestämmelse om arbetstidsförkortning är läst: grunden för intjäningen, årstaket, tiden för uttag och hanteringen av outtagen ledighet.
• Initiativet syns i bokföringen: vid en lång dag framgår det om den gjordes på arbetstagarens val eller på arbetsgivarens order.
• Saldona hålls åtskilda: flexsaldot, arbetstidsbanken, övertidsledigheten och förkortningsledigheten som egna saldon, eftersom deras gränser och regler för uttag skiljer sig åt.
• Arbetstidsbokföringen täcker banken: sparade poster och uttaget av dem som ledighet bokförs (32 §).
• De avtal som allmänt tillämpas på arbetsplatsen finns tillgängliga för arbetstagarna (43 §), och för den händelse att anställningen upphör har man avtalat om hur saldona ersätts.