På ett saldokonto samlas timmar som senare kan tas ut som ledighet. Flexsaldot är alltid aktivt. Utöver det kan organisationen använda en eller flera tidsbanker.
Typer av saldokonton
Administratören ställer in saldokontona under Inställningar → Arbetstid → Saldokonton.
| Konto | Vanligt användningsområde |
|---|---|
| Flexsaldo | Arbetsdagarnas överskott och underskott i förhållande till målet. Kontot finns alltid. |
| Övertidsbank | Övertid som byts mot ledighet. |
| Arbetstidsbank | En allmän tidsbank enligt organisationens avtal. |
| Arbetstidsförkortning | Intjäning och användning av arbetstidsförkortningsledighet. |
Kontots namn kan anpassas till organisationen. Kontot kopplas till den registrerings- eller frånvarotyp som fyller på eller förbrukar det.
Hur saldot tjänas in
Dagens överskott kan föras Till arbetstidsbanken. Medarbetaren gör valet när dagen bekräftas, men överföringen bokförs på saldokontot först när arbetsdagen godkänns. Chefen kan ändra hanteringen av överskottet eller målkontot vid godkännandet.
Tid kan också tjänas in automatiskt enligt angivna regler. Arbetstidsförkortning kan till exempel tjänas in utifrån antalet arbetade timmar.
Hur saldot används som ledighet
Frånvarotypen anger vilket saldokonto ledigheten dras från.
- Medarbetaren ansöker om ledighet på vanligt sätt.
- När ledigheten beviljas reserveras de timmar som behövs, så att samma saldo inte kan användas för en annan ledighet.
- Det faktiska avdraget bokförs på saldokontot när arbetsdagen som motsvarar frånvarodagen godkänns.
En hel saldoledighet förbrukar den dagens arbetstidsmål. En deldag förbrukar bara frånvarons minuter. Två timmars ledighet minskar till exempel saldot med två timmar.
Saldokonton visas inte på raden Semestersaldo, eftersom de mäts i timmar och inte i semesterdagar. Kontot och den tillgängliga tiden visas när du väljer en frånvarotyp som förbrukar kontot.
Kontrollera saldo och transaktioner
Dina saldokonton visas på sidan Min arbetstidssituation. Välj Visa transaktioner för att kontrollera ingående saldo, överföringar, uttagen ledighet, korrigeringar, förfall och nedskärningar.
Ett Saldokontoutdrag visar flex- och tidsbankstransaktioner för en vald period. Rapporten kan laddas ner som PDF eller Excel.
Importera ingående saldon vid införandet
Saldoimport läser in ingående saldon för flex, tidsbanker och semester från en CSV-fil. Koppla filens kolumner, kontrollera förhandsgranskningen och bokför endast de felfria raderna. Importhistoriken visar tidigare satser och låter dig vid behov återkalla en hel sats.
Ange gränser och hantering av överskott
En administratör kan ange följande för en tidsbank:
- Övre gräns och Nedre gräns
- Årstak
- Målkonto för överflöd
- om den överskjutande delen ska föras till löneunderlaget.
Tidsbankens gränser kan blockera en överföring eller en ledighet som skulle föra saldot utanför de tillåtna gränserna. Regeln för överflöd styr den del som överstiger den övre gränsen till ett annat saldokonto eller till löneunderlaget.
Schemalägg en saldominskning
Nedskärningsregler minskar saldot till ett angivet målvärde på en bestämd dag. Den överskjutande delen förs till löneunderlaget eller till ett annat saldokonto. Regeln kan vara engångsvis eller upprepas årligen. Sidan visar också de planerade nedskärningarna för de kommande 30 dagarna.
Vid användning av en arbetstidsbank ska 14 § i arbetstidslagen och de avtal som gäller i organisationen beaktas. Lagen begränsar den tid som får sparas i arbetstidsbanken till högst 180 timmar om året och hela saldot till högst sex månaders arbetstid. Aktuell lagtext: Arbetstidslag (Finlex).
Om något går fel
Dagen är bekräftad men överskottet syns ännu inte i tidsbanken. Överföringen bokförs först när arbetsdagen godkänns. Kontrollera också vilket konto överskottet har styrts till.
Ledigheten är beviljad men det bokförda saldot minskade inte. Den beviljade ledigheten reserverar timmarna. Det faktiska avdraget görs när arbetsdagen som motsvarar frånvarodagen godkänns.
Ledigheten kan inte beviljas trots att kontot visar timmar. En del av timmarna kan redan vara reserverade för tidigare beviljad ledighet. Kontots nedre gräns eller inställningen för förskottsledighet kan också förhindra ledigheten.
Överföringen överskrider kontots gräns. Kontrollera den övre gränsen, årstaket och hanteringen av överflödet. Den överskjutande delen kan föras till ett annat konto eller till löneunderlaget.
Saldot verkar vara fel. Öppna transaktionerna eller ett Saldokontoutdrag och kontrollera vad förändringen består av. Be vid behov en administratör göra en korrigering.