Saldotilille kerätään tunteja, jotka voidaan käyttää myöhemmin vapaana. Liukumasaldo on aina käytössä. Sen lisäksi organisaatio voi käyttää yhtä tai useampaa aikapankkia.
Saldotilien tyypit
Pääkäyttäjä määrittää saldotilit sivulla Asetukset → Työaika → Saldotilit.
| Tili | Tavallinen käyttötarkoitus |
|---|---|
| Liukumasaldo | Työpäivien tavoitteen ylitykset ja alitukset. Tili on aina olemassa. |
| Ylityöpankki | Vapaaksi vaihdetut ylityötunnit. |
| Työaikapankki | Organisaation sopimuksen mukainen yleinen aikapankki. |
| Työajanlyhennys (pekkaset) | Työajan lyhennysvapaan kertymä ja käyttö. |
Tilin nimi voi olla organisaatiokohtainen. Tili yhdistetään kirjaus- tai poissaololajiin, joka kerryttää tai kuluttaa sitä.
Miten saldo kertyy
Päivän ylijäämä voidaan valita siirrettäväksi Työaikapankkiin. Työntekijä tekee valinnan päivää vahvistaessaan, mutta siirto kirjataan saldotilille vasta työpäivän hyväksynnässä. Esihenkilö voi hyväksynnässä muuttaa ylijäämän käsittelyä tai kohdetiliä.
Tilille voi kertyä aikaa myös automaattisesti määritetyn säännön perusteella. Esimerkiksi työajan lyhennys voi kertyä tehtyjen työtuntien mukaan.
Miten saldoa käytetään vapaana
Saldotiliä kuluttava poissaololaji määrittää, miltä tililtä vapaa vähennetään.
- Työntekijä hakee vapaata tavalliseen tapaan.
- Vapaan hyväksyminen varaa tarvittavat tunnit ja estää saman saldon lupaamisen toiseen vapaaseen.
- Toteutunut vähennys kirjataan saldotilille, kun poissaolopäivää vastaava työpäivä hyväksytään.
Kokonainen saldovapaa kuluttaa päivän työaikatavoitteen verran. Osapäivä kuluttaa vain poissaolon minuutit. Esimerkiksi kahden tunnin vapaa vähentää tililtä kaksi tuntia.
Saldotilit eivät näy Lomasaldo-rivillä, koska niiden yksikkö on tunti eikä lomapäivä. Tili ja käytettävissä oleva määrä näkyvät, kun valitset sitä kuluttavan poissaololajin.
Tarkista saldo ja tapahtumat
Omien saldotilien määrät näkyvät sivulla Työaikatilanteeni. Valitse Näytä tapahtumat, kun haluat tarkistaa alkusaldot, siirrot, käytetyt vapaat, korjaukset, vanhenemiset ja leikkaukset.
Saldotiliote näyttää liukuman ja aikapankkien tapahtumat valitulta ajanjaksolta. Raportin voi ladata PDF- tai Excel-tiedostona.
Tuo alkusaldot käyttöönotossa
Saldotuonti tuo liukuman, aikapankkien ja lomasaldojen alkuarvot CSV-tiedostosta. Kohdista tiedoston sarakkeet, tarkista esikatselu ja kirjaa vasta virheettömät rivit. Tuontihistoriasta näet aiemmat erät ja voit tarvittaessa perua kokonaisen erän.
Aseta rajat ja ylivuodon käsittely
Pääkäyttäjä voi määrittää aikapankille:
- Yläraja ja Alaraja
- Vuosikatto
- Ylivuodon kohdetili
- siirretäänkö rajan ylittävä osuus palkka-aineistoon.
Aikapankkien rajat voivat estää tilille tehtävän siirron tai vapaan, joka veisi saldon sallitun rajan ulkopuolelle. Ylivuotosääntö ohjaa ylärajan ylittävän ajan toiselle saldotilille tai palkka-aineistoon.
Ajasta saldon leikkaus
Leikkaussäännöt pienentävät saldon määritettynä päivänä tavoitearvoon. Ylimenevä osa siirretään palkka-aineistoon tai toiselle saldotilille. Sääntö voi olla kertaluonteinen tai toistua vuosittain, ja sivu näyttää seuraavien 30 päivän tulevat leikkaukset.
Työaikapankin käytössä on huomioitava työaikalain 14 § ja organisaatiossa sovellettavat sopimukset. Laki rajaa työaikapankkiin säästettävän ajan enintään 180 tuntiin vuodessa ja koko saldon enintään kuuden kuukauden työaikaa vastaavaan määrään. Ajantasainen säädösteksti: Työaikalaki (Finlex).
Jos jokin menee pieleen
Päivä on vahvistettu, mutta ylijäämä ei vielä näy aikapankissa. Siirto kirjataan vasta työpäivän hyväksynnässä. Tarkista myös, mille tilille ylijäämä on ohjattu.
Vapaa on hyväksytty, mutta toteutunut saldo ei pienentynyt. Hyväksytty vapaa varaa tunnit. Varsinainen vähennys syntyy, kun poissaolopäivää vastaava työpäivä hyväksytään.
Vapaata ei voi hyväksyä, vaikka tilillä näkyy tunteja. Osa tunneista voi olla varattu aiemmin hyväksyttyihin vapaisiin. Myös tilin alaraja tai loman ennakkoa koskeva asetus voi estää vapaan.
Siirto ylittää tilin rajan. Tarkista yläraja, vuosikatto ja ylivuodon käsittely. Ylimenevä osa voidaan ohjata toiselle tilille tai palkka-aineistoon.
Saldo näyttää virheelliseltä. Avaa tapahtumat tai Saldotiliote ja tarkista, mistä muutos muodostuu. Pyydä tarvittaessa pääkäyttäjää tekemään korjaus.