Tietosuojaseloste
Miten käsittelemme henkilötietoja Kelomossa ja markkinointisivustolla. Hankintaa varten on lisäksi saatavilla tietosuojaliite ja alikäsittelijälista.
Rekisterinpitäjä
Tohmoco Oy (Y-tunnus 3387948-8), Viipurinkatu 12 L 246, 00510 Helsinki. Tohmoco Oy tuottaa Kelomo-palvelua. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: info@tohmoco.fi.
Erillistä tietosuojavastaavaa (DPO) ei ole nimetty, ellei laki sitä edellytä.
Roolimme: käsittelijä vai rekisterinpitäjä
Asiakassovelluksessa käsittelemme työnantajan henkilöstön tietoja käsittelijänä työnantajan (rekisterinpitäjän) lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti. Tällöin sovelletaan asiakkaan kanssa solmittua tietojenkäsittelysopimusta (DPA).
Asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja markkinointisivuston kävijöiden osalta toimimme itse rekisterinpitäjänä sopimuksen hallintaa, viestintää ja palvelun kehittämistä varten.
Mitä tietoja käsittelemme ja millä perusteella
Asiakassovelluksessa käsiteltäviä tietoja ovat mm. yksilöinti- ja yhteystiedot, työsuhde- ja työaikatiedot, vuorot, poissaolot sekä palkka- ja korvaustiedot – sekä, jos kyseiset toiminnot otetaan käyttöön, leimaus- ja sijaintitiedot. Käsittelyn oikeusperusteesta vastaa työnantaja rekisterinpitäjänä.
Omassa roolissamme rekisterinpitäjänä käsittelemme yhteyshenkilöiden tietoja sopimuksen täytäntöönpanon (GDPR 6.1 b), lakisääteisten velvoitteiden kuten kirjanpidon (6.1 c) ja oikeutetun edun (6.1 f, esim. palvelun tietoturva ja asiakasviestintä) perusteella.
Säilytys ja sijainti
Palvelun tiedot säilytetään Suomessa (tietokanta ja sovellusinfrastruktuuri Hetznerin Helsingin konesalissa). Osa alikäsittelijöistä – maksunvälitys ja valinnaiset tekoälytoiminnot – voi käsitellä tietoja EU/ETA:n ulkopuolella, jolloin siirto suojataan komission vakiosopimuslausekkeilla (SCC).
Säilytysajat määräytyvät käyttötarkoituksen ja lainsäädännön mukaan: yhteyshenkilöiden tiedot sopimuksen ajan ja enintään 24 kuukautta sen päättymisestä, kirjanpitoaineisto kirjanpitolain mukaisesti. Asiakkaan henkilöstön tiedot palautetaan tai poistetaan DPA:n mukaisesti sopimuksen päättyessä, pakottavat säilytysvelvoitteet (esim. työaikakirjanpito) huomioiden.
Alikäsittelijät ja luovutukset
Käytämme palvelun tuottamiseen alikäsittelijöitä (mm. tietokanta- ja palvelininfrastruktuuri, maksunvälitys sekä ilmoitusten lähetys). Emme myy henkilötietoja. Ajantasainen alikäsittelijälista sekä tietojenkäsittelysopimus (DPA) toimitetaan hankinnan yhteydessä.
Evästeet
Käytämme vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä emmekä kolmannen osapuolen mainos- tai seurantaevästeitä. Lue lisää evästekäytännöstä.
Oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, pyytää oikaisua, poistoa tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä ja siirtää tiedot. Asiakassovelluksen osalta pyynnöt ohjataan ensisijaisesti työnantajalle rekisterinpitäjänä, ja avustamme tätä DPA:n mukaisesti. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).
Tilin ja tietojen poistoa koskevat vaiheet, säilytysajat ja pyyntötavat on kuvattu omalla sivullaan.
Haluatko poistaa tilisi ja tietosi?
Kelomo-tili on työnantajan hallinnoima. Katso, miten poistoa pyydetään, mitä poistuu ja mitä työaikakirjanpidosta on säilytettävä lain mukaan.