Tietosuojaseloste
Miten käsittelemme henkilötietoja Kelomossa ja markkinointisivustolla. Hankintaa varten on lisäksi saatavilla tietosuojaliite ja alikäsittelijälista.
Rekisterinpitäjä
Päivitetty 11.9.2026.
Tohmoco Oy (Y-tunnus 3387948-8), Viipurinkatu 12 L 246, 00510 Helsinki. Tohmoco Oy tuottaa Kelomo-palvelua. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: info@tohmoco.fi.
Tietosuojavastaavaa ei ole nimetty.
Roolimme: käsittelijä vai rekisterinpitäjä
Asiakassovelluksessa käsittelemme työnantajan henkilöstön tietoja käsittelijänä työnantajan (rekisterinpitäjän) lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti. Tällöin sovelletaan asiakkaan kanssa solmittua tietojenkäsittelysopimusta (DPA).
Asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja markkinointisivuston kävijöiden osalta toimimme itse rekisterinpitäjänä sopimuksen hallintaa, viestintää ja palvelun kehittämistä varten.
Mitä tietoja käsittelemme ja millä perusteella
Asiakassovelluksessa käsiteltäviä tietoja ovat mm. yksilöinti- ja yhteystiedot, työsuhde- ja työaikatiedot, vuorot, poissaolot sekä palkka- ja korvaustiedot – sekä, jos kyseiset toiminnot otetaan käyttöön, leimaus- ja sijaintitiedot. Käsittelyn oikeusperusteesta vastaa työnantaja rekisterinpitäjänä.
Omassa roolissamme rekisterinpitäjänä käsittelemme yhteyshenkilöiden tietoja sopimuksen täytäntöönpanon (GDPR 6.1 b), lakisääteisten velvoitteiden kuten kirjanpidon (6.1 c) ja oikeutetun edun (6.1 f, esim. palvelun tietoturva ja asiakasviestintä) perusteella.
Säilytys ja sijainti
Palvelun tiedot säilytetään Suomessa (tietokanta ja sovellusinfrastruktuuri Hetznerin Helsingin konesalissa). Osa alikäsittelijöistä – maksunvälitys ja valinnaiset tekoälytoiminnot – voi käsitellä tietoja EU/ETA:n ulkopuolella, jolloin siirto suojataan komission vakiosopimuslausekkeilla (SCC).
Säilytysajat määräytyvät käyttötarkoituksen ja lainsäädännön mukaan: yhteyshenkilöiden tiedot sopimuksen ajan ja enintään 24 kuukautta sen päättymisestä, kirjanpitoaineisto kirjanpitolain mukaisesti. Asiakkaan henkilöstön tiedot palautetaan tai poistetaan DPA:n mukaisesti sopimuksen päättyessä, pakottavat säilytysvelvoitteet (esim. työaikakirjanpito) huomioiden.
Alikäsittelijät ja luovutukset
Käytämme palvelun tuottamiseen alikäsittelijöitä (mm. tietokanta- ja palvelininfrastruktuuri, maksunvälitys sekä ilmoitusten lähetys). Emme myy henkilötietoja. Ajantasainen alikäsittelijälista ja tietojenkäsittelysopimus (DPA) ovat luettavissa alla.
Microsoft- ja Google-tilit: kirjautuminen ja yhteydet
Voit kirjautua Kelomoon Microsoft- tai Google-tililläsi ja yhdistää Microsoft 365- tai Google-kalenterisi työpäivän ehdotusta varten. Myyjä voi lisäksi yhdistää oman Microsoft 365 -postilaatikkonsa asiakasviestintää varten. Jokainen yhteys on erillinen: annat kullekin oman luvan tunnistautumispalvelussa, ja voit perua sen omissa asetuksissasi.
Kirjautumisessa pyydämme Microsoftilta tai Googlelta oikeuden nähdä tilisi perusprofiilin: nimen, sähköpostiosoitteen ja tilin tunnisteen. Tallennamme tilin pysyvän tunnisteen, sähköpostiosoitteen, tilin organisaatiotunnisteen, tiedon siitä, vahvistiko palvelu osoitteen, sekä liitoksen ajan ja viimeisimmän käytön. Nimeäsi näytämme vain liitoksen vahvistuksessa, ja profiilikuvasi jää tunnistautumispalveluun. Käytämme näitä tietoja yksinomaan kirjautumiseen ja Kelomo-tilisi tunnistamiseen. Tunnistautumispalvelu näkee, että kirjauduit Kelomoon, ja soveltaa omia käytäntöjään, kuten monivaiheista tunnistautumista.
Kalenteriyhteys lukee kalenteristasi tapahtumien ajankohdat, kestot ja tyypin työpäivän ehdotusta varten. Tallennamme vain ajankohdat. Otsikot, kuvaukset, sijainnit ja osallistujat jäävät kalenteriin, ja yksityiseksi merkityt tapahtumat ohitetaan. Jos otat matkaehdotuksen kohdemaavihjeen käyttöön, tapahtuman otsikosta päätellään maakoodi, joka tallennetaan ilman otsikkoa. Yhteyden valtuutus säilytetään salattuna Suomessa. Kun katkaiset yhteyden, valtuutus ja tallennetut ajankohdat poistetaan heti.
Microsoft 365 -sähköposti lukee Saapuneet- ja Lähetetyt-kansioiden muutokset. Tallennamme vain viestit, joiden lähettäjä tai vastaanottaja on organisaation CRM:n yhteyshenkilö tai liidi; muusta postista ei jää riviä. Katkaisu poistaa valtuutuksen heti. Jo kirjatut viestit ovat organisaation CRM-tietoa ja säilyvät sen sääntöjen mukaan.
Microsoft ja Google eivät ole Kelomon alikäsittelijöitä: käytämme sinun tai organisaatiosi omaa tiliä ja sopimusta niiden kanssa. Näistä yhteyksistä saatuja tietoja käytetään vain edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Niitä ei luovuteta kolmansille, käytetä mainontaan eikä tekoälymallien kouluttamiseen, ja Kelomon henkilöstö lukee niitä vain sinun pyynnöstäsi tukitilanteessa tai tietoturvasyistä. Kelomon Google-rajapinnoista saamien tietojen käyttö ja siirto muihin sovelluksiin noudattaa Googlen API Services User Data Policy -käytäntöä, mukaan lukien sen rajoitetun käytön (Limited Use) vaatimukset.
Suojaamme näistä yhteyksistä saatuja tietoja samoin kuin muuta palvelun tietoa. Siirto Googlen tai Microsoftin ja Kelomon välillä sekä selaimesi ja Kelomon välillä on TLS-salattua. Yhteyksien valtuutukset tallennetaan tietokantaan AES-256-GCM-salattuina avaimella, jota säilytetään tietokannasta erillään. Tietokanta sijaitsee Suomessa, ja kunkin organisaation tiedot on eristetty muista tietokannan rivitason käyttöoikeuksilla. Pääsy tuotantojärjestelmiin on rajattu nimetyille ylläpitäjille henkilökohtaisin tunnuksin, ja yhteyden avaaminen ja katkaiseminen kirjataan organisaation tapahtumalokiin. Kalenterista tallennetut ajankohdat poistetaan, kun katkaiset yhteyden, ja viimeistään kun organisaation sopimus päättyy.
Voit perua liitoksen tai yhteyden omissa asetuksissasi kohdissa Kirjautumistavat, Kalenteriyhteys ja Microsoft 365 -sähköposti. Voit perua Kelomon oikeudet myös suoraan tilisi hallinnasta: Google-tilillä osoitteessa myaccount.google.com/permissions ja Microsoft-tilillä tilin sovellusluvista. Kelomo huomaa perumisen seuraavalla käyttökerralla. Kirjautumisliitoksen poisto ei poista Kelomo-tiliäsi eikä työaikatietojasi; niitä koskevat edellä kuvatut säilytysajat.
Evästeet
Käytämme vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä emmekä kolmannen osapuolen mainos- tai seurantaevästeitä.
Oikeutesi
Sinulla on oikeus tarkastaa tietosi, pyytää oikaisua, poistoa tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä ja siirtää tiedot. Asiakassovelluksen osalta pyynnöt ohjataan ensisijaisesti työnantajalle rekisterinpitäjänä, ja avustamme tätä DPA:n mukaisesti. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).
Tilin ja tietojen poistoa koskevat vaiheet, säilytysajat ja pyyntötavat on kuvattu omalla sivullaan.
Haluatko poistaa tilisi ja tietosi?
Kelomo-tili on työnantajan hallinnoima. Katso, miten poistoa pyydetään, mitä poistuu ja mitä työaikakirjanpidosta on säilytettävä lain mukaan.