Radering av konto och uppgifter
Ett Kelomo-konto är ett arbetskonto som administreras av arbetsgivaren. Här ser du hur du begär radering, vad som raderas och vad som måste bevaras enligt lag.
Arbetsgivaren öppnar och stänger kontot
Kelomo är ett arbetsredskap som arbetsgivaren skaffat. Arbetsgivaren öppnar kontot som en del av anställningen och är personuppgiftsansvarig för de arbetstids-, pass- och personaluppgifter som behandlas i det; Kelomo (Tohmoco Oy) behandlar uppgifterna för arbetsgivarens räkning. Därför finns det ingen knapp i appen som raderar kontot och uppgifterna på stället: under anställningen har arbetsgivaren en lagstadgad skyldighet att föra arbetstidsbokföring, och en anställd kan inte ensidigt radera den.
Det den anställda kan göra är att lämna in en begäran om radering. Begäran registreras för arbetsgivarens huvudanvändare, och raderingen genomförs i den omfattning och enligt den tidtabell som lagen tillåter.
Så här begär du radering
- I appen: öppna dina egna inställningar och lämna in en begäran om radering av kontot. Begäran visas för din arbetsgivares huvudanvändare, och du ser i appen att den har lämnats in.
- Per e-post: info@tohmoco.fi. Vi förmedlar begäran till din arbetsgivare som personuppgiftsansvarig och bistår vid handläggningen.
- Direkt till din arbetsgivare: din chef, personaladministrationen eller löneräkningen. Arbetsgivaren beslutar om raderingen i egenskap av personuppgiftsansvarig.
Vad begäran leder till
Begäran registreras och visas för arbetsgivarens huvudanvändare. Åtkomsten kan stängas omedelbart — inloggningen blockeras och appen visar inte längre dina uppgifter — men själva raderingen av uppgifterna sker när anställningen upphör och enligt bevarandetiderna nedan.
Du behöver inte upprepa en begäran. Om du lämnar in en ny innan den föregående har handlagts uppstår ingen andra begäran: du ser samma öppna begäran.
Vad som raderas och när
Raderingen sker stegvis, en uppgiftsgrupp i taget, räknat från anställningens sista dag. Tiden börjar löpa när anställningen upphör, inte vid begäran — dessförinnan behövs uppgifterna för löneräkning, arbetstidsbokföring och skötseln av anställningen.
- Profil- och kontaktuppgifter (adress, telefon, närmast anhörig): 6 månader efter att anställningen upphört. Arbetsgivaren kan ställa in detta på 1–24 månader.
- Personaladministrativa anteckningar samt utvecklingssamtal, mål och bedömningar: 24 månader. Arbetsgivaren kan ställa in detta på 6–60 månader.
- Kopplingen mellan ditt namn och dina arbetstidsregistreringar: 24 månader. Detta är bevarandetiden för arbetstidsbokföring enligt 32 § i arbetstidslagen (872/2019) och den kan inte förkortas — varken av arbetsgivaren eller genom en begäran om radering.
- Anställningshandlingar såsom arbetsavtal, arbetsintyg och skriftliga utredningar om anställningsvillkoren: 120 månader, det vill säga 10 år. Inte heller denna tid kan förkortas.
Hur raderingen avslutas
När bevarandetiden för en uppgiftsgrupp har löpt ut raderar arbetsgivarens huvudanvändare uppgifterna i Kelomo. Sist bryts kopplingen mellan ditt namn och dina arbetstidsregistreringar: namn, e-post och övriga identifierande uppgifter raderas och registreringarna kvarstår anonyma (”Tidigare anställd”). Därefter går det inte att identifiera dig utifrån det som återstår, samtidigt som arbetstids- och bokföringsmaterialet förblir intakt så som lagen kräver.
Raderingen sker inte automatiskt i bakgrunden, utan huvudanvändaren bekräftar den. På så sätt avbryter en radering inte en löneräkning som pågår eller en bevarandetid som ännu löper.
Att avinstallera appen
Om du avinstallerar mobilappen loggas du ut och appens lokala cache tas bort, men ditt konto och uppgifterna i tjänsten raderas inte. Kontot och uppgifterna raderas alltid genom den begäran som beskrivs ovan.
Om du inte är nöjd
Du har rätt att kontrollera dina uppgifter, begära rättelse eller begränsning av behandlingen och att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannens byrå, tietosuoja.fi). Kontakt i dataskyddsfrågor: info@tohmoco.fi.