Radering av konto och uppgifter
Ett Kelomo-konto är ett arbetskonto som administreras av arbetsgivaren. Här ser du hur du begär radering, vad som raderas och vad som måste bevaras enligt lag.
Arbetsgivaren öppnar och stänger kontot
Kelomo är ett arbetsredskap som arbetsgivaren skaffat. Arbetsgivaren öppnar kontot som en del av anställningen och är personuppgiftsansvarig för de arbetstids-, pass- och personaluppgifter som behandlas i det; Kelomo (Tohmoco Oy) behandlar uppgifterna för arbetsgivarens räkning. Därför finns det ingen knapp i appen som raderar kontot och uppgifterna på stället: under anställningen har arbetsgivaren en lagstadgad skyldighet att föra arbetstidsbokföring, och en anställd kan inte ensidigt radera den.
Det den anställda kan göra är att lämna in en begäran om radering. Begäran registreras för arbetsgivarens huvudanvändare, och raderingen genomförs i den omfattning och enligt den tidtabell som lagen tillåter.
Så här begär du radering
- I appen: öppna dina egna inställningar och lämna in en begäran om radering av kontot. Begäran visas för din arbetsgivares huvudanvändare, och du ser i appen att den har lämnats in.
- Per e-post: info@tohmoco.fi. Vi förmedlar begäran till din arbetsgivare som personuppgiftsansvarig och bistår vid handläggningen.
- Direkt till din arbetsgivare: din chef, personaladministrationen eller löneadministrationen. Arbetsgivaren beslutar om raderingen i egenskap av personuppgiftsansvarig.
Vad begäran leder till
Begäran visas för arbetsgivarens administratör. Arbetsgivaren bedömer vilka uppgifter som kan raderas direkt och vilka som fortfarande behöver sparas. Att stänga åtkomsten förhindrar inloggning men raderar inte i sig uppgifterna.
Du behöver inte upprepa en begäran. Om du lämnar in en ny innan den föregående har handlagts uppstår ingen andra begäran: du ser samma öppna begäran.
Vad som raderas och när
Kelomos raderingsprocess efter anställningens slut använder tiderna nedan. De beskriver tjänstens inställningar, inte generella lagstadgade lagringstider för alla uppgifter. Arbetsgivaren ansvarar för att bedöma behovet och grunden för lagring av varje uppgift, även under anställningen. Eventuella längre lagringskrav eller pågående tvister måste beaktas före radering.
- Profil- och kontaktuppgifter (adress, telefon, närmast anhörig): 6 månader efter att anställningen upphört. Arbetsgivaren kan ställa in detta på 1–24 månader.
- Personaladministrativa anteckningar samt utvecklingssamtal, mål och bedömningar: 24 månader. Arbetsgivaren kan ställa in detta på 6–60 månader.
- Kopplingen mellan namn och arbetstidsposter: 24 månader från utgången av det kalenderår då anställningen upphörde (ATL 32 §) i tjänstens raderingsprocess; inställningen kan inte förkortas. Lagringsskyldigheten i arbetstidslagens 32 § följer talefristerna i 40 och 41 §. Huvudregeln är två år från slutet av det kalenderår då rätten till ersättning uppkom under pågående anställning, och två år från anställningens slut efter avslutad anställning.
- Anställningshandlingar: 120 månader, alltså 10 år, i tjänstens raderingsprocess; inställningen kan inte förkortas. Alla handlingar har dock inte samma lagstadgade lagringstid. Uppgifter om anställningens längd och arbetsuppgifter som behövs för ett arbetsintyg ska sparas i minst 10 år; behovet av att spara andra handlingar bedöms separat.
Hur raderingen avslutas
Administratören bekräftar radering av en datakategori när grunden för lagring har upphört. I det sista steget tas kopplingen mellan namn, e-post och andra direkta identifierare och arbetstidsposter bort. Enbart borttagning av namnet garanterar inte anonymitet: även fritext, bilagor och möjligheten att kombinera uppgifter måste bedömas. Om personen fortfarande kan identifieras är det kvarvarande materialet personuppgifter.
Raderingen sker inte automatiskt i bakgrunden, utan huvudanvändaren bekräftar den. På så sätt avbryter en radering inte en löneräkning som pågår eller en bevarandetid som ännu löper.
Att avinstallera appen
Om du avinstallerar mobilappen loggas du ut och appens lokala cache tas bort, men ditt konto och uppgifterna i tjänsten raderas inte. Kontot och uppgifterna raderas alltid genom den begäran som beskrivs ovan.
Om du inte är nöjd
Du har rätt att kontrollera dina uppgifter, begära rättelse eller begränsning av behandlingen och att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (dataombudsmannens byrå, tietosuoja.fi). Kontakt i dataskyddsfrågor: info@tohmoco.fi.