Att välja system för arbetstidsuppföljning – checklista för köparen

I korthet

• 32 § i arbetstidslagen kräver att de utförda timmarna skiljs åt efter slag: ordinarie arbetstid, mertid, övertid, nödarbete och söndagsarbete samt de ersättningar som betalats för dem.
• En enskild arbetstagares arbetstidsbokföring ska gå att få ut för en vald period i läsbar form utan hjälp av leverantören.
• Vid flextid får ackumuleringen när uppföljningsperioden går ut vara högst 60 timmars överskridning och 20 timmars underskridning.
• Löneunderlagets format och arbetsfördelningen med lönesystemet reds ut med namnet på det egna lönesystemet redan i jämförelseskedet.

Upphandlingen av arbetstidsuppföljning avgörs sällan av om systemet kan räkna ihop timmarna. Den avgörs av om registreringarna bildar en arbetstidsbokföring enligt 32 § i arbetstidslagen, av om arbetstagarna registrerar sina dagar utan påminnelser och av om löneadministratören får timmarna i den form som lönesystemet läser. De här tre sakerna lönar det sig att reda ut innan man jämför funktionstabeller.

Ladda ner Excel-mallen för tre leverantörer. Anteckna provresultat och frågor till nästa möte. Mallen presenteras i slutet av guiden.

Valet av registreringssätt behandlas i jämförelsen av stämpling, egen registrering och kalenderförslag. Inför provet av löneanslutningen går ni igenom fält och avstämning med löneräknaren. Då provar ni det arbete som systemet senare ska användas till.

Ibruktagandets omfattning avgör hur många krav som behövs

Samma upphandling betyder två mycket olika projekt beroende på hur mycket av arbetstidsmodellen som flyttas in i systemet.

Vid ett begränsat införande börjar ni med registrering, godkännande och överföring till löneberäkningen. Beräkningen av tillägg och ersättningar kan fortsätta i lönesystemet. Tidsplanen för införandet beror bland annat på dataöverföring, arbetstidsregler och integrationer.

Hela arbetstidsmodellen betyder att systemet känner till den ordinarie arbetstidens längd och förläggning, flexgränserna, arbetstidsbankens regler, frånvarotyperna och kollektivavtalets tillägg, och räknar ut saldon och ersättningar av dem. Det här är ett projekt som omfattar en förändring av arbetssätten: vem registrerar, när godkänns det, vad görs med en försenad registrering. Programvaran är där en mindre del av arbetet än överenskommelserna.

Båda utgångspunkterna duger, så länge valet är medvetet. Om du börjar avgränsat, fråga leverantören redan i upphandlingsskedet vad en utvidgning senare kräver: handlar det om inställningar i samma system eller om en ny upphandling, och följer den ackumulerade historiken med.

Lagenlighet: vad bokföringen ska visa

Enligt 32 § i arbetstidslagen ska arbetsgivaren per arbetstagare bokföra de utförda arbetstimmarna och de ersättningar som betalats för dem. Det finns två sätt att bokföra: antingen arbetstimmarna under ordinarie arbetstid, mertids-, övertids-, nödarbets- och söndagsarbetstimmarna samt de ersättningar som betalats för dem, eller alla utförda arbetstimmar samt separat övertids-, nödarbets- och söndagsarbetstimmarna och de förhöjda delar som betalats för dem. I båda fallen ska timmarna skiljas åt efter slag. Ett system som ger dagen ett enda tal lämnar arbetet halvfärdigt.

Enligt samma paragraf har arbetstagaren på begäran rätt att få en skriftlig utredning om de anteckningar som gäller hen i arbetsskiftsförteckningarna och i arbetstidsbokföringen, och arbetsgivaren ska på begäran lämna en kopia av arbetstidsbokföringen till arbetarskyddsmyndigheten och till den förtroendeman som företräder arbetstagaren. Det praktiska kravet är alltså enkelt: en enskild persons bokföring ska gå att få ut för en vald period i läsbar form utan hjälp av leverantören.

Arbetstidsbokföringen ska förvaras till dess att tiden för väckande av talan går ut (32 §): medan anställningen pågår två år från utgången av det kalenderår då rätten till ersättning uppkom, och efter att anställningen upphört två år från upphörandet (40 §).

Fråga leverantören vad som händer med materialet när arbetstagarens anställning upphör och när avtalet med leverantören upphör. Förvaringsskyldigheten ligger hos arbetsgivaren oberoende av vems server uppgifterna finns på.

30 § i arbetstidslagen kräver en arbetsskiftsförteckning för varje arbetsplats – i vardagligt tal en arbetsturlista – av vilken det framgår när arbetstagarens ordinarie arbetstid börjar och slutar samt tidpunkterna för rasterna. Förteckningen ska skriftligen delges arbetstagarna senast en vecka innan perioden börjar, och därefter får den ändras bara med arbetstagarens samtycke eller av vägande skäl som hänför sig till arbetsarrangemangen. Av systemet kräver detta tre saker: utkastet skiljer sig från det publicerade, publiceringstidpunkten sparas, och en ändring efter publiceringen lämnar spår. I arbete där den ordinarie arbetstidens förläggning inte varierar eller där flextid eller flexibel arbetstid tillämpas får förteckningen ges tills vidare, och ett avtal om flextid ersätter arbetsskiftsförteckningen när de principer som tillämpas på arbetstidens förläggning framgår av avtalet. För brott mot skyldigheten att göra upp en arbetsskiftsförteckning ska arbetsgivaren eller dennes företrädare enligt 44 § dömas för arbetstidsförseelse till böter.

Vid flextid sätter 12 § de gränser som systemet ska följa: flextiden får vara högst fyra timmar per dygn, den ordinarie arbetstiden per vecka i genomsnitt högst 40 timmar under en uppföljningsperiod på fyra månader, och när perioden slutar får de ackumulerade överskridningarna vara högst 60 timmar och underskridningarna högst 20 timmar. I arbetstidsbanken kommer gränserna från 14 §: saldot får under ett kalenderår inte växa med mer än 180 timmar och det totala saldot får inte överstiga ett belopp som motsvarar sex månaders arbetstid, och från flextid får högst 60 timmar överföras till banken under en uppföljningsperiod på fyra månader. När en arbetstidsbank har avtalats förpliktar 32 § att föra bok över de sparade posterna och över uttaget av dem som ledighet.

Kollektivavtalet lägger till sitt eget skikt: kvälls- och veckoslutstillägg, förhöjningsprocent och utjämningsperioder. 34 § i arbetstidslagen tillåter avvikelse genom kollektivavtal bland annat från ordinarie arbetstid, vilotider och arbetsskiftsförteckningen. Fråga leverantören uttryckligen om avtalet i din egen bransch: finns reglerna färdiga, byggs de vid ibruktagandet, och vem underhåller dem när avtalsperioden byts.

Arbetstagarens vardag avgör uppgifternas kvalitet

Prova registreringen med verkliga arbetsdagar och de enheter personalen använder. Kontrollera också hur ändringar, raster och arbete för olika kunder registreras. En presentation visar inte ensam hur systemet passar er vardag.

Bedöm om olika personalgrupper behöver stämpling, registrering i efterhand eller båda. Kontrollera omfattningen av mobil- och offlineanvändning samt hur medarbetaren ser sina timmar, saldon och ledigheter.

Gemensam hantering av frånvaro och timmar underlättar kontrollen. Testa också frånvaro under en del av dagen, exempelvis ett tvåtimmars läkarbesök. Kontrollera hur pauser registreras eller dras av och hur det faktiska utfallet visas. Ett automatiskt rastavdrag ersätter inte kontroll av vad som faktiskt hänt.

Chefens arbete: godkännande, saldon och korrigeringar i efterhand

Chefens vy avgör om löneperioden blir klar i tid. En fråga säger mer än en funktionslista: ser chefen från ett enda ställe vem som saknar registrering eller godkännande, eller måste hen gå igenom personerna en och en.

Korrigeringarna är det andra stället där systemen skiljer sig åt. Att korrigera en godkänd dag är vanligt varje period: en sjukledighet framgår i efterhand, timtypen är fel, övertiden var avtalad på annat sätt. Fråga hur en godkänd dag eller en dag som redan förts till lönen korrigeras, om den ursprungliga anteckningen syns kvar och vem som ser vem som gjort korrigeringen. Svaret berättar samtidigt om bokföringen håller för en granskning: en timme som ändras obemärkt i efterhand gör hela materialet tvivelaktigt.

Den tredje frågan gäller att agera för någon annans räkning. Chefen eller huvudanvändaren behöver rätt att registrera en frånvaro för arbetstagarens räkning, och detta ska lämna ett spår i loggen så att händelsen går att reda ut i efterhand.

Uppgifterna ut: löneunderlag, rapporter och gränssnitt

Kontrollera med namnet på ert lönesystem hur underlaget överförs och vad mottagaren behöver. Be om ett exempel och testa importen med löneadministrationen. CSV kan fungera väl när kolumner och löneslag motsvarar mottagarens krav.

Den andra avgörande frågan är arbetsfördelningen: räknar systemet ut tillägg och övertid färdigt till lönehändelser, eller levererar det timmarna så att lönesystemet räknar ut dem själv. Båda modellerna fungerar, men de leder till olika ibruktaganden. I den första byggs kollektivavtalets regler in i arbetstidsuppföljningen, i den andra stannar de i lönesystemet och arbetstidsuppföljningen ska producera timmarna tillräckligt noggrant specificerade.

Överföringen avbryts ibland mitt i, och då avgör möjligheten att köra om den: samma sats ska ge samma material när den körs på nytt, och systemet ska tala om vilka dagar som redan kommit fram. Utan detta kontrollerar löneadministratören samma period två gånger för hand.

Kom överens redan i upphandlingsskedet om hur du får ut dina uppgifter. Då är förhandlingsläget som bäst. Fråga i vilken form du får ut alla timmar, frånvaron och saldon, inom vilken tid och genom vems arbete. Svaret berättar samtidigt vilka alternativ du har om tre år.

Av rapporterna behöver du minst två: den lagstadgade arbetstidsbokföringen för en vald period för en enskild person och en saldorapport som visar saldona per period. Ett gränssnitt behövs om timmarna också går till fakturering eller rapportering; fråga då vad man får ut genom gränssnittet och vad man får in.

Dataskydd och avtal

Arbetstidsuppgifterna tillhör arbetsgivaren, men de är samtidigt personuppgifter. Arbetsgivaren är personuppgiftsansvarig för dem och systemleverantören personuppgiftsbiträde, så om behandlingen ska det upprättas ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal enligt dataskyddsförordningen.

Fråga i vilket land uppgifterna finns, vilka underbiträdena är och var de verkar, och om personuppgiftsbiträdesavtalet finns färdigt eller förhandlas separat.

Ta reda på hur begäranden om radering hanteras under och efter förvaringstiden. Arbetstidsbokföringen ska förbli arbetstagarspecifik så länge lagen kräver det. Att byta identifierare gör inte i sig uppgifterna anonyma.

Om systemet samlar in platsuppgifter, passerkontrolluppgifter eller andra tekniska övervakningsuppgifter har ibruktagandet ett eget förfarande. Enligt 21 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet hör syftet med, ibruktagandet av och metoderna för sådan övervakning av arbetstagarna som genomförs med tekniska metoder till den dialog som avses i samarbetslagen; i andra företag ska arbetsgivaren före beslutsfattandet ge arbetstagarna eller deras företrädare tillfälle att bli hörda. Efter förfarandet ska arbetsgivaren bestämma ändamålet med och metoderna för övervakningen samt informera arbetstagarna om dem. Dialogen enligt samarbetslagen gäller företag där det regelbundet arbetar minst 20 arbetstagare; i företag med 20–49 arbetstagare förs den i den lättare form som anges i 7 a § i lagen. För valet betyder detta att ju mer systemet samlar in, desto mer förberedelser kräver ibruktagandet – välj en nivå som du kan motivera för arbetstagarna.

När det gäller avtalsvillkoren, fråga efter faktureringsenheten (användare, arbetstagare, enhet), minimidebiteringen, priset för ibruktagandet, avtalsperioden och uppsägningstiden samt hur priset ändras mitt i perioden när antalet personer stiger eller sjunker. En offentlig prislista är det snabbaste sättet att jämföra; om priset ges bara som offert, be om den skriftligt med samma antal personer av alla leverantörer.

Exempel: test av flexsaldots ackumulering under testperioden

Ett enda fall avslöjar saldologiken noggrannare än en demonstration. Ge leverantören en arbetstagare som har flextid och en uppföljningsperiod på fyra månader, och be dem visa vad systemet gör när saldot växer.

Testa också hur underskridanden hanteras. Kontrollera hur systemet visar minussaldo, varnar när den avtalade gränsen närmar sig och hanterar uppföljningsperiodens slut.

De vanligaste misstagen i valet

Systemet bedöms med allmänna exempel, inte med egna data. Demonstrationen visar en vanlig dag. Ta med din egen organisations svåraste fall i testet: nattskift, partiell frånvaro, en arbetstidsmodell som bytts mitt i perioden, en retroaktiv sjukledighet.

Registreringen granskas mer än utmatningen. Löneunderlagets format och rapporterna kontrolleras ofta först vid ibruktagandet, trots att det är just de som är orsaken till upphandlingen. Be att få se en riktig materialfil för ditt eget lönesystem redan i jämförelseskedet.

Kravlistan skrivs enligt det nuvarande systemet. När kraven kopieras från det nuvarande verktygets fält blir resultatet samma system med ett nytt namn. Skriv kraven utifrån vad lagen, löneräkningen och chefen ska få till stånd.

Arbetstagarens vardag blir omätt. Valet görs ur huvudanvändarens vy, trots att uppgifternas kvalitet uppstår i arbetstagarens telefon. Ge testet till fem arbetstagare i två veckor och fråga dem hur många gånger registreringen blev ogjord.

Checklista

Lagenlighet

• Skiljs timmarna åt efter slag så att timmarna för ordinarie arbetstid, mertid, övertid, nödarbete och söndagsarbete syns separat (32 §)?
• Går en enskild arbetstagares arbetstidsbokföring att få ut för en vald period i läsbar form för arbetstagarens begäran och för en arbetarskyddsinspektion?
• Bevaras materialet den tid som krävs också efter att anställningen och leverantörsavtalet upphört, och i vilken form?
• Uppstår det en arbetsskiftsförteckning av vilken framgår när den ordinarie arbetstiden börjar och slutar samt tidpunkterna för rasterna, och sparas publiceringstidpunkten (30 §)?
• Följs flextidens och arbetstidsbankens gränser under perioden, inte först när den slutar (12 § och 14 §)?
• Hur genomförs tilläggen och förhöjningarna i din egen branschs kollektivavtal: som färdiga regler, byggda vid ibruktagandet eller som handarbete?

Arbetstagarens vardag

• Lyckas registreringen av dagen på telefonen, och vad händer när det inte finns nät?
• Kan samma organisation använda både stämpling och registrering i efterhand för olika personalgrupper?
• Ser arbetstagaren sitt eget saldo, sin övertid och sina ledigheter utan att chefen förmedlar dem?
• Hur registreras en partiell frånvaro och rasterna, och hur påverkar de dagens timmar?
• Hur många steg kräver registreringen av en vanlig arbetsdag? Mät talet under testperioden.

Chefens arbete

• Ser chefen från en enda vy vem som saknar registrering eller godkännande?
• Går det att returnera ett godkännande med motivering, och får arbetstagaren information om det?
• Hur korrigeras en godkänd dag eller en dag som förts till lönen, och syns den ursprungliga anteckningen kvar?
• Vem får registrera för någon annans räkning och var sparas det?

Uppgifterna ut

• I vilken form överförs materialet till det lönesystem du namnger: som direkt överföring, som fil eller som e-post till bokföringsbyrån?
• Räknar systemet ut tillägg och övertid färdigt eller levererar det timmarna för lönesystemet att räkna?
• Ger samma sats samma material när den körs på nytt, och vad händer om samma period skickas två gånger?
• Vilka rapporter och gränssnitt finns färdiga per period, person och team, och vad kräver användningen av dem?
• Får du ut alla timmar, frånvaron och saldon i maskinläsbar form när avtalet upphör, inom vilken tid och genom vems arbete?

Dataskydd och avtal

• I vilket land finns uppgifterna och vilka är underbiträdena?
• Finns personuppgiftsbiträdesavtalet färdigt, och hur förenas en raderingsbegäran och förvaringsskyldigheten?
• Vilka plats- eller övervakningsuppgifter samlas in, går nivån att välja, och vad kräver ibruktagandet enligt 21 §?
• Är priset offentligt, vilken är faktureringsenheten, finns det en minimidebitering och vilken är avtalsperioden och uppsägningstiden?