Införande av arbetstidsuppföljning: modell, ansvar och tidtabell

Innan ny arbetstidsuppföljning tas i bruk behöver arbetstidsmodeller, saldogränser, godkännanden och löneunderlag bestämmas. En avgränsad start kan gå snabbt. Ett bredare införande beror på personal, integrationer och hur mycket arbetsrutinerna ändras.

Jämförelsen av registreringssätt och checklistan för provöverföring till löneräkningen hjälper när piloten planeras.

Omfattningen avgör hur många beslut som behövs

Omfattningen är värd att välja först, eftersom den avgör både antalet beslut och vilka som behövs vid bordet. Tre vanliga omfattningar:

Den första omfattningen är en avgränsad start där praxis förblir densamma och bara registreringssättet byts. Den tredje är ett projekt där också sättet att arbeta ändras: hur övertid uppstår, längs vilken väg frånvaro anmäls och löneperiodens tidtabell. Den mest omfattande formen kräver upprepad kommunikation och en pilotfas där praxis prövas med ett team.

Innehållet i arbetstidsbokföringen är detsamma i alla tre. Enligt 32 § i arbetstidslagen ska arbetsgivaren per arbetstagare bokföra de utförda arbetstimmarna och de ersättningar som betalats för dem, och i bokföringen antecknas antingen den ordinarie arbetstidens arbetstimmar, mertids-, övertids-, nödarbets- och söndagsarbetstimmarna samt de ersättningar som betalats för dem eller alla utförda arbetstimmar samt separat övertids-, nödarbets- och söndagsarbetstimmarna och förhöjningsdelarna för dem. Vilketdera sättet som väljs är införandets första beslut: det avgör vad som måste skiljas åt redan i registreringsskedet.

Beslut som måste fattas före den första registreringen

• Arbetstidsmodellerna och den dag de träder i kraft. Varje arbetstagare ska ha en modell som anger dagens och veckans ordinarie arbetstid. Om det finns flera modeller (kontor, skiftarbete, deltid) avgörs också vem som hör till vilken och från och med vilken dag.
• Timtyper och dagtyper. En kort lista räcker till en början: arbete, distansarbete, resor, utbildning och frånvaro. Slagen skapas enligt vad löneräkningen skiljer ut som egna rader.
• Flexgränserna. Om flextid avtalar arbetsgivaren och arbetstagaren (12 § i arbetstidslagen), och det som ska avtalas är åtminstone den sammanhängande fasta arbetstiden, den dygnsvisa flexgränsen och flextidens placering, vilotidernas placering samt den maximala ackumuleringen av överskridningar och underskridningar. Flextiden är högst fyra timmar. När uppföljningsperioden går ut får ackumuleringen av överskridningar vara högst 60 timmar och underskridningarna högst 20 timmar, och den ordinarie veckoarbetstiden får vara i genomsnitt högst 40 timmar under en uppföljningsperiod på fyra månader.
• Frånvaroslagen och anmälningsvägen. Vem antecknar sjukfrånvaron: arbetstagaren själv, chefen eller HR. Det här är det vanligaste stället där gammal och ny praxis blir kvar sida vid sida.
• Godkännandekedjan och den utsatta dagen. Vem godkänner vems timmar, vilken dag perioden senast är godkänd och vem godkänner chefens egen tid.
• Löneperioden och brytdagen. Från och med vilken dag det nya systemet producerar löneunderlaget och vilken period som ännu körs på det gamla sättet.
• Arbetstidsbanken, om en sådan tas i bruk. Enligt 14 § i arbetstidslagen avtalas ibruktagandet av en arbetstidsbank skriftligt mellan arbetsgivaren och förtroendemannen eller någon annan representant för arbetstagarna eller personalen, och i avtalet ska åtminstone avtalas om de poster som överförs, sparandegränserna, bankens upphörande och principerna för hur ledigheten tas ut. Ackumuleringen får växa med högst 180 timmar under ett kalenderår, och den totala ackumuleringen får motsvara högst sex månaders arbetstid. Avtalet görs före ibruktagandet, eftersom det avgör vad som över huvud taget samlas in i systemet.
• Arbetsskiftsförteckningen, om arbetstidens placering varierar. 30 § i arbetstidslagen förutsätter en arbetsskiftsförteckning (i vardagligt tal en arbetsturlista) för varje arbetsplats, av vilken det framgår när den ordinarie arbetstiden börjar och slutar samt tidpunkterna för rasterna, och den ska skriftligen delges arbetstagarna senast en vecka innan perioden börjar. Vid genomsnittlig arbetstid görs dessutom ett utjämningsschema enligt 29 §, av vilket varje veckas ordinarie arbetstid framgår.

Utöver lagen ligger kollektivavtalet till grund för besluten. Enligt 34 § i arbetstidslagen får man genom ett riksomfattande kollektivavtal avtala annat om bland annat den ordinarie arbetstiden, flextidens gränser och uppföljningsperioden, övertidsersättningarna, vilotiderna och arbetsskiftsförteckningen, och ett allmänt bindande avtal följs också i ett oorganiserat företag. Ta reda på bestämmelserna i avtalet för din egen bransch innan arbetstidsmodellerna och flexgränserna förs in i inställningarna.

Flextid är ett avtal, inte en systeminställning. Att mata in flexens gränser i inställningarna ersätter inte avtalandet enligt 12 §. Om gränserna ändras i samband med införandet uppdateras avtalen samtidigt.

Ansvaren fördelas före starten

Utse en ansvarig som löser öppna frågor och håller införandets tidplan uppdaterad. Avtala med cheferna om tidsfrister och ersättare för godkännanden, så att den första löneperioden blir klar i tid.

Att höra och informera personalen före ibruktagandet

Syftet med sådan övervakning av arbetstagarna som genomförs med tekniska metoder, ibruktagandet av övervakningen och de metoder som används i den hör enligt 21 § i lagen om integritetsskydd i arbetslivet till den dialog som avses i samarbetslagen. Dialogen enligt samarbetslagen gäller företag där det regelbundet arbetar minst 20 arbetstagare; i företag med 20–49 arbetstagare förs den i den lättare form som anges i 7 a § i lagen. I mindre företag ska arbetsgivaren före beslutsfattandet ge arbetstagarna eller deras representanter tillfälle att bli hörda i samma frågor.

Efter förfarandet ska arbetsgivaren enligt 21 § bestämma ändamålet med övervakningen och de metoder som används samt informera arbetstagarna om övervakningens syfte, ibruktagande och metoder. I införandets tidtabell betyder det två separata händelser: hörandet före beslutet och informationen efter beslutet. Tidpunkten och deltagarna för båda är värda att anteckna.

Arbetstagaren får veta tre saker, och de är värda att skriva in i samma meddelande:

1. Vad som samlas in. Arbetstidens början och slut, rasterna, timtypen och frånvaron; i stämplingsenheten också stämplingens plats och tidpunkt.
2. Vem som ser vad. Den egna chefen, HR och löneräkningen ser timmarna; en arbetskamrat ser inte någon annans poster. Enligt 32 § i arbetstidslagen har arbetstagaren på begäran rätt att få en skriftlig utredning om de anteckningar i arbetsskiftsförteckningarna och arbetstidsbokföringen som gäller hen, och arbetsgivaren ska på begäran lämna en kopia av arbetstidsbokföringen till arbetarskyddsmyndigheten och till den förtroendeman, det förtroendeombud eller den andra representant som företräder arbetstagaren.
3. Hur ett fel rättas. Till vem det anmäls, inom vilken tid rättelsen görs och vad som händer med en period som redan godkänts.

Ge medarbetarna utrymme att fråga och prova. Gå igenom hur uppgifterna används, hur den egna arbetstiden kontrolleras och var det finns hjälp. Återkopplingen visar också om den valda registreringen är besvärlig i vardagen.

Stäm av saldon och bevara tidigare uppgifter

Det finns tre poster som flyttas över: flexsaldona, semesterintjäningen och ackumuleringen i en eventuell arbetstidsbank. Alla får samma brytdag, och saldot räknas utifrån läget den dagen.

Ge varje arbetstagare möjlighet att kontrollera sina ingående saldon och anmäla avvikelser. Dokumentera rättelsernas grund och koppling till tidigare uppföljning. Saldona är timmar och dagar; ett minussaldo är inte i sig en penningskuld.

Tidigare arbetstidsbokföring kan flyttas till det nya systemet eller bevaras i ett separat läsbart arkiv. Säkerställ att innehållet, specifikationen per arbetstagare och rättelsernas spårbarhet bevaras. Lagringsskyldigheten fortsätter oberoende av system. Spara materialet innan det gamla tjänsteavtalet upphör.

Det innevarande årets utfallna timmar flyttas över när beräkningen behöver dem: utjämningsperioden för genomsnittlig arbetstid och arbetstidsbankens årsackumulering är sådana fall. I övriga fall räcker saldot på brytdagen.

Exempel på ett införande på fyra veckor

Nedan visas ett möjligt upplägg. Anpassa stegen till löneperioden och avsätt mer tid för import, integrationer och pilotanvändning vid ett större införande. Gå vidare först när resultaten från föregående steg har kontrollerats.

Pilotveckan är värd att hålla kvar i tidtabellen också när det är bråttom. Ett teams vecka avslöjar saknade timtyper och felaktiga arbetstidsmodeller billigare än hela personalens vecka, och pilotgruppens medlemmar handleder sina egna team under den tredje veckan.

Fiktivt exempel: ett företag med 25 anställda

Företaget har 18 kontorsanställda i flextid (37,5 h i veckan, fast arbetstid kl. 9–14) och 7 montörer vars arbetstid varierar och för vilka en arbetsskiftsförteckning görs upp. Införandets omfattning är den andra nivån: registrering, saldon, frånvaro och godkännande. Löneräkningen sköts av en bokföringsbyrå, löneperioden är en kalendermånad och materialets utsatta dag är den 3:e i månaden.

I den fiktiva jämförelsen upptäcks tre saknade dagsregistreringar och två poster med fel frånvarotyp. Felen rättas före leverans av underlaget och instruktionen kompletteras.

Den första löneperioden körs parallellt med det gamla sättet

Beräkna den första periodens timmar både i det nya systemet och med den gamla metoden från samma underlag. Utred skillnaderna före löneutbetalning. Tidsbehovet beror på personalstyrkan och beräkningsreglerna. En skillnad kan bero på en saknad registrering, arbetstidsmodellen, frånvarotypen eller en regel i inställningarna.

Under den andra perioden avstår man från den parallella körningen, om den första periodens skillnader förklarades helt. Om någon skillnad blev öppen söks orsaken innan följande period räknas.

Checklista

Före den första löneperioden:

• Registreringssättet är valt. Arbetstidsbokföringen följer det ena av de två alternativen i 32 § i arbetstidslagen, och de poster som ska bokföras är namngivna.
• Varje arbetstagare har en gällande arbetstidsmodell för hela perioden, också de som börjat mitt i perioden.
• Flexgränserna är avtalade och uppföljningsperiodens längd samt ackumuleringarnas maximibelopp är inställda enligt det avtalade.
• Timtyperna och frånvaroslagen motsvarar löneräkningens slag och motsvarigheterna är kontrollerade med löneräknaren.
• Arbetsskiftsförteckningen är delgiven senast en vecka innan perioden börjar till dem vars arbetstid placeras varierande.
• Hörandet är hållet och antecknat före beslutet om ibruktagande, och meddelandet om övervakningens syfte och metoder är skickat.
• De ingående saldona är bokförda utifrån läget på brytdagen och varje arbetstagare har kontrollerat sitt eget.
• Avtalet om arbetstidsbanken är gjort skriftligt, om banken tas i bruk, och de poster som överförs och sparandegränserna är antecknade i det.
• Godkännandekedjan och den utsatta dagen är kända av cheferna, och en ersättare är utsedd med tanke på frånvaro.
• Den gamla arbetstidsbokföringen är tagen till vara för bevaringstiden i den form som den uppstått i.
• Materialet är bildat som en provkörning före den utsatta dagen och jämfört med en parallell beräkning för samma period.
• De öppna skillnaderna är förklarade och för var och en av dem vet man om den rättas i uppgifterna eller kräver ett beslut.