Työajanseurannan käyttöönotto: malli, vastuut ja aikataulu

Ennen uuden työajanseurannan aloittamista sovitaan työaikamallit, saldojen rajat, tuntien hyväksyntä ja palkanlaskentaan vietävät tiedot. Rajattu aloitus voi onnistua nopeasti. Laajemman käyttöönoton aikataulu riippuu henkilöstöstä, integraatioista ja siitä, kuinka paljon työkäytäntöjä muutetaan.

Pilotin suunnittelussa auttavat kirjaustapojen vertailu ja palkka-aineiston koesiirron tarkistuslista.

Laajuus ratkaisee, montako päätöstä tarvitaan

Käyttöönoton laajuus kannattaa valita ensin, koska se määrää sekä päätösten määrän että sen, keitä pöydän ääreen tarvitaan. Kolme tavallista laajuutta:

Ensimmäinen laajuus on rajattu aloitus, jossa käytännöt pysyvät ennallaan ja vain kirjaustapa vaihtuu. Kolmas on projekti, jossa muuttuvat myös työn tekemisen käytännöt: ylityön syntytapa, poissaolon ilmoitusreitti ja palkkakauden aikataulu. Laajin muoto vaatii toistuvaa viestintää ja pilottivaiheen, jossa käytännöt koetellaan yhdellä tiimillä.

Työaikakirjanpidon sisältö on sama kaikissa kolmessa. Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin, ja kirjanpitoon merkitään joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niiden korotusosat. Kumpi tapa valitaan, on käyttöönoton ensimmäinen päätös: se määrää, mitä tunneista on erotettava toisistaan jo kirjausvaiheessa.

Päätökset, jotka on tehtävä ennen ensimmäistä kirjausta

• Työaikamallit ja niiden voimaantulopäivä. Jokaiselle työntekijälle on oltava malli, joka kertoo päivän ja viikon säännöllisen työajan. Jos malleja on useita (toimisto, vuorotyö, osa-aikaiset), päätetään myös kuka kuuluu mihinkin ja mistä päivästä alkaen.
• Tuntilajit ja päivälajit. Lyhyt lista riittää alkuun: työ, etätyö, matkustus, koulutus ja poissaolot. Lajit perustetaan sen mukaan, mitä palkanlaskenta erottelee omiksi riveikseen.
• Liukuman rajat. Liukuvasta työajasta sopivat työnantaja ja työntekijä (työaikalain 12 §), ja sovittavia asioita ovat ainakin yhdenjaksoinen kiinteä työaika, vuorokautinen liukumaraja ja liukuma-ajan sijoittaminen, lepoaikojen sijoittaminen sekä ylitysten ja alitusten enimmäiskertymä. Liukuma-aika on enintään neljä tuntia. Seurantajakson päättyessä ylitysten kertymä saa olla enintään 60 tuntia ja alitusten määrä enintään 20 tuntia, ja viikoittainen säännöllinen työaika saa olla keskimäärin enintään 40 tuntia neljän kuukauden seurantajaksossa.
• Poissaololajit ja ilmoitusreitti. Kuka merkitsee sairauspoissaolon: työntekijä itse, esihenkilö vai HR. Tämä on tavallisin kohta, jossa vanha ja uusi käytäntö jäävät päällekkäin.
• Hyväksyntäketju ja määräpäivä. Kuka hyväksyy kenen tunnit, mihin päivään mennessä kausi on hyväksytty ja kuka hyväksyy esihenkilön oman ajan.
• Palkkakausi ja katkopäivä. Mistä päivästä uusi järjestelmä tuottaa palkka-aineiston ja mikä kausi ajetaan vielä vanhalla tavalla.
• Työaikapankki, jos sellainen otetaan käyttöön. Työaikalain 14 §:n mukaan työaikapankin käyttöönotosta sovitaan kirjallisesti työnantajan ja luottamusmiehen tai muun työntekijöiden edustajan taikka henkilöstön kanssa, ja sopimuksessa on sovittava ainakin siirrettävistä eristä, säästämisrajoista, pankin lakkaamisesta ja vapaan käyttämisen periaatteista. Kertymä saa kasvaa kalenterivuoden aikana enintään 180 tuntia, ja kokonaiskertymä saa vastata enintään kuuden kuukauden työaikaa. Sopimus tehdään ennen käyttöönottoa, koska se määrää mitä järjestelmään ylipäätään kerätään.
• Työvuoroluettelo, jos työajan sijoittelu vaihtelee. Työaikalain 30 § edellyttää jokaiselle työpaikalle työvuoroluetteloa (arjessa työvuorolista), josta käyvät ilmi säännöllisen työajan alkamisen ja päättymisen sekä taukojen ajankohdat, ja se on saatettava työntekijöiden tietoon kirjallisesti viimeistään viikkoa ennen jakson alkamista. Keskimääräisessä työajassa laaditaan lisäksi 29 §:n tasoittumissuunnitelma, josta ilmenee kunkin viikon säännöllinen työaika.

Päätösten pohjana on lain lisäksi työehtosopimus. Työaikalain 34 §:n mukaan valtakunnallisella työehtosopimuksella saadaan sopia toisin muun muassa säännöllisestä työajasta, liukuvan työajan rajoista ja seurantajaksosta, ylityökorvauksista, lepoajoista ja työvuoroluettelosta, ja yleissitovaa sopimusta noudatetaan myös järjestäytymättömässä yrityksessä. Selvitä oman alasi sopimuksen määräykset ennen kuin työaikamallit ja liukuman rajat viedään asetuksiin.

Liukuva työaika on sopimus, ei järjestelmäasetus. Liukuman rajojen syöttäminen asetuksiin ei korvaa 12 §:n mukaista sopimista. Jos rajat muuttuvat käyttöönoton yhteydessä, sopimukset päivitetään samalla.

Vastuut jaetaan ennen aloitusta

Nimeä käyttöönotolle vastuuhenkilö, joka ratkaisee avoimet kysymykset ja pitää aikataulun ajan tasalla. Esihenkilöiden kanssa sovitaan hyväksyntöjen määräpäivät ja sijaiset, jotta ensimmäinen palkkakausi valmistuu ajallaan.

Henkilöstön kuuleminen ja tiedottaminen ennen käyttöönottoa

Työntekijöihin kohdistuvan teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja siinä käytettävät menetelmät kuuluvat yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 21 §:n mukaan yhteistoimintalaissa tarkoitetun vuoropuhelun piiriin. Yhteistoimintalain vuoropuhelu koskee yrityksiä, joissa on säännöllisesti vähintään 20 työntekijää; 20–49 työntekijän yrityksissä se käydään lain 7 a §:n kevennetyssä muodossa. Tätä pienemmissä yrityksissä työnantajan on ennen päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluiksi samoista asioista.

Menettelyn jälkeen työnantajan on 21 §:n mukaan määriteltävä valvonnan käyttötarkoitus ja käytettävät menetelmät sekä tiedotettava työntekijöille valvonnan tarkoituksesta, käyttöönotosta ja menetelmistä. Käyttöönoton aikataulussa tämä tarkoittaa kahta erillistä tapahtumaa: kuuleminen ennen päätöstä ja tiedote päätöksen jälkeen. Kummankin ajankohta ja osallistujat kannattaa kirjata muistiin.

Työntekijälle kerrotaan kolme asiaa, ja ne kannattaa kirjoittaa samaan tiedotteeseen:

1. Mitä kerätään. Työajan alkamis- ja päättymisajat, tauot, tuntilaji ja poissaolot; leimauslaitteessa myös leimauksen paikka ja ajankohta.
2. Kuka näkee mitäkin. Oma esihenkilö, HR ja palkanlaskenta näkevät tunnit; työtoveri ei näe toisen merkintöjä. Työaikalain 32 §:n mukaan työntekijällä on pyynnöstään oikeus saada kirjallinen selvitys työvuoroluetteloiden ja työaikakirjanpidon häntä koskevista merkinnöistä, ja työnantajan on pyydettäessä toimitettava jäljennös työaikakirjanpidosta työsuojeluviranomaiselle ja työntekijää edustavalle luottamusmiehelle, luottamusvaltuutetulle tai muulle edustajalle.
3. Miten virhe korjataan. Kenelle ilmoitetaan, missä ajassa korjaus tehdään ja mitä tapahtuu jo hyväksytylle kaudelle.

Henkilöstölle pitää jäädä tilaa kysyä ja kokeilla. Käy läpi, mihin kerättyä tietoa käytetään, miten oma työaika tarkistetaan ja keneltä saa apua. Käyttöönoton palaute auttaa myös huomaamaan, jos sovittu kirjaustapa on arjessa hankala.

Täsmäytä saldot ja säilytä aiemmat tiedot

Siirrettäviä eriä on kolme: liukumasaldot, lomakertymät ja mahdollisen työaikapankin kertymä. Kaikille valitaan sama katkopäivä, ja saldo lasketaan sen päivän tilanteesta.

Anna jokaiselle työntekijälle mahdollisuus tarkistaa omat avaussaldonsa ja ilmoittaa poikkeamista. Korjausten peruste ja yhteys aiempaan seurantaan dokumentoidaan. Avaussaldot ovat tunti- ja päiväkertymiä; miinussaldo ei sellaisenaan tarkoita työntekijän rahavelkaa.

Vanha työaikakirjanpito voidaan siirtää uuteen järjestelmään tai säilyttää erillisenä luettavana arkistona. Varmista, että sisältö, työntekijäkohtainen erittely ja korjausten jäljitettävyys säilyvät eikä tietoa katoa järjestelmän vaihtuessa. Lakisääteinen säilytysvelvollisuus jatkuu järjestelmästä riippumatta. Ota tarvittava aineisto talteen ennen vanhan palvelusopimuksen päättymistä.

Kuluvan vuoden toteutuneet tunnit siirretään silloin, kun laskenta niitä tarvitsee: keskimääräisen työajan tasoittumisjakso ja työaikapankin vuosikertymä ovat tällaisia. Muissa tapauksissa katkopäivän saldo riittää.

Esimerkki neljän viikon käyttöönotosta

Alla on yksi mahdollinen etenemistapa. Sovita vaiheet palkkakauteen ja varaa laajassa käyttöönotossa enemmän aikaa tietojen tuontiin, integraatioihin ja kokeiluun. Seuraavaan vaiheeseen siirrytään vasta, kun edellisen tulokset on tarkistettu.

Pilottiviikko kannattaa pitää aikataulussa myös kiireessä. Yhden tiimin viikko paljastaa puuttuvat tuntilajit ja väärät työaikamallit halvemmalla kuin koko henkilöstön viikko, ja pilottiryhmän jäsenet neuvovat omia tiimejään kolmannella viikolla.

Kuvitteellinen esimerkki: 25 hengen yritys

Yrityksessä on 18 toimistotyöntekijää liukuvassa työajassa (37,5 h viikossa, kiinteä työaika klo 9–14) ja 7 asentajaa, joiden työaika vaihtelee ja joille laaditaan työvuoroluettelo. Käyttöönoton laajuus on toinen taso: kirjaus, saldot, poissaolot ja hyväksyntä. Palkanlaskenta on tilitoimistossa, palkkakausi on kalenterikuukausi ja aineiston määräpäivä on kuukauden 3. päivä.

Tässä kuvitteellisessa vertailussa havaitaan kolme puuttuvaa päiväkirjausta ja kaksi väärälle poissaololajille kirjattua merkintää. Virheet korjataan ennen aineiston lähetystä, ja kirjausohjetta täydennetään.

Ensimmäinen palkkakausi ajetaan rinnakkain vanhan tavan kanssa

Laske ensimmäisen kauden tunnit sekä uudessa järjestelmässä että vanhalla tavalla samoista lähtötiedoista. Selvitä erot ennen palkanmaksua. Vertailuun tarvittava aika riippuu henkilöstömäärästä ja laskentasäännöistä. Ero voi johtua puuttuvasta kirjauksesta, työaikamallista, poissaolon kohdistuksesta tai asetuksissa olevasta laskentasäännöstä.

Toisella kaudella rinnakkaisajosta luovutaan, jos ensimmäisen kauden erot selittyivät kokonaan. Jos jokin ero jäi auki, syy etsitään ennen kuin seuraava kausi lasketaan.

Tarkistuslista

Ennen ensimmäistä palkkakautta:

• Kirjaustapa on valittu. Työaikakirjanpito noudattaa jompaakumpaa työaikalain 32 §:n vaihtoehtoa, ja kirjattavat erät on nimetty.
• Jokaisella työntekijällä on voimassa oleva työaikamalli koko kaudelta, myös kesken kauden aloittaneilla.
• Liukuman rajoista on sovittu ja seurantajakson pituus sekä kertymien enimmäismäärät on asetettu sovitun mukaisiksi.
• Tuntilajit ja poissaololajit vastaavat palkanlaskennan lajeja ja vastaavuudet on tarkistettu palkanlaskijan kanssa.
• Työvuoroluettelo on annettu tiedoksi viimeistään viikkoa ennen jakson alkua niille, joiden työajan sijoittelu vaihtelee.
• Kuuleminen on pidetty ja kirjattu ennen käyttöönottopäätöstä, ja tiedote valvonnan tarkoituksesta ja menetelmistä on lähetetty.
• Avaussaldot on kirjattu katkopäivän tilanteesta ja jokainen työntekijä on tarkistanut omansa.
• Työaikapankin sopimus on tehty kirjallisesti, jos pankki otetaan käyttöön, ja siirrettävät erät ja säästämisrajat on kirjattu siihen.
• Hyväksyntäketju ja määräpäivä ovat esihenkilöiden tiedossa, ja sijainen on nimetty poissaolon varalta.
• Vanha työaikakirjanpito on otettu talteen säilytysajaksi siinä muodossa, jossa se on syntynyt.
• Aineisto on muodostettu koeajona ennen määräpäivää ja verrattu saman kauden rinnakkaislaskelmaan.
• Avoimet erot on selitetty ja jokaisesta tiedetään, korjataanko se tiedoissa vai vaatiiko se päätöksen.