Tietojen tuonti

Voit tuoda Kelomoon tietoja CSV-tiedostoista tai Excelistä liitettynä tekstinä. Jokainen tuonti etenee samoissa neljässä vaiheessa, olipa kyse asiakkaista, henkilöstöstä, kohteista tai työaikahistoriasta.

Aloita pienellä aineistolla ja tarkista tulos ennen laajempaa tuontia. Tuontien vaikutukset eroavat toisistaan: rekisterituonti lisää ja päivittää rivejä, kun taas työaikatuonti voi korvata päivän aiemmat kirjaukset.

Valmistele tiedosto

• Tallenna Excel-taulukko CSV-muotoon tai kopioi rivit suoraan Excelistä.
• Käytä selkeitä sarakeotsikoita: Kelomo kohdistaa sarakkeet niiden perusteella.
• Tuo ensin tiedot, joihin muut rivit viittaavat: henkilöstö ennen työaikoja ja saldoja, asiakkaat ennen projekteja, projektit ennen tehtäviä ja kohteet ennen laitteita.
• Yhdessä tiedostossa voi olla enintään 5000 riviä. Jaa isompi aineisto osiin ja tuo osat peräkkäin.
• Säilytä alkuperäinen tiedosto, jotta voit korjata hylätyt rivit siihen.

Tuonnin vaiheet

Avaa tuonti kyseisen rekisterin tai asetussivun painikkeesta Tuo tiedostosta. Vaiheet näkyvät näkymän yläreunassa.

1. Lähde. Valitse tiedosto, vedä se näkymään tai liitä sisältö tekstikenttään. Merkitse, onko ensimmäinen rivi otsikkorivi. Kelomo tunnistaa puolipisteen, pilkun ja sarkaimen, joten Excelistä kopioidut rivit kelpaavat sellaisenaan. Lainausmerkkien sisällä oleva erotin tai rivinvaihto luetaan osaksi kenttää. Jos tiedosto on tallennettu Excelin vanhalla merkistöllä, Kelomo lukee sen ja pyytää tarkistamaan ääkköset. Saman tiedoston voi valita uudelleen, kun olet korjannut sen.
2. Vastaavuus. Kelomo ehdottaa jokaiselle kentälle saraketta ja kertoo, tunnistiko se sarakkeen otsikosta täsmälleen, likimain vai ei lainkaan. Vaihda sarake tarvittaessa tai jätä se tuomatta. Kohdista uudelleen palauttaa ehdotukset otsikoiden mukaan.
3. Tarkistus. Palvelin käy rivit läpi kirjoittamatta mitään ja kertoo, montako riviä on valmiina ja montako virhettä löytyi. Rajaa näkymä virheellisiin riveihin, korjaa ne tiedostoon ja valitse tiedosto uudelleen.
4. Tuo n riviä. Vahvista tuonti. Virheellisiä rivejä ei tuoda. Tuloksessa näet, mitkä rivit luotiin, päivitettiin, ohitettiin tai hylättiin. Tarkistuksessa kelvollinenkin rivi voi jäädä tuomatta, jos tieto on sillä välin muuttunut.

Jokainen tuonti näkyy osiossa Tuontihistoria tiedostonimen, rivimäärän ja tuloksen kanssa. Peru tuonti on käytettävissä työaika- ja saldotuonnissa. Rekisterituontia ei voi perua, koska tuotuihin riveihin on ehditty viitata muualta. Korjaa rekisteririvit tuomalla korjattu tiedosto uudelleen tai muokkaamalla niitä rekisterissä.

Asiakkaat, projektit, tehtävät, liidit ja yhteyshenkilöt

Avaa Tuo tiedostosta projekteista, asiakasrekisteristä tai liidilistasta ja valitse, mitä tietoja tuot. Tuonti edellyttää organisaation hallintaoikeutta ja tuotaviin tietoihin liittyvän ominaisuuden käyttöä.

Asiakkaan nimi ja koodi ovat pakollisia. Projektit ja yhteyshenkilöt voivat viitata asiakkaaseen koodilla tai nimellä. Jos valitset puuttuvien asiakkaiden automaattisen luonnin, tarkista kirjoitusasut huolellisesti: väärä nimi voi luoda uuden asiakkaan sen sijaan, että tieto yhdistyisi olemassa olevaan.

Liidien kaksoiskappaleita tunnistetaan sähköpostiosoitteesta tai samasta otsikon ja liidiin kirjatun organisaation nimen yhdistelmästä. Yhteyshenkilöissä tunnistus perustuu saman asiakkaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Kaikkia kaksoiskappaleita ei voi tunnistaa tällä tavalla.

Sama tiedosto voidaan ajaa uudelleen: koodilla tunnistettu asiakas tai projekti ohitetaan, eivätkä aiemmat tiedot muutu.

Asiakkaat ja projektit toisesta järjestelmästä

Kun asiakasrekisteri tai projektit elävät muualla, lisää tiedostoon sarakkeet Lähde ja Tunniste ja valitse vastaavuusvaiheessa Päivitä olemassa olevat (jatkuva synkka). Lähde kertoo järjestelmän ja tunniste sen oman avaimen — esimerkiksi hubspot_acme_company ja asiakasnumero. Seuraava ajo tunnistaa rivin samasta parista: koodi pysyy, muut kentät päivittyvät lähteen mukaan, asiakkaan Aktiivinen-sarake passivoi tilin ja projektin Tila-sarake sulkee tai avaa projektin.

Tarkistus kertoo, montako riviä syntyy, päivittyy ja jää ennalleen. Jos koodi on jo Kelomossa käsin luodulla rivillä, valinta Liitä koodilla, jos rivi täsmää käsin luotuun kiinnittää lähteen ja tunnisteen siihen riviin; muuten rivi jää virheeksi, jotta yhden lähteen tili ei siirry toiselle.

Tuodun asiakkaan ja projektin lähde näkyy asiakkaan perustiedoissa ja projektin asetuksissa.

Seurantakohteet

Avaa seurantataso kohdassa Asetukset → Projektit → Seurantatasot ja valitse tason toimintovalikosta Tuo tiedostosta. Taso tulee sivulta, joten tiedostossa ovat vain kohteen omat sarakkeet: koodi, nimi, yläkohde, lähde, tunniste ja aktiivinen. Koodi on pakollinen, muut ovat valinnaisia. Lisää kohteista Seurantatasot ja seurantakohteet.

Tarkistus ryhmittelee rivit: uusi on luotava kohde, päivitys muuttaa nimen tai tilan, ennallaan on rivi, joka vastaa jo tallennettua kohdetta, ja virhe kertoo, mikä rivillä korjataan.

Lähde ja tunniste kertovat, mistä järjestelmästä kohde tuli ja millä avaimella — esimerkiksi jira_acme_issue ja issuen numero. Seuraava tuonti tunnistaa kohteen samasta parista: koodi pysyy, nimi ja tila päivittyvät lähteen mukaan, ja lähteessä suljettu kohde passivoituu, kun rivin Aktiivinen-sarakkeessa lukee esimerkiksi suljettu, done tai ei. Saman tiedoston voi siis tuoda uudelleen kuukausittain.

Jos koodi on jo käsin lisätyllä kohteella, tarkistus tarjoaa valinnan, joka liittää lähteen ja tunnisteen siihen kohteeseen. Kiinteä projektitaso täyttyy projektirekisteristä, joten siellä tuontia ei tarjota.

Kenttätyön kohteet ja laitteet

Avaa Kenttätyö → Kohteet tai Laitteet ja valitse toimintovalikosta Tuo tiedostosta. Tuo ensin kohteet ja sitten laitteet, koska laiterivi nimeää kohteensa tunnuksella.

• Kohteet: tunnus, nimi, asiakkaan tunnus, osoite ja koordinaatit. Asiakkaan tunnus ja nimi ovat pakollisia, ja asiakkaan on oltava jo Kelomossa.
• Laitteet: tunnus, nimi, kohteen tunnus, laitetyyppi, sarjanumero, asennuspäivä ja ylälaite. Kohteen tunnus ja nimi ovat pakollisia. Lisäksi voit tuoda esimerkiksi valmistajan, mallin, huoltovälin ja kylmäainetiedot.

Tarkistus näyttää ennen tuontia, mitä ajo tekisi. Jos sama tunnus on tiedostossa kahdesti, rivit hylätään. Jos nimi muistuttaa jo olemassa olevaa kohdetta tai laitetta, tarkistus varoittaa, mutta rivin voi silti tuoda. Hälytin- ja porttikoodit sekä avainsäilön sijainti lisätään kohteelle yksitellen.

Henkilöstö

Avaa Henkilöt → Tuo tiedostosta. Jos käytössäsi ovat HR:n massatoiminnot, tuonti löytyy myös Massatoiminnot-sivulta.

Perustiedot ovat etunimet, sukunimi, sähköposti ja rooli. Kutsumanimen voi antaa omassa sarakkeessaan. Yksi Nimi-sarake kelpaa myös: sen viimeinen sana luetaan sukunimeksi, ja tarkistusvaihe näyttää jaon ennen tuontia. Otsikkorivin avulla voit tuoda myös esimerkiksi yksikön, työaikamallin, työsuhteen alku- ja loppupäivän, työsuhdetyypin, nimikkeen ja kielen. Yksikön ja työaikamallin on löydyttävä Kelomosta tiedoston nimellä.

Tarkista lisenssivalinnat ennen tuontia. Vahvista oma sähköpostiosoitteesi ennen kutsujen lähettämistä. Uusi sovelluskäyttäjä saa sähköpostilinkin oman salasanan asettamiseen. Jos leimaus on käytössä, voit tuoda myös laitekäyttäjiä ilman sähköpostiosoitetta. Heille ei lähetetä sähköpostikutsua.

Tuloksessa näet kutsutut, luodut, ohitetut ja virheelliset rivit. Jo olemassa oleva jäsen ohitetaan, eikä hänen tietojaan päivitetä tällä tuonnilla.

Työaikahistoria ja poissaolot

Avaa Asetukset → Organisaatio → Tuonnit → Työaikatuonti. Tarvitset oikeuden käsitellä tuotavien henkilöiden työaikoja.

Kohdista vastaavuusvaiheessa työntekijä, päivämäärä ja kirjauslaji sekä työaikarivien alku- ja loppuaika tai kesto. Tarkistuksessa näet henkilöiden tunnistuksen, kirjauslajit, päivämäärät ja ajat sekä työaikarivit ja poissaolot erikseen.

Henkilö tunnistetaan sähköpostiosoitteella tai täsmällisellä nimellä. Päivämäärä voi olla esimerkiksi 2026-04-01 tai 1.4.2026. Työaika annetaan kellonaikoina, kuten 8:00 ja 16:00, tai kestona 7:30 tai 7,5. Jos loppuaika on ennen alkuaikaa, loppu tulkitaan seuraavan päivän puolelle. Päivällä voi olla enintään 20 työaikakirjausta.

Tarkista vaikutus ennen tuontia

Työaikarivit tallennetaan luonnoksiksi ja ne korvaavat saman henkilön päivän aiemmat työaikarivit. Tuonti ei vain lisää rivejä entisten jatkoksi. Päivän taukoja tuonti ei tyhjennä. Vahvistetulle päivälle tai suljetulle palkkakaudelle ei voi tuoda työaikarivejä.

Poissaolorivit käsitellään eri tavalla: tuonti myöntää poissaolon ja voi muodostaa siitä vahvistetun päivän. Älä siis käsittele koko aineistoa pelkkinä työaikaluonnoksina.

Jos korjaat tiedoston ja tuot sen uudelleen, tarkista ensin jo tallentuneet tiedot. Sisällytä korjattavaan työpäivään kaikki säilytettävät työaikarivit: pelkän puuttuvan rivin tuonti voi korvata aiemmin tallennetut rivit.

Mitä Peru tuonti tekee?

Valitse tuonti osiosta Tuontihistoria ja sen jälkeen Peru tuonti. Peruminen poistaa tuonnin tuottamat tunnistettavat työaikarivit muokattavista luonnospäivistä. Myöhemmin muutetut rivit ja vahvistetut tai suljetut päivät voivat jäädä ennalleen. Tuodut poissaolot perutaan erikseen niiden käsittelysääntöjen mukaan. Tarkista aina perumisen tulos.

Peruminen ei palauta työpäivän tuontia edeltäneitä rivejä. Se ei ole varmuuskopion palautus.

Alkusaldot

Avaa Asetukset → Organisaatio → Tuonnit → Saldotuonti. Toiminto edellyttää palkanlaskennan käyttöoikeutta.

Tarkista sarakkeiden automaattinen kohdistus tai valitse aineistoon sopiva esiasetus. Pakollisia tietoja ovat työntekijä, saldotili tai laji, arvo ja voimaantulopäivä.

• Saldotilien arvot annetaan tunteina, esimerkiksi 7:30 tai 7,5. Myös negatiivinen alkusaldo on mahdollinen.
• Lomalajien arvot annetaan päivinä, −365…365. Negatiivinen arvo on ennakkoon pidetty loma.
• Lomavuosi on vuosi, jolloin päivät pidetään, muodossa 2026–2027 (myös 2026-2027 tai pelkkä 2026). Tyhjänä rivi kuuluu lomavuoteen, jota voimaantulopäivänä pidetään. Tarkistus näyttää jokaisen rivin lomavuoden.
• Voit luoda tarkistuksessa ilmoitetut puuttuvat saldotilit. Tarkista tilin laji ennen luomista ja tarkistuksen tulos uudelleen sen jälkeen.

Tuonti lisää saldotapahtumat annettuun voimaantulopäivään. Tarkista aiemmat alkusaldot ennen uutta tuontia: uusi tuonti ei ole aiemman saldon korjaus.

Saldotuonnin peruminen luo vastatapahtumat, jotka kumoavat tuonnin vaikutuksen. Alkuperäiset tapahtumat säilyvät historiassa.

Jos rivejä hylätään, katso Tuonnissa hylätyt rivit.