Tietojen tuonti

Kun siirryt Kelomoon toisesta järjestelmästä, kolme asiaa tuodaan tiedostosta: henkilöstö, työaikahistoria ja saldojen avausarvot. Kaikki kolme toimivat samalla kaavalla: CSV sisään, esikatselu, kirjaus.

Yhteistä kaikille tuonneille

• Tiedostomuoto on CSV tai teksti. Excel-tiedostoa ei voi tuoda sellaisenaan – tallenna se ensin CSV-muotoon.
• Erotin tunnistetaan automaattisesti (puolipiste, pilkku tai sarkain).
• Tiedoston voi valita painikkeella Valitse tiedosto, tai sisällön voi liittää suoraan tekstikenttään.
• Päivämäärät kelpaavat muodoissa 2026-04-01 ja 1.4.2026.

Henkilöstön massatuonti

Avaa Henkilöt-lista ja paina Tuo CSV. Jos HR-lisäosa on käytössä, painike on Massatoiminnot, ja tuonti löytyy sieltä kortista Joukkotuonti.

1. Liitä tai lataa CSV. Perussarakkeet ovat nimi, sähköposti ja rooli; otsikkorivi on valinnainen.
2. Otsikkorivillä voit lisätä valinnaisia sarakkeita: yksikkö, työaikamalli, alkupäivä, loppupäivä, työsuhdetyyppi, nimike ja kieli (fi/sv/en). Yksikkö ja työaikamalli haetaan nimellä – tuntematon nimi hylkää vain sen rivin.
3. Esikatselu syntyy heti. Virheellinen rivi saa selitteen (esim. Virheellinen sähköposti), eikä sitä lähetetä; muut rivit menevät läpi.
4. Paina Tuo N henkilöä. Jokainen uusi henkilö saa kutsun sähköpostiinsa.

Tulos näytetään rivi riviltä: Kutsuttu, Luotu, Ohitettu tai Virhe. Jo olemassa oleva jäsen ohitetaan, joten saman tiedoston voi tuoda uudelleen turvallisesti. Yhdessä erässä voi olla enintään 500 riviä. Henkilöstön tuontia ei voi perua.

Työaikahistorian tuonti

Avaa Asetukset → Työaika ja säännöt → Työaikatuonti.

1. 1 · Lähde – valitse tai liitä tiedosto. Valinta Ensimmäinen rivi on otsikkorivi esivalitaan automaattisen tunnistuksen mukaan.
2. 2 · Sarakkeiden kohdistus – Kelomo kohdistaa sarakkeet otsikoiden perusteella; voit korjata kohdistuksen pudotusvalikoista. Pakolliset kentät ovat työntekijä ja päivä, ja lisäksi joko alku ja loppu tai kesto.
3. Paina Luo esikatselu. Palvelin tarkistaa rivit: työntekijä (sähköposti tai täsmällinen nimi), tuntilaji ja sen voimassaolo rivin päivänä, ajat ja kestot. Virheelliset rivit merkitään selitteineen, eivätkä ne koskaan päädy kirjaukseen.
4. Paina Kirjaa N riviä luonnoksiksi ja vahvista.

Rivillä on joko alku ja loppu (8:00, 16:00) tai kesto (7:30 tai 7,5). Jos loppu on ennen alkua, kyse on yövuorosta ja loppu tulkitaan seuraavaksi aamuksi. Yhdessä erässä voi olla enintään 5000 riviä ja yhdelle päivälle enintään 20 kirjausta.

Tuonti kirjoittaa vain luonnoksia. Vahvistaminen on työntekijän oma ilmoitus, joten jo vahvistettu päivä ohitetaan – sitä ei koskaan ylikirjoiteta. Päivän aiempi luonnossisältö sen sijaan korvataan tiedoston riveillä.

Virheiden korjaus tehdään lähdetiedostoon, ei esikatseluun: korjaa tiedosto ja paina Tuo uusi. Kirjatun erän voi perua painikkeella Peruuta erä: se tyhjentää erän luomat luonnospäivät. Kaikki erät näkyvät Tuontihistoria- listassa.

Saldojen avausarvot

Avaa Asetukset → Työaika ja säännöt → Saldotuonti.

Kulku on sama kuin työaikatuonnissa. Lisäksi kohdistusvaiheessa on Esiasetus-valikko yleisille lähdejärjestelmille: Nepton kertymäraportti, Kellokortti saldovienti ja Tiima (yleinen saldovienti). Oletus on Automaattinen tunnistus.

• Pakolliset kentät: työntekijä, saldotili tai laji, arvo ja voimaanastumispäivä. Lomavuosi on valinnainen.
• Saldotilin arvo annetaan tunteina: 7:30 tai desimaalina 7,5. Negatiivinen avaussaldo on sallittu. Lomalajien arvo on päiviä.
• Jos tiedosto viittaa saldotiliin, jota ei ole vielä luotu, esikatselun ylle ilmestyy Puuttuvat saldotilit -laatikko. Valitse luotavat tilit, tarkista laji ja luo ne – esikatselu ajetaan automaattisesti uudelleen.
• Paina Kirjaa N avausta. Avaukset ovat pysyviä saldotapahtumia rivin voimaanastumispäivälle. Yhdessä erässä voi olla enintään 2000 riviä.

Peruuta erä ei poista mitään: se luo vastatapahtumat, jotka nollaavat kirjatut avaukset. Alkuperäiset tapahtumat jäävät kirjanpitoon näkyviin.

Jos jokin menee pieleen

Rivillä lukee “Tuntematon työntekijä”. Henkilö tunnistetaan sähköpostilla tai täsmällisellä näyttönimellä. Tuo henkilöstö ensin ja tarkista tiedoston kirjoitusasu.

Rivillä lukee “Tuntematon saldotili tai laji”. Luo tili suoraan Puuttuvat saldotilit -laatikosta tai etukäteen Saldotilit-sivulla ja aja esikatselu uudelleen.

Osa työaikariveistä jäi kirjaamatta: “Päivä on jo vahvistettu”. Tämä on tarkoituksellista. Vahvistettuun päivään ei kosketa – jos päivä pitää oikeasti muuttaa, katso Korjaa vahvistettu päivä.

Peruutus ei poistanut kaikkea. Rivit, joita työntekijä on muokannut tuonnin jälkeen, ja jo vahvistetut päivät jätetään ennalleen. Sivu kertoo tarkat määrät peruutuksen jälkeen.