Importera data

Du kan importera uppgifter till Kelomo från CSV-filer eller klistra in rader direkt från Excel. Alla importer går till på samma sätt i fyra steg, oavsett om det gäller kunder, personal, objekt eller arbetstidshistorik.

Börja med ett litet underlag och kontrollera resultatet innan du importerar mer. Importerna påverkar uppgifterna på olika sätt: en registerimport lägger till och uppdaterar poster, medan en arbetstidsimport kan ersätta dagens befintliga registreringar.

Förbered filen

• Spara Excel-tabellen som CSV eller kopiera raderna direkt från Excel.
• Använd tydliga kolumnrubriker. Kelomo kopplar kolumnerna till fälten utifrån dem.
• Importera först uppgifter som andra rader hänvisar till: personal före arbetstider och saldon, kunder före projekt, projekt före uppgifter och objekt före utrustning.
• En fil kan innehålla högst 5 000 rader. Dela upp ett större underlag och importera delarna efter varandra.
• Spara originalfilen så att du kan rätta avvisade rader i den.

Så går importen till

Öppna importen med knappen Importera från fil i registret eller på inställningssidan. Stegen visas överst i vyn.

1. Källa. Välj en fil, dra den till vyn eller klistra in innehållet i textfältet. Ange om första raden är en rubrikrad. Kelomo känner igen semikolon, komma och tabb, så rader som kopierats från Excel fungerar som de är. En avgränsare eller radbrytning inom citattecken läses som en del av fältet. Om filen är sparad med Excels äldre teckenkodning läser Kelomo den och ber dig kontrollera å, ä och ö. Du kan välja samma fil igen när du har rättat den.
2. Matchning. Kelomo föreslår en kolumn för varje fält och visar om den känts igen exakt från rubriken, ungefärligt eller inte alls. Byt kolumn vid behov eller låt bli att importera den. Matcha kolumnerna på nytt tar fram förslagen utifrån rubrikerna igen.
3. Kontroll. Servern går igenom raderna utan att spara något och visar hur många rader som är klara och hur många fel som hittades. Visa bara felen, rätta dem i filen och välj filen på nytt.
4. Importera n rader. Bekräfta importen. Felaktiga rader importeras inte. Resultatet visar vilka rader som skapades, uppdaterades, hoppades över eller avvisades. En rad som klarade kontrollen kan ändå bli kvar om uppgifterna har ändrats under tiden.

Varje import syns i Importhistorik med filnamn, antal rader och resultat. Ångra importen finns för arbetstids- och saldoimporter. En registerimport kan inte ångras, eftersom andra uppgifter redan kan hänvisa till de importerade posterna. Rätta registerposter genom att importera en rättad fil eller redigera dem i registret.

Kunder, projekt, uppgifter, leads och kontaktpersoner

Öppna Importera från fil från Projekt, kundregistret eller leadlistan och välj vad du ska importera. Du behöver behörighet att administrera organisationen och tillgång till funktionen som de importerade uppgifterna hör till.

Kunder måste ha namn och kod. Projekt och kontaktpersoner kan hänvisa till kunden med kod eller namn. Om du väljer att skapa saknade kunder automatiskt, kontrollera stavningen noga. Ett felaktigt namn kan skapa en ny kund i stället för att koppla uppgiften till en befintlig kund.

Dubbletter av leads identifieras med e-postadress eller samma kombination av rubrik och organisationsnamnet i leadet. För kontaktpersoner används e-postadressen inom samma kund. Kontrollerna kan inte identifiera alla möjliga dubbletter.

Samma fil kan köras igen: en kund eller ett projekt som identifieras med koden hoppas över, och tidigare uppgifter ändras inte.

Kunder och projekt från ett annat system

När kundregistret eller projekten finns någon annanstans lägger du till kolumnerna Källa och Identifierare i filen och väljer Uppdatera befintliga (löpande synk) i matchningssteget. Källan anger systemet och identifieraren dess egen nyckel — till exempel hubspot_acme_company och kundnumret. Nästa körning känner igen raden på samma par: koden består, övriga fält uppdateras enligt källan, kundens kolumn Aktiv inaktiverar kontot och projektets kolumn Status stänger eller öppnar projektet.

Kontrollen visar hur många rader som skapas, uppdateras och lämnas oförändrade. Om koden redan finns på en rad som skapats för hand i Kelomo kopplar valet Koppla via kod om raden matchar en manuellt skapad post källan och identifieraren till den raden; annars blir raden ett fel, så att ett kundkonto inte flyttar från en källa till en annan.

Källan för en importerad kund visas i kundens basuppgifter och för ett projekt i projektets inställningar.

Uppföljningsobjekt

Öppna uppföljningsnivån under Inställningar → Projekt → Uppföljningsnivåer och välj Importera från fil i nivåns åtgärdsmeny. Nivån kommer från sidan, så filen innehåller bara objektets egna kolumner: kod, namn, överordnad, källa, identifierare och aktiv. Koden är obligatorisk, de övriga är valfria. Mer om objekten i Uppföljningsnivåer och uppföljningsobjekt.

Kontrollen grupperar raderna: ny är ett objekt som skapas, uppdatering ändrar namnet eller tillståndet, oförändrad är en rad som motsvarar ett redan sparat objekt, och fel säger vad som ska rättas på raden.

Källan och identifieraren säger vilket system objektet kom från och med vilken nyckel — till exempel jira_acme_issue och issuens nummer. Nästa import känner igen objektet på samma par: koden består, namnet och tillståndet uppdateras enligt källan, och ett objekt som stängts i källan tas ur bruk när radens kolumn Aktiv säger till exempel stängd, done eller nej. Samma fil kan alltså importeras på nytt varje månad.

Om koden redan finns på ett objekt som lagts till för hand erbjuder kontrollen ett val som kopplar källan och identifieraren till det objektet. Den fasta projektnivån fylls från projektregistret, så där erbjuds ingen import.

Objekt och utrustning i fältservice

Öppna Fältservice → Objekt eller Utrustning och välj Importera från fil i åtgärdsmenyn. Importera objekten först och utrustningen sedan, eftersom varje utrustningsrad anger sitt objekt med objektets kod.

• Objekt: kod, namn, kundens kod, adress och koordinater. Kundens kod och namnet är obligatoriska, och kunden måste redan finnas i Kelomo.
• Utrustning: kod, namn, objektets kod, utrustningstyp, serienummer, installationsdatum och överordnad enhet. Objektets kod och namnet är obligatoriska. Du kan också importera till exempel tillverkare, modell, serviceintervall och uppgifter om köldmedium.

Kontrollen visar vad körningen skulle göra innan något sparas. Om samma kod förekommer två gånger i filen avvisas raderna. Om ett namn liknar ett befintligt objekt eller en befintlig utrustning får du en varning, men raden kan ändå importeras. Larm- och portkoder samt var nyckelskåpet finns läggs till för hand på varje objekt.

Personal

Öppna Personer → Importera från fil. Om du har tillgång till HR:s massåtgärder finns importen också på sidan Massåtgärder.

Grundfälten är förnamn, efternamn, e-post och roll. Tilltalsnamnet kan anges i en egen kolumn. En enda Namn-kolumn fungerar också: dess sista ord läses som efternamn, och kontrollsteget visar uppdelningen före importen. Med en rubrikrad kan du också importera till exempel enhet, arbetstidsmodell, anställningens start- och slutdatum, anställningstyp, befattning och språk. Enheter och arbetstidsmodeller måste redan finnas i Kelomo med de namn som anges i filen.

Kontrollera licensvalen innan du importerar. Bekräfta din egen e-postadress innan du skickar inbjudningar. Nya appanvändare får en e-postlänk för att välja sitt eget lösenord. Om stämpling är aktiverad kan du också importera enhetsanvändare utan e-postadress. De får ingen e-postinbjudan.

Resultatet visar inbjudna, skapade, överhoppade och felaktiga rader. Befintliga medlemmar hoppas över, och deras uppgifter uppdateras inte med den här importen.

Arbetstidshistorik och frånvaro

Öppna Inställningar → Organisationen → Importer → Arbetstidsimport. Du behöver behörighet att hantera arbetstiderna för personerna i filen.

Koppla i matchningssteget kolumnerna för anställd, datum och registreringstyp samt start- och sluttid eller längd för arbetstidsrader. I kontrollen ser du hur personerna identifierades, registreringstyper, datum och tider, och arbetstidsrader och frånvaro var för sig.

Personen identifieras med e-postadress eller exakt namn. Datum kan till exempel anges som 2026-04-01 eller 1.4.2026. Ange arbetstiden med klockslag, som 8:00 och 16:00, eller som längd, till exempel 7:30 eller 7,5. Om sluttiden är tidigare än starttiden tolkas den som nästa dag. En dag kan ha högst 20 arbetstidsregistreringar.

Kontrollera påverkan innan du importerar

Arbetstidsrader sparas som utkast och ersätter personens tidigare arbetstidsrader för dagen. Importen lägger inte bara till rader efter de befintliga. Den tömmer inte dagens raster. Arbetstidsrader kan inte importeras till en bekräftad dag eller en stängd löneperiod.

Frånvarorader hanteras på ett annat sätt: importen beviljar frånvaron och kan skapa en bekräftad dag utifrån den. Behandla alltså inte hela filen som arbetstidsutkast.

Om du rättar filen och importerar den på nytt, kontrollera vad som redan sparats. Ta med alla arbetstidsrader som ska finnas kvar för den dag du rättar. Om du bara importerar den saknade raden kan den ersätta redan sparade rader.

Vad gör Ångra importen?

Välj importen i Importhistorik och Ångra importen. Då tas de arbetstidsrader som kan identifieras som importerade bort från utkastdagar som fortfarande kan redigeras. Senare ändrade rader, bekräftade dagar och dagar i stängda perioder kan lämnas kvar. Importerad frånvaro återtas separat enligt reglerna för frånvarohantering. Kontrollera alltid resultatet.

När importen ångras återställs inte de rader som fanns före importen. Funktionen återställer ingen säkerhetskopia.

Ingående saldon

Öppna Inställningar → Organisationen → Importer → Saldoimport. Funktionen kräver behörighet för löneadministration.

Kontrollera den automatiska kolumnkopplingen eller välj en lämplig förinställning. Obligatoriska uppgifter är anställd, saldokonto eller typ, värde och datum då saldot ska börja gälla.

• Saldokontonas värden anges i timmar, till exempel 7:30 eller 7,5. Ett negativt ingående saldo är också möjligt.
• Semestertypernas värden anges i dagar, −365…365. Ett negativt värde är semester som tagits ut i förskott.
• Semesterår är året då dagarna tas ut, i formen 2026–2027 (även 2026-2027 eller bara 2026). Tomt betyder semesteråret som pågår på ikraftträdandedagen. Kontrollen visar varje rads semesterår.
• Du kan skapa de saknade saldokonton som kontrollen visar. Kontrollera kontotypen innan du skapar kontot och gå igenom kontrollen på nytt efteråt.

Importen lägger till saldotransaktioner på de angivna datumen. Kontrollera tidigare ingående saldon före en ny import. En ny import rättar inte ett tidigare saldo.

Om du ångrar en saldoimport skapas mottransaktioner som tar bort importens inverkan på saldot. De ursprungliga transaktionerna finns kvar i historiken.

Om rader avvisas, se Rader avvisades vid import.