Importera data

När du byter till Kelomo från ett annat system importeras tre saker från fil: personalen, arbetstidshistoriken och saldonas ingående värden. Alla tre följer samma mönster: CSV in, förhandsvisning, bokföring.

Gemensamt för alla importer

• Filformatet är CSV eller text. En Excel-fil kan inte importeras som sådan – spara den först i CSV-format.
• Avgränsaren känns igen automatiskt (semikolon, komma eller tabb).
• Filen väljs med knappen Välj fil, eller så klistrar du in innehållet direkt i textfältet.
• Datum godtas i formen 2026-04-01 och 1.4.2026.

Massimport av personal

Öppna listan Personer och tryck på Importera CSV. Om HR-tillägget är aktivt heter knappen Massåtgärder, och importen finns där under kortet Massimport.

1. Klistra in eller ladda upp en CSV. Baskolumnerna är namn, e-post och roll; en rubrikrad är valfri.
2. Med en rubrikrad kan du lägga till valfria kolumner: enhet, arbetstidsmodell, startdatum, slutdatum, anställningstyp, befattning och språk (fi/sv/en). Enhet och arbetstidsmodell slås upp med namn – ett okänt namn avvisar bara den raden.
3. Förhandsvisningen uppstår direkt. En felaktig rad får en förklaring (t.ex. Ogiltig e-post) och skickas inte; övriga rader går igenom.
4. Tryck på Importera N personer. Varje ny person får en inbjudan per e-post.

Resultatet visas rad för rad: Inbjuden, Skapad, Överhoppad eller Fel. En redan befintlig medlem hoppas över, så samma fil kan importeras på nytt utan risk. Ett parti rymmer högst 500 rader. Personalimporten kan inte ångras.

Import av arbetstidshistorik

Öppna Inställningar → Arbetstid och regler → Arbetstidsimport.

1. 1 · Källa – välj eller klistra in filen. Valet Första raden är en rubrikrad förkryssas enligt automatisk igenkänning.
2. 2 · Kolumnmappning – Kelomo mappar kolumnerna utifrån rubrikerna; du kan rätta mappningen i rullgardinsmenyerna. De obligatoriska fälten är anställd och datum, samt antingen början och slut eller längd.
3. Tryck på Skapa förhandsvisning. Servern kontrollerar raderna: den anställda (e-post eller exakt namn), timslaget och dess giltighet på radens datum, klockslag och längder. Felaktiga rader markeras med förklaring och bokförs aldrig.
4. Tryck på Bokför N rader som utkast och bekräfta.

En rad har antingen början och slut (8:00, 16:00) eller en längd (7:30 eller 7,5). Om slutet ligger före början rör det sig om ett nattpass, och slutet tolkas som nästa morgon. Ett parti rymmer högst 5000 rader och en dag högst 20 registreringar.

Importen skriver bara utkast. Bekräftelsen är den anställdas egen uppgift, så en redan bekräftad dag hoppas över – den skrivs aldrig över. Dagens tidigare utkastinnehåll ersätts däremot av filens rader.

Fel rättas i källfilen, inte i förhandsvisningen: rätta filen och tryck på Importera ny. Ett bokfört parti kan ångras med Återställ partiet: det tömmer de utkastdagar partiet skapade. Alla partier syns i listan Importhistorik.

Ingående saldon

Öppna Inställningar → Arbetstid och regler → Saldoimport.

Flödet är detsamma som i arbetstidsimporten. I mappningssteget finns dessutom menyn Förinställning för vanliga källsystem: Nepton ackumuleringsrapport, Kellokortti saldoexport och Tiima (allmän saldoexport). Standard är Automatisk igenkänning.

• Obligatoriska fält: anställd, saldokonto eller slag, värde och ikraftträdandedatum. Semesterår är valfritt.
• Ett saldokontos värde anges i timmar: 7:30 eller decimalt 7,5. Ett negativt ingående saldo är tillåtet. Semesterslagens värde är dagar.
• Om filen hänvisar till ett saldokonto som inte finns ännu, dyker rutan Saldokonton som saknas upp ovanför förhandsvisningen. Välj vilka konton som ska skapas, kontrollera typen och skapa dem – förhandsvisningen körs om automatiskt.
• Tryck på Bokför N ingående. Öppningarna blir permanenta saldotransaktioner på radens ikraftträdandedatum. Ett parti rymmer högst 2000 rader.

Återställ partiet raderar ingenting: det skapar mottransaktioner som nollställer de bokförda öppningarna. Originaltransaktionerna blir kvar i bokföringen.

Om något går fel

Raden säger “Okänd anställd”. Personen identifieras med e-post eller exakt visningsnamn. Importera personalen först och kontrollera stavningen i filen.

Raden säger “Okänt saldokonto eller slag”. Skapa kontot direkt i rutan Saldokonton som saknas eller i förväg på sidan Saldokonton, och kör förhandsvisningen på nytt.

En del arbetstidsrader bokfördes inte: “Dagen är redan bekräftad”. Det är avsiktligt. En bekräftad dag rörs inte – om dagen verkligen måste ändras, se Rätta en bekräftad dag.

Återställningen tog inte bort allt. Rader som den anställda har ändrat efter importen och redan bekräftade dagar lämnas orörda. Sidan visar de exakta antalen efter återställningen.