Kelomo skickar dokument för underskrift med er organisations eget Visma Sign-konto. Kontot och avtalet med Visma Sign är er organisations; Kelomo skickar dokumentet, följer dess status och sparar det undertecknade exemplaret bredvid originalet.
För underskrift kan du skicka:
- ett arbetsavtal som upprättats för en person
- en PDF-fil som sparats bland personens dokument
- ett serviceavtal till kunden.
Inställningarna för anslutningen finns under Inställningar → Integrationer → Elektronisk signering. Sidan är tillgänglig när HR används i organisationen, och den kan hanteras av en administratör eller en användare som har rätt att hantera personaluppgifter. Statusen högst upp på sidan visar om anslutningen fungerar.
Anslut med auktorisering
Med auktorisering behövs inga API-nycklar: organisationens administratörer i Visma Sign godkänner anslutningen i Visma Sign.
- Tryck på Sök vår organisation i Visma Sign under Anslut med auktorisering. Sökningen görs med organisationens FO-nummer. Om FO-numret saknas lägger du till det i arbetsgivarens uppgifter (Gå till arbetsgivarna) och söker på nytt.
- Tryck på Skicka auktoriseringsbegäran på raden för den organisation som hittades. Om organisationen redan har auktoriserat Kelomo heter knappen Anslut och anslutningen upprättas direkt.
- Visma Sign skickar en godkännandebegäran per e-post till alla Visma Sign-administratörer i organisationen. Administratören godkänner begäran i Visma Signs inställningar under “Tjänstekopplingar”.
- Under tiden visar sidan Auktoriseringen väntar på godkännande. Kelomo kontrollerar statusen varje gång du öppnar sidan; du kan också kontrollera den med Kontrollera status.
- När begäran har godkänts står det Visma Sign är anslutet på sidan. Tryck på Testa anslutningen före den första signeringsbegäran.
Om ingen Visma Sign-organisation hittas med FO-numret skapar du ett konto i Visma Sign (Skaffa ett Visma Sign-konto) och kommer sedan tillbaka för att söka organisationen.
Om organisationen återkallar anslutningen i Visma Sign står det Auktoriseringen har återkallats på sidan. Begär auktoriseringen på nytt med Begär auktorisering på nytt.
Anslut med API-nycklar
API-nycklar är ett alternativ till auktorisering. När auktorisering erbjuds finns nyckelformuläret under API-nycklar (alternativ).
- Skapa API-uppgifter i Visma Signs inställningar. Anvisningen finns bakom länken Guide: skapa API-nycklar (Visma Sign).
- Fyll i Kund-ID och Hemlig nyckel.
- Tryck på Testa anslutningen. Uppgifterna du skrivit in kan testas redan innan de sparas.
- Spara.
Den hemliga nyckeln sparas krypterad och visas inte efter att den sparats. Lämna fältet tomt om du inte byter nyckel.
När uppgifterna har sparats kan du med inställningen Aktiverad pausa anslutningen utan att ta bort uppgifterna. När inställningen är av skickas inga nya signeringsbegäranden, och statusen för öppna begäranden uppdateras inte.
Anslutningssättet byts inte direkt: ta först bort den nuvarande anslutningen och anslut sedan på det andra sättet.
Arkivmappar och inbjudans språk
När anslutningen fungerar visar sidan Standardinställningar för signering.
Välj för varje dokumentslag den mapp i Visma Sign-arkivet där det färdiga dokumentet sparas:
- Personalvalvets dokument: PDF-filer som skickats från personens dokument
- Arbetsavtal: arbetsavtal som upprättats i Kelomo
- Serviceavtal: serviceavtal som skickats till kunder.
Mapplistan hämtas från Visma Sign. Om ingen mapp väljs är valet Visma Signs standardmapp. Mapparnas behörigheter hanteras i Visma Sign.
Inbjudans standardspråk är det språk som är förvalt när en signeringsbegäran skickas. Alternativet Enligt avsändarens språk använder avsändarens språk i Kelomo. Avsändaren kan byta språk i varje begäran.
Spara valen med Spara inställningarna.
Skicka ett dokument för underskrift
- Arbetsavtal eller personens PDF-fil: öppna personen under Personer, gå till avsnittet Dokument och tryck på Skicka för signering på dokumentets rad. Endast en PDF-fil kan skickas. För ett arbetsavtal kan du välja att Arbetsgivarens representant undertecknar också.
- Serviceavtal: öppna avtalet under Fältservice → Serviceavtal och tryck på Skicka för underskrift. Inbjudan går till kundens kontaktperson och till en representant för den egna organisationen.
Visma Sign skickar en inbjudan per e-post till undertecknarna. Vid ett skickat dokument kan du påminna dem som inte undertecknat (Påminn), kopiera en undertecknares länk (Kopiera signeringslänken) eller återkalla begäran (Återkalla signeringsbegäran). När alla har undertecknat kan det undertecknade exemplaret laddas ner (Ladda ner den undertecknade). Ett undertecknat dokument kan inte skickas på nytt.
Öppna signeringsförfrågningar
Öppna signeringsförfrågningar samlar på inställningssidan alla dokument vars underskrift pågår: dokumentets namn, sändningstid och undertecknarnas e-postadresser. Listan visar de dokument som du har rätt att hantera. Statusen uppdateras automatiskt från Visma Sign med några minuters mellanrum.
Ta bort anslutningen
Tryck på Ta bort och bekräfta. Efter borttagningen kan signeringar inte begäras, och statusen för redan skickade begäranden uppdateras inte längre i Kelomo. Ert Visma Sign-konto och era dokument finns kvar i Visma Sign. En anslutning som gjorts med auktorisering kan dessutom tas bort i Visma Sign under “Tjänstekopplingar”.