Kelomo lähettää asiakirjoja allekirjoitettaviksi organisaationne omalla Visma Sign -tilillä. Tili ja sopimus Visma Signin kanssa ovat organisaationne; Kelomo lähettää asiakirjan, seuraa sen tilaa ja tallentaa allekirjoitetun kappaleen alkuperäisen viereen.
Allekirjoitettaviksi voi lähettää:
- henkilölle laaditun työsopimuksen
- henkilön asiakirjoihin tallennetun PDF-tiedoston
- huoltosopimuksen asiakkaalle.
Yhteyden asetukset ovat kohdassa Asetukset → Integraatiot → Sähköinen allekirjoitus. Sivu on käytettävissä, kun HR on organisaation käytössä, ja sitä voi hallita pääkäyttäjä tai käyttäjä, jolla on oikeus hallinnoida henkilöstötietoja. Sivun yläreunan tila kertoo, onko yhteys kunnossa.
Yhdistä valtuutuksella
Valtuutuksessa API-avaimia ei tarvita: organisaationne Visma Sign -pääkäyttäjät hyväksyvät yhteyden Visma Signissä.
- Paina kohdassa Yhdistä valtuutuksella Hae organisaatiomme Visma Signistä. Haku tehdään organisaationne Y-tunnuksella. Jos Y-tunnus puuttuu, lisää se työnantajan tietoihin (Siirry työnantajiin) ja hae uudelleen.
- Paina löytyneen organisaation rivillä Lähetä valtuutuspyyntö. Jos organisaatio on jo valtuuttanut Kelomon, painike on Yhdistä ja yhteys muodostuu heti.
- Visma Sign lähettää hyväksyntäpyynnön sähköpostitse organisaation kaikille Visma Sign -pääkäyttäjille. Pääkäyttäjä hyväksyy pyynnön Visma Signin asetuksissa kohdassa “Palveluyhteydet”.
- Sillä välin sivulla näkyy Valtuutus odottaa hyväksyntää. Kelomo tarkistaa tilan aina, kun avaat sivun; voit tarkistaa sen myös painamalla Tarkista tila.
- Kun pyyntö on hyväksytty, sivulla lukee Visma Sign on yhdistetty. Paina Testaa yhteys ennen ensimmäistä allekirjoituspyyntöä.
Jos Visma Sign -organisaatiota ei löydy Y-tunnuksella, luo tili Visma Signissä (Hanki Visma Sign -tili) ja palaa sen jälkeen hakemaan organisaatio.
Jos organisaatio peruu yhteyden Visma Signissä, sivulla lukee Valtuutus on peruttu. Pyydä valtuutus uudelleen painamalla Pyydä valtuutus uudelleen.
Yhdistä API-avaimilla
API-avaimet ovat vaihtoehto valtuutukselle. Kun valtuutus on tarjolla, avainlomake on kohdassa API-avaimet (vaihtoehto).
- Luo API-tunnukset Visma Signin asetuksissa. Ohje on linkissä Ohje: API-avainten luonti (Visma Sign).
- Kirjoita Asiakastunnus ja Salainen avain.
- Paina Testaa yhteys. Kirjoitetut tunnukset voi testata jo ennen tallennusta.
- Tallenna.
Salainen avain tallennetaan salattuna, eikä sitä näytetä tallennuksen jälkeen. Jätä kenttä tyhjäksi, ellet vaihda avainta.
Kun tunnukset on tallennettu, Käytössä-asetuksella voit keskeyttää yhteyden poistamatta tunnuksia. Kun asetus on pois päältä, uusia allekirjoituspyyntöjä ei lähetetä eikä avoinna olevien pyyntöjen tila päivity.
Yhdistämistapaa ei vaihdeta suoraan: poista ensin nykyinen yhteys ja yhdistä sitten toisella tavalla.
Arkistokansiot ja kutsun kieli
Kun yhteys toimii, sivulla näkyy Allekirjoituksen oletukset.
Valitse jokaiselle asiakirjalajille Visma Sign -arkiston kansio, johon valmis asiakirja tallennetaan:
- Henkilöstöholvin asiakirjat: henkilön asiakirjoista lähetetyt PDF-tiedostot
- Työsopimukset: Kelomossa laaditut työsopimukset
- Huoltosopimukset: asiakkaille lähetetyt huoltosopimukset.
Kansiolista haetaan Visma Signistä. Jos kansiota ei valita, valintana on Visma Signin oletuskansio. Kansioiden käyttöoikeudet hallitaan Visma Signissä.
Kutsun oletuskieli on kieli, joka on valmiiksi valittuna allekirjoituspyyntöä lähetettäessä. Vaihtoehto Lähettäjän käyttökielen mukaan käyttää lähettäjän Kelomon kieltä. Lähettäjä voi vaihtaa kielen jokaisessa pyynnössä.
Tallenna valinnat painamalla Tallenna oletukset.
Lähetä asiakirja allekirjoitettavaksi
- Työsopimus tai henkilön PDF-tiedosto: avaa henkilö kohdasta Henkilöt, siirry osioon Asiakirjat ja paina asiakirjan rivillä Lähetä allekirjoitettavaksi. Vain PDF-tiedoston voi lähettää. Työsopimuksessa voit valita, että Työnantajan edustaja allekirjoittaa myös.
- Huoltosopimus: avaa sopimus kohdasta Kenttätyö → Huoltosopimukset ja paina Lähetä allekirjoitettavaksi. Kutsu menee asiakkaan yhteyshenkilölle ja oman organisaation edustajalle.
Visma Sign lähettää allekirjoittajille kutsun sähköpostitse. Lähetetyn asiakirjan kohdalta voit Muistuta-toiminnolla muistuttaa allekirjoittamattomia, kopioida allekirjoittajan linkin (Kopioi allekirjoituslinkki) tai perua pyynnön (Peruuta allekirjoituspyyntö). Kun kaikki ovat allekirjoittaneet, allekirjoitettu kappale on ladattavissa (Lataa allekirjoitettu). Allekirjoitettua asiakirjaa ei voi lähettää uudelleen.
Avoimet allekirjoituspyynnöt
Avoimet allekirjoituspyynnöt kokoaa asetussivulle kaikki asiakirjat, joiden allekirjoitus on kesken: asiakirjan nimen, lähetysajan ja allekirjoittajien sähköpostiosoitteet. Listalla näkyvät ne asiakirjat, joita sinulla on oikeus käsitellä. Tila päivittyy Visma Signistä automaattisesti muutaman minuutin välein.
Poista yhteys
Paina Poista ja vahvista. Poiston jälkeen allekirjoituksia ei voi pyytää, eikä jo lähetettyjen pyyntöjen tila päivity Kelomoon. Visma Sign -tilinne ja asiakirjanne säilyvät Visma Signissä. Valtuutuksella yhdistetyn yhteyden voi lisäksi poistaa Visma Signin puolelta kohdasta “Palveluyhteydet”.