Huoltosopimuksessa määritellään asiakkaan kohteet ja laitteet, huoltovälit, palvelulupaus sekä sopimusmaksuun sisältyvät työt. Avaa sopimukset kohdasta Kenttätyö → Huoltosopimukset.
Määrittele toistuvat huollot
Lisää sopimukseen erä kutakin toistuvaa työtä varten. Valitse kohde tai laite, työlaji ja huoltoväli, esimerkiksi kuusi kuukautta. Tulevat huollot näkyvät sopimuksen aikataulussa jo ennen työtilausten muodostamista.
Kun huollon ajankohta lähestyy, Kelomo luo työtilauksen ja ehdottaa käyntiaikaa sallitulle huoltojaksolle. Pyhäpäivät, poissaolot ja käytettävissä olevat tekijät voivat vaikuttaa ehdotukseen, mutta ne eivät muuta huollon eräpäivää.
Jos sopivaa aikaa ei löydy, työtilaus jää aikataulutettavaksi työnohjaukseen. Seuraa myös myöhässä olevia huoltoja: aikatauluehdotus ei takaa, että jokaiselle työlle löytyy vapaa aika.
Jos huolto jätetään tekemättä, merkitse se ohitetuksi ja kirjaa perustelu. Näin myös tekemättä jäänyt huolto ja sen syy säilyvät historiassa.
Määrittele laskutus
Sopimuksen laskutustapa ratkaisee, mitkä työt laskutetaan erikseen:
- Sisältyy sopimusmaksuun: sopimukseen kuuluvasta huollosta ei veloiteta erikseen. Voit määritellä myös vikakutsut sopimusmaksuun sisältyviksi.
- Laskutetaan erikseen: sopimus määrittää hinnat ja palvelulupauksen, mutta tehdyt työt laskutetaan erikseen.
Sopimukseen voi määritellä työtilauskohtaisen tuntikiintiön. Kelomo erottaa kiintiöön sisältyvän työn ja sen ylittävät laskutettavat tunnit. Kiintiö ei siis ala alusta saman työtilauksen jokaisella käynnillä.
Sopimusmaksun voi laskuttaa toistuvasti kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain. Tarkista lisäksi, mitkä osat ja muut veloitukset sisältyvät maksuun.
Seuraa päättyviä sopimuksia
Päättyvät sopimukset näkyvät sopimuslistalla. Jos CRM on käytössä ja sopimukselle on määritelty uusimistapa, Kelomo voi luoda uusimista koskevan myyntimahdollisuuden ennen irtisanomisajan päättymistä.
Myyntimahdollisuus auttaa sopimaan jatkosta asiakkaan kanssa. Sen syntyminen ei itsessään tarkoita, että asiakas olisi hyväksynyt uuden sopimuksen.