Työtilaus kokoaa yhdelle asiakkaalle tehtävän työn tiedot. Sen taustalla voi olla esimerkiksi puhelu, sähköposti, huoltosopimus, hyväksytty tarjous tai varallaolohälytys. Samaan tilaukseen voi kuulua useita käyntejä.
Luo työtilaus
Avaa Kenttätyö → Työtilaukset ja valitse Uusi työtilaus. Asiakas, työlaji ja otsikko riittävät alkuun. Jos et valitse kohdetta, Kelomo käyttää asiakkaan osoitetta.
Työlaji määrittää oletukset muun muassa laskutustavalle, kiireellisyydelle, kestolle ja palvelulupaukselle. Tarkista ne tilausta luodessasi. Työlajin asetusten myöhempi muuttaminen ei muuta aiemmin luotuja tilauksia.
Aikatauluta käynnit ja kirjaa tunnit
Valitse käynnille tekijä ja ajankohta työnohjauksessa. Jos työ vaatii uuden käynnin esimerkiksi puuttuvan varaosan vuoksi, lisää se samaan työtilaukseen. Katso Aikatauluta käynnit.
Työtunnit kirjataan Kelomon tavalliseen työajanseurantaan. Käynnin aikana oikealle työlle tehdyt kirjaukset yhdistetään käyntiin, joten samoja tunteja ei tarvitse kirjata uudelleen kenttätyötä varten.
Työajan vahvistaminen ja laskutettavuus ratkaisevat, mitkä tunnit ovat valmiita laskutukseen. Pelkkä käynnin merkitseminen valmiiksi ei vahvista työaikaa.
Laadi työraportti
Työraportti kokoaa käynnin tehdyt työt, mittausarvot, kuvat ja käytetyt osat. Tarkista tiedot ja pyydä asiakkaan allekirjoitus. Jos allekirjoitusta ei saada, kirjaa syy.
Tallennettu raportti lukitaan. Korjauksesta tehdään uusi versio, ja aiempi sisältö säilyy. Raportin voi lähettää asiakkaalle sähköpostitse. Katso mobiilin vaiheet ohjeesta Omat käynnit.
Kylmälaitteen huoltotiedot
F-kaasutyöraportissa on kentät esimerkiksi kylmäaineen tyypille ja määrälle, lisätylle ja talteen otetulle aineelle, kierrätys- tai regenerointilaitokselle sekä tarkastuksille ja käytöstäpoiston talteenotolle.
Toiminnanharjoittajan lupanumero saadaan kenttätyön asetuksista ja tekijän pätevyysnumero hänen pätevyystiedoistaan. Tarkista esitäytetyt tiedot ja täydennä tehdyn työn edellyttämät merkinnät.
Raporttipohja ei yksin takaa, että kaikki kohteen dokumentointivaatimukset täyttyvät. Huoltopäiväkirjan soveltamisala, vaaditut tiedot ja säilytysvaatimukset on kuvattu asetuksen 1063/2025 10 §:ssä (Finlex). Sovi asiakkaan kanssa myös raportin toimittamisesta ja tietojen lisäämisestä asiakkaan huoltokirjaan.
Lisää osat ja muut veloitukset
Työtilaukselle voi kirjata osia, työtä, matkoja ja muita maksuja. Osat valitaan nimikerekisteristä mobiilissa tai lisätään toimistolla työtilauksen Rivit-välilehdellä.
Hinnoittelutapoja on neljä:
- Tunnit ja tarvikkeet: laskutus perustuu laskutettaviin tunteihin ja riveihin.
- Kiinteä hinta: asiakas maksaa sovitun summan. Kirjaa silti toteutuneet tunnit ja kustannukset, jotta työn kate voidaan laskea.
- Sisältyy huoltosopimukseen: työ kuuluu huoltosopimuksen maksuun. Sopimukseen kuulumattomat työt ja rivit voidaan laskuttaa erikseen.
- Ei laskuteta: työtilauksesta ei muodostu laskutettavaa aineistoa.
Tarkista laskutettava aineisto
Merkitse työtilaus tehdyksi, kun työ on valmis. Kiinteä hinta pitää vapauttaa erikseen laskutukseen. Tunnit ja muut rivit ovat laskutettavissa, kun niitä koskevat vahvistus- ja laskutusehdot täyttyvät.
Valitse työtilauksen laskutettavat tiedot laskutuksessa ja tarkista muodostuva laskuluonnos. Voit täydentää luonnosta ennen laskun vahvistamista. Jos tunteja valmistuu laskutukseen vasta laskun vahvistamisen jälkeen, ne laskutetaan myöhemmällä laskulla.