En arbetsorder samlar uppgifterna om ett arbete för en kund. Den kan utgå från till exempel ett telefonsamtal, ett mejl, ett serviceavtal, en godkänd offert eller ett jourlarm. Flera besök kan höra till samma arbetsorder.
Skapa en arbetsorder
Öppna Fältservice → Arbetsorder och välj Ny arbetsorder. Kund, arbetstyp och rubrik räcker för att börja. Om du inte väljer ett objekt använder Kelomo kundens adress.
Arbetstypen anger standardvärden för bland annat faktureringssätt, prioritet, tidsåtgång och serviceåtaganden. Kontrollera dem när du skapar ordern. Senare ändringar i arbetstypen påverkar inte befintliga order.
Planera besök och registrera timmar
Välj utförare och tid i Styrning. Om arbetet kräver ett nytt besök, till exempel för att en reservdel saknas, lägger du till det på samma arbetsorder. Se Planera besök.
Registrera arbetstiden i Kelomos vanliga tidrapportering. Registreringar som görs på rätt jobb under besöket kopplas till det, så samma timmar behöver inte registreras separat för fältarbetet.
Bekräftelsen av arbetstiden och om den är fakturerbar avgör vilka timmar som är klara för fakturering. Att markera besöket som klart bekräftar inte tidsregistreringarna.
Skapa en arbetsrapport
Arbetsrapporten samlar utförda arbeten, mätvärden, foton och använda delar från besöket. Kontrollera uppgifterna och be kunden skriva under. Om underskrift saknas anger du orsaken.
En sparad rapport låses. Rättelser görs i en ny version, och det tidigare innehållet finns kvar. Du kan skicka rapporten till kunden via e-post. Se mobilinstruktionerna i Dina besök.
Serviceuppgifter för kylutrustning
F-gasrapporten har fält för till exempel köldmediets typ och mängd, påfyllda och tillvaratagna mängder, anläggning för återvinning eller regenerering, kontroller och tillvaratagande vid urdrifttagning.
Verksamhetsutövarens tillståndsnummer hämtas från inställningarna för fältarbete och utförarens behörighetsnummer från personens kompetensuppgifter. Kontrollera de förifyllda värdena och komplettera med de uppgifter som arbetet kräver.
En rapportmall garanterar inte i sig att alla dokumentationskrav för objektet uppfylls. Tillämpningsområde, nödvändiga uppgifter och krav på bevarande anges i 10 § i den finländska förordningen 1063/2025 (Finlex, på finska). Kom också överens med kunden om hur rapporten ska lämnas över och läggas till i kundens servicejournal.
Lägg till delar och andra avgifter
Du kan registrera delar, arbete, resor och andra avgifter på arbetsordern. Välj delar i artikelregistret i mobilappen eller lägg till dem på arbetsorderns flik Rader i webbappen.
Det finns fyra prissättningssätt:
- Timmar och material: faktureringen baseras på fakturerbara timmar och rader.
- Fast pris: kunden betalar det överenskomna beloppet. Registrera ändå faktiska timmar och kostnader så att jobbets marginal kan beräknas.
- Ingår i serviceavtalet: arbetet ingår i serviceavgiften. Arbeten och rader som inte omfattas av avtalet kan faktureras separat.
- Faktureras inte: arbetsordern ger inget faktureringsunderlag.
Kontrollera faktureringsunderlaget
Markera arbetsordern som klar när arbetet är färdigt. Fastprisarbete måste frigöras separat för fakturering. Timmar och andra rader kan faktureras när deras villkor för bekräftelse och fakturering är uppfyllda.
Välj arbetsorderns fakturerbara poster i faktureringen och kontrollera fakturautkastet. Du kan komplettera utkastet innan fakturan utfärdas. Timmar som blir klara för fakturering efter det tas med på en senare faktura.