Från arbetsorder till faktura: vad som antecknas i varje skede av fältarbetet

Ett servicebesök ger upphov till fakturerbart arbete, använda delar och resekostnader. När de registreras på rätt arbetsorder i samband med besöket kan faktureraren kontrollera arbetet och de avtalade priserna i samma underlag. Guiden går igenom vilka uppgifter som behövs från beställning till faktura.

Servicerapporten i slutet av guiden kan skrivas ut och tas med till besöket. Anteckna observationer, utfört arbete, använda delar och fortsatta åtgärder.

Sex skeden och det som vart och ett lämnar till nästa

1. Kontakten och arbetsordern. Arbetet får sin egen identifierare, en kund, ett objekt och ett faktureringssätt.
2. Tidsättningen och valet av utförare. Ordern får ett besök: dag, klockslag, utförare och det tidsfönster som utlovats kunden.
3. Besöket på objektet. Arbetstimmar, använda delar, körda kilometer, bilder, mätvärden och kundens kvittering.
4. Kontrollen och godkännandet. För varje rad avgörs om den faktureras.
5. Fakturan. Godkända timmar, delar och resor på en och samma faktura.
6. Löneunderlaget. Samma timmar per timtyp till löneräkningen.

Skedena är samma kedja oavsett om arbetet kommer ur ett telefonsamtal, ur ett serviceavtals schema, ur en godkänd offert eller ur ett beredskapslarm. Vid avtalsservice uppstår det första skedet helt enkelt ur avtalets underhållsintervall i stället för ur en människa.

Uppgifter som antecknas på arbetsordern

Anteckna det avtalade arbetet och faktureringsvillkoren på arbetsordern. Börja med dessa sex uppgifter.

Om priset avtalades per telefon antecknas den avtalade formuleringen på ordern sådan den sades till kunden: en fast summa, ett timpris, en uppskattning eller ett takpris. En uppskattning och ett takpris är olika löften, och skillnaden är just det som fakturor tvistas om.

Tillträdesuppgifterna – larmkoden, portkoden, nyckelskåpets placering – är ett eget fält och inte en beskrivning av arbetet. De är kundens säkerhetsuppgifter, och de ska synas för den som åker till objektet, inte för var och en som öppnar arbetsordern.

Tidsättningen gör ordern till besök

Ordern och besöket är olika saker, och skillnaden lönar det sig att hålla klar från början. En order kan kräva två besök: vid det första lokaliseras felet och delen beställs, vid det andra byts den. När returbesöket är samma orders andra besök hamnar båda besökens timmar och delar på samma faktura, och kunden får en faktura för ett fel.

Vid tidsättningen antecknas utföraren, dagen, den uppskattade längden och det tidsfönster som utlovats kunden. Den uppskattade längden är ingen grund för faktureringen, men utan den planeras dagen utifrån önsketänkande: fyra arbeten på två timmar får inte plats på en dag som innehåller tre timmars körning.

Registrera utfört arbete och använda delar under besöket

Under besöket kompletteras ordern med utfört arbete, delar och observationer. Rapporten kan exempelvis innehålla följande:

• Arbetets början, slut och pauser. Klockslagen hjälper till att kontrollera längden. Rätta vid behov automatiska händelser så att de motsvarar faktisk arbetstid.
• Arbetstimmarna per timtyp. Vardagsarbete, kväll, veckoslut och restid skiljs åt redan när de registreras, eftersom de prissätts olika både på fakturan och i löneräkningen.
• Delarna och förnödenheterna. Artikeln, mängden och den lagerplats som delen faktiskt togs ur – lagret eller servicebilen.
• De körda kilometrarna. Varifrån vart och hur många kilometer, enligt det avtalade debiteringssättet.
• Bilderna och mätvärdena. En bild före och en efter samt de mätta värdena är både ett bevis på arbetet och en utgångspunkt för nästa besök.
• Kundens kvittering. Namnet, dagen och det som kvitterades. Är ingen på plats antecknas det, och rapporten skickas ändå.

Registrera arbetade timmar, delar och observationer så snart som möjligt i samband med besöket. Kund- och avtalsuppgifter kan fyllas i när arbetsordern skapas och kompletteras med utfallet under besöket.

Tre ställen där uppgifter försvinner

Separata anteckningar. Uppgifter på papper eller i olika appar kan bli överförda ofullständigt. En gemensam registreringsplats och en checklista hjälper till att få med timmar och delar före fakturering.

Arbetstid som registreras i efterhand. I slutet av dagen kan exakta besökstider vara svåra att minnas. Registrera start, slut och pauser i samband med arbetet när det är möjligt. Kontrollera automatiska registreringar och rätta avvikelser före godkännande.

En oregistrerad del. När en lagerdel kopplas direkt till arbetsordern blir användningen lättare att spåra. Kontrollera debiterbarheten separat: delen kan ingå i avtalspris eller garanti. Lager och fakturering behöver fortfarande stämmas av.

Registrera också ett pris som avtalats per telefon direkt på ordern. Då kan faktureraren använda rätt pris utan extra utredning.

Kontrollen är ett eget arbetsskede

Före fakturan går någon igenom besöket. I kontrollen avgörs fyra saker: stämmer timmarna med besökets klockslag, är raderna rätt plockade ur prislistan, har fakturerbarheten avgjorts för varje rad (faktureras, ingår i serviceavtalet, utförs som garantiarbete) och har avvikelserna – en överskriden uppskattning, ett extra besök, en trasig del – fått en motivering som går att berätta för kunden.

För kontrollen lönar det sig att sätta en tidsgräns på samma sätt som för godkännandet av arbetstiden: besöket godkänns till exempel inom två vardagar. Ju längre dröjsmålet är, desto säkrare är motiveringen glömd när kunden frågar efter den.

Fakturerbarheten är radens egenskap, inte hela besökets. Samma besök kan innehålla ett periodiskt underhåll som ingår i avtalet och en reparation utanför det. Görs avgörandet på besöksnivå faktureras den ena av dem fel.

Vad som går från besöket till fakturan

Till fakturan går tre poster: arbetstimmarna, de använda delarna och resan. Det övriga som registrerats på besöket – bilderna, mätvärdena, checklistans punkter – är innehåll i arbetsrapporten och servicehistoriken.

Enligt 209 e § i mervärdesskattelagen ska fakturan innehålla bland annat de sålda varornas mängd och art samt tjänsternas omfattning och art, skattegrunden för varje skattesats, enhetspriset utan skatt samt skattesatsen och beloppet av den skatt som ska betalas. I fältarbete är just tjänstens omfattning och art det ställe där fakturan oftast blir bristfällig: “installationsarbete” berättar ingen omfattning, “servicearbete 2,5 h, reparation av tätningsläckage i kylrummet” gör det. Samma paragraf kräver att dagen då tjänsten utfördes antecknas, om den kan bestämmas och den inte är densamma som fakturans utfärdandedag – i fältarbete är det besöksdagen, och den är nästan alltid en annan dag än fakturans. Hela förteckningen över obligatoriska uppgifter är samlad i guiden obligatoriska fakturauppgifter.

Två situationer gäller särskilt arbete till fast pris. Över förskottsbetalningar ska det enligt Skatteförvaltningens faktureringsanvisning ges en faktura, och om hela vederlaget inte fakturerades som förskott ges en faktura också när arbetet blivit färdigt; klarast är att fakturera bara det belopp som återstår eller att anteckna de tidigare förskotten som avdrag med hänvisningar. Ändras priset i efterhand eller hävs köpet ska en faktura ges också över det – att ge en kreditfaktura är en skyldighet, inte en artighet.

Betalningstiden avtalas i avtalet. När köparen är näringsidkare får betalningstiden enligt 5 § i lagen om betalningsvillkor i kommersiella avtal överskrida 30 dagar bara om det uttryckligen har avtalats.

Besökets dokumentation är fakturans verifikat

Enligt 2 kap. 5 § i bokföringslagen ska bokföringen grunda sig på ett daterat och systematiskt numrerat eller på motsvarande sätt identifierat verifikat som bekräftar affärshändelsen, och sambandet mellan affärshändelsen, verifikatet och bokföringen ska kunna konstateras utan svårighet. Av ett inkomstverifikat ska den överlåtna prestationen framgå.

Bevara en tydlig koppling mellan faktura, arbetsorder och besöksdokumentation. Rapport, tidspecifikation, bilder och kundens kvittens hjälper till att styrka leveransen. En underskrift är nyttig men inte det enda möjliga beviset på utfört arbete. Dokumentera rättelser spårbart.

I mervärdesbeskattningen ska fakturorna bevaras i minst sex år räknat från början av det kalenderår som följer på det år till vars kalendermånad fakturorna hänför sig. Bevarandeskyldigheten ligger hos säljaren själv oberoende av vem som har upprättat fakturorna.

Arbetstiden och restiden avgörs var för sig

Enligt 3 § i arbetstidslagen är arbetstid den tid som används till arbete och den tid under vilken arbetstagaren är skyldig att stå till arbetsgivarens förfogande på arbetsstället. Tid som används för resor räknas inte in i arbetstiden, om den inte samtidigt ska betraktas som en arbetsprestation. Enligt samma paragraf tillämpas 10, 13 och 25 § i arbetarskyddslagen på arbetsgivarens skyldighet att förebygga alltför stor belastning i samband med resande utanför arbetstiden.

Om en resa räknas som arbetstid bedöms utifrån de faktiska arbetsförhållandena, inte en regel som arbetsgivaren väljer fritt. Gör en enhetlig anvisning som följer arbetstidslagen och kollektivavtalet. Skilj på resor som räknas som arbetstid, annan ersättningsbar restid och resor som debiteras kunden.

Den resa som faktureras kunden och den resa som räknas som arbetstid för arbetstagaren är två olika beslut. Av kunden kan man enligt avtalet debitera kilometer, en fast besöksavgift eller restid till timpris, och det som debiteras kunden avgör inte hur tiden bokförs i arbetstidsbokföringen.

Samma timmar tjänar fakturan och löneunderlaget

Besökets timmar kan användas både i arbetstidsbokföring och fakturering. Användningarna kräver olika specifikationer: all arbetstid är inte debiterbar och kundpriset är inte arbetstagarens ersättningsgrund. Håll arbetade timmar, tidstyper och debiterbarhet åtskilda.

I arbete till fast pris registreras timmarna med samma noggrannhet, även om fakturan inte bildas av dem. Utan timmarna är arbetets täckningsbidrag en gissning, och nästa motsvarande arbete går inte att prissätta.

Avtalet avgör

Utöver fakturakraven kan exempelvis arbetstids-, konsumentskydds- och branschregler gälla. Avtala skriftligt om följande faktureringsrutiner före första besöket inom tillämplig lag:

• Faktureringssättet och prislistan. Timpriserna per timtyp, grunden för prissättningen av förnödenheterna och när prislistan ses över.
• Minimidebiteringen och debiteringsintervallet. Faktureras en påbörjad halvtimme eller de utförda minuterna, och har besöket en minsta debiterbar längd.
• Debiteringen av resan. Kilometer, en fast besöksavgift eller restid, och räknas resan från verksamhetsstället eller från föregående objekt.
• Responstiden och jouren. När man senast ska vara på objektet, vad arbete utanför den ordinarie arbetstiden kostar och från vilken tidpunkt den utlovade tiden börjar löpa.
• Betalningsvillkoret. En betalningstid över 30 dagar förutsätter ett uttryckligt avtal mellan näringsidkare.
• Förskottet och tilläggsarbetena. Förskottsbetalningen för arbete till fast pris och hur arbete utanför den avtalade omfattningen godkänns innan det utförs.

I kollektivavtalet kan det dessutom finnas egna bestämmelser om ersättning för restid, om jour och om arbete utanför arbetstiden. De gäller förhållandet mellan arbetsgivaren och arbetstagaren, inte priset som debiteras kunden, men de lönar det sig att kontrollera samtidigt som prislistan byggs: ett allmänt bindande kollektivavtal följs också i ett oorganiserat företag.

Exempel: ett servicebesök med klockslag

Ett fastighetsserviceföretag får ett samtal på morgonen: butikens kylrum håller inte temperaturen. Arbetet faktureras enligt timmar och material.

På fakturan hamnar tre rader. Som dag då tjänsten utfördes antecknas besöksdagen, eftersom den är en annan än fakturans utfärdandedag.

Till löneunderlaget går från samma dag 2,5 timmar servicearbete och den separat registrerade körtiden med sin egen timtyp. Löneunderlaget uttrycks i timmar; prissättningen sker i lönesystemet.

Hade samma arbete utförts till fast pris skulle dagens förlopp registreras med klockslag på samma sätt och fakturan innehålla en rad med den avtalade summan. Timmarna och delarna skulle registreras ändå, eftersom arbetets täckningsbidrag utan dem inte går att räkna ut.

Checklista

Innan besöket faktureras:

• Arbetsordern har en kund, ett objekt och ett faktureringssätt, och priset som avtalades per telefon är antecknat med den formulering som sades till kunden.
• Besöket har en ankomst- och en avgångstid som klockslag, inte bara en längd.
• Timmarna är registrerade per timtyp och de stämmer med besökets klockslag.
• Delarna är registrerade som rader och tagna ur det lager de faktiskt togs ur.
• De körda kilometrarna är registrerade och debiteringssättet motsvarar avtalet.
• Arbetsrapporten har kundens kvittering eller en antecknad orsak till varför kvitteringen uteblev.
• Fakturerbarheten är avgjord för varje rad: faktureras, ingår i serviceavtalet eller utförs som garantiarbete.
• Tjänsteradens text berättar tjänstens omfattning och art på det sätt som 209 e § i mervärdesskattelagen förutsätter.
• Dagen då tjänsten utfördes finns på fakturan, när den är en annan än fakturans utfärdandedag.
• Tidigare förskottsbetalningar är avdragna och det finns en hänvisning till dem på fakturan.
• Betalningsvillkoret motsvarar avtalet, och en betalningstid över 30 dagar grundar sig på ett uttryckligt avtal.
• Fakturan och besöket hittar varandra: fakturaraden har en hänvisning till arbetsordern och till besöksdagen, och arbetsrapporten är sparad under bevarandetiden.