Obligatoriska fakturauppgifter: fakturaanteckningar enligt 209 e §

Fakturan är ett verifikat i mervärdesbeskattningen, och dess innehåll bestäms av 209 e § i mervärdesskattelagen. Paragrafen räknar upp de anteckningar som ska finnas på fakturan; resten – betalningsvillkoret, dröjsmålsräntan, referensnumret, utseendet – hör till avtalet och den egna praxisen. Skillnaden är väsentlig: om anteckningarna förhandlar man inte, om betalningsvillkoren förhandlar man.

När säljaren ska ge en faktura

Säljaren ska ge en faktura enligt mervärdesskattelagen för skattepliktig försäljning till en näringsidkare eller annan juridisk person, såsom en förening eller stiftelse. Vanlig inhemsk konsumentförsäljning omfattas normalt inte, men kräver ändå ett bokföringsverifikat. Skyldigheten gäller också vissa skattefria försäljningar och särskilda konsumentaffärer, exempelvis ett nytt transportmedel till ett annat EU-land. Kontrollera undantagen i kapitel 4 i Skatteförvaltningens anvisning.

En faktura som köparen upprättar anses vara given av säljaren, om parterna har avtalat om det och säljaren godkänner fakturan. Arrangemanget kallas självfakturering, och det syns också i de obligatoriska anteckningarna.

Tre situationer ger upphov till en faktura utan någon ny leverans:

• Förskottsbetalningar (punkt 4.2.6). Säljaren ska ge en faktura över en förskottsbetalning. Om bara en del av vederlaget har fakturerats som förskottsbetalningar, ges en faktura också efter leveransen eller utförandet. Klarast är att då fakturera det belopp som återstår eller att anteckna de tidigare förskottsbetalningarna på fakturan som avdrag med hänvisning till dem.
• Rättelseposter (punkt 4.2.7). Över års- och omsättningsrabatter, köp- och försäljningsgottgörelser samt andra rättelseposter ges en faktura, om de inte har beaktats i tidigare fakturor.
• Prisändring och hävning av köpet (punkt 4.2.7). Ge en ändringsfaktura med hänvisning till originalet. En sänkning hanteras som kreditering och en höjning som tilläggsdebitering.

Tidsfristen för att ge fakturan

Mervärdesskattelagen har ingen allmän tidsfrist för att ge en faktura. Tidsfristen gäller två situationer: gemenskapsintern varuförsäljning och tjänster som säljs till ett annat EU-land och beskattas enligt den allmänna regeln. I dem ska fakturan ges senast den 15 dagen i den kalendermånad som följer på försäljningen (punkt 4.6 i anvisningen).

Fakturan är given när den som upprättar den ställer den till mottagarens förfogande. Den kan ställas till förfogande per e-post, via en tjänsteleverantör eller i en webbportal (punkt 4.6 i anvisningen). Avgörande är alltså sändningen, inte när mottagaren öppnar fakturan.

I inhemsk handel bestäms faktureringsrytmen av avtalet och praxis. Snabb fakturering tjänar både kassan och minnet: ju närmare leveransen fakturan ges, desto exaktare är leveransdagen och prestationens art fortfarande kända.

Obligatoriska anteckningar enligt 209 e § i mervärdesskattelagen

Anteckningarna får göras på vilket språk som helst (209 e § och punkt 5.1 i anvisningen). Numreringen nedan följer paragrafens punkter – punkterna 14–17 om specialsituationer är sammanslagna till en – och samma nummer används i modellfakturan i den här guiden.

1. Fakturans utfärdandedatum. Fakturans datum, exempelvis avsändningsdagen.
2. Ett löpande nummer som identifierar fakturan. Numret ska bygga på en eller flera serier. Serierna får alltså vara flera – till exempel en för försäljningsfakturor och en för kreditfakturor – så länge numret identifierar fakturan entydigt.
3. Säljarens mervärdesskattenummer under vilket varorna eller tjänsterna har sålts. På en inhemsk faktura är detta FO-numret, som Skatteförvaltningens anvisning kallar mervärdesskattenummer i förteckningen över förenklade anteckningar (punkt 5.2).
4. Köparens mervärdesskattenummer som köparen har använt vid köpet. Det krävs i två situationer: köparen är skattskyldig för köpet (omvänd skattskyldighet), eller det är fråga om gemenskapsintern varuförsäljning. På övriga inhemska fakturor är köparens nummer en nyttig identifieringsuppgift, inte ett krav.
5. Säljarens och köparens namn och adress. Adressen krävs av båda, också på en e-faktura där leveransen sker enligt e-fakturaadressen.
6. De sålda varornas mängd och art samt tjänsternas omfattning och art. “Utfört arbete” berättar varken omfattning eller art. I timarbete är omfattningen antalet timmar och arten det arbete som utförts; för material är det antalet stycken och artikeln.
7. Leveransdagen för varorna, utförandedagen för tjänsterna eller betalningsdagen för förskottsbetalningen. Anteckningen krävs om dagen kan fastställas och den inte är densamma som fakturans utfärdandedatum. Vid månadsarbete som faktureras i efterskott kan dagarna skilja sig åt.
8. Skattegrunden för varje skattesats och skattefrihet, enhetspriset utan skatt samt gottgörelser och rabatter, om de inte har beaktats i enhetspriset. När fakturan innehåller flera skattesatser specificeras skattegrunden per skattesats.
9. Skattesatsen.
10. Det skattebelopp som ska betalas.
11. En anteckning om skattefrihet eller en hänvisning till den berörda bestämmelsen i mervärdesskattelagen eller mervärdesskattedirektivet, om ingen skatt ska betalas på försäljningen.
12. Anteckningen “omvänd skattskyldighet”, om köparen är skattskyldig för försäljningen.
13. Anteckningen “självfakturering”, om köparen upprättar fakturan.
14. Anteckningar i specialsituationer (paragrafens punkter 14–17): försäljning av ett nytt transportmedel, förfarandet med vinstmarginal, resebyråtjänster och investeringsguld. Var och en av dem kräver sin egen anteckning.
15. En entydig hänvisning till fakturan som ändras (lagrummets punkt 18) när en tidigare faktura ändras.

Använd de etablerade uttrycken för omvänd betalningsskyldighet och självfakturering på fakturans språk. På engelska är de ”reverse charge” och ”self-billing”. Uppgiften behöver alltså inte vara på finska, men ska tydligt ange det som krävs.

Skattebeloppet får antecknas av en registrerad säljare

209 e § i mervärdesskattelagen slutar med en avgränsning: skattebeloppet eller skattesatsen får antecknas på fakturan bara om säljaren har införts i registret över mervärdesskattskyldiga. Är registreringen anhängig och finns det en anteckning om det på fakturan, får skatten och skattesatsen ändå antecknas (209 e §).

Om påföljden för försummelse av fakturaanteckningarna föreskrivs i 39 § i lagen om beskattningsförfarandet beträffande skatter som betalas på eget initiativ (209 e § i mervärdesskattelagen).

Förenklade fakturaanteckningar

Punkt 5.2 i anvisningen tillåter en snävare uppsättning anteckningar när fakturans slutsumma inklusive skatt är högst 400 euro. Oberoende av slutsumman gäller samma lättnad detaljhandeln och därmed jämförbar försäljning som nästan uteslutande sker till privatpersoner, fakturor för restaurang- och måltidstjänster, fakturor för persontransport samt verifikat från parkeringsmätare och därmed jämförbara apparater.

De förenklade kraven tillämpas inte på gemenskapsintern försäljning, distansförsäljning eller sådan försäljning till ett annat EU-land där köparen är skattskyldig på grund av omvänd skattskyldighet. Det lönar sig också att räkna gränsen åt rätt håll: 400 euro är slutsumman inklusive skatt, inte summan utan skatt.

Fakturan är ett verifikat i bokföringen

Enligt 2 kap. 5 § i bokföringslagen ska en bokföringspost grunda sig på ett daterat och systematiskt numrerat eller på motsvarande sätt identifierat verifikat som styrker affärshändelsen, och sambandet mellan affärshändelsen, verifikatet och bokföringsposten ska kunna konstateras utan svårighet. Av ett inkomstverifikat ska den överlåtna prestationen framgå. Kraven säger samma sak som punkterna 2, 6 och 7 i 209 e §, fast med andra ord: en identifierande beteckning, prestationens art och dagen.

Det finns två parallella förvaringstider.

• Mervärdesbeskattningen: fakturorna ska förvaras i minst sex år. Tiden räknas från utgången av det kalenderår som innehåller den kalendermånad som fakturorna gäller; avviker räkenskapsperioden från kalenderåret, räknas tiden från början av året efter att räkenskapsperioden gått ut. Fakturor som gäller fastighetsinvesteringar förvaras i 13 år (punkt 7 i anvisningen).
• Bokföringen: räkenskapsperiodens verifikat och korrespondens som gäller affärshändelser förvaras i minst sex år från utgången av det år under vilket räkenskapsperioden har gått ut. Bokslutet, bokföringarna och kontoförteckningen förvaras i minst 10 år från räkenskapsperiodens utgång (2 kap. 10 § i bokföringslagen).

Förvaringen är den skattskyldiges eget ansvar. Det gäller också fakturor som någon annan har upprättat – en bokföringsbyrå, en e-fakturaoperatör eller en köpare som använder självfakturering (punkt 7 i anvisningen). Det lönar sig alltså att läsa avtalet med tjänsteleverantören ur förvaringstidens synvinkel.

Betalningsvillkoret och dröjsmålsräntan är avtalsfrågor

Fakturaanteckningarna kommer ur lagen, betalningsvillkoret ur avtalet. När gäldenären är näringsidkare får betalningstiden enligt 5 § i lagen om betalningsvillkor i kommersiella avtal överskrida 30 dagar bara om det uttryckligen har avtalats. En längre betalningstid är alltså möjlig när den har avtalats – 60 dagar som ensidigt skrivits på fakturan är något annat än ett avtalsvillkor.

Att förfallodagen antecknas på fakturan påverkar också när dröjsmålsräntan börjar löpa. Enligt 5 § i räntelagen betalas dröjsmålsränta från förfallodagen, om förfallodagen är bindande för gäldenären och bestämd på förhand. Är förfallodagen inte bestämd på det sättet, börjar dröjsmålsräntan löpa först när 30 dagar har gått från att fakturan sändes (6 § i räntelagen). Dröjsmålsräntans belopp, indrivningskostnaderna och tidsplanen för betalningspåminnelsen behandlas separat i guiden betalningspåminnelse och dröjsmålsränta.

Till samma avtalsområde hör rabatter och gottgörelser, valutan, referensnumret och sättet att leverera fakturan. Allt detta får antecknas på fakturan; förteckningen över obligatoriska anteckningar sätter en miniminivå, inte en maximinivå.

Exempel: en modellfaktura med sina anteckningar

En installationsfirma fakturerar en företagskund för ett besök: fem timmar installationsarbete och fyra stycken av en materialartikel. Inom parentes står den punkt i 209 e § som anteckningen uppfyller.

Slutsumman inklusive skatt överskrider 400 euro, så förenklade anteckningar räcker inte och hela förteckningen ska finnas på fakturan. Specialsituationer ändrar några rader i samma faktura:

Kontrollera dessa brister före utskick

Följande brister kan leda till en begäran om rättelse:

• Prestationens art blir för vag. “Konsultering” eller “utfört arbete” utan omfattning lämnar punkt 6 ouppfylld.
• Leveransdagen saknas, trots att den avviker från fakturans utfärdandedatum (punkt 7).
• Kreditfakturan saknar en hänvisning till den ursprungliga fakturan (punkt 18), och då finns det två verifikat i bokföringen utan samband med varandra.
• Anteckningen om omvänd skattskyldighet är skriven med egna ord eller köparens mervärdesskattenummer saknas (punkterna 4 och 12).
• En skattefri försäljning saknar anteckning om skattefrihet eller hänvisning till bestämmelsen (punkt 11), och då framgår det inte av fakturan varför skatt saknas.
• Skatt har angetts utan registrering, och någon pågående registrering har inte angetts på fakturan.
• Rabatten har dragits av från slutsumman utan specifikation, trots att den inte har beaktats i enhetspriset (punkt 8).

En bristfällig faktura kan hindra köparens rätt att dra av mervärdesskatten, så köparen har skäl att be om en rättad faktura och säljaren skäl att göra den rätt på en gång. Kapitel 8 i Skatteförvaltningens faktureringsanvisning behandlar fakturan som förutsättning för avdragsrätten och följderna av bristfälliga anteckningar.

Checklista

Innan du skickar fakturan.

• Faktureringsskyldigheten. Köparen är näringsidkare eller en juridisk person som inte är näringsidkare, och försäljningen är skattepliktig.
• Datum och nummer. Fakturan har ett utfärdandedatum och ett nummer ur en serie där numret identifierar fakturan.
• Säljarens nummer. Säljarens mervärdesskattenummer finns på fakturan.
• Köparens nummer. Vid omvänd skattskyldighet och gemenskapsintern försäljning är köparens mervärdesskattenummer antecknat.
• Namn och adresser. Både säljarens och köparens namn och adress finns på fakturan.
• Mängd och art. Av varje rad framgår varans mängd och art eller tjänstens omfattning och art.
• Leveransdagen. Leverans-, utförande- eller förskottsbetalningsdagen är antecknad när den avviker från fakturans datum.
• Skattegrund och enhetspriser. Skattegrunden är specificerad per skattesats, enhetspriserna är utan skatt och rabatterna syns.
• Skattesats och skattebelopp. Uppgifterna stöds av registrering eller en pågående registrering som anges på fakturan.
• Skattefriheten. En skattefri försäljning har en anteckning om skattefrihet eller en hänvisning till bestämmelsen på fakturan.
• Särskilda uppgifter. Omvänd betalningsskyldighet och självfakturering anges vid behov på fakturans språk.
• Ändringsfakturan. Kreditfakturan och rättelsefakturan har en entydig hänvisning till den faktura som ändras.
• Det förenklade alternativet. På en faktura på högst 400 euro och i detaljhandeln har det kontrollerats om förenklade anteckningar räcker.
• Betalningsvillkoret. Förfallodagen finns på fakturan, och en betalningstid över 30 dagar är avtalad.
• Förvaringen. Fakturan arkiveras i sex år, och förvaringen är under egen kontroll också när någon annan upprättar fakturan.