Betalningspåminnelse och dröjsmålsränta: när och hur mycket

I korthet

• Dröjsmålsräntan löper från förfallodagen, när förfallodagen har bestämts på förhand på ett sätt som binder gäldenären (5 § i räntelagen).
• Lagstadgad dröjsmålsränta är referensräntan + 8 procentenheter i kommersiella avtal och den allmänna räntan referensräntan + 7. Kontrollera också eventuella avtalade räntor.
• Kostnadstaket är 12 euro för en påminnelse om företagsfordran och 50–110 euro för en yrkesmässig indrivares betalningskrav. Även skälighetskrav och tidsgränser gäller.
• Vid ett dröjsmål enligt ett kommersiellt avtal har borgenären rätt till en standardersättning på 40 euro för indrivningskostnaderna utan specifikation över de faktiska kostnaderna.

En betalningspåminnelse visar kunden vilken faktura som är obetald och hur den betalas. Kontrollera grunden för dröjsmålsräntan och indrivningskostnaderna före utskick. Guiden gäller främst företagsfordringar: delvis andra regler gäller konsumentfordringar och offentliga upphandlande enheters betalningar.

Betalningstiden är högst 30 dagar, om inte längre tid uttryckligen avtalats

När gäldenären är näringsidkare får betalningstiden enligt 5 § i lagen om betalningsvillkor i kommersiella avtal överskrida 30 dagar bara om det uttryckligen har avtalats. Lagen gäller betalningar mellan näringsidkare samt betalningar mellan en näringsidkare och en upphandlande enhet.

Uttryckligt avtal betyder att den längre betalningstiden har varit känd och godkänd av parterna: den står i offerten, orderbekräftelsen eller ramavtalet. Kundens standardpraxis i leverantörsreskontran eller ett längre villkor som antecknats på fakturan i efterhand är något annat än en avtalad betalningstid.

Dröjsmålsräntan börjar löpa från förfallodagen

När förfallodagen har bestämts bindande i förväg gäller 5 § i räntelagen om ränta från förfallodagen. Avtala om betalningsvillkoret i offerten eller avtalet. En förfallodag blir inte bindande avtalad enbart genom att skrivas på fakturan.

Om förfallodagen inte har bestämts på förhand på ett sätt som binder gäldenären, betalas dröjsmålsränta enligt 6 § i räntelagen från det att 30 dagar har gått från den dag då borgenären sände fakturan eller på annat sätt krävde att ett bestämt penningbelopp skulle betalas. Gäldenären är inte skyldig att betala dröjsmålsränta för tiden innan fakturan nådde hen.

Två olika 30 dagar. De 30 dagarna i 5 § i betalningsvillkorslagen är betalningstidens maximilängd. De 30 dagarna i 6 § i räntelagen är den tid efter vilken räntan börjar löpa när ingen förfallodag alls har bestämts. Anteckna en förfallodag på fakturan, så är den tillämpliga regeln 5 §.

Räntan är referensräntan plus sju eller åtta procentenheter

Enligt 4 § i räntelagen betalas på det försenade beloppet en årlig dröjsmålsränta som är sju procentenheter högre än den referensränta som gäller vid respektive tidpunkt.

Den lagstadgade dröjsmålsräntan i kommersiella avtal är referensräntan plus åtta procentenheter (4 a §). Den gäller lagens betalningar mellan näringsidkare och från upphandlande enheter till näringsidkare. Företag kan också giltigt avtala om en annan ränta; beräkningarna här använder lagstadgad ränta.

Referensräntan bestäms enligt 12 § i räntelagen: den är den ränta som Europeiska centralbanken tillämpat vid den senaste huvudsakliga refinansieringstransaktionen före den första kalenderdagen i varje halvårsperiod, avrundad uppåt till närmast följande halva procentenhet, och den tillämpas under de följande sex månaderna. Finlands Bank publicerar referensräntan och de dröjsmålsräntor som beräknats utifrån den två gånger om året, från ingången av januari och juli. Kontrollera det gällande talet där innan du skickar en påminnelse; i ett dröjsmål som sträcker sig över årsskiftet ingår två olika räntesatser i beräkningen.

På en konsumentfaktura ska räntan och den dag den börjar löpa nämnas

Enligt 6 § i räntelagen ska det på en faktura för en konsumentskuld nämnas dröjsmålsräntans storlek och den tidpunkt från vilken dröjsmålsränta ska betalas. På en faktura mellan företag finns inte detta anteckningskrav, men anteckningen är nyttig också där: den berättar för leverantörsreskontran vad en försening kostar.

Påminnelser om en konsumentfordran har dessutom en egen tidsplan. Enligt 10 b § i indrivningslagen får indrivningskostnader för en betalningspåminnelse krävas för en konsumentfordran bara om fakturan har sänts minst 14 dagar före förfallodagen och minst 14 dagar har gått från förfallodagen före påminnelsen. Den här guiden behandlar i övrigt företagsfordringar; konsumentindrivning har egna kostnadstak och förfaranderegler.

Maximibeloppen för indrivningskostnader står i lagen

I 10 e § i indrivningslagen föreskrivs hur mycket som får krävas av gäldenären vid indrivning av en annan fordran än en konsumentfordran. För en betalningspåminnelse som lämnats skriftligen eller på något annat varaktigt sätt får högst 12 euro krävas. För en annan betalningspåminnelse – till exempel ett telefonsamtal – får de faktiska kostnaderna för att framställa den krävas.

Gränserna nedan gäller betalningskrav enligt 5 b § i indrivningslagen från den som bedriver yrkesmässig indrivning. De är inte automatiska avgifter eller priser för vilket brev som helst med rubriken betalningskrav. Kostnaderna ska vara skäliga, och lagens tidsgränser och begränsningar av antalet åtgärder ska följas.

För en förlängning som gäldenären begär får högst 10 euro krävas om betalningstiden förlängs med minst 14 dagar. Kostnadstaket för en betalningsplan är 30–75 euro och påverkas av kapitalet, antalet poster och fordringens typ (10 e–10 f §).

Vid sidan av dessa finns standardersättningen i 10 i § i indrivningslagen. När betalningen enligt ett kommersiellt avtal har försenats så att borgenären har rätt till dröjsmålsränta, har borgenären rätt att av gäldenären få 40 euro i standardersättning för indrivningskostnader. Standardersättningen förutsätter ingen specifikation över faktiska kostnader. Samtidigt sätter den en utgångsnivå: för övriga indrivningskostnader får borgenären ersättning bara till den del deras belopp överstiger standardersättningen. I praktiken ingår påminnelsekostnaden på 12 euro i de 40 euron, och av till exempel ett betalningskrav på 90 euro återstår 50 euro att kräva utöver standardersättningen.

Exempel: beräkning av dröjsmålsränta

Den årliga räntan räknas om till dröjsmålsdagar. Det vanligaste räknesättet är faktiska dröjsmålsdagar dividerade med 365:

ränta = kapital × räntesats ÷ 100 × dröjsmålsdagar ÷ 365

Dröjsmålsdagarna räknas från dagen efter förfallodagen till betalningsdagen. I exemplet är referensräntan 3,0 procent, varvid dröjsmålsräntan enligt ett kommersiellt avtal är 3,0 + 8 = 11,0 procent. Talet är exemplets antagande; den gällande referensräntan publiceras av Finlands Bank.

Hela fordran sätts samman på samma sätt. Anta en faktura på 4 800 euro som betalas 45 dagar efter förfallodagen, och indrivningen har framskridit till ett betalningskrav:

Vid delbetalning avgör fördelningen mellan kapital, ränta och kostnader den nya räntebasen. Om 3 000 euro i exemplet avräknas på kapitalet efter 30 dagar återstår 1 800 euro för nästa ränteperiod. Dela beräkningen vid avräkningsdagen och beräkna därefter räntan på återstående kapital.

Exempel på en påminnelserutin

Påminnelsernas rytm kan väljas inom lagens ramar. Kostnader för en ny påminnelse eller ett nytt betalningskrav om en företagsfordran får krävas först när minst 10 dagar gått sedan föregående utskick (10 f §). Utred ett motiverat bestridande innan frivillig indrivning fortsätter (4 b §). Schemat är ett exempel, inte en lista över lagstadgade datum.

Tratta får användas endast för en förfallen, klar och ostridig fordran. Den föregående betalningspåminnelsen ska ge minst 10 dagar för betalning eller anmärkningar (7 §). Tratta, rättslig indrivning och bokföringsmässig behandling är separata beslut, inte automatiska följder av att ett visst datum passerats.

Vad en betalningspåminnelse ska innehålla

Betalningspåminnelsen är en handling som kundens leverantörsreskontra kan behandla som den är. Sex saker ska framgå av den:

• Den ursprungliga fakturans nummer, datum och förfallodag.
• Öppet kapital och avräknade delbetalningar.
• Ränteperiod, räntesats och räntebelopp.
• Grund och belopp för indrivningskostnaderna. Om du kräver standardersättningen på 40 euro får andra kostnader läggas till bara till den del de överstiger den.
• Betalningsfrist, kontonummer och referens.
• Kontaktuppgifter för frågor och anmärkningar.

En tydlig specifikation hjälper kunden att kontrollera beräkningen och reda ut fel. Den ger också indrivaren nödvändigt underlag om indrivningen fortsätter.

Avtalet avgör betalningsvillkoret, räntan och påminnelsepraxis

Lagen anger utgångsläget, och om en del av villkoren avtalar parterna själva. Avtala om dessa fyra saker i offerten, orderbekräftelsen eller ramavtalet, och anteckna dem också i kundregistret, så att de upprepas på varje faktura:

1. Betalningsvillkor. Mellan företag kräver över 30 dagar ett uttryckligt avtal. För offentliga upphandlande enheter beaktas 4 §.
2. Dröjsmålsräntan på fakturaunderlaget. Anteckna den tillämpade räntan och den dag från vilken den beräknas, så stödjer sig påminnelsen på samma text som fakturan.
3. Påminnelserutin. Avtala om kontakt och tidplan. Utöver kostnader begränsar lagen förfarandet och tidsintervallen.
4. Följderna av dröjsmål. När fortsatta leveranser eller nya arbetsorder väntar på betalning. I en fortlöpande kundrelation avtalas om detta på förhand, varvid ett stopp i leveransen är en avtalsenlig följd.

För en offentlig upphandlande enhet är huvudregeln 30 dagars betalningstid. Högst 60 dagar kräver ett uttryckligt avtal och grunder enligt 4 § i lagen om betalningsvillkor. Regeln i 5 § för avtal mellan företag kan därför inte tillämpas direkt på en offentlig beställare.

Checklista

Kontroll av betalningspåminnelsen och indrivningen före utskick.

• Betalningsvillkor: kontrollera avtalad förfallodag och reglerna för kundtypen.
• Betalningar: matcha inbetalningarna före påminnelsen.
• Ränta: använd tillämplig avtalad eller lagstadgad ränta och rätt period.
• Kostnader: kontrollera skälighet, kostnadstak, antal åtgärder och minsta tidsintervall.
• Standardersättning: om du kräver 40 euro, lägg till andra kostnader bara till den del de överstiger den.
• Konsumentfordran: följ de särskilda reglerna om ränta, kostnader och tidsfrister.
• Bestridande: utred kundens motiverade anmärkningar innan indrivningen fortsätter.
• Betalningsuppgifter: ange en tydlig tidsfrist, referens och kontaktuppgifter.