Laskun pakolliset tiedot: arvonlisäverolain 209 e §:n laskumerkinnät

Lasku on arvonlisäverotuksen tosite, ja sen sisällön määrää arvonlisäverolain 209 e §. Pykälä luettelee merkinnät, joiden on oltava laskussa; loppu – maksuehto, viivästyskorko, viitenumero, ulkoasu – on sopimuksen ja oman käytännön asia. Ero on olennainen: merkinnöistä ei neuvotella, maksuehdoista neuvotellaan.

Milloin myyjän on annettava lasku

Myyjän on annettava arvonlisäverolain mukainen lasku verollisesta myynnistä elinkeinonharjoittajalle tai muulle oikeushenkilölle, kuten yhdistykselle tai säätiölle. Tavallinen kotimaan kuluttajamyynti ei yleensä kuulu tähän velvollisuuteen, mutta siitäkin tarvitaan kirjanpidon tosite. Laskuvelvollisuus koskee myös eräitä verottomia myyntejä ja kuluttajakaupan erityistilanteita, kuten uuden kuljetusvälineen myyntiä toiseen EU-maahan. Tarkista poikkeukset Verohallinnon ohjeen luvusta 4.

Ostajan laatima lasku katsotaan myyjän antamaksi, jos siitä on sovittu ja myyjä hyväksyy laskun. Tätä järjestelyä kutsutaan itselaskutukseksi, ja se näkyy myös pakollisissa merkinnöissä.

Kolme tilannetta tuottaa laskun ilman uutta toimitusta:

• Ennakkomaksut (kohta 4.2.6). Myyjän on annettava lasku ennakkomaksusta. Jos ennakkomaksuina on laskutettu vain osa vastikkeesta, lasku annetaan myös toimituksen tai suorituksen jälkeen. Selkeintä on laskuttaa silloin jäljellä oleva määrä tai merkitä aiemmat ennakkomaksut laskulle vähennyksenä viittauksin.
• Oikaisuerät (kohta 4.2.7). Vuosi- ja vaihtoalennuksista, osto- ja myyntihyvityksistä sekä muista oikaisueristä annetaan lasku, jos niitä ei ole otettu huomioon aiemmissa laskuissa.
• Hinnan muutos ja kaupan purkautuminen (kohta 4.2.7). Anna muutoksesta lasku, joka viittaa alkuperäiseen laskuun. Hinnan alennus käsitellään hyvityksenä ja hinnan korotus lisäveloituksena.

Laskun antamisen ajankohta

Arvonlisäverolaissa ei ole yleistä määräaikaa laskun antamiselle. Määräaika koskee kahta tilannetta: tavaran yhteisömyyntiä ja toiseen EU-maahan myytyjä yleissäännön mukaan verotettavia palveluja. Niissä lasku on annettava viimeistään myyntiä seuraavan kuukauden 15. päivänä (ohjeen kohta 4.6).

Lasku on annettu, kun laatija asettaa sen vastaanottajan saataville. Saataville asettaminen voi tapahtua sähköpostilla, palveluntarjoajan kautta tai verkkoportaalissa (ohjeen kohta 4.6). Ratkaisevaa on siis lähetys, ei se, milloin vastaanottaja avaa laskun.

Kotimaan kaupassa laskutusrytmin määrää sopimus ja käytäntö. Nopea laskutus palvelee sekä kassaa että muistia: mitä lähempänä toimitusta lasku annetaan, sitä tarkemmin toimituspäivä ja suoritteen laji ovat vielä tiedossa.

Pakolliset merkinnät arvonlisäverolain 209 e §:n mukaan

Merkinnät saa tehdä millä tahansa kielellä (209 e § ja ohjeen kohta 5.1). Numerointi alla seuraa pykälän kohtia – erityistilanteiden kohdat 14–17 on koottu yhdeksi – ja samoihin numeroihin viitataan tämän oppaan mallilaskussa.

1. Laskun antamispäivä. Laskun päiväys, esimerkiksi lähetyspäivä.
2. Juokseva tunniste, jolla lasku voidaan yksilöidä. Tunnisteen on perustuttava yhteen tai useampaan sarjaan. Sarjoja saa siis olla useita – esimerkiksi myyntilaskuille ja hyvityslaskuille omansa – kunhan tunniste yksilöi laskun aukottomasti.
3. Myyjän arvonlisäverotunniste, jolla tavarat tai palvelut on myyty. Kotimaan laskussa tämä on Y-tunnus, jonka Verohallinnon ohje nimeää arvonlisäverotunnisteeksi kevennettyjen merkintöjen luettelossa (kohta 5.2).
4. Ostajan arvonlisäverotunniste, jota ostaja on käyttänyt ostossa. Tämä vaaditaan kahdessa tilanteessa: ostaja on ostosta verovelvollinen (käännetty verovelvollisuus) tai kyse on tavaran yhteisömyynnistä. Muissa kotimaan laskuissa ostajan tunniste on hyödyllinen tunnistetieto, ei pakko.
5. Myyjän ja ostajan nimi ja osoite. Osoite kuuluu molemmista, myös verkkolaskulla, jossa toimitus kulkee verkkolaskuosoitteen perusteella.
6. Myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji. “Tehdyt työt” ei kerro laajuutta eikä lajia. Tuntityössä laajuus on tuntimäärä ja laji tehty työ; tarvikkeissa kappalemäärä ja nimike.
7. Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä. Merkintä vaaditaan, jos päivä voidaan määrittää eikä se ole sama kuin laskun antamispäivä. Jälkikäteen laskutettavassa kuukausityössä nämä päivät voivat erota toisistaan.
8. Veron peruste kunkin verokannan tai verottomuuden osalta, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole otettu huomioon yksikköhinnassa. Kun laskulla on useaa verokantaa, veron peruste eritellään verokannoittain.
9. Verokanta.
10. Suoritettavan veron määrä.
11. Merkintä verottomuudesta taikka viittaus arvonlisäverolain tai arvonlisäverodirektiivin asianomaiseen säännökseen, jos myynnistä ei ole suoritettava veroa.
12. Merkintä “käännetty verovelvollisuus”, jos ostaja on myynnistä verovelvollinen.
13. Merkintä “itselaskutus”, jos ostaja laatii laskun.
14. Erityistilanteiden merkinnät (pykälän kohdat 14–17): uuden kuljetusvälineen myynti, voittomarginaalijärjestelmä, matkatoimistopalvelut ja sijoituskulta. Kukin niistä vaatii oman merkintänsä.
15. Yksiselitteinen viittaus muutettavaan laskuun (pykälän kohta 18), kun muutetaan aikaisempaa laskua.

Käytä käännetyn verovelvollisuuden ja itselaskutuksen vakiintuneita merkintöjä laskun kielellä. Englanniksi ne ovat ”reverse charge” ja ”self-billing”. Merkinnän ei siis tarvitse olla suomeksi, mutta sen pitää ilmaista vaadittu asia selvästi.

Veron määrän saa merkitä rekisteriin merkitty myyjä

Arvonlisäverolain 209 e § päättyy rajaukseen: laskuun saa merkitä veron määrän tai verokannan vain, jos myyjä on merkitty arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Jos rekisteröinti on vireillä ja laskussa on siitä merkintä, veron ja verokannan saa kuitenkin merkitä (209 e §).

Laskumerkintöjen laiminlyönnin seuraamuksesta säädetään oma-aloitteisten verojen verotusmenettelystä annetun lain 39 §:ssä (AVL 209 e §).

Kevennetyt laskumerkinnät

Ohjeen kohta 5.2 sallii suppeamman merkintäjoukon, kun laskun verollinen loppusumma on enintään 400 euroa. Sama kevennys koskee loppusummasta riippumatta vähittäiskauppaa ja siihen rinnastettavaa lähes yksinomaan yksityishenkilöille tapahtuvaa myyntiä, ravintola- ja ateriapalvelulaskuja, henkilökuljetuslaskuja sekä pysäköintimittareiden ja niihin rinnastettavien laitteiden tositteita.

Kevennettyjä vaatimuksia ei sovelleta yhteisömyyntiin, etämyyntiin eikä sellaiseen myyntiin toiseen EU-maahan, jossa ostaja on käännetyn verovelvollisuuden perusteella verovelvollinen. Rajan laskeminen kannattaa myös tehdä oikein päin: 400 euroa on verollinen loppusumma, ei veroton summa.

Lasku on kirjanpidon tosite

Kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman, ja liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden on oltava vaikeuksitta todettavissa. Tulotositteesta on käytävä selville luovutettu suorite. Nämä vaatimukset ovat sama asia toisin sanottuna kuin 209 e §:n kohdat 2, 6 ja 7: yksilöivä tunniste, suoritteen laji ja päivä.

Säilytysaikoja on kaksi rinnakkaista.

• Arvonlisäverotus: laskut on säilytettävä vähintään kuusi vuotta. Aika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, johon kuuluvaa kalenterikuukautta laskut koskevat; jos tilikausi poikkeaa kalenterivuodesta, aika lasketaan tilikauden päättymistä seuraavan vuoden alusta. Kiinteistöinvestointeja koskevat laskut säilytetään 13 vuotta (ohjeen kohta 7).
• Kirjanpito: tilikauden tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tilinpäätös, kirjanpidot ja tililuettelo säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki 2 luku 10 §).

Säilyttäminen on verovelvollisen oma vastuu. Se koskee myös laskuja, jotka joku muu on laatinut – tilitoimisto, verkkolaskuoperaattori tai itselaskutusta käyttävä ostaja (ohjeen kohta 7). Sopimus palveluntarjoajan kanssa kannattaa siis lukea säilytysajan näkökulmasta.

Maksuehto ja viivästyskorko ovat sopimusasioita

Laskumerkinnät tulevat laista, maksuehto sopimuksesta. Kaupallisten sopimusten maksuehdoista annetun lain 5 §:n mukaan maksuaika saa ylittää 30 päivää vain, jos siitä on nimenomaisesti sovittu, kun velallinen on elinkeinonharjoittaja. Pidempi maksuaika on siis mahdollinen, kun se on sovittu – laskulle yksipuolisesti kirjoitettu 60 päivää on eri asia kuin sopimusehto.

Eräpäivän merkitseminen laskulle vaikuttaa myös viivästyskoron alkamiseen. Korkolain 5 §:n mukaan viivästyskorkoa maksetaan eräpäivästä lukien, jos eräpäivä on velallista sitovasti ennalta määrätty. Jos eräpäivää ei ole näin määrätty, viivästyskorko alkaa vasta, kun 30 päivää on kulunut laskun lähettämisestä (korkolain 6 §). Viivästyskoron määrä, perintäkulut ja maksumuistutuksen aikataulu on käsitelty erikseen oppaassa maksumuistutus ja viivästyskorko.

Samaan sopimusalueeseen kuuluvat alennukset ja hyvitykset, valuutta, viitenumero ja laskun toimitustapa. Ne kaikki saa merkitä laskulle; pakollisten merkintöjen luettelo asettaa vähimmäistason, ei enimmäistasoa.

Esimerkki: mallilasku merkintöineen

Asennusliike laskuttaa yritysasiakkaalta yhden käynnin: viisi tuntia asennustyötä ja neljä kappaletta tarviketta. Suluissa on 209 e §:n kohta, jonka merkintä täyttää.

Verollinen loppusumma ylittää 400 euroa, joten kevennetyt merkinnät eivät riitä ja laskulla on oltava koko luettelo. Erityistilanteet muuttavat samasta laskusta muutamaa riviä:

Tarkista nämä puutteet ennen lähetystä

Seuraavat puutteet voivat johtaa korjauspyyntöön:

• Suoritteen laji jää ylimalkaiseksi. “Konsultointi” tai “tehdyt työt” ilman laajuutta jättää kohdan 6 täyttämättä.
• Toimituspäivä puuttuu, vaikka se poikkeaa laskun antamispäivästä (kohta 7).
• Hyvityslaskulta puuttuu viittaus alkuperäiseen laskuun (kohta 18), jolloin kirjanpidossa on kaksi toisistaan irrallista tositetta.
• Käännetyn verovelvollisuuden merkintä on kirjoitettu omin sanoin tai ostajan arvonlisäverotunniste puuttuu (kohdat 4 ja 12).
• Verottomasta myynnistä puuttuu verottomuusmerkintä tai säännösviittaus (kohta 11), jolloin laskulta ei käy ilmi, miksi veroa ei ole.
• Veron määrä on merkitty ilman rekisteröintiä, eikä rekisteröinti ole vireillä laskulla ilmoitetulla tavalla.
• Alennus on vähennetty loppusummasta erittelemättä, vaikka sitä ei ole otettu huomioon yksikköhinnassa (kohta 8).

Puutteellinen lasku voi estää ostajan arvonlisäveron vähennysoikeuden, joten ostajalla on syy pyytää korjattu lasku ja myyjällä syy tehdä se yhdellä kertaa oikein. Verohallinnon laskutusohjeen luku 8 käsittelee laskua vähennysoikeuden edellytyksenä ja puutteellisten merkintöjen seurauksia.

Tarkistuslista

Ennen kuin lähetät laskun.

• Laskuvelvollisuus. Ostaja on elinkeinonharjoittaja tai oikeushenkilö, joka ei ole elinkeinonharjoittaja, ja myynti on verollista.
• Päivä ja numero. Laskulla on antamispäivä ja numero sarjasta, jossa se yksilöi laskun.
• Myyjän tunniste. Myyjän arvonlisäverotunniste on laskulla.
• Ostajan tunniste. Käännetyssä verovelvollisuudessa ja yhteisömyynnissä ostajan arvonlisäverotunniste on merkitty.
• Nimet ja osoitteet. Sekä myyjän että ostajan nimi ja osoite ovat laskulla.
• Määrä ja laji. Jokaiselta riviltä käy ilmi tavaran määrä ja laji tai palvelun laajuus ja laji.
• Toimituspäivä. Toimitus-, suoritus- tai ennakkomaksupäivä on merkitty, kun se poikkeaa laskun päivästä.
• Veron peruste ja yksikköhinnat. Veron peruste on eritelty verokannoittain, yksikköhinnat ovat verottomia ja alennukset näkyvät.
• Verokanta ja veron määrä. Merkinnöille on rekisteröinnin tai laskulla ilmoitetun vireillä olevan rekisteröinnin mukainen peruste.
• Verottomuus. Verottomasta myynnistä laskulla on verottomuusmerkintä tai viittaus säännökseen.
• Erityismerkinnät. Käännetyn verovelvollisuuden ja itselaskutuksen merkinnät ovat tarvittaessa laskun kielellä.
• Muutoslasku. Hyvityslaskulla ja korjauslaskulla on yksiselitteinen viittaus muutettavaan laskuun.
• Kevennetty vaihtoehto. Enintään 400 euron laskussa ja vähittäiskaupassa on tarkistettu, riittävätkö kevennetyt merkinnät.
• Maksuehto. Eräpäivä on laskulla, ja yli 30 päivän maksuajasta on sovittu.
• Säilytys. Lasku arkistoituu kuudeksi vuodeksi, ja säilytys on omassa hallinnassa myös silloin, kun laskun laatii joku muu.