Työtilauksesta laskuun: mitä kenttätyön jokaisessa vaiheessa kirjataan

Huoltokäynnistä syntyy laskutettavaa työtä, käytettyjä osia ja matkakuluja. Kun ne kirjataan oikealle työtilaukselle käynnin yhteydessä, laskuttaja voi tarkistaa työn ja sovitut hinnat samasta aineistosta. Tässä oppaassa käydään läpi, mitä tietoa tilaukselta tarvitaan laskulle asti.

Oppaan lopun huoltoraporttipohjan voi tulostaa käynnille mukaan. Siihen kirjataan havainnot, tehty työ, käytetyt osat ja jatkotoimet.

Kuusi vaihetta ja se, mitä kukin jättää seuraavalle

1. Yhteydenotto ja työtilaus. Työ saa oman tunnisteensa, asiakkaan, kohteen ja laskutusperusteen.
2. Ajoitus ja tekijän valinta. Tilaukselle syntyy käynti: päivä, kellonaika, tekijä ja asiakkaalle luvattu saapumisväli.
3. Käynti kohteessa. Työtunnit, käytetyt osat, ajokilometrit, kuvat, mittausarvot ja asiakkaan kuittaus.
4. Tarkistus ja hyväksyntä. Jokaiselle riville ratkaistaan, laskutetaanko se.
5. Lasku. Hyväksytyt tunnit, osat ja matkat yhdelle laskulle.
6. Palkka-aineisto. Samat tunnit tuntilajeittain palkanlaskentaan.

Vaiheet ovat sama ketju riippumatta siitä, tuleeko työ puhelinsoitosta, huoltosopimuksen aikataulusta, hyväksytystä tarjouksesta vai päivystyshälytyksestä. Sopimushuollossa ensimmäinen vaihe vain syntyy sopimuksen huoltovälistä ihmisen sijaan.

Työtilaukseen kirjattavat tiedot

Kirjaa työtilaukseen sovittu työ ja laskutuksen ehdot. Näistä kuudesta tiedosta on hyvä aloittaa.

Jos hinnasta sovittiin puhelimessa, sovittu sanamuoto kirjataan tilaukselle sellaisena kuin se asiakkaalle sanottiin: kiinteä summa, tuntihinta, arvio vai kattohinta. Arvio ja kattohinta ovat eri lupauksia, ja ero on juuri se, mistä laskusta riidellään.

Kulkutiedot – hälytinkoodi, porttikoodi, avainsäilön sijainti – ovat oma kenttänsä eivätkä työn kuvausta. Ne ovat asiakkaan turvallisuustietoa, ja niiden kuuluu näkyä sille, joka menee kohteeseen, ei jokaiselle työtilauksen avaajalle.

Ajoitus tekee tilauksesta käyntejä

Tilaus ja käynti ovat eri asioita, ja ero kannattaa pitää selvänä alusta asti. Yksi tilaus voi vaatia kaksi käyntiä: ensimmäisellä vika paikannetaan, osa tilataan, ja toisella se vaihdetaan. Kun paluukäynti on saman tilauksen toinen käynti, molempien tunnit ja osat päätyvät samalle laskulle, ja asiakas saa yhden laskun yhdestä viasta.

Ajoituksessa kirjataan tekijä, päivä, arvioitu kesto ja asiakkaalle luvattu saapumisväli. Arvioitu kesto ei ole laskutuksen peruste, mutta ilman sitä päivä suunnitellaan toiveiden varassa: neljä kahden tunnin työtä ei mahdu päivään, jossa ajoja on kolme tuntia.

Kirjaa käynnillä toteutunut työ ja käytetyt osat

Käynnillä täydennetään tilauksen tiedot toteutuneella työllä, osilla ja havainnoilla. Käynnin raportille voi kirjata esimerkiksi seuraavat tiedot:

• Työn alku, loppu ja tauot. Kellonajat auttavat tarkistamaan käynnin keston. Korjaa automaattiset tapahtumat tarvittaessa todellista työaikaa vastaaviksi.
• Työtunnit tuntilajeittain. Arkipäivätyö, ilta, viikonloppu ja matka-aika erotellaan jo kirjausvaiheessa, koska ne hinnoitellaan eri tavoin sekä laskulla että palkanlaskennassa.
• Osat ja tarvikkeet. Nimike, määrä ja se varastopaikka, josta osa todella otettiin – halli vai huoltoauto.
• Ajokilometrit. Mistä mihin ja montako kilometriä, sovitun veloitustavan mukaisesti.
• Kuvat ja mittausarvot. Kuva ennen ja jälkeen sekä mitatut lukemat ovat sekä työn todiste että seuraavan käynnin lähtötieto.
• Asiakkaan kuittaus. Nimi, päivä ja se, mitä hän kuittasi. Jos kukaan ei ole paikalla, kirjataan se ja lähetetään raportti silti.

Kirjaa toteutuneet tunnit, osat ja havainnot mahdollisimman pian käynnin yhteydessä. Asiakas- ja sopimustiedot voidaan täyttää jo työtilausta perustettaessa, ja käynnillä niitä täydennetään toteuman mukaan.

Kolme paikkaa, joista tieto katoaa

Erilliset muistiinpanot. Paperille tai eri sovelluksiin kirjattuja tietoja voi jäädä siirtämättä. Yhteinen kirjauspaikka ja käynnin tarkistuslista helpottavat varmistamaan, että tunnit ja osat ovat mukana ennen laskutusta.

Jälkikäteen kirjattu työaika. Päivän lopussa käyntien tarkkoja aikoja voi olla vaikea muistaa. Kirjaa aloitus, lopetus ja tauot työn yhteydessä, kun mahdollista. Tarkista automaattiset kirjaukset ja korjaa poikkeamat ennen hyväksyntää.

Kirjaamatta jäänyt osa. Kun varastosta otettu osa liitetään suoraan työtilaukseen, sen käyttö on helpompi jäljittää. Tarkista erikseen laskutettavuus: osa voi sisältyä sopimushintaan tai takuuseen. Varaston ja laskutuksen täsmäytyksiä tarvitaan edelleen.

Myös puhelimessa sovittu hinta kannattaa kirjata tilaukselle heti. Näin laskuttaja voi käyttää sovittua hintaa ilman erillistä selvittelyä.

Tarkistus on oma työvaiheensa

Ennen laskua joku käy käynnin läpi. Tarkistuksessa ratkaistaan neljä asiaa: täsmäävätkö tunnit käynnin kellonaikoihin, ovatko rivit hinnastosta oikein poimittuja, onko jokaiselle riville päätetty laskutettavuus (laskutetaan, sisältyy huoltosopimukseen, tehdään takuuna) ja onko poikkeamille – ylittynyt arvio, ylimääräinen käynti, rikkoutunut osa – kirjattu peruste, jonka voi kertoa asiakkaalle.

Tarkistukselle kannattaa asettaa määräpäivä samalla tavalla kuin työajan hyväksynnälle: käynti hyväksytään esimerkiksi kahden arkipäivän kuluessa. Mitä pidempi viive, sitä varmemmin perustelu on unohtunut siihen mennessä kun asiakas kysyy sitä.

Laskutettavuus on rivin ominaisuus, ei koko käynnin. Sama käynti voi sisältää sopimukseen kuuluvan määräaikaishuollon ja sen ulkopuolisen korjauksen. Jos ratkaisu tehdään käyntitasolla, toinen niistä laskutetaan väärin.

Mitä käynnistä siirtyy laskulle

Laskulle siirtyy kolme erää: työtunnit, käytetyt osat ja matka. Muu käynnillä kirjattu – kuvat, mittausarvot, tarkistuslistan kohdat – on työraportin ja huoltohistorian sisältöä.

Arvonlisäverolain 209 e §:n mukaan laskussa on oltava muun muassa myytyjen tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji, veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä verokanta ja suoritettavan veron määrä. Kenttätyössä juuri palvelun laajuus ja laji on se kohta, jossa lasku tavallisimmin jää vajaaksi: “asennustyö” ei kerro laajuutta, “huoltotyö 2,5 h, kylmiön tiivistevuodon korjaus” kertoo. Sama pykälä vaatii merkitsemään palvelun suorituspäivän, jos se voidaan määrittää eikä se ole sama kuin laskun antamispäivä – kenttätyössä se on käyntipäivä, ja se on lähes aina eri päivä kuin laskun päivä. Koko pakollisten tietojen luettelo on koottu oppaaseen laskun pakolliset tiedot.

Kaksi tilannetta koskee erityisesti kiinteähintaista työtä. Ennakkomaksuista on Verohallinnon laskutusohjeen mukaan annettava lasku, ja jos ennakkomaksuina ei laskutettu koko vastiketta, lasku annetaan myös työn valmistuttua; selkeintä on laskuttaa vain jäljellä oleva määrä tai merkitä aiemmat ennakot vähennyksenä viittauksin. Jos hinta muuttuu jälkikäteen tai kauppa purkautuu, myös siitä on annettava lasku – hyvityslaskun antaminen on velvollisuus, ei kohteliaisuus.

Maksuajasta sovitaan sopimuksessa. Kun ostaja on elinkeinonharjoittaja, maksuaika saa kaupallisten sopimusten maksuehdoista annetun lain 5 §:n mukaan ylittää 30 päivää vain, jos siitä on nimenomaisesti sovittu.

Käynnin dokumentaatio on laskun tosite

Kirjanpitolain 2 luvun 5 §:n mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman, ja liiketapahtuman, tositteen ja kirjauksen välisen yhteyden on oltava vaikeuksitta todettavissa. Tulotositteesta on käytävä selville luovutettu suorite.

Pidä laskun, työtilauksen ja käynnin dokumentaation yhteys selkeänä. Työraportti, tuntierittely, kuvat ja asiakkaan kuittaus auttavat todentamaan toimituksen. Allekirjoitus on hyödyllinen, mutta se ei ole ainoa mahdollinen näyttö tehdystä työstä. Mahdolliset korjaukset dokumentoidaan jäljitettävästi.

Arvonlisäverotuksessa laskut on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden alusta laskettuna, joka seuraa vuotta, johon kuuluvaa kalenterikuukautta laskut koskevat. Säilytysvelvollisuus on myyjällä itsellään riippumatta siitä, kuka laskut on laatinut.

Työaika ja matka-aika ratkaistaan erikseen

Työaikalain 3 §:n mukaan työaikaa on työhön käytetty aika ja aika, jolloin työntekijä on velvollinen olemaan työntekopaikalla työnantajan käytettävissä. Matkustamiseen käytettyä aikaa ei lueta työaikaan, ellei sitä samalla ole pidettävä työsuorituksena. Saman pykälän mukaan työnantajan velvollisuuteen ehkäistä työajan ulkopuolella tapahtuvaan matkustamiseen liittyvää liiallista rasitusta sovelletaan työturvallisuuslain 10, 13 ja 25 §:ää.

Ajomatkan työaikaluonne arvioidaan työn todellisten olosuhteiden perusteella, ei työnantajan vapaasti valitsemalla säännöllä. Laadi yhdenmukainen ohje, joka noudattaa työaikalakia ja sovellettavaa työehtosopimusta. Erota ohjeessa työajaksi luettava matkustaminen, muu korvattava matka-aika ja asiakkaalta veloitettava ajo.

Asiakkaalta laskutettava matka ja työntekijälle työajaksi luettava matka ovat kaksi eri päätöstä. Asiakkaalta voidaan sopimuksen mukaan veloittaa kilometriveloitus, kiinteä käyntimaksu tai matka-aika tuntihinnalla, ja se, mitä asiakkaalta veloitetaan, ei ratkaise, miten aika kirjautuu työaikakirjanpitoon.

Samat tunnit palvelevat laskua ja palkka-aineistoa

Käynnillä kirjattuja tunteja voidaan käyttää sekä työaikakirjanpidossa että laskutuksessa. Käyttötarkoitukset vaativat eri erittelyt: kaikki työaika ei ole laskutettavaa, eikä asiakkaan laskutushinta ole työntekijän korvausperuste. Pidä tehdyt tunnit, työaikalajit ja laskutettavuus erillisinä tietoina.

Kiinteähintaisessa työssä tunnit kirjataan samalla tarkkuudella, vaikka lasku ei niistä muodostu. Ilman tunteja työn kate on arvaus, eikä seuraavaa vastaavaa työtä osata hinnoitella.

Sopimus ratkaisee

Laskun tietovaatimusten lisäksi toimintaa voivat koskea esimerkiksi työaika-, kuluttajansuoja- ja toimialakohtaiset säännöt. Seuraavat laskutuksen käytännöt kannattaa sopia kirjallisesti ennen ensimmäistä käyntiä sovellettavan lain rajoissa:

• Laskutusperuste ja hinnasto. Tuntihinnat tuntilajeittain, tarvikkeiden hinnoitteluperuste ja se, milloin hinnastoa tarkistetaan.
• Minimiveloitus ja veloitusjakso. Laskutetaanko alkava puoli tuntia vai toteutuneet minuutit, ja onko käynnillä pienin veloitettava kesto.
• Matkan veloitus. Kilometrit, kiinteä käyntimaksu vai matka-aika, ja lasketaanko matka toimipisteestä vai edelliseltä kohteelta.
• Vasteaika ja päivystys. Mihin mennessä kohteessa ollaan, mitä normaalin työajan ulkopuolinen työ maksaa ja mistä hetkestä lupauksen kello käy.
• Maksuehto. Yli 30 päivän maksuaika edellyttää elinkeinonharjoittajien välillä nimenomaista sopimista.
• Ennakko ja lisätyöt. Kiinteähintaisen työn ennakkomaksu ja se, miten sovitun laajuuden ulkopuolinen työ hyväksytetään ennen kuin se tehdään.

Työehtosopimuksessa voi lisäksi olla omat määräyksensä matka-ajan korvaamisesta, päivystyksestä ja työajan ulkopuolisesta työstä. Ne koskevat työnantajan ja työntekijän suhdetta, eivät asiakkaalta veloitettavaa hintaa, mutta ne kannattaa tarkistaa samalla kun hinnasto rakennetaan: yleissitovaa työehtosopimusta noudatetaan myös järjestäytymättömässä yrityksessä.

Esimerkki: yksi huoltokäynti kellonaikoineen

Kiinteistöhuoltoliike saa aamulla soiton: myymälän kylmiö ei pidä lämpötilaa. Työ on tunti- ja materiaaliperusteinen.

Laskulle päätyy kolme riviä. Suorituspäiväksi merkitään käyntipäivä, koska se on eri kuin laskun antamispäivä.

Palkka-aineistoon samasta päivästä siirtyy 2,5 tuntia huoltotyötä ja erikseen kirjattu ajoaika omalla tuntilajillaan. Palkka-aineisto kulkee tunteina; hinnoittelu tapahtuu palkkajärjestelmässä.

Jos sama työ olisi tehty kiinteällä hinnalla, päivän kulku kirjattaisiin kellonaikoineen samalla tavalla ja lasku sisältäisi yhden rivin sovitulla summalla. Tunnit ja osat kirjattaisiin silti, koska ilman niitä työn kate jää laskematta.

Tarkistuslista

Ennen kuin käynti laskutetaan:

• Työtilauksella on asiakas, kohde ja laskutusperuste, ja puhelimessa sovittu hinta on kirjattu sillä sanamuodolla, jolla se asiakkaalle sanottiin.
• Käynnillä on saapumis- ja lähtöaika kellonaikoina, ei pelkkä kesto.
• Tunnit on kirjattu tuntilajeittain ja ne täsmäävät käynnin kellonaikoihin.
• Osat on kirjattu riveiksi ja otettu siitä varastosta, josta ne todella otettiin.
• Ajokilometrit on kirjattu ja veloitustapa vastaa sopimusta.
• Työraportissa on asiakkaan kuittaus tai kirjattu syy sille, miksi kuittausta ei saatu.
• Jokaiselle riville on ratkaistu laskutettavuus: laskutetaan, sisältyy huoltosopimukseen tai tehdään takuuna.
• Palvelurivin teksti kertoo palvelun laajuuden ja lajin arvonlisäverolain 209 e §:n edellyttämällä tavalla.
• Suorituspäivä on laskulla, kun se on eri kuin laskun antamispäivä.
• Aiemmat ennakkomaksut on vähennetty ja niihin on laskulla viittaus.
• Maksuehto vastaa sopimusta, ja yli 30 päivän maksuaika perustuu nimenomaiseen sopimiseen.
• Lasku ja käynti löytyvät toisistaan: laskurivillä on viite työtilaukseen ja käyntipäivään, ja työraportti on tallessa säilytysajan.