Työaikakirjanpito: mitä kirjataan ja kuinka kauan säilytetään

Työaikalain 32 § velvoittaa työnantajan kirjaamaan tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Pykälä antaa kaksi vaihtoehtoista tapaa merkitä tunnit, määrää kirjanpidon säilytettäväksi kanneajan päättymiseen asti ja antaa työntekijälle, henkilöstön edustajalle ja työsuojeluviranomaiselle oikeuden nähdä merkinnät. Välineen valitsee työnantaja: paperi, taulukko ja järjestelmä täyttävät saman velvoitteen, kun sisältö ja säilytys ovat kohdallaan.

Kirjanpidon kokoamista varten voit ladata muokattavan tuntipohjan ja sopia palkka-aineiston työnjaon palkanlaskijan kanssa.

Työaikalain 32 § antaa kaksi kirjaustapaa

Kirjanpitoon valitaan tilanteeseen sopiva 32 §:n mukainen kirjaustapa. Valitun tavan on tuotettava vaaditut tiedot johdonmukaisesti. Joustotyöajassa on oma kirjausmenettelynsä, joka kuvataan jäljempänä.

Kirjaustavat eroavat siinä, miten tunnit ja korvaukset eritellään valmiissa työaikakirjanpidossa. Ne eivät määrää, millä painikkeilla tai missä vaiheessa työntekijä kirjaa päivänsä. Järjestelmä voi muodostaa vaaditun erittelyn samoista tuntikirjauksista sovellettavien työaikasääntöjen perusteella.

Mitä työntekijäkohtaisesti kirjataan

Kirjanpito on henkilön tasolla, ei tiimin tai kustannuspaikan. Yhden työntekijän riveiltä on käytävä ilmi:

• tehdyt työtunnit valitun kirjaustavan mukaan jaoteltuina;
• lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit erikseen;
• näistä tunneista suoritetut korvaukset tai korotusosat;
• arvioitu lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrä kuukaudessa, jos korvaukset maksetaan 38 §:n mukaisesti erillisenä kuukausikorvauksena (mahdollista esihenkilötehtävissä ja joustotyöajassa);
• työaikapankkiin säästetyt erät ja niiden pitäminen vapaana, jos työaikapankki on käytössä.

Korvausmerkintä kuuluu kirjanpitoon myös silloin, kun korvaus annetaan aikana. Lisä- tai ylityöstä maksettava palkka ja sunnuntaityön korotusosa voidaan työaikalain 21 §:n mukaan sopia vaihdettavaksi vastaavaan vapaa-aikaan työntekijän säännöllisenä työaikana. Vapaa-aika on annettava kuuden kuukauden kuluessa työn tekemisestä, jollei toisin sovita, joten kirjanpidosta on näyttävä, mitä tunneista annettiin ja milloin.

Laki määrää kirjanpidon sisällön, ei välinettä

Työaikalain 32 § nimeää merkinnät ja säilytysajan. Käytännön vaatimukset seuraavat siitä, mitä pykälä kirjanpidolta edellyttää: tiedon on oltava työntekijäkohtaista, siitä on saatava jäljennös pyynnöstä, yksittäiselle työntekijälle on annettava kirjallinen selvitys häntä koskevista merkinnöistä, ja tiedon on säilyttävä koko säilytysajan. Säilytysvelvoite kohdistuu tietoon, joten järjestelmän vaihtuessa merkinnät on siirrettävä tai arkistoitava luettavassa muodossa.

Laki käyttää nimeä työvuoroluettelo; arjessa puhutaan työvuorolistasta. Siitä on 30 §:n mukaan käytävä ilmi työntekijän säännöllisen työajan alkamisen ja päättymisen sekä 24 §:n taukojen ajankohdat, ja se on saatettava työntekijöiden tietoon viimeistään viikkoa ennen jakson alkua.

Huomaa. Työnantajan on säilytettävä työvuoroluettelot vähintään 40 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti, elleivät tiedot käy ilmi työaikakirjanpidosta (30 §). Suunnitellun ja toteutuneen työajan pitäminen samassa kirjanpidossa poistaa siis erillisen arkiston tarpeen.

Nähtävänä on pidettävä muutakin: työaikalain 43 § edellyttää, että laki, sen nojalla annetut säännökset ja poikkeusluvat, työpaikalla yleisesti sovellettavat sopimukset sekä käytössä oleva työajan tasoittumissuunnitelma ja työvuoroluettelo ovat työntekijöiden saatavilla.

Kuka saa nähdä kirjanpidon

Työntekijällä on pyynnöstään oikeus saada kirjallinen selvitys työvuoroluetteloiden ja työaikakirjanpidon häntä koskevista merkinnöistä.

Työsuojeluviranomaiselle ja työntekijää edustavalle luottamusmiehelle, luottamusvaltuutetulle tai muulle edustajalle työnantajan on pyydettäessä toimitettava jäljennös työaikakirjanpidosta, 11, 13 ja 36 §:n nojalla tehdyistä sopimuksista, 29 §:n työajan tasoittumissuunnitelmasta ja 30 §:n työvuoroluettelosta. Työaikalain noudattamista valvoo työsuojeluviranomainen (47 §), joten pyyntö tulee tyypillisesti tarkastuksen yhteydessä ja koskee valittua jaksoa kokonaisuudessaan.

Kirjanpidon laiminlyönti on rikoslain 47 luvun 2 §:n mukaan työaikasuojelurikos, jos työnantaja tai tämän edustaja tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta työntekijän vahingoksi laiminlyö työaikakirjanpidon, pitää sitä väärin, muuttaa, kätkee tai hävittää sen taikka tekee sen mahdottomaksi lukea. Työaikalain oma rangaistussäännös (44 §) koskee enimmäistyöaikaa, hätätyötä, lepoaikoja ja työvuoroluettelon laatimista.

Säilytysaika määräytyy kanneajan mukaan

Työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti. Työaikakirjanpidon säilytys kestää siis niin kauan kuin työntekijä voi vaatia saatavaansa: työsuhteen jatkuessa kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen syntyi, ja työsuhteen päätyttyä kaksi vuotta päättymisestä (40 §).

Kaksi muuta säilytysaikaa voi koskea samaa työtä. Moottoriajoneuvon kuljettajan henkilökohtaisia ajopäiväkirjoja on 31 §:n mukaan säilytettävä yhden vuoden ajan. Jos sama tuloste toimii myös palkanlaskennan tositteena, kirjanpitolain 2 luvun 10 § edellyttää tilikauden tositteiden säilyttämistä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Pidempi aika ratkaisee sen aineiston osalta, jota se koskee.

Työaikapankki ja joustotyöaika muuttavat kirjaustapaa

Työaikapankista sopivat työnantaja ja luottamusmies, luottamusvaltuutettu, muu työntekijöiden edustaja taikka henkilöstö yhdessä, ja sopimus tehdään kirjallisesti (14 §). Pankkiin voidaan työntekijän suostumuksella siirtää lisä- ja ylityötunteja, liukuvaan työaikaan kertyneitä työtunteja enintään 60 tuntia neljän kuukauden seurantajakson aikana sekä rahamääräisiä etuuksia sen jälkeen, kun ne on muutettu aikamääräisiksi. Kertymä saa kasvaa kalenterivuoden aikana enintään 180 tuntia, ja kokonaiskertymä saa vastata enintään kuuden kuukauden työaikaa. Kirjanpitovelvoite on 32 §:ssä: työnantaja pitää kirjaa säästetyistä eristä ja siitä, miten ne on pidetty vapaana.

Joustotyöajassa kirjaus alkaa työntekijästä. Työntekijä toimittaa palkanmaksukausittain työnantajalle luettelon säännöllisenä työaikana tekemistään tunneista niin, että siitä ilmenevät viikoittainen työaika ja viikkolepo. Työnantaja kirjaa työaikakirjanpitoon nämä työntekijän ilmoittamat tiedot 32 §:n 1 momentin sijasta. Joustotyöaikaa koskeva sopimus tehdään kirjallisesti (13 §), ja se korvaa työvuoroluettelon silloin, kun siitä ilmenevät työajan sijoitteluun sovellettavat periaatteet (30 §).

Esimerkki: yhden työntekijän työviikko

Työntekijä noudattaa yleistyöaikaa (5 §): säännöllinen työaika on enintään kahdeksan tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa. Työsopimuksessa on sovittu 37,5 tunnin viikkotyöajasta, ja työvuoroluetteloon on merkitty 7,5 tuntia maanantaista perjantaihin. Sunnuntaina hän tekee työtä viisi tuntia suostumuksensa perusteella.

Luvut syntyvät 16 §:stä. Vuorokautista ylityötä on työ, joka ylittää kahdeksan tuntia vuorokaudessa: tiistaina 1,0 tuntia ja perjantaina 2,0 tuntia. Koska sovittu viikkotyöaika on 40 tuntia lyhyempi, lisätyötä on työvuoroluetteloon merkityn säännöllisen työajan lisäksi tehty työ, joka ei ole ylityötä – näinä päivinä 7,5 tunnin ja 8,0 tunnin välinen puoli tuntia. Torstain kuusi tuntia jää säännölliseksi työajaksi, koska työtä tehtiin suunniteltua vähemmän. Sunnuntain viisi tuntia lasketaan viimeisenä: vuorokautisen ylityön (3,0 tuntia) ulkopuolelle jäävät tunnit kertyvät viikon aikana 42,0 tuntiin, joten 40 tunnin rajaan asti kertyvät 3,0 tuntia ovat lisätyötä ja rajan ylittävät 2,0 tuntia viikoittaista ylityötä.

Sunnuntain tunnit esiintyvät kahdessa sarakkeessa. Sunnuntaityöstä on maksettava 100 prosentilla korotettu palkka, ja jos työ on samalla ylityötä, siitä suoritetaan myös ylityökorvaus, joka lasketaan työntekijän korottamattomasta palkasta (20 §). Kirjanpidossa sama tunti on siis sekä sunnuntaityötä että lisä- tai ylityötä.

Korotusprosentit tulevat 20 §:stä: vuorokautisesta ylityöstä maksetaan kahdelta ensimmäiseltä työtunnilta 50 prosentilla ja niitä seuraavilta 100 prosentilla korotettu palkka, viikoittaisesta ylityöstä 50 prosentilla korotettu palkka ja lisätyöstä vähintään sovitulta työajalta maksettavaa palkkaa vastaava korvaus. Esimerkkiviikolla kummankaan päivän vuorokautinen ylityö ei ylitä kahta tuntia, joten korotus on molempina päivinä 50 prosenttia.

Viikon 45,0 tuntia kertoo myös toisen asian. Työajan enimmäismäärä lasketaan 18 §:n mukaan pidemmältä jaksolta: työaika ylityö mukaan lukien saa olla keskimäärin enintään 48 tuntia viikossa neljän kuukauden ajanjakson aikana. Yksittäinen 45 tunnin viikko on siis mahdollinen, ja seuranta tehdään jaksotasolla.

Työehtosopimus voi poiketa lain säännöistä

Kirjanpitovelvoite itsessään on pakottava, mutta moni kirjattava asia tulee työehtosopimuksesta. Työaikalain 34 §:n mukaan valtakunnallisella työehtosopimuksella saadaan sopia toisin muun muassa säännöllisestä työajasta ja sen tasoittumisjaksosta, lisä- ja ylityöstä sekä sunnuntaityöstä maksettavasta korvauksesta, korvauksen antamisesta vapaa-aikana, lepoajoista ja työvuoroluettelosta. Yleissitovaa työehtosopimusta noudatetaan myös järjestäytymättömässä yrityksessä. Tarkista oman alasi sopimuksesta ainakin ylityön kynnys, korotusprosentit ja tasoittumisjakson pituus ennen kuin kirjaat tunnit lain oletuksilla.

Henkilötietojen poisto ja säilytysvelvoite yhteensovitetaan

Työnantajan on säilytettävä lakisääteisesti tarvittavat tiedot työntekijäkohtaisina. Kun säilyttämiselle ei enää ole perustetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Pelkkä nimen tai tunnisteen korvaaminen ei takaa anonymiteettiä: henkilö voi olla tunnistettavissa muista tiedoista.

Kerääminen edellyttää myös henkilöstön informointia. Jos työtunnit kertyvät teknisin menetelmin toteutetusta valvonnasta, kuten kulunvalvonnasta, valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja menetelmät kuuluvat yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 21 §:n mukaan yhteistoimintalaissa tarkoitetun vuoropuhelun piiriin. Yhteistoimintalainsäädännön ulkopuolisissa yrityksissä työnantaja varaa työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuuden tulla kuulluiksi ennen päätöstä. Menettelyn jälkeen työnantaja määrittelee valvonnan käyttötarkoituksen ja menetelmät sekä tiedottaa niistä työntekijöille.

Tarkistuslista

• Kirjaustapa on valittu. Käytetty menetelmä tuottaa 32 §:n vaatimat tiedot sovellettavan työaikajärjestelyn mukaisesti.
• Merkinnät ovat työntekijäkohtaisia. Yhden henkilön tunnit saa esiin yhdeltä jaksolta ilman koostetta useasta lähteestä.
• Yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit erottuvat omina lukuinaan tehtyjen tuntien rinnalla.
• Korvaukset tai korotusosat on merkitty. Vapaa-aikana annetun korvauksen määrä ja ajankohta kirjataan; kuuden kuukauden määräaikaa noudatetaan, jollei toisin sovita.
• 38 §:n sopimuksissa on kuukausiarvio lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrästä.
• Työaikapankin erät ja niiden pitäminen vapaana kirjataan; joustotyössä työntekijän palkanmaksukausittainen luettelo on saatu ja kirjattu.
• Työvuoroluettelot säilyvät kanneajan yli tai sama tieto käy ilmi työaikakirjanpidosta.
• Säilytys kattaa sovellettavat kanneajat (40–41 §). Lähtökohta on oikeuden syntymisvuosi, ei aina työntekovuosi. Tarkista myös vapaana annettavien korvausten ja työsuhteen päättymisen erityissäännöt.
• Jäljennös lähtee pyynnöstä työsuojeluviranomaiselle ja henkilöstön edustajalle, ja työntekijä saa kirjallisen selvityksen omista merkinnöistään.
• Poisto ja säilytys on sovitettu yhteen. Säilytysperusteet, määräajat ja tietojen poistaminen tai anonymisointi on määritetty.