Yrityksesi on rekisterinpitäjä, Kelomo (Tohmoco Oy) on käsittelijä. Rekisteröidyn pyyntö osoitetaan siis työnantajalle.
Kelomo ei vastaa rekisteröidyn pyyntöön puolestasi. Jos pyyntö tulee suoraan Kelomolle, se ohjataan rekisterinpitäjälle eikä siihen vastata.
Vastaa tietopyyntöön
Tietopyyntö (GDPR 15/20 art.) hoituu henkilökortilta. Avaa henkilön Tietosuoja-osio ja valitse DSAR (JSON) tai DSAR (PDF). Osio kertoo, mistä on kyse: “Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa (GDPR 15/20 art.): koko henkilötietopaketti.”
Toiminto on vain pääkäyttäjällä. Se toimii myös voimassa olevalle työsuhteelle – pyyntöä ei tarvitse odottaa työsuhteen päättymiseen.
Säilytysikkunat
Asetukset → Tietojen elinkaari (GDPR) on pääkäyttäjän sivu. Sivulla lukee: “Päättyneiden työsuhteiden henkilötiedot poistetaan vaiheittain lakisääteisiä säilytysaikoja kunnioittaen. Mitään ei poisteta ilman vahvistusta.”
Tietoluokkia on viisi. Oletusikkuna lasketaan työsuhteen päättymisestä.
| Luokka | Oletus | Säädettävissä |
|---|---|---|
| Perustiedot | 6 kk | kyllä |
| Varoitukset ja puheeksiotot | 24 kk | kyllä |
| Kehittymistiedot | 24 kk | kyllä |
| Tunnistetiedot | 24 kk | ei – työaikalaki 32 § |
| HR-asiakirjat | 120 kk | ei – 10 vuotta |
Työtilan omat arvot rajataan lain minimiin: lakia lyhyempi arvo ei tule voimaan, vaikka sen voisi kirjoittaa kenttään.
Poistojono
Jono ehdottaa poistettavat, pääkäyttäjä vahvistaa. Automaattista poistoa ei ole: tiedot poistuvat vasta vahvistuksen jälkeen.
Poistopyyntö ei kumoa säilytysvelvoitetta
Työaikakirjanpitoa ei saa tuhota. Siksi tunnistetiedot pseudonymisoidaan, ei tuhota: jäsenyys osoitetaan tynkäkäyttäjään (Entinen työntekijä), ja työaikarivit säilyvät ehjinä. Henkilö ei ole enää tunnistettavissa.
Peruste on työaikalaki 32 § yhdessä kanneajan kanssa: TAL 40 § antaa kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona oikeus syntyi. Työntekijän saatava on voitava selvittää vielä työsuhteen jälkeen, joten rivejä ei voi poistaa pyynnöstä.
Sopimuksen päättyessä
Kun sopimus Kelomon kanssa päättyy, tiedot palautetaan tai poistetaan 90 päivän kuluessa, pakottavat säilytysvelvoitteet huomioiden.
Rekisterinpitäjän muistilista
Nämä ovat rekisterinpitäjän vastuulla:
- tietosuojaseloste henkilöstölle
- käsittelyn oikeusperuste
- käsittelytoimien seloste (art. 30)
- vaikutustenarviointi (DPIA), jos otatte käyttöön leimauksen sijainnin kanssa
Sama lista on käyttöönottovelhon viimeisessä vaiheessa – katso Käyttöönotto ylläpitäjälle.
Jos jokin menee pieleen
| Tilanne | Mitä näet | Mitä teet |
|---|---|---|
| Työntekijä pyysi tietonsa suoraan Kelomolta | Pyyntö ohjataan teille | Vastaus on rekisterinpitäjän. Aja DSAR (PDF) tai DSAR (JSON) ja toimita se. |
| Työntekijä vaatii kaikkien tietojensa poistoa | Tunnistetiedot eivät poistu | Työaikakirjanpito on säilytettävä. Kerro, että tiedot pseudonymisoidaan säilytysajan päätteeksi. |
| DSAR-painikkeita ei näy | Henkilökortin Tietosuoja-osio puuttuu | Toiminto on vain pääkäyttäjällä. Pyydä pääkäyttäjää ajamaan paketti. |
| Haluat lyhentää tunnistetietojen ikkunaa | Arvo ei mene alle minimin | Tunnistetiedot ja HR-asiakirjat eivät ole säädettävissä. Laki asettaa lattian. |
| Mitään ei ole poistunut, vaikka aika on kulunut | Jono ehdottaa poistoja | Automaattista poistoa ei ole. Käy jono läpi ja vahvista. |