Organisaationne on rekisterinpitäjä, Kelomo (Tohmoco Oy) on käsittelijä. Rekisteröidyn pyyntö osoitetaan siis työnantajalle.
Kelomo ei vastaa rekisteröidyn pyyntöön puolestasi. Jos pyyntö tulee suoraan Kelomolle, se ohjataan rekisterinpitäjälle eikä siihen vastata.
Vastaa tietopyyntöön
Tietopyyntö (GDPR:n 15. ja 20. artikla) hoituu henkilön sivulta. Avaa henkilön osio Tietosuoja ja valitse Rekisteriote (JSON) tai Rekisteriote (PDF). Paketissa ovat kaikki henkilön tiedot.
Toiminto on vain pääkäyttäjällä. Se toimii myös voimassa olevalle työsuhteelle – pyyntöä ei tarvitse odottaa työsuhteen päättymiseen.
Tietojen säilytysajat
Asetukset → Hallinta ja turvallisuus → Tietojen elinkaari on pääkäyttäjän sivu. Sen osio Säilytysajat kokoaa kaikki organisaation säilytysajat, ja jokaisen rivin linkki vie sivulle, jolla aikaa muutetaan. Henkilötietojen säilytysajat muutetaan sivulla Asetukset → Henkilöstö ja HR → HR-asetukset.
Henkilön tietojen säilytysaika lasketaan työsuhteen päättymisestä. Työaikakirjanpidon säilytysaika on 24 kuukautta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona työsuhde päättyi (TAL 32 §).
| Rivi | Oletus | Säädettävissä |
|---|---|---|
| Henkilön profiili työsuhteen päättymisen jälkeen | 6 kk | kyllä, 1–24 kk |
| HR-muistiinpanot | 24 kk | kyllä, 6–60 kk |
| Kehityskeskustelut ja tavoitteet | 24 kk | kyllä, 6–60 kk |
| Henkilön kytkentä työturvallisuuslokiin | 60 kk | kyllä, 60–120 kk |
| Työaikakirjanpito ja henkilötiedot | 24 kk | ei – työaikalaki 32 § |
| HR-asiakirjat | 120 kk | ei – 10 vuotta |
Työtilan omat arvot rajataan lain minimiin: lakia lyhyempi arvo ei tule voimaan, vaikka sen voisi kirjoittaa kenttään.
Anonymisointijono
Osio Anonymisointijono listaa päättyneet työsuhteet, joiden säilytysaika on kulunut. Pääkäyttäjä valitsee rivin valikosta Anonymisoi, ja tiedot poistuvat tietoluokka kerrallaan vasta tämän vahvistuksen jälkeen.
Poistopyyntö ei kumoa säilytysvelvoitetta
Työaikakirjanpitoa ei saa tuhota. Siksi tunnistetiedot pseudonymisoidaan: tiedot siirretään nimettömälle tunnukselle (esimerkiksi Ex #3fa9c1), ja työaikarivit säilyvät ehjinä. Henkilö ei ole enää tunnistettavissa.
Peruste on työaikalaki 32 § yhdessä kanneajan kanssa: TAL 40 § antaa kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona oikeus syntyi. Työntekijän saatava on voitava selvittää vielä työsuhteen jälkeen, joten rivejä ei voi poistaa pyynnöstä.
Sopimuksen päättyessä
Kun sopimus Kelomon kanssa päättyy, tiedot palautetaan tai poistetaan 90 päivän kuluessa, pakottavat säilytysvelvoitteet huomioiden.
Rekisterinpitäjän muistilista
Nämä ovat rekisterinpitäjän vastuulla:
- tietosuojaseloste henkilöstölle
- käsittelyn oikeusperuste
- käsittelytoimien seloste (art. 30)
- vaikutustenarviointi (DPIA), jos otatte käyttöön sijainnin tallentavan leimauksen
Sama lista on käyttöönottovelhon viimeisessä vaiheessa – katso Käyttöönotto ylläpitäjälle.
Jos jokin menee pieleen
| Tilanne | Mitä näet | Mitä teet |
|---|---|---|
| Työntekijä pyysi tietonsa suoraan Kelomolta | Pyyntö ohjataan teille | Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön. Muodosta Rekisteriote (PDF) tai Rekisteriote (JSON) ja toimita se. |
| Työntekijä vaatii kaikkien tietojensa poistoa | Tunnistetiedot eivät poistu | Työaikakirjanpito on säilytettävä. Kerro, että tiedot pseudonymisoidaan säilytysajan päätteeksi. |
| Rekisteriote-painikkeita ei näy | Henkilön sivun Tietosuoja-osio puuttuu | Toiminto on vain pääkäyttäjällä. Pyydä pääkäyttäjää muodostamaan paketti. |
| Haluat lyhentää tunnistetietojen säilytysaikaa | Arvo ei mene alle vähimmäisajan | Tunnistetietojen ja HR-asiakirjojen säilytysaikaa ei voi muuttaa. Laki asettaa vähimmäisajan. |
| Mitään ei ole poistunut, vaikka aika on kulunut | Rivit odottavat anonymisointijonossa | Tiedot poistuvat vasta vahvistuksesta. Käy jono läpi ja valitse Anonymisoi. |