Kelomon käyttöä koskevat sopimusasiakirjat ja organisaationne hyväksynnät löytyvät yhdeltä sivulta: Asetukset → Hallinta ja turvallisuus → Sopimukset ja tietosuoja. Sivu näkyy vain pääkäyttäjälle.
Asiakirjat
Asiakirjat-luettelossa on jokainen voimassa oleva asiakirja:
- Käyttöehdot
- Tietojenkäsittelysopimus (DPA) – sopimus, jolla Kelomo käsittelee henkilötietoja organisaationne lukuun.
- Tietosuojaseloste
- Alikäsittelijälista – palveluntarjoajat, joita Kelomo käyttää henkilötietojen käsittelyssä.
- Tekniset ja organisatoriset toimet (TOMs) – miten tiedot suojataan.
- Palvelutasokuvaus (SLA)
- Evästekäytäntö
Käyttöehdot, tietojenkäsittelysopimus ja tietosuojaseloste hyväksytään organisaation puolesta. Muut asiakirjat ovat tiedoksi, eikä niitä hyväksytä erikseen.
Asiakirjan nimi on linkki, joka avaa asiakirjan koko tekstin Kelomossa. Teksti näytetään käyttöliittymän kielellä. Jos asiakirjaa ei ole käännetty valitsemallesi kielelle, näytetään toinen kieliversio ja siitä kerrotaan tekstin yläpuolella.
Hyväksynnän tila
Hyväksyttävien asiakirjojen rivillä näkyy, milloin organisaatio hyväksyi asiakirjan, minkä version se hyväksyi ja kuka sen hyväksyi (hyväksyjän sähköpostiosoite). Muiden asiakirjojen rivillä näkyy voimassa olevan version päiväys.
Organisaatio hyväksyy ehdot ensimmäisen kerran rekisteröityessään Kelomoon. Hyväksynnän antaa rekisteröitymisen tehnyt henkilö.
Kun asiakirjasta julkaistaan uusi versio
Kun käyttöehdoista, tietojenkäsittelysopimuksesta tai tietosuojaselosteesta julkaistaan uusi versio, organisaation on hyväksyttävä se uudelleen:
- Seuraavan kerran kun pääkäyttäjä avaa Kelomon, näytölle tulee Päivitetyt sopimusehdot -ikkuna. Siinä luetellaan päivittyneet asiakirjat linkkeinä, jotka avautuvat uuteen välilehteen.
- Ikkunaa ei voi ohittaa: pääkäyttäjä jatkaa Kelomon käyttöä painamalla Hyväksy nykyiset versiot.
- Muiden käyttäjien työ ei keskeydy. Ikkuna näytetään vain pääkäyttäjille, ja yhden pääkäyttäjän hyväksyntä riittää koko organisaatiolle.
- Sopimukset ja tietosuoja -sivulla päivittyneen asiakirjan rivillä näkyy “Uusi versio – hyväksyttävä” ja sivun yläreunassa painike Hyväksy nykyiset versiot.
Painike hyväksyy kerralla kaikkien kolmen hyväksyttävän asiakirjan voimassa olevat versiot. Alikäsittelijälistan, TOMs-kuvauksen, palvelutasokuvauksen ja evästekäytännön uudet versiot julkaistaan ilman hyväksyntää; ne näkyvät sivulla uudella päiväyksellä.
Hyväksynnät tallentuvat
Jokaisesta hyväksynnästä tallennetaan hyväksyjä, ajankohta, asiakirjan versio ja tarkiste täsmälleen siitä tekstistä, joka hyväksyttiin. Aiempia hyväksyntöjä ei poisteta eikä muuteta, kun uusi versio hyväksytään. Sivu näyttää kunkin asiakirjan viimeisimmän hyväksynnän.
Pääkäyttäjän antama hyväksyntä näkyy myös auditointilokissa tapahtumana Sopimusehdot hyväksytty.