Avtalsdokumenten för Kelomo och organisationens godkännanden finns på en sida: Inställningar → Administration och säkerhet → Juridik & integritet. Sidan visas bara för huvudanvändare.
Dokument
Listan Dokument innehåller alla gällande dokument:
- Användarvillkor
- Databehandlingsavtal (DPA) – avtalet enligt vilket Kelomo behandlar personuppgifter för organisationens räkning.
- Integritetspolicy
- Lista över underbiträden – de tjänsteleverantörer som Kelomo anlitar för behandlingen av personuppgifter.
- Tekniska och organisatoriska åtgärder (TOMs) – hur uppgifterna skyddas.
- Servicenivåbeskrivning (SLA)
- Cookiepolicy
Användarvillkoren, databehandlingsavtalet och integritetspolicyn godkänns för organisationens räkning. De övriga dokumenten är för kännedom och godkänns inte separat.
Dokumentets namn är en länk som öppnar hela texten i Kelomo. Texten visas på användargränssnittets språk. Om dokumentet inte är översatt till det språk du valt visas en annan språkversion, och det anges ovanför texten.
Godkännandets status
På raden för ett dokument som kräver godkännande syns när organisationen godkände dokumentet, vilken version den godkände och vem som godkände det (godkännarens e-postadress). På raden för övriga dokument syns datumet för den gällande versionen.
Organisationen godkänner villkoren första gången när den registrerar sig i Kelomo. Godkännandet ges av den person som gör registreringen.
När en ny version av ett dokument publiceras
När en ny version av användarvillkoren, databehandlingsavtalet eller integritetspolicyn publiceras måste organisationen godkänna den på nytt:
- Nästa gång en huvudanvändare öppnar Kelomo visas fönstret Uppdaterade villkor. Där listas de uppdaterade dokumenten som länkar som öppnas i en ny flik.
- Fönstret kan inte hoppas över: huvudanvändaren fortsätter använda Kelomo genom att trycka på Godkänn nuvarande versioner.
- Övriga användares arbete avbryts inte. Fönstret visas bara för huvudanvändare, och en huvudanvändares godkännande räcker för hela organisationen.
- På sidan Juridik & integritet står det “Ny version – kräver godkännande” på raden för det uppdaterade dokumentet, och högst upp på sidan finns knappen Godkänn nuvarande versioner.
Knappen godkänner på en gång de gällande versionerna av alla tre dokument som kräver godkännande. Nya versioner av listan över underbiträden, TOMs-beskrivningen, servicenivåbeskrivningen och cookiepolicyn publiceras utan godkännande; de visas på sidan med ett nytt datum.
Godkännanden sparas
För varje godkännande sparas vem som godkände, tidpunkten, dokumentets version och en kontrollsumma för exakt den text som godkändes. Tidigare godkännanden raderas eller ändras inte när en ny version godkänns. Sidan visar det senaste godkännandet för varje dokument.
En huvudanvändares godkännande syns också i granskningsloggen som händelsen Avtalsvillkor godkända.