Er organisation är personuppgiftsansvarig, Kelomo (Tohmoco Oy) är personuppgiftsbiträde. Den registrerades begäran riktas alltså till arbetsgivaren.
Kelomo svarar inte på den registrerades begäran å era vägnar. Om begäran kommer direkt till Kelomo styrs den vidare till den personuppgiftsansvarige och besvaras inte.
Svara på en begäran om uppgifter
En begäran om uppgifter (GDPR art. 15/20) sköts från personkortet. Öppna personens avsnitt Dataskydd och välj Registerutdrag (JSON) eller Registerutdrag (PDF). Paketet innehåller alla personens uppgifter.
Funktionen finns bara för administratören. Den fungerar också för en pågående anställning – begäran behöver inte vänta till anställningens slut.
Förvaringsfönstren
Inställningar → Administration och säkerhet → Uppgifternas livscykel är administratörens sida. Avsnittet Lagringstider samlar alla organisationens förvaringstider, och varje rad länkar till sidan där tiden ändras. Förvaringstiderna för personuppgifter ändras under Inställningar → Personal och HR → HR-inställningar.
Förvaringstiden för en persons uppgifter räknas från anställningens slut. Arbetstidsbokföringen sparas i 24 månader från utgången av det kalenderår då anställningen upphörde (ATL 32 §).
| Rad | Standard | Justerbar |
|---|---|---|
| Personens profil efter anställningens slut | 6 mån | ja, 1–24 mån |
| HR-anteckningar | 24 mån | ja, 6–60 mån |
| Utvecklingssamtal och mål | 24 mån | ja, 6–60 mån |
| Personens koppling till arbetarskyddsloggen | 60 mån | ja, 60–120 mån |
| Arbetstidsbokföring och personuppgifter | 24 mån | nej – arbetstidslagen 32 § |
| HR-dokument | 120 mån | nej – 10 år |
Arbetsytans egna värden begränsas till lagens minimum: ett värde som är kortare än lagen träder inte i kraft, även om det går att skriva in i fältet.
Anonymiseringskön
Avsnittet Anonymiseringskö listar avslutade anställningar vars förvaringstid har löpt ut. Administratören väljer Anonymisera i radens meny, och uppgifterna raderas en datakategori i taget först efter den bekräftelsen.
En begäran om radering upphäver inte förvaringsskyldigheten
Arbetstidsbokföringen får inte förstöras. Därför pseudonymiseras identifieringsuppgifterna: medlemskapet pekas om till en namnlös användare (till exempel Ex #3fa9c1), och arbetstidsraderna bevaras intakta. Personen går inte längre att identifiera.
Grunden är arbetstidslagen 32 § tillsammans med tiden för väckande av talan: arbetstidslagen 40 § ger två år från utgången av det kalenderår då rätten uppkom. En arbetstagares fordran ska kunna utredas även efter anställningen, och därför går raderna inte att radera på begäran.
När avtalet upphör
När avtalet med Kelomo upphör återlämnas eller raderas uppgifterna inom 90 dagar, med beaktande av tvingande förvaringsskyldigheter.
Den personuppgiftsansvariges checklista
Dessa är den personuppgiftsansvariges ansvar:
- dataskyddsbeskrivning till personalen
- den rättsliga grunden för behandlingen
- register över behandling (art. 30)
- konsekvensbedömning (DPIA), om ni tar i bruk stämpling med plats
Samma lista finns i det sista steget av ibruktagningsguiden – se Ibruktagning för administratören.
Om något går fel
| Situation | Vad du ser | Vad du gör |
|---|---|---|
| En medarbetare begärde sina uppgifter direkt av Kelomo | Begäran styrs till er | Svaret är den personuppgiftsansvariges. Kör Registerutdrag (PDF) eller Registerutdrag (JSON) och leverera det. |
| En medarbetare kräver radering av alla sina uppgifter | Identifieringsuppgifterna raderas inte | Arbetstidsbokföringen måste förvaras. Berätta att uppgifterna pseudonymiseras när förvaringstiden löper ut. |
| Registerutdrag-knapparna syns inte | Avsnittet Dataskydd saknas på personkortet | Funktionen finns bara för administratören. Be administratören köra paketet. |
| Du vill förkorta fönstret för identifieringsuppgifter | Värdet går inte under minimum | Identifieringsuppgifter och HR-handlingar är inte justerbara. Lagen sätter golvet. |
| Ingenting har raderats trots att tiden har gått | Raderna väntar i anonymiseringskön | Uppgifterna raderas först efter bekräftelse. Gå igenom kön och välj Anonymisera. |