Ibruktagande för administratören

Ibruktagandet är två saker: registreringen skapar företaget och ditt administratörskonto, varefter du går igenom ibruktagandeguiden. Guiden tar cirka 15 minuter, och varje steg kan hoppas över och göras senare i inställningarna.

Skapa ett konto för ditt företag

1. Öppna Skapa ett konto för ditt företag. Fyll i Företagets namn, Ditt namn, E-post, Lösenord (minst 10 tecken) och Upprepa lösenordet.
2. Godkänn villkoren: “Jag godkänner användarvillkoren, databehandlingsavtalet (DPA) och integritetspolicyn.” Godkännandet är obligatoriskt.
3. Tryck på Skapa ett konto. Samma åtgärd skapar företagets arbetsyta och gör dig till dess administratör.

Gå igenom ibruktagandeguiden

När kontot har skapats öppnas Välkommen till Kelomo: “Ibruktagandet tar cirka 15 minuter. De val du gör här kan preciseras senare i Inställningarna.” Stegen är Profil → Arbetstid → Team → Ingående saldon → Testa → Klart. Ingående saldon visas bara om du svarat att ni byter från ett annat system.

1. Profil – “Hurdan arbetsplats har ni?” Välj den närmaste beskrivningen. Den ställer in två saker som också syns var för sig på samma sida: “Varifrån kommer arbetsdagens förväntan?” och “Hur registreras arbetstiden?” I samma steg väljer du vilka helheter ni aktiverar (“Vad vill ni aktivera?” – tidsuppföljningen är alltid på), kontrollerar Plats och helgdagar och svarar på frågan “Använder ni ett annat system i dag?” Svaret ändrar inga inställningar, men det avgör om steget Ingående saldon dyker upp. Funktionsvalet kan ändras senare: Inställningar → Funktioner. Att låta bli att välja döljer hela navigationsavsnittet, inte bara en enskild sida.
2. Arbetstid – “Hur arbetar ni?” Ange Modellens namn (standard “Kontor 37,5 h”) och Veckotimmar (standard 37,5). Varje dags förväntan beräknas utifrån den här modellen. Om ni har både kontors- och skiftarbete kan du lägga till en andra modell för skiftarbetarna här och välja modell per person i nästa steg.
3. Team – “Bjud in ditt team”. Lägg till rader: Namn, E-post och Roll (Anställd eller Chef) för hand eller importera dem från en CSV-fil. Fältet Startlösenord (samma för alla, minst 10 tecken) avgör hur folk kommer in: om du lämnar det tomt får var och en en inbjudningslänk till sin e-post. Alla får dig som chef och arbetstidsmodellen från steg 2; modellen kan bytas senare i användarhanteringen.
4. Ingående saldon – “Flexsaldon från det tidigare systemet”. Visas bara när du har uppgett att ni byter från ett annat system. Registrera vars och ens nuvarande saldo i timmar (t.ex. 12,5 eller -4). Ett tomt fält betyder noll.
5. Testa – “Vi testar att det fungerar”. En registrering räcker: du öppnar din egen vecka och antingen bekräftar dagen eller stämplar, beroende på hur arbetstiden registreras hos er.
6. Klart – Klart! och Checklista för personuppgiftsansvarig: integritetspolicy för personalen, rättslig grund för behandlingen, register över behandling enligt art. 30 samt en konsekvensbedömning (DPIA), om ni tar i bruk stämpling och plats.

Arbetsgivaren är personuppgiftsansvarig, Kelomo personuppgiftsbiträde. Att informera personalen och den rättsliga grunden för behandlingen är på ert ansvar – de kan inte läggas ut på systemet. Läs mer: GDPR och lagring.

Registreringstyperna är färdiga

Registreringstyperna är inget steg i guiden: varje arbetsyta får ett färdigt startbibliotek (arbete, distansarbete och andra). Dagsbekräftelsen fungerar genast efter ibruktagandet, och typerna kan redigeras senare.

Vad som kan vänta

Varje steg kan hoppas över med knappen Hoppa över och samma sak kan göras senare i inställningarna. Bara arbetstidsmodellen lönar det sig att ställa in genast, eftersom varje dags förväntan beräknas utifrån den.

Om något går fel