När du registrerar dig skapar du organisationen och ditt administratörskonto. Guiden hjälper dig sedan att välja grundinställningar och lägga till personal. Du kan justera valen senare.
Skapa organisationen
- Öppna registreringssidan och ange organisationens namn, ditt namn, din e-postadress och ett lösenord med minst 10 tecken.
- Läs avtalen och dataskyddsinformationen och godkänn de villkor som krävs.
- Skapa kontot och bekräfta din e-postadress via länken vi skickar.
Du måste bekräfta adressen innan du kan skicka e-postinbjudningar till anställda.
Stegen i guiden beror på dina val. Skiftplanering lägger till stegen Skift och Bemanning, och ett byte från ett annat system lägger till steget Ingående saldon.
Arbetssätt
Välj det alternativ som bäst beskriver er arbetsplats. Kontrollera de föreslagna inställningarna: hur den dagliga målarbetstiden bestäms och hur arbetstiden registreras. Målet kan till exempel utgå från en arbetstidsmodell eller planerade skift. För skiftarbete kan du välja en branschmall som utgångspunkt för planeringsreglerna. Granska reglerna innan ni använder dem i organisationen.
Platser och funktioner
Om arbetstiden stämplas väljer du hur platsen registreras vid stämpling och lägger vid behov till objekt. Välj funktionerna ni vill använda. Tidsuppföljning är alltid aktiverad.
Öppna Fler inställningar när du vill kontrollera tidszonen och landet för helgdagar eller när ni byter från ett annat system. Välj då det alternativ som motsvarar systemet, så läggs steget Ingående saldon till. Valet överför inga uppgifter i sig.
Skift
Det här steget visas när ni planerar skift. Ange namnen och klockslagen för de skift som används i schemat.
Arbetstid
Ge arbetstidsmodellen ett namn och ange veckoarbetstid och arbetsdagar. Kontrollera hur övertid hanteras och om ni använder kvälls-, natt- eller helgtillägg. För skiftarbete väljer du också hur den ordinarie arbetstiden är ordnad.
Om ni har både kontors- och skiftarbete kan du skapa en andra modell och välja rätt modell för varje person i nästa steg. Standardvärdena är en utgångspunkt. Kontrollera att timmarna och tilläggen motsvarar era arbetstidsarrangemang.
Kelomo skapar färdiga registreringstyper som du kan redigera senare. Läs mer i Arbetstidsmodeller.
Svara samtidigt på om du även följer din egen arbetstid i Kelomo. Svaret avgör om du testar registreringen själv eller följer teamets första registrering.
Team
Lägg till personerna manuellt eller från en CSV-fil. Kontrollera varje persons namn, kontaktuppgifter, roll, chef och arbetstidsmodell innan du sparar.
Välj hur de anställda ska få sina inloggningsuppgifter:
- Inbjudan per e-post är det vanliga sättet. Varje person får en egen länk och väljer sitt eget lösenord.
- Gemensamt startlösenord – bara i undantagsfall: då skickas inga e-postinbjudningar. Förmedla det tillfälliga lösenordet via en säker kanal. Varje person måste byta det vid första inloggningen.
Om ni använder en gemensam stämpelterminal kan du lägga till en enhetsanvändare utan e-postadress. Personen får ingen e-postinbjudan till appen. Ge personen stämplingsanvisningen.
Du kan också hoppa över steget och lägga till personal senare på sidan Personer. Roller och behörigheter hjälper dig att välja rätt roll.
Bemanning
Det här steget visas när ni planerar skift. Ange hur många personer varje skift behöver, ett behov per rad. Resten lägger du till i planeringen.
Ingående saldon
Det här steget visas om ni byter från ett annat system. Ange varje persons flexsaldo i timmar, till exempel 12,5 eller −4, eller öppna saldoimporten. Ett tomt fält betyder noll.
Ett ingående saldo överför inte tidigare arbetsdagar eller frånvaro. Arbetstidshistoriken har en separat import. Se Importera data.
Du kan också lägga till ingående saldon senare. Kontrollera redan sparade saldon innan du importerar på nytt, så att samma saldo inte läggs till två gånger.
Första registreringen eller Första schemat
Stegets namn beror på dina val:
- Första registreringen när du följer din egen arbetstid. Knappen Öppna arbetstid och registrera eller vid stämpling Öppna arbetstid och stämpla öppnar din arbetstidsvy. Gör en registrering eller stämpla in och ut och kontrollera dagens målarbetstid, klockslag och eventuella tillägg. När du inte följer din egen arbetstid visar Öppna teamet teamets sida, där den anställdas första registrering syns.
- Första schemat när målarbetstiden kommer från skiften. Välj Öppna nästa veckas planering, planera skiften och publicera schemat.
En registrering hjälper dig att kontrollera grundinställningarna. Den testar inte alla situationer som gäller frånvaro, övertid eller löneunderlag. Gå igenom era vanliga situationer innan ni börjar använda Kelomo i större omfattning.
Översikt
Steget Översikt visar vad som är färdigt och vad som behöver kompletteras. Gå också igenom checklistan för personalens dataskydd och kom överens om vem som sköter de åtgärder som behövs. Att slutföra guiden ersätter inte den genomgången i organisationen.
Se GDPR: begäranden om uppgifter, lagring och radering.
Om något inte fungerar som väntat
En anställd fick ingen inbjudan. Kontrollera att du har bekräftat din egen e-postadress, att den anställdas adress är rätt och vilket inloggningssätt du valde. Med gemensamt startlösenord skickas inga inbjudningar. Du kan skicka en e-postinbjudan på nytt från personens uppgifter.
Ett avsnitt saknas i menyn. Kontrollera att funktionen är aktiverad och att personen har rätt licens och behörigheter. Se Licenser, prenumeration och funktioner.
Dagens målarbetstid ser fel ut. Kontrollera personens arbetstidsmodell och om målet beräknas från modellen eller från planerade skift. Att byta namn på modellen ändrar inte beräkningen.