Käyttöönotto on kaksi asiaa: rekisteröinti luo yrityksen ja sinun pääkäyttäjätilisi, minkä jälkeen käyttöönottovelho käydään läpi. Velho kestää noin 15 minuuttia, ja jokaisen vaiheen voi ohittaa ja tehdä myöhemmin asetuksissa.
Luo yrityksellesi tili
- Avaa Luo yrityksellesi tili. Täytä Yrityksen nimi, Oma nimesi, Sähköposti, Salasana (vähintään 10 merkkiä) ja Salasana uudelleen.
- Hyväksy ehdot: “Hyväksyn käyttöehdot, tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) ja tietosuojaselosteen.” Hyväksyntä on pakollinen.
- Paina Luo tili. Sama toimenpide luo yrityksen työtilan ja tekee sinusta sen pääkäyttäjän.
Käy käyttöönottovelho läpi
Tilin luonnin jälkeen avautuu Tervetuloa Kelomoon: “Käyttöönotto kestää noin 15 minuuttia. Tässä tehdyt valinnat voi tarkentaa myöhemmin Asetuksissa.” Vaiheet ovat Profiili → Työaika → Tiimi → Alkusaldot → Kokeile → Valmis. Alkusaldot on mukana vain, jos vastasit siirtyväsi toisesta järjestelmästä.
- Profiili – “Millainen työpaikka teillä on?” Valitse lähin kuvaus. Se asettaa kaksi asiaa, jotka näkyvät myös erikseen samalla sivulla: “Mistä työpäivän odote tulee?” ja “Miten työaika kirjautuu?” Samassa vaiheessa valitaan käyttöön otettavat kokonaisuudet (“Mitä otatte käyttöön?” – työajanseuranta on aina päällä), tarkistetaan Sijainti ja pyhäpäivät ja vastataan kysymykseen “Käytättekö nyt toista järjestelmää?” Vastaus ei muuta asetuksia, mutta se ratkaisee, tuleeko Alkusaldot-vaihe vastaan. Ominaisuusvalintaa voi muuttaa myöhemmin: Asetukset → Ominaisuudet. Valitsematta jättäminen piilottaa koko navigaatio-osion, ei vain yksittäistä sivua.
- Työaika – “Miten teillä tehdään töitä?” Anna Mallin nimi (oletus “Toimisto 37,5 h”) ja Viikkotunnit (oletus 37,5). Tästä mallista lasketaan jokaisen päivän odote. Jos työpaikalla tehdään sekä toimisto- että vuorotyötä, voit lisätä tässä toisen mallin vuorolaisille ja valita mallin henkilöittäin seuraavassa vaiheessa.
- Tiimi – “Kutsu tiimisi”. Lisää rivit: Nimi, Sähköposti ja Rooli (Työntekijä tai Esihenkilö) käsin tai tuo ne CSV-tiedostosta. Kenttä Alkusalasana (sama kaikille, vähintään 10 merkkiä) ratkaisee, miten väki pääsee sisään: jos jätät sen tyhjäksi, jokainen saa kutsulinkin sähköpostiinsa. Kaikille asetetaan sinut esihenkilöksi ja vaiheen 2 työaikamalli; mallin voi vaihtaa myöhemmin käyttäjähallinnasta.
- Alkusaldot – “Liukumasaldot edellisestä järjestelmästä”. Näkyy vain, kun olet kertonut siirtyväsi toisesta järjestelmästä. Kirjaa kunkin nykyinen saldo tunteina (esim. 12,5 tai -4). Tyhjä kenttä tarkoittaa nollaa.
- Kokeile – “Kokeillaan, että se toimii”. Yksi kirjaus riittää: avaat oman viikkosi ja joko vahvistat päivän tai leimaat, riippuen siitä miten työaika teillä kirjautuu.
- Valmis – Valmista tuli! ja Rekisterinpitäjän muistilista: tietosuojaseloste henkilöstölle, käsittelyn oikeusperuste, art. 30 -seloste käsittelytoimista sekä vaikutustenarviointi (DPIA), jos otatte käyttöön leimauksen ja sijainnin.
Työnantaja on rekisterinpitäjä, Kelomo käsittelijä. Henkilöstön informointi ja käsittelyn oikeusperuste ovat teidän vastuullanne – niitä ei voi ulkoistaa järjestelmälle. Lue lisää: GDPR ja säilytys.
Kirjauslajit ovat valmiina
Kirjauslajit eivät ole velhon vaihe: jokainen työtila saa valmiin siemenkirjaston (työ, etätyö ja muut). Päivän vahvistus toimii heti käyttöönoton jälkeen, ja lajeja voi muokata myöhemmin.
Mitä voi jättää myöhemmäksi
Jokaisen vaiheen voi ohittaa painikkeella Ohita ja tehdä saman asian myöhemmin asetuksissa. Vain työaikamalli kannattaa asettaa heti, koska siitä lasketaan jokaisen päivän odote.
Jos jokin menee pieleen
| Tilanne | Mitä näet | Mitä teet |
|---|---|---|
| Valikosta puuttuu kokonainen osio | Osiota ei näy kenellekään, myöskään sinulle | Ominaisuus on pois käytöstä. Ota se käyttöön: Asetukset → Ominaisuudet. |
| Sanasto puhuu vuoroista, vaikka teette toimistotyötä | Valikot ja termit vuorotyön mukaan | Profiili-vaiheessa on valittu vuorotyön kuvaus. Vaihda työaikamallista – katso Työaikamallit. |
| Työntekijä ei saanut kutsua | Ei kutsuviestiä | Jos annoit alkusalasanan, kutsua ei lähetetä lainkaan – kerro salasana. Muuten avaa henkilön sivu ja paina Lähetä kutsu uudelleen. |
| Et tiedä, kuka näkee mitäkin | Rooli valittu vaiheessa 3 | Roolin voi vaihtaa myöhemmin. Katso Roolit ja oikeudet. |