Rekisteröityessäsi luot organisaation ja oman pääkäyttäjätilisi. Sen jälkeen ohjattu käyttöönotto auttaa valitsemaan perusasetukset ja lisäämään henkilöstön. Valintoja voi tarkentaa myöhemmin.
Luo organisaatio
- Avaa rekisteröitymissivu ja anna organisaation nimi, oma nimesi, sähköpostiosoitteesi ja vähintään 10 merkin salasana.
- Tutustu lomakkeen sopimuksiin ja tietosuojatietoihin ja hyväksy vaaditut ehdot.
- Luo tili ja vahvista sähköpostiosoitteesi saamastasi viestistä.
Osoite on vahvistettava ennen työntekijöiden sähköpostikutsujen lähettämistä.
Ohjatun käyttöönoton vaiheet riippuvat valinnoistasi. Vuorosuunnittelu lisää vaiheet Vuorot ja Miehitys, ja siirtyminen toisesta järjestelmästä vaiheen Alkusaldot.
Työn tapa
Valitse työpaikkaanne parhaiten kuvaava vaihtoehto. Tarkista sen ehdottamat asetukset: mistä työpäivän tavoite muodostuu ja miten työaika kirjataan. Tavoite voi perustua esimerkiksi työaikamalliin tai suunniteltuihin vuoroihin. Vuorotyössä voit valita toimialapohjan suunnittelusääntöjen lähtökohdaksi. Tarkista pohjan säännöt ennen niiden käyttöä omassa organisaatiossasi.
Paikat ja ominaisuudet
Jos työaika leimataan, valitse, tallennetaanko leimauksen sijainti, ja lisää tarvittaessa kohteet. Valitse käyttöön otettavat ominaisuudet. Työajanseuranta on aina käytössä.
Avaa Lisäasetukset, kun haluat tarkistaa aikavyöhykkeen ja pyhäpäivien maan tai kun siirrytte toisesta järjestelmästä. Valitse silloin järjestelmää vastaava vaihtoehto, niin käyttöönottoon lisätään vaihe Alkusaldot. Valinta ei itsessään siirrä tietoja.
Vuorot
Tämä vaihe näkyy, kun suunnittelette työvuoroja. Anna vuorojen nimet ja kellonajat, joita listalla käytetään.
Työaika
Anna työaikamallille nimi, viikkotunnit ja työpäivät. Tarkista myös ylityön käsittely sekä mahdolliset ilta-, yö- ja viikonloppulisät. Vuorotyössä määritetään lisäksi säännöllisen työajan järjestely.
Jos osa henkilöstöstä tekee toimistotyötä ja osa vuorotyötä, voit luoda toisen mallin ja valita sopivan mallin henkilöittäin seuraavassa vaiheessa. Mallin oletusarvot ovat lähtökohta: tarkista, että tunnit ja lisät vastaavat organisaationne käytäntöjä.
Kelomo luo valmiit kirjauslajit, joita voit muokata myöhemmin. Lisää työajan asetuksista: Työaikamallit.
Vastaa samalla kysymykseen, seuraatko Kelomossa myös omaa työaikaasi. Vastaus ratkaisee, kokeiletko kirjaamista itse vai seuraatko tiimin ensimmäistä kirjausta.
Tiimi
Lisää henkilöt käsin tai CSV-tiedostosta. Tarkista kunkin nimi, yhteystiedot, rooli, esihenkilö ja työaikamalli ennen tallentamista.
Valitse, miten työntekijät saavat tunnuksensa:
- Sähköpostikutsu on tavallinen tapa. Jokainen saa oman linkin ja asettaa itse salasanansa.
- Jaettu alkusalasana – vain poikkeustilanteisiin: sähköpostikutsuja ei silloin lähetetä. Toimita tilapäinen salasana turvallista kanavaa pitkin. Jokaisen on vaihdettava se ensimmäisellä kirjautumiskerralla.
Jos käytätte yhteistä leimauslaitetta, voit lisätä laitekäyttäjän ilman sähköpostiosoitetta. Hän ei saa sähköpostikutsua sovellukseen. Anna hänelle leimausohje.
Henkilöstön lisäämisen voi myös ohittaa ja tehdä myöhemmin Henkilöt-sivulla. Roolit ja oikeudet auttaa roolin valinnassa.
Miehitys
Tämä vaihe näkyy, kun suunnittelette työvuoroja. Kerro, kuinka monta ihmistä kuhunkin vuoroon tarvitaan, yksi tarve per rivi. Loput lisäät suunnittelussa.
Alkusaldot
Tämä vaihe näkyy, jos siirrytte toisesta järjestelmästä. Anna henkilöiden liukumasaldot tunteina, esimerkiksi 12,5 tai −4, tai siirry saldojen tiedostotuontiin. Tyhjä kenttä tarkoittaa nollaa.
Alkusaldon lisääminen ei siirrä aiempia työpäiviä tai poissaoloja. Työaikahistorian tuonti on erillinen toiminto. Katso Tietojen tuonti.
Myös alkusaldot voi lisätä myöhemmin. Tarkista aiemmin tallennetut saldot ennen uutta tuontia, jotta samaa saldoa ei lisätä kahdesti.
Ensimmäinen kirjaus tai Ensimmäinen lista
Vaiheen nimi riippuu valinnoistasi:
- Ensimmäinen kirjaus, kun seuraat omaa työaikaasi. Painike Avaa työaika ja kirjaa tai leimatessa Avaa työaika ja leimaa avaa oman työaikanäkymäsi. Tee kirjaus tai leimaa sisään ja ulos ja tarkista päivän tavoite, kellonajat ja mahdolliset lisät. Kun et seuraa omaa työaikaasi, Avaa tiimi näyttää tiimin sivun, jolle työntekijän ensimmäinen kirjaus tulee.
- Ensimmäinen lista, kun työpäivän tavoite tulee vuoroista. Valitse Avaa ensi viikon suunnittelu, suunnittele vuorot ja julkaise lista.
Yksi kirjaus auttaa tarkistamaan perusasetukset. Se ei vielä varmista kaikkia poissaolo-, ylityö- tai palkka-aineiston tilanteita. Käykää organisaatiollenne tavalliset tilanteet läpi ennen laajempaa käyttöönottoa.
Yhteenveto
Yhteenveto-vaiheessa näet, mitä on jo tehty ja mitä on vielä täydennettävä. Tarkista myös henkilöstön tietosuojaa koskeva muistilista ja sopikaa, kuka hoitaa tarvittavat toimet. Ohjattu käyttöönotto ei korvaa näiden asioiden läpikäyntiä organisaatiossa.
Katso GDPR: tietopyynnöt, säilytys ja poisto.
Jos käyttöönotto ei etene odotetusti
Työntekijä ei saanut kutsua. Tarkista oma sähköpostivahvistuksesi, työntekijän osoite ja valittu kirjautumistapa. Jaetun alkusalasanan valinneille ei lähetetä kutsuja. Sähköpostikutsun voi lähettää uudelleen henkilön tiedoista.
Valikosta puuttuu osio. Tarkista ominaisuuden käyttöönotto, henkilön lisenssi ja käyttöoikeudet. Katso Lisenssit, tilaus ja ominaisuudet.
Työpäivän tavoite näyttää väärältä. Tarkista henkilölle valittu työaikamalli ja se, perustuuko tavoite malliin vai työvuoroihin. Pelkkä mallin nimen muuttaminen ei muuta laskentaa.