Kelomossa henkilöllä on yksi rooli kussakin organisaatiossa. Rooli antaa tehtävään sopivat perusoikeudet, joita voidaan täydentää henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla. Myös organisaation asetukset, käytössä olevat ominaisuudet ja lisenssit vaikuttavat siihen, mitä henkilö voi tehdä.
Valitse rooli tehtävän mukaan
| Rooli | Tavallinen käyttötarkoitus |
|---|---|
| Työntekijä | Omien työaikojen ja muiden omien tietojen käsittely. |
| Esihenkilö | Tiimin työaikojen hyväksyntä ja seuranta sekä työn suunnittelu. |
| Palkanlaskija | Palkka-aineiston tarkistus ja vienti sekä laskutuksen hoitaminen. |
| HR-vastaava | Henkilöstötietojen, perehdytyksen, rekrytoinnin ja osaamisen hallinta. |
| Pääkäyttäjä | Organisaation asetusten, käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinta. |
Taulukko kuvaa roolien lähtökohtia, ei kaikkia mahdollisia käyttöoikeuksia. Esimerkiksi esihenkilön oikeuksia projekteihin, myyntiin ja kenttätyöhön voidaan rajata organisaation asetuksissa.
Valitse rooli henkilöä lisättäessä. Voit muuttaa sitä myöhemmin henkilön tiedoissa. Anna pääkäyttäjän rooli vain henkilöille, jotka tarvitsevat laajat hallintaoikeudet.
Käyttöoikeus, lisenssi ja näkyvät tiedot ovat eri asioita
- Käyttöoikeus määrää, saako henkilö esimerkiksi suunnitella vuoroja, hallita projekteja tai käsitellä laskuja. Oikeuksia voi antaa myös ilman roolin vaihtamista.
- Lisenssi ja ominaisuuden käyttöönotto määräävät, onko toiminto henkilön käytettävissä. Pelkkä lisenssi ei anna oikeutta muiden tietojen käsittelyyn.
- Tietojen rajaus määrää, keiden tai minkä yksiköiden tietoja henkilö käsittelee. Esihenkilön tiimi, HR:n yksikkörajaus ja projektin käyttöoikeudet voivat rajata näkymää.
Asetukset ei siis ole vain pääkäyttäjän osio. Esimerkiksi esihenkilö voi päästä vastuulleen kuuluvien toimintojen asetuksiin. Kaikki asetussivut eivät silti avaudu samalla oikeudella.
Lisensseistä kerrotaan ohjeessa Lisenssit, tilaus ja ominaisuudet.
HR:n oikeudet roolien muuttamiseen
HR voi lisätä ja muokata työntekijöitä ja esihenkilöitä omien henkilöstöhallinnon oikeuksiensa rajoissa. HR ei voi muuttaa pääkäyttäjän, palkanlaskennan tai HR:n käyttäjätilejä eikä antaa näitä rooleja. Pyydä pääkäyttäjää tekemään tällainen muutos.
Omien työaikojen hyväksyminen
Esihenkilö ei voi hyväksyä omia työpäiviään, myöskään sijaisena. Järjestä omille työajoille toinen hyväksyjä. Pääkäyttäjä voi hyväksyä oman päivän poikkeuksena; hyväksyntä tallentuu lokiin.
Palkanlaskennan rooli ei itsessään anna työaikojen hyväksymisoikeutta. Palkka-aineiston tarkistaminen ja työpäivien hyväksyminen ovat eri tehtäviä.
Sijainen poissaolon ajaksi
Esihenkilö voi asettaa itselleen sijaisen määräajaksi. Pääkäyttäjä voi tehdä sen myös toisen puolesta. Sijainen saa käsitellä sijaistettavan tiimin työaikoja sovitulla aikavälillä. Jos sijaiselle asetetaan oma sijainen, ensimmäisen esihenkilön tiimin oikeudet eivät siirry tälle automaattisesti.
Katso Aseta sijainen lomasi ajaksi.
Jos sivu tai henkilön tiedot puuttuvat
Tarkista ensin, että olet oikeassa organisaatiossa ja että ominaisuus on käytössä. Tarkista sitten henkilön lisenssi, käyttöoikeudet ja tietojen rajaus.
Jos esihenkilöltä puuttuu tiimin jäsen, tarkista henkilölle merkitty esihenkilö ja mahdollinen sijaisuus. Jos taas yksittäinen asetus puuttuu, selvitä siihen tarvittava käyttöoikeus ennen roolin vaihtamista.
Lisää tarkistusohjeita: Miksi en näe jotakin sivua tai toimintoa?.