Kelomon tilaus, käyttäjien lisenssit ja ominaisuusasetukset liittyvät toisiinsa, mutta niillä on eri tehtävät:
- Tilaus määrittää laskutuksen ja palvelun käyttötilan.
- Lisenssit määrittävät, ketkä käyttävät sovellusta tai sen lisäosia.
- Ominaisuudet-sivulla valitset, mitä organisaatiossa otetaan käyttöön.
Lisäksi käyttäjä tarvitsee tehtävään sopivat käyttöoikeudet. Lisenssin antaminen ei esimerkiksi tee työntekijästä pääkäyttäjää.
Tarkista tilaus ja hinta
Avaa Asetukset → Hallinta ja turvallisuus → Lisenssit ja tilaus. Sivu näyttää lisenssien määrät, hinnat sekä nykyisen ja seuraavan laskutuskauden veloituksen. Mahdollinen vähimmäisveloitus sisältyy sivun esittämään summaan.
Tarkista ajantasainen hinta tältä sivulta ennen tilaamista tai lisenssien muuttamista. Näin näet myös muutoksen kokonaisvaikutuksen, et vain yhden lisenssin hintaa.
Anna lisenssit henkilöille
Paina tilaussivulla Anna lisenssejä. Valitse taulukosta henkilöt ja heille tarvittavat lisenssit, tarkista hinnan esikatselu ja tallenna. Muutokset tulevat voimaan vasta tallennettaessa.
- Perus-lisenssi antaa mahdollisuuden käyttää Kelomoa selaimessa ja puhelimessa. Se kattaa myös yhteisen leimauslaitteen käytön.
- Laitekäyttäjä-lisenssi on tarkoitettu yhteisellä laitteella leimaamiseen. Sitä ei veloiteta erikseen, jos henkilöllä on peruslisenssi. Ilman sähköpostiosoitetta lisättävä henkilö saa laitekäyttäjän lisenssin.
- Lisäosien lisenssejä ovat Työvuorosuunnittelu, Matka- ja kululaskut, HR, Projektihallinta ja Kenttätyö. CRM ja myynti sisältyy projektihallintaan eikä sillä ole omaa lisenssisaraketta.
Työvuorosuunnittelun ja HR:n lisenssi koskee henkilöä, jonka tietoja näissä toiminnoissa käsitellään. Siksi sen voi antaa myös laitekäyttäjälle. Muut lisäosat edellyttävät samalle henkilölle peruslisenssiä.
Lisenssin voi antaa myös henkilöstöryhmälle. Ryhmän kautta saatu lisenssi näkyy henkilön kohdalla, mutta se poistetaan ryhmän lisenssivalinnasta. Pelkkä henkilökohtaisen valinnan poistaminen ei poista ryhmän antamaa lisenssiä.
Mitä lisenssin muuttamisesta seuraa?
Lisenssin lisääminen tai poistaminen vaikuttaa käyttöön heti. Laskutuksen muutos tulee voimaan seuraavan laskutuskauden alusta. Tallennuksen yhteydessä näet muutoksen päivämäärän ja uuden hinnan.
Peruslisenssin poistaminen estää henkilön sovelluskäytön. Et voi poistaa omaa peruslisenssiäsi. Kun henkilö poistetaan käytöstä Henkilöt-sivulla, häntä ei enää lasketa aktiivisten lisenssien määrään.
Tarkista kokonaisuus myös lisenssejä vähentäessäsi: vähimmäisveloitus voi pitää laskun loppusumman ennallaan, vaikka lisenssien määrä pienenee.
Valitse käytössä olevat ominaisuudet
Avaa Asetukset → Organisaatio → Ominaisuudet. Ota tarvittavat ominaisuudet käyttöön. Työajanseuranta on aina käytössä. Ominaisuuskorteilta pääset myös tarkempiin asetuksiin ja voit hallita niiden lisätoimintoja.
Jos ominaisuus ei sisälly tilaukseen, kortti ohjaa lisenssien ja tilauksen hallintaan. Ominaisuuden käyttöönotto ei itsessään anna käyttäjille lisenssejä tai käyttöoikeuksia.
Ominaisuuden poistaminen käytöstä ei poista sen tietoja eikä käyttäjien lisenssejä. Toiminto piilotetaan organisaatiossa myös pääkäyttäjiltä. Jos haluat vähentää laskutusta, muuta lisenssejä erikseen ja tarkista seuraavan laskutuskauden hinta.
Voit ottaa ominaisuuden myöhemmin uudelleen käyttöön.
Kokeilu ja siirtyminen maksulliseen tilaukseen
Uuden organisaation kokeilu kestää 30 päivää. Kokeilussa voit tutustua lisäosiin ilman lisenssimäärärajoja. Käyttöoikeudet ja organisaation ominaisuusvalinnat ovat silti voimassa.
Jos et tilaa palvelua, kokeilun jälkeen on seitsemän päivän jatkoaika. Sen päätyttyä organisaatio siirtyy lukutilaan: tiedot ovat luettavissa ja vietävissä, mutta uusia kirjauksia ei voi tallentaa. Tiedot poistetaan 60 päivää jatkoajan päättymisen jälkeen, ja poistopäivästä ilmoitetaan pääkäyttäjille sähköpostilla. Tilaus ennen poistopäivää palauttaa käytön ja peruu poiston.
Tarkista lisenssit ja tilauksen hinta ennen maksulliseen käyttöön siirtymistä. Kokeilussa käytetyt lisäosat tarvitsevat sen jälkeen asianmukaiset lisenssit. Tilaussivu näyttää kokeilun päättymisen ja tilauksen tilanteen.
Maksaminen ja tilauksen päättäminen
Itsepalvelutilaus maksetaan kortilla Stripen kautta. Jos tarvitset erikseen sovittavan laskutuksen, ota yhteyttä ennen tilaamista.
Tilaussivun painikkeesta Maksutapa ja laskut vaihdat maksukortin ja näet kaikki laskut. Tilauksen päätät sivun lopun painikkeella Päätä tilaus; vahvistus kertoo päivän, jona tilaus päättyy. Päättäminen ei katkaise jo maksettua kautta, ja ennen päättymispäivää voit perua sen painikkeella Peru päättäminen.
Tilauksen päätyttyä käyttö jatkuu seitsemän päivän jatkoajan, minkä jälkeen organisaatio siirtyy lukutilaan. Tiedot ovat luettavissa ja vietävissä 60 päivää jatkoajan päättymisestä, minkä jälkeen ne poistetaan. Poistopäivästä ilmoitetaan sähköpostilla, ja uusi tilaus ennen sitä peruu poiston. Vie tarvitsemasi tiedot ja tarkista säilytys- ja poistokäytännöt: GDPR: tietopyynnöt, säilytys ja poisto.
Tekstiviesteihin käytettävät SMS-krediitit ostetaan erikseen, ks. SMS-krediitit. Oma laskutus puolestaan koskee omille asiakkaillesi lähetettäviä laskuja, ei Kelomon tilausta.
Jos toiminto ei näy tai käyttö on estynyt
Yksittäinen käyttäjä ei näe toimintoa. Tarkista lisenssin lisäksi käyttöoikeudet ja tarvittava peruslisenssi.
Toiminto puuttuu kaikilta. Tarkista ensin Ominaisuudet-sivu. Jos toiminto on käytössä, tarkista tilaus ja lisenssit.
Organisaatio on lukutilassa. Lue sovelluksen näyttämä syy ja tarkista tilaussivu. Syynä voi olla esimerkiksi päättynyt kokeilu, päättynyt tilaus tai maksuongelma. Korjaa ilmoitettu syy; pelkkä ominaisuuden kytkeminen päälle ei poista lukutilaa.