Tilausta hallitaan kolmella sivulla. Asetukset → Laskutus ja sopimukset → Tilaus määrää, mitä ostat ja kuinka monta lisenssiä. Saman ryhmän Lisenssit-sivulla lisäosat jaetaan käyttäjille. Asetukset → Organisaatio → Ominaisuudet taas ratkaisee, mitkä toiminnot ylipäätään näkyvät valikoissa.
Tilaus
Kortti Tilauksen erittely listaa perustuotteen (Työajanseuranta) ja lisäosarivit. Lisenssimäärää muutetaan rivin plus- ja miinuspainikkeilla, ja kuukausisumma päivittyy heti.
- Säädä määrät ja paina Tarkista ja vahvista (ensimmäisellä kerralla Tilaa).
- Vahvistusdialogi näyttää muuttuvat lisenssit sekä nykyisen ja uuden kuukausihinnan. Muutos astuu voimaan heti; suhteutettu veloitus tai hyvitys huomioidaan seuraavalla laskulla.
- Paina Vahvista.
Linkki Maksutapa ja laskut → vie maksuportaaliin, jossa hallitaan maksutapa ja laskuhistoria. Samalla sivulla hallitaan myös SMS-krediitit: tiedotteiden tekstiviestilähetykset kuluttavat ennakkoon ostettua saldoa.
Jos vähennät lisenssejä alle jaetun määrän, dialogi varoittaa: vapauta lisenssit Lisenssit-sivulla, tai osa käyttäjistä menettää pääsyn.
Asetusten Oma laskutus -sivu on eri asia: se koskee laskuja, joita sinä lähetät omille asiakkaillesi – katso Tee ja lähetä lasku.
Kokeilujakso
Uusi työtila alkaa 30 päivän kokeilujaksolla, jonka aikana kaikki moduulit ovat käytössä ilman lisenssirajoja. Kokeilun päätyttyä täysi käyttö jatkuu vielä seitsemän päivää, minkä jälkeen tili siirtyy lukutilaan: tiedot säilyvät ja ovat luettavissa, mutta uusia kirjauksia ei voi tallentaa. Tilaaminen palauttaa käytön.
Lisenssit
- Perustuote sisältyy jokaiselle aktiiviselle käyttäjälle – sitä ei jaeta erikseen.
- Lisäosalisenssi (Työvuorosuunnittelu, Matka- ja kululaskut, HR, Projektihallinta) on käyttäjäkohtainen: osta määrä Tilaus-sivulla ja jaa lisenssit käyttäjä × lisenssi -matriisissa rastilla. CRM ja myynti sisältyy Projektihallinta-moduuliin.
- Lisenssin voi myöntää myös henkilöstöryhmälle, jolloin se koskee kaikkia ryhmän jäseniä. Ryhmän kautta tullut lisenssi näkyy matriisissa merkinnällä “ryhmä”, ja se poistetaan ryhmätaulukosta, ei henkilöltä.
- Ilman lisenssiä toiminto on piilotettu käyttäjältä.
- Kun käyttöoikeus poistetaan Henkilöt-sivulla, kaikki henkilön lisenssit vapautuvat.
Ominaisuudet – moduulit päälle ja pois
Jokaisella moduulikortilla on painike Ota käyttöön tai Poista käytöstä. Työajanseuranta on aina käytössä. Aktiivisen moduulin kortilla on lisäksi Määritä-linkki moduulin omiin asetuksiin sekä taitettu Lisäominaisuudet-osio, jossa moduulin yksittäiset toiminnot kytketään päälle ja pois samalla logiikalla.
Poiskytkentä on näkyvyyskytkin, ei poisto. Moduuli piilotetaan valikoista kaikilta – myös ylläpidolta – mutta tiedot säilyvät, ja voit ottaa moduulin uudelleen käyttöön milloin tahansa. Poiskytkentä kysyy aina vahvistuksen.
Jos moduulia ei ole tilauksessa, kortilla lukee Ei tilauksessa ja painike Lisää tilaukseen vie Tilaus-sivulle. Kytkentä ei siis osta mitään – osto tehdään aina Tilaus-sivulla.
Jos jokin menee pieleen
Valikosta puuttuu kokonainen osio. Moduuli tai lisäominaisuus on pois käytöstä. Ota se käyttöön: Asetukset → Ominaisuudet.
Rastin lisääminen antaa virheen “Lisenssit loppu”. Jaettuja lisenssejä on jo yhtä monta kuin ostettuja. Osta lisää Tilaus-sivulla tai vapauta jokin lisenssi.
Käyttäjä ei näe lisäosaa, vaikka moduuli on päällä. Moduulin näkyminen vaatii sekä aktivoinnin että käyttäjäkohtaisen lisenssin. Tarkista Lisenssit-sivulta, että rasti on henkilön kohdalla.
Tili on lukutilassa. Kokeilujakso on päättynyt tai maksu on jäänyt hoitamatta. Avaa Tilaus-sivu ja tilaa tai päivitä maksutapa – tiedot ovat tallella.