Seurantataso on akseli, jolla tunteja, kuluja ja matkoja seurataan: kustannuspaikka, osasto, palvelu tai vaikkapa toisessa järjestelmässä elävä projektikanta. Seurantakohde on tason yksittäinen arvo, esimerkiksi kustannuspaikka 100 Hallinto. Kirjaus kohdistetaan aina kohteelle, ja kohdistusraportti summaa tunnit kohteittain.
Tasot ja kohteet ovat kohdassa Asetukset → Projektit → Seurantatasot. Tason nimi avaa sen omat kohteet.
Projektit ovat oma tasonsa
Projektiseuranta on kiinteä taso, jonka kohteet syntyvät projektirekisteristä. Projekti lisätään Projektit-sivulla, ja se näkyy tällä tasolla heti. Muut tasot ovat omiasi: niitä voi nimetä, järjestää ja poistaa käytöstä.
Lisää kohteita
Yksittäinen kohde syntyy painikkeella Lisää seurantakohde: anna koodi ja nimi. Koodi on se, jolla palkka-aineisto, kirjanpidon vienti ja rajapinta tunnistavat kohteen, joten pidä se muuttumattomana. Rivin valikon Lisää alakohde sijoittaa uuden kohteen valitun alle, esimerkiksi osaston tiimit.
Isompi joukko tulee tiedostosta: valitse tason toimintovalikosta Tuo tiedostosta. Sarakkeet ovat koodi, nimi, yläkohde, lähde, tunniste ja aktiivinen. Katso Tietojen tuonti.
Kohteet toisesta järjestelmästä
Kun kohteet elävät toisessa järjestelmässä, ne pidetään ajan tasalla automaatiolla: Zapier ja Power Automate luovat ja päivittävät kohteita samalla tunnisteella, jolla ne tunnetaan lähteessä. Sama koskee asiakkaita, projekteja ja tehtäviä. Katso API ja integraatiot.
Kohdistus kirjattaessa
Rekisterissä valitset jokaiselle tasolle, kysytäänkö kohdetta kirjattaessa vai täydentyykö se henkilön oletuskohteesta. Kysyttävä ja pakolliseksi merkitty taso pitää työpäivän vahvistuksen auki, kunnes kohdistus on annettu; täydentyvän tason puute näkyy huomautuksena hyväksyjän jonossa.
Kun kohde ei ole enää käytössä
Ota kohde pois käytöstä rivin valikosta. Se katoaa kirjausvalitsimista, ja sille aiemmin kirjatut tunnit säilyvät raporteilla. Kohteen voi poistaa kokonaan vain silloin, kun sille ei ole kohdistettu mitään.