Kelomos prenumeration, användarlicenser och funktionsinställningar hör ihop, men har olika uppgifter:
- Prenumerationen avgör faktureringen och om tjänsten kan användas normalt eller är i läsläge.
- Licenserna avgör vem som använder appen eller dess tillägg.
- På sidan Funktioner väljer du vad organisationen tar i bruk.
Användaren behöver också rätt behörigheter. Att tilldela en licens gör till exempel inte en anställd till administratör.
Kontrollera prenumerationen och priset
Öppna Inställningar → Administration och säkerhet → Licenser och prenumeration. Sidan visar antalet licenser, priserna och avgifterna för den pågående och nästa faktureringsperioden. En eventuell minimiavgift ingår i summan som visas.
Kontrollera det aktuella priset här innan du beställer eller ändrar licenserna. Då ser du ändringens totala inverkan, inte bara priset för en enskild licens.
Tilldela licenser
Tryck på Ge licenser på prenumerationssidan. Välj personer och licenser i tabellen, granska priset och spara. Ändringarna gäller först när du sparar.
- En Bas-licens ger tillgång till Kelomo i webbläsaren och mobilappen. Den omfattar också användning av en gemensam stämpelterminal.
- En Enhetsanvändare-licens gäller stämpling på en gemensam terminal. Den debiteras inte separat om personen har en Baslicens. En person som läggs till utan e-postadress får en enhetsanvändarlicens.
- Tilläggslicenser finns för Skiftplanering, Rese- och utläggsräkningar, HR, Projekthantering och Fältservice. CRM och försäljning ingår i Projekthantering och har ingen egen licenskolumn.
Licenserna för skiftplanering och HR gäller personen vars uppgifter hanteras i funktionerna. De kan därför också tilldelas enhetsanvändare. Övriga tillägg kräver en Baslicens för samma person.
Du kan också tilldela licenser till en personalgrupp. En licens från en grupp syns på personens rad, men tas bort i gruppens licensval. Att ta bort ett individuellt val tar inte bort en licens som personen får via en grupp.
Vad händer när du ändrar en licens?
En tillagd eller borttagen licens påverkar åtkomsten genast. Faktureringen ändras från början av nästa faktureringsperiod. När du sparar visas datumet och det nya priset.
Om du tar bort en Baslicens kan personen inte längre använda appen. Du kan inte ta bort din egen Baslicens. När du avaktiverar en person på sidan Personer räknas personen inte längre med bland aktiva licenser.
Kontrollera också totalsumman när du minskar antalet licenser. En minimiavgift kan innebära att fakturabeloppet förblir detsamma trots färre licenser.
Välj funktioner
Öppna Inställningar → Organisationen → Funktioner och aktivera det ni behöver. Tidsuppföljning är alltid aktiverad. Funktionskorten länkar också till närmare inställningar och låter dig hantera tilläggsfunktioner.
Om en funktion inte ingår i prenumerationen hänvisar kortet till licens- och prenumerationshanteringen. Att aktivera en funktion tilldelar inte användarna licenser eller behörigheter.
Att avaktivera en funktion raderar inte dess uppgifter och tar inte bort användarnas licenser. Funktionen döljs för hela organisationen, även för administratörer. Om du vill minska faktureringen behöver du ändra licenserna separat och kontrollera nästa periods pris.
Du kan aktivera funktionen igen senare.
Provperiod och betald prenumeration
Nya organisationer har en provperiod på 30 dagar. Då kan ni prova tilläggen utan begränsningar i antalet licenser. Behörigheterna och organisationens funktionsval gäller ändå.
Om ni inte beställer tjänsten följer en förlängning på sju dagar efter provperioden. Därefter övergår organisationen till läsläge: uppgifterna kan läsas och exporteras, men nya registreringar kan inte sparas. Uppgifterna raderas 60 dagar efter att förlängningen har tagit slut, och administratörerna får raderingsdagen per e-post. En prenumeration före raderingsdagen återställer användningen och stoppar raderingen.
Granska licenserna och priset innan ni övergår till en betald prenumeration. De tillägg ni använde under provperioden behöver då rätt licenser. Prenumerationssidan visar när provperioden slutar och prenumerationens status.
Betalning och uppsägning
En självbetjäningsprenumeration betalas med kort via Stripe. Kontakta oss före beställningen om ni behöver ett separat faktureringsavtal.
Med knappen Betalningsmetod och fakturor på prenumerationssidan byter du betalkort och ser alla fakturor. Prenumerationen avslutar du med knappen Avsluta prenumerationen längst ner på sidan; bekräftelsen visar dagen då prenumerationen upphör. Uppsägningen avbryter inte en redan betald period, och före slutdatumet kan du ångra den med knappen Ångra avslutet.
När prenumerationen upphör fortsätter användningen under en förlängning på sju dagar, och därefter övergår organisationen till läsläge. Uppgifterna kan läsas och exporteras i 60 dagar efter förlängningen och raderas sedan. Raderingsdagen meddelas per e-post, och en ny prenumeration före den stoppar raderingen. Exportera det ni behöver och kontrollera rutinerna för lagring och radering: GDPR: begäranden om uppgifter, lagring och radering.
SMS-krediter för textmeddelanden köps separat, se SMS-krediter. Egen fakturering gäller fakturor till era kunder, inte prenumerationen på Kelomo.
Om en funktion saknas eller användningen är spärrad
En person ser inte funktionen. Kontrollera personens behörigheter och licenser, inklusive den Baslicens som kan krävas.
Funktionen saknas för alla. Kontrollera först sidan Funktioner. Om funktionen är aktiverad, kontrollera prenumerationen och licenserna.
Organisationen är i läsläge. Läs orsaken som visas i appen och kontrollera prenumerationssidan. Orsaken kan till exempel vara en avslutad provperiod, en upphörd prenumeration eller ett betalningsproblem. Åtgärda den angivna orsaken. Att aktivera en funktion tar inte bort läsläget.