Prenumerationen hanteras på tre sidor. Inställningar → Fakturering och avtal → Prenumeration avgör vad du köper och hur många licenser. På samma grupps sida Licenser fördelas tilläggen till användarna. Inställningar → Organisation → Funktioner avgör i sin tur vilka funktioner som över huvud taget syns i menyerna.
Prenumeration
Kortet Prenumerationens specifikation listar basprodukten (Tidregistrering) och tilläggsraderna. Antalet licenser ändras med radens plus- och minusknappar, och månadssumman uppdateras direkt.
- Justera antalen och tryck på Granska och bekräfta (första gången Prenumerera).
- Bekräftelsedialogen visar de ändrade licenserna samt det nuvarande och det nya månadspriset. Ändringen träder i kraft direkt; en proportionell debitering eller kreditering syns på nästa faktura.
- Tryck på Bekräfta.
Länken Betalningsmetod och fakturor → leder till betalportalen, där betalningsmetoden och fakturahistoriken hanteras. På samma sida hanteras också SMS-krediter: sms-utskick av meddelanden förbrukar förköpt saldo.
Om du minskar licenserna under det tilldelade antalet varnar dialogen: frigör licenser på sidan Licenser, annars förlorar några användare åtkomsten.
Inställningssidan Egen fakturering är en annan sak: den gäller fakturor som du skickar till dina egna kunder – se Skapa och skicka en faktura.
Provperioden
En ny arbetsyta börjar med en 30 dagars provperiod, under vilken alla moduler är aktiva utan licensgränser. När provperioden tagit slut fortsätter full användning i ytterligare sju dagar, varefter kontot övergår till läsläge: uppgifterna finns kvar och kan läsas, men nya registreringar går inte att spara. En prenumeration återställer användningen.
Licenser
- Basprodukten ingår för varje aktiv användare – den fördelas inte separat.
- En tilläggslicens (Skiftplanering, Rese- och utläggsräkningar, HR, Projekthantering) är per användare: köp antalet på sidan Prenumeration och tilldela licenserna med kryss i matrisen användare × licens. CRM och försäljning ingår i modulen Projekthantering.
- En licens kan också beviljas en personalgrupp, och gäller då alla gruppens medlemmar. En licens som kommer via gruppen visas i matrisen som “grupp” och tas bort i grupptabellen, inte per person.
- Utan licens är funktionen dold för användaren.
- När ett användarkonto tas bort på sidan Personer frigörs personens alla licenser.
Funktioner – moduler på och av
Varje modulkort har knappen Aktivera eller Avaktivera. Tidsuppföljningen är alltid aktiv. På ett aktivt modulkort finns dessutom länken Konfigurera till modulens egna inställningar samt det hopfällda avsnittet Tilläggsfunktioner, där modulens enskilda funktioner slås på och av med samma logik.
Avaktivering är en synlighetsbrytare, inte en radering. Modulen döljs i menyerna för alla – även administratörer – men data sparas, och du kan återaktivera modulen när som helst. Avaktiveringen ber alltid om en bekräftelse.
Om modulen inte ingår i prenumerationen står det Ingår inte i abonnemanget på kortet, och knappen Lägg till i abonnemang leder till sidan Prenumeration. Brytaren köper alltså ingenting – köpet görs alltid på sidan Prenumeration.
Om något går fel
En hel sektion saknas i menyn. Modulen eller tilläggsfunktionen är avaktiverad. Aktivera den: Inställningar → Funktioner.
Att kryssa i ger felet “Licenserna är slut”. Lika många licenser är redan tilldelade som köpta. Köp fler på sidan Prenumeration eller frigör en licens.
En användare ser inte tillägget fast modulen är på. För att modulen ska synas krävs både aktivering och en licens per användare. Kontrollera på sidan Licenser att personen har ett kryss.
Kontot är i läsläge. Provperioden har tagit slut eller en betalning har uteblivit. Öppna sidan Prenumeration och prenumerera eller uppdatera betalningsmetoden – uppgifterna finns kvar.