Varje person har en roll i varje organisation i Kelomo. Rollen ger grundläggande behörigheter som kan kompletteras med individuella behörigheter. Organisationens inställningar, aktiverade funktioner och licenser påverkar också vad personen kan göra.
Välj roll utifrån personens uppgifter
| Roll | Vanliga uppgifter |
|---|---|
| Anställd | Registrera egen arbetstid och hantera egna uppgifter. |
| Chef | Följa upp och godkänna teamets arbetstid samt planera arbetet. |
| Löneräknare | Kontrollera och exportera löneunderlag samt hantera fakturering. |
| HR-ansvarig | Hantera personaluppgifter, introduktion, rekrytering och kompetenser. |
| Huvudanvändare | Hantera organisationens inställningar, användare och behörigheter. |
Tabellen beskriver rollernas grunduppgifter, inte alla möjliga behörigheter. Chefens åtkomst till projekt, försäljning och fältservice kan till exempel begränsas i organisationens inställningar.
Välj roll när du lägger till personen. Du kan ändra den senare i personens uppgifter. Ge administratörsrollen endast till personer som behöver omfattande behörigheter för administration.
Behörighet, licens och åtkomst till uppgifter är olika saker
- Behörigheten avgör om personen till exempel får planera skift, hantera projekt eller behandla fakturor. Du kan ge behörigheter utan att byta personens roll.
- Licensen och aktiveringen av funktionen avgör om funktionen är tillgänglig för personen. En licens ger inte i sig åtkomst till andras uppgifter.
- Åtkomstens omfattning avgör vilka personers eller enheters uppgifter personen får hantera. Det egna teamet, HR:s enhetsbegränsningar och projektbehörigheter kan begränsa vad personen ser.
Inställningar är alltså inte bara för administratörer. En chef kan komma åt inställningar för sina ansvarsområden. Åtkomst till en inställningssida ger inte åtkomst till alla andra.
Läs mer i Licenser, prenumeration och funktioner.
Vilka roller HR får ändra
HR kan lägga till och redigera anställda och chefer inom ramen för sina personaladministrativa behörigheter. HR kan inte ändra konton med rollen Huvudanvändare, Löneräknare eller HR-ansvarig och inte heller tilldela dessa roller. Be en huvudanvändare göra sådana ändringar.
Godkännande av egen arbetstid
En chef kan inte godkänna sina egna arbetsdagar, inte heller som ställföreträdare. Ordna en annan person som godkänner din arbetstid. Huvudanvändare kan som undantag godkänna sina egna dagar. Godkännandet sparas i loggen.
Rollen Löneräknare ger inte i sig rätt att godkänna arbetstid. Att kontrollera löneunderlag och att godkänna arbetsdagar är olika uppgifter.
Utse en ställföreträdare
En chef kan utse en ställföreträdare för en viss period. En administratör kan också göra det åt någon annan. Ställföreträdaren får hantera arbetstiderna för den frånvarande chefens team under perioden. Om ställföreträdaren utser en egen ställföreträdare får denna inte automatiskt åtkomst till den första chefens team.
Om en sida eller en persons uppgifter saknas
Kontrollera först att du är i rätt organisation och att funktionen är aktiverad. Kontrollera sedan personens licens, behörigheter och vilka uppgifter personen får se.
Om en person saknas i chefens team, kontrollera personens angivna chef och eventuella ställföreträdare. Om en enskild inställning saknas, ta reda på vilken behörighet den kräver innan du byter roll.
Fler kontroller finns i Varför ser jag inte en sida eller funktion?.