Työajanseurantaohjelmiston valinta – tarkistuslista ostajalle

Lyhyesti

• Työaikalain 32 § vaatii, että tehdyt tunnit erottuvat lajeittain: säännöllinen työaika, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityö sekä niistä maksetut korvaukset.
• Yhden työntekijän työaikakirjanpidon on lähdettävä ulos valitulta jaksolta luettavassa muodossa ilman toimittajan apua.
• Liukuvassa työajassa kertymä saa seurantajakson päättyessä olla enintään 60 tuntia ylitystä ja 20 tuntia alitusta.
• Palkka-aineiston muoto ja työnjako palkkajärjestelmän kanssa selvitetään oman palkkajärjestelmän nimellä jo vertailuvaiheessa.

Työajanseurannan hankinta ratkeaa harvoin sillä, osaako järjestelmä laskea tunnit yhteen. Se ratkeaa sillä, syntyykö kirjauksista työaikalain 32 §:n mukainen työaikakirjanpito, kirjaavatko työntekijät päivänsä ilman muistuttelua ja saako palkanlaskija tunnit siinä muodossa, jonka palkkajärjestelmä lukee. Nämä kolme asiaa kannattaa selvittää ennen ominaisuustaulukoiden vertailua.

Lataa kolmen toimittajan Excel-vertailupohja. Kirjaa siihen kokeiden havainnot ja seuraavassa tapaamisessa selvitettävät asiat. Pohjan esittely on oppaan lopussa.

Kirjaustavan valintaan on oma leimauksen, itsekirjauksen ja kalenteriehdotusten vertailu. Palkkaliittymän kokeilua varten käy palkanlaskijan kanssa läpi siirrettävät kentät ja täsmäytys. Näin kokeilu kohdistuu samoihin töihin, joita järjestelmällä myöhemmin tehdään.

Käyttöönoton laajuus ratkaisee vaatimusten määrän

Sama hankinta tarkoittaa kahta hyvin erilaista projektia sen mukaan, kuinka paljon työaikamallista siirretään järjestelmään.

Rajatussa aloituksessa kirjaaminen, hyväksyntä ja tuntien siirto palkanlaskentaan otetaan käyttöön ensin. Lisien ja korvausten laskenta voi jatkua palkkajärjestelmässä. Käyttöönoton aikataulu riippuu muun muassa tietojen siirrosta, työaikasäännöistä ja integraatioista.

Koko työaikamalli tarkoittaa, että järjestelmä tietää säännöllisen työajan pituuden ja sijoittelun, liukumarajat, työaikapankin säännöt, poissaololajit ja työehtosopimuksen lisät, ja laskee niistä saldot ja korvaukset. Tämä on projekti, johon kuuluu toimintatapojen muutos: kuka kirjaa, milloin hyväksytään, mitä tehdään myöhästyneelle kirjaukselle. Ohjelmisto on siinä pienempi osa työtä kuin sopiminen.

Kumpikin lähtökohta on kelvollinen, kunhan valinta on tietoinen. Jos aloitat rajatusti, kysy toimittajalta jo hankintavaiheessa, mitä laajentaminen myöhemmin vaatii: onko kyse saman järjestelmän asetuksista vai uudesta hankinnasta, ja siirtyykö kertynyt historia mukana.

Lainmukaisuus: mitä kirjanpidosta on käytävä ilmi

Työaikalain 32 §:n mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kirjaustapoja on kaksi: joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset, tai kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat. Kummassakin tapauksessa tuntien on erotuttava toisistaan lajeittain. Järjestelmä, joka tuottaa päivälle yhden luvun, jättää työn kesken.

Saman pykälän mukaan työntekijällä on pyynnöstään oikeus saada kirjallinen selvitys työvuoroluetteloiden ja työaikakirjanpidon häntä koskevista merkinnöistä, ja työnantajan on pyydettäessä toimitettava jäljennös työaikakirjanpidosta työsuojeluviranomaiselle ja työntekijää edustavalle luottamusmiehelle. Käytännön vaatimus on siis yksinkertainen: yhden henkilön kirjanpidon on lähdettävä ulos valitulta jaksolta luettavassa muodossa ilman toimittajan apua.

Työaikakirjanpito on säilytettävä kanneajan päättymiseen asti (32 §): työsuhteen jatkuessa kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen syntyi, ja työsuhteen päätyttyä kaksi vuotta päättymisestä (40 §).

Kysy toimittajalta, mitä aineistolle tapahtuu, kun työntekijän työsuhde päättyy ja kun sopimus toimittajan kanssa päättyy. Säilytysvelvollisuus on työnantajalla riippumatta siitä, kenen palvelimella tiedot ovat.

Työaikalain 30 § vaatii jokaiselle työpaikalle työvuoroluettelon – arjessa puhutaan työvuorolistasta – josta käyvät ilmi työntekijän säännöllisen työajan alkamisen ja päättymisen sekä taukojen ajankohdat. Luettelo on saatettava kirjallisesti työntekijöiden tietoon viimeistään viikkoa ennen jakson alkamista, ja sen jälkeen sitä saa muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä. Järjestelmältä tämä edellyttää kolmea asiaa: luonnos erottuu julkaistusta, julkaisuhetki jää talteen, ja julkaisun jälkeinen muutos jättää jäljen. Työssä, jossa säännöllisen työajan sijoittelu ei vaihtele tai jossa sovelletaan liukuvaa tai joustotyöaikaa, luettelo saadaan antaa toistaiseksi voimassa olevana, ja liukuvaa työaikaa koskeva sopimus korvaa työvuoroluettelon silloin, kun siitä ilmenevät työajan sijoitteluun sovellettavat periaatteet. Työvuoroluettelon laatimisvelvollisuuden rikkomisesta työnantaja tai tämän edustaja on 44 §:n mukaan tuomittava työaikarikkomuksesta sakkoon.

Liukuvassa työajassa 12 § asettaa rajat, joita järjestelmän on seurattava: liukuma-aika saa olla enintään neljä tuntia vuorokaudessa, viikoittainen säännöllinen työaika keskimäärin enintään 40 tuntia neljän kuukauden seurantajakson aikana, ja jakson päättyessä ylitysten kertymä saa olla enintään 60 tuntia ja alitusten määrä enintään 20 tuntia. Työaikapankissa rajat tulevat 14 §:stä: kertymä ei saa kalenterivuoden aikana kasvaa yli 180 tuntia eikä kokonaiskertymä ylittää kuuden kuukauden työaikaa vastaavaa määrää, ja liukuvasta työajasta pankkiin saa siirtää enintään 60 tuntia neljän kuukauden seurantajakson aikana. Kun työaikapankista on sovittu, 32 § velvoittaa pitämään kirjaa säästetyistä eristä ja niiden pitämisestä vapaana.

Työehtosopimus tuo oman kerroksensa: illan ja viikonlopun lisät, korotusprosentit ja tasoittumisjaksot. Työaikalain 34 § sallii työehtosopimuksella poikkeamisen muun muassa säännöllisestä työajasta, lepoajoista ja työvuoroluettelosta. Kysy toimittajalta nimenomaisesti oman alasi sopimuksesta: ovatko säännöt valmiina, rakennetaanko ne käyttöönotossa, ja kuka ylläpitää niitä sopimuskauden vaihtuessa.

Työntekijän arki ratkaisee tiedon laadun

Kokeile kirjaamista oikeilla työpäivillä ja työntekijöiden käyttämillä laitteilla. Tarkista myös, miten päivän muutokset, tauot ja eri asiakkaille tehty työ merkitään. Pelkkä järjestelmän esittely ei kerro, miten se sopii omaan arkeen.

Arvioi, tarvitaanko leimausta, jälkikäteistä kirjaamista vai molempia eri henkilöstöryhmille. Tarkista mobiilin ja verkkoyhteydettömän käytön laajuus sekä se, miten työntekijä näkee omat tuntinsa, saldonsa ja vapaansa.

Poissaolojen ja tuntien yhteinen käsittely helpottaa kokonaisuuden tarkistamista. Kokeile myös osapäiväistä poissaoloa, kuten kahden tunnin lääkärikäyntiä. Tarkista, miten tauot kirjataan tai vähennetään ja miten niiden toteutuminen näkyy. Työaikaan kuulumattoman tauon vähennys ei saa korvata todellisten tapahtumien tarkistamista.

Esihenkilön työ: hyväksyntä, saldot ja jälkikäteiset korjaukset

Esihenkilön näkymä ratkaisee, valmistuuko palkkakausi ajallaan. Yksi kysymys kertoo enemmän kuin ominaisuuslista: näkeekö esihenkilö yhdestä paikasta, keneltä puuttuu kirjaus tai hyväksyntä, vai onko hänen käytävä henkilöt läpi yksitellen.

Korjaukset ovat toinen kohta, jossa järjestelmät eroavat. Hyväksytyn päivän korjaaminen on tavallista jokaisella kaudella: sairausloma paljastuu jälkikäteen, tuntilaji on väärä, ylityö oli sovittu toisin. Kysy, miten hyväksytty tai palkkaan jo viety päivä korjataan, jääkö alkuperäinen merkintä näkyviin ja kuka näkee korjauksen tekijän. Vastaus kertoo samalla, kestääkö kirjanpito tarkastuksen: jälkikäteen huomaamatta muuttuva tunti tekee koko aineistosta kyseenalaisen.

Kolmas kysymys koskee toisen puolesta toimimista. Esihenkilö tai pääkäyttäjä tarvitsee oikeuden kirjata poissaolon työntekijän puolesta, ja tämän on jäätävä lokiin niin, että tapahtuma on jälkikäteen selvitettävissä.

Tieto ulos: palkka-aineisto, raportit ja rajapinta

Varmista oman palkkajärjestelmäsi nimellä, miten aineisto siirtyy ja mitä vastaanottaja tarvitsee. Pyydä esimerkkiaineisto ja tarkista sen tuonti palkanlaskennan kanssa. CSV voi toimia hyvin, kun sarakkeet ja palkkalajit vastaavat vastaanottavan järjestelmän vaatimuksia.

Toinen ratkaiseva kysymys on työnjako: laskeeko järjestelmä lisät ja ylityöt valmiiksi palkkatapahtumiksi, vai toimittaako se tunnit ja palkkajärjestelmä laskee ne itse. Molemmat mallit toimivat, mutta ne johtavat eri käyttöönottoon. Ensimmäisessä työehtosopimuksen säännöt rakennetaan työajanseurantaan, toisessa ne pysyvät palkkajärjestelmässä ja työajanseurannan on tuotettava tunnit riittävän tarkasti eriteltyinä.

Siirto katkeaa joskus kesken, ja silloin ratkaisee toistettavuus: saman erän on tuotettava uudelleen ajettuna sama aineisto, ja järjestelmän on kerrottava, mitkä päivät menivät jo perille. Ilman tätä palkanlaskija tarkistaa saman jakson kahdesti käsin.

Sovi jo hankintavaiheessa, miten saat tietosi ulos. Silloin neuvotteluasema on paras. Kysy, missä muodossa saat kaikki tunnit, poissaolot ja saldot ulos, missä ajassa ja kenen työnä. Vastaus kertoo samalla, mitä vaihtoehtoja sinulla on kolmen vuoden kuluttua.

Raporteista tarvitset vähintään kaksi: lakisääteisen työaikakirjanpidon valitulta jaksolta yhdeltä henkilöltä ja kertymäraportin, joka näyttää saldot jaksoittain. Rajapinta on tarpeen, jos tunnit menevät myös laskutukseen tai raportointiin; kysy silloin, mitä rajapinnalla saa ulos ja mitä sisään.

Tietosuoja ja sopimus

Työaikatieto on työnantajan tietoa, mutta se on samalla henkilötietoa. Työnantaja on siitä rekisterinpitäjä ja järjestelmätoimittaja henkilötietojen käsittelijä, joten käsittelystä tehdään tietosuoja-asetuksen mukainen kirjallinen käsittelysopimus.

Kysy, missä maassa tiedot sijaitsevat, ketkä ovat alikäsittelijät ja missä ne toimivat, ja onko käsittelysopimus valmiina vai neuvotellaanko se erikseen.

Selvitä, miten poistopyynnöt käsitellään säilytysvelvoitteiden aikana ja niiden päätyttyä. Työaikakirjanpidon on säilyttävä työntekijäkohtaisena niin kauan kuin laki edellyttää. Tunnisteen vaihtaminen ei yksin tee tiedoista anonyymejä.

Jos järjestelmä kerää sijaintia, kulunvalvontatietoa tai muuta teknistä valvontatietoa, käyttöönotolla on oma menettelynsä. Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 21 §:n mukaan työntekijöihin kohdistuvan teknisin menetelmin toteutetun valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja käytettävät menetelmät kuuluvat yhteistoimintalaissa tarkoitetun vuoropuhelun piiriin; muissa yrityksissä työnantajan on ennen päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluiksi. Menettelyn jälkeen työnantajan on määriteltävä valvonnan käyttötarkoitus ja menetelmät sekä tiedotettava niistä työntekijöille. Yhteistoimintalain vuoropuhelu koskee yrityksiä, joissa on säännöllisesti vähintään 20 työntekijää; 20–49 työntekijän yrityksissä se käydään lain 7 a §:n kevennetyssä muodossa. Valinnan kannalta tämä tarkoittaa, että mitä enemmän järjestelmä kerää, sitä enemmän käyttöönotto vaatii valmistelua – valitse taso, jonka pystyt perustelemaan työntekijöille.

Sopimusehdoista kysy hinnoittelun yksikkö (käyttäjä, työntekijä, laite), vähimmäisveloitus, käyttöönoton hinta, sopimuskausi ja irtisanomisaika sekä se, miten hinta muuttuu kesken kauden, kun henkilömäärä nousee tai laskee. Julkinen hinnasto on nopein tapa verrata; jos hintaa saa vain tarjouksena, pyydä se kirjallisena samalla henkilömäärällä kaikilta toimittajilta.

Esimerkki: liukumakertymän testi kokeilujaksolla

Yksi tapaus paljastaa saldologiikan tarkemmin kuin esittely. Anna toimittajalle työntekijä, jolla on liukuva työaika ja neljän kuukauden seurantajakso, ja pyydä näyttämään, mitä järjestelmä tekee kertymän kasvaessa.

Kokeile myös alitusrajan käsittelyä. Selvitä, miten järjestelmä näyttää miinussaldon, varoittaa sovitun rajan lähestymisestä ja käsittelee seurantajakson päättymisen.

Yleisimmät virheet valinnassa

Järjestelmä arvioidaan yleisillä esimerkeillä, ei omalla datalla. Esittely näyttää tavallisen päivän. Ota kokeiluun oman organisaatiosi vaikeimmat tapaukset: yövuoro, osapäiväinen poissaolo, kesken jakson vaihtunut työaikamalli, takautuva sairausloma.

Kirjaamista katsotaan enemmän kuin ulostuloa. Palkka-aineiston muoto ja raportit tarkistetaan usein vasta käyttöönotossa, vaikka juuri ne ovat syy hankintaan. Pyydä nähtäväksi oikea aineistotiedosto omalla palkkajärjestelmällä jo vertailuvaiheessa.

Vaatimuslista kirjoitetaan nykyisen järjestelmän mukaan. Kun vaatimukset kopioidaan nykyisen työkalun kentistä, tuloksena on sama järjestelmä uudella nimellä. Kirjoita vaatimukset siitä, mitä lain, palkanlaskennan ja esihenkilön on saatava aikaan.

Työntekijän arki jää mittaamatta. Valinta tehdään pääkäyttäjän näkymästä, vaikka tiedon laatu syntyy työntekijän puhelimessa. Anna kokeilu viidelle työntekijälle kahdeksi viikoksi ja kysy heiltä, montako kertaa kirjaus jäi tekemättä.

Tarkistuslista

Lainmukaisuus

• Erottuvatko tunnit lajeittain niin, että säännöllisen työajan, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityön tunnit näkyvät erikseen (32 §)?
• Saako yhden työntekijän työaikakirjanpidon ulos valitulta jaksolta luettavassa muodossa työntekijän pyyntöä ja työsuojelutarkastusta varten?
• Säilyykö aineisto vaaditun ajan myös työsuhteen ja toimittajasopimuksen päätyttyä, ja missä muodossa?
• Syntyykö työvuoroluettelo, josta käyvät ilmi säännöllisen työajan alkaminen ja päättyminen sekä taukojen ajankohdat, ja jääkö julkaisuhetki talteen (30 §)?
• Seurataanko liukuman ja työaikapankin rajoja jakson aikana, ei vasta sen päättyessä (12 § ja 14 §)?
• Miten oman alasi työehtosopimuksen lisät ja korotukset toteutetaan: valmiina sääntöinä, käyttöönotossa rakennettuina vai käsityönä?

Työntekijän arki

• Onnistuuko päivän kirjaaminen puhelimella, ja mitä tapahtuu, kun verkkoa ei ole?
• Voiko sama organisaatio käyttää sekä leimausta että jälkikäteistä kirjausta eri henkilöstöryhmille?
• Näkeekö työntekijä oman saldonsa, ylityönsä ja vapaansa ilman esihenkilön välitystä?
• Miten osapäiväinen poissaolo ja tauot kirjataan, ja miten ne vaikuttavat päivän tunteihin?
• Montako askelta tavallisen työpäivän kirjaaminen vaatii? Mittaa luku kokeilussa.

Esihenkilön työ

• Näkeekö esihenkilö yhdestä näkymästä, keneltä puuttuu kirjaus tai hyväksyntä?
• Voiko hyväksynnän palauttaa perusteluineen, ja saako työntekijä siitä tiedon?
• Miten hyväksyttyä tai palkkaan vietyä päivää korjataan, ja jääkö alkuperäinen merkintä näkyviin?
• Kuka saa kirjata toisen puolesta ja mihin se tallentuu?

Tieto ulos

• Missä muodossa aineisto siirtyy nimeämääsi palkkajärjestelmään: suorana siirtona, tiedostona vai sähköpostina tilitoimistolle?
• Laskeeko järjestelmä lisät ja ylityöt valmiiksi vai toimittaako se tunnit palkkajärjestelmän laskettavaksi?
• Tuottaako sama erä uudelleen ajettuna saman aineiston, ja mitä tapahtuu, jos sama jakso lähetetään kahdesti?
• Mitkä raportit ja rajapinnat ovat valmiina jaksolta, henkilöltä ja tiimiltä, ja mitä niiden käyttö edellyttää?
• Saatko kaikki tunnit, poissaolot ja saldot ulos koneluettavassa muodossa sopimuksen päättyessä, missä ajassa ja kenen työnä?

Tietosuoja ja sopimus

• Missä maassa tiedot sijaitsevat ja ketkä ovat alikäsittelijät?
• Onko käsittelysopimus valmiina, ja miten poistopyyntö ja säilytysvelvollisuus sovitetaan yhteen?
• Mitä sijainti- tai valvontatietoa kerätään, voiko tason valita, ja mitä käyttöönotto edellyttää 21 §:n mukaan?
• Onko hinta julkinen, mikä on laskutusyksikkö, onko vähimmäisveloitusta ja mikä on sopimuskausi ja irtisanomisaika?