Työaikakirjauksista palkka-aineistoksi: tarkistus ennen siirtoa

Palkanlaskija tarvitsee muutakin kuin kuukauden tuntisumman. Hänen on tiedettävä, kenen tunneista on kyse, mille päiville ne kuuluvat ja mitä kukin rivi tarkoittaa. Ensimmäinen hyvä kysymys on siksi: millaisen aineiston pystytte käsittelemään? Pyydä vastaanottajalta tiedostokuvaus tai hyväksytty esimerkkiaineisto ja käy se läpi yhdessä työajanseurannasta vastaavan kanssa.

Sovi ensin, missä tunnit tulkitaan

Työajanseuranta voi toimittaa toteutuneet kellonajat palkanlaskennan tulkittaviksi tai valmiiksi eritellyt tunnit, päivät ja lisien määrät. Työnjako vaikuttaa sekä asetuksiin että tarkistamiseen. Jos molemmat järjestelmät lisäävät saman iltalisän, palkka-aineisto voi näyttää teknisesti kelvolliselta ja olla silti väärin.

Kirjaa yhteiseen ohjeeseen, kumpi järjestelmä ratkaisee säännöllisen työajan, lisä- ja ylityön, poissaolot sekä lisät. Nimeä myös henkilö, joka päivittää tulkinnan työehtojen muuttuessa. Kirjaa esimerkiksi, kumpi järjestelmä laskee iltalisän ja kuka tarkistaa sen.

Työaikalain 32 § koskee työnantajan työaikakirjanpitoa, johon kuuluvat tehdyt tunnit ja suoritetut korvaukset. Palkkasiirto on yksi osa tiedonkulkua. Selvitä, mistä kokonainen työaikakirjanpito saadaan myöhemmin, kun tuntitiedot ja korvaustiedot ovat eri järjestelmissä.

Käy nämä kentät läpi palkanlaskijan kanssa

Desimaalitunti ja kellonaika sekoittuvat helposti. Merkintä 7,30 desimaalituntina tarkoittaa 7 tuntia 18 minuuttia. Puolen tunnin osuus on 0,5 tuntia. Tarkista tämä yhdellä rivillä ennen laajempaa koesiirtoa.

Esimerkki: yksi päivä, kaksi kohdistusta

Seuraava aineisto on kuvitteellinen. Koodit kuvaavat rivien merkitystä; vastaanottajan oikeat koodit selvitetään erikseen.

Päivän työaika on yhteensä 7,5 tuntia. Viisi tuntia projektille ja 2,5 tuntia sisäiseen työhön ovat saman päivän osia. Jos siirtomuoto tarvitsee myös päivän yhteissumman, sovi sen rooli: yhteenlaskettava lisärivi kaksinkertaistaisi määrän.

Lisärivien yksiköt tarkistetaan samalla tavalla. Esimerkiksi kahteen työtuntiin liittyvä iltalisärivi voi olla korvauksen peruste, joka ei kasvata tehtyjen työtuntien summaa. Tämä ero kuuluu vastaanottavan järjestelmän kenttäkuvaukseen ja koeaineiston tarkistukseen.

Palkkakauden viimeiset tarkistukset

Sovi työntekijöille kirjausten määräpäivä, esihenkilöille hyväksynnän määräpäivä ja palkanlaskijalle aineiston toimitusaika. Jätä niiden väliin aikaa puuttuvien tietojen selvittämiseen. Käyttöönotossa aikataulu kannattaa liittää yhteiseen vastuunjakoon.

Tarkistaja käy ensin läpi puuttuvat päivät ja epäselvät merkinnät. Sen jälkeen hän vertaa aineistoa hyväksyttyihin kirjauksiin henkilöittäin ja tuntilajeittain. Mukaan kuuluvat myös kauden aikana aloittaneet ja päättäneet työntekijät. Poissaolon käsittelyssä tarvitaan sovittu laji ja kesto; terveystietojen yksityiskohdat käsitellään niille tarkoitetussa menettelyssä.

Kauden lukitus on oman prosessin tarkistuspiste. Joissakin järjestelmissä lukitus tehdään ennen toimitusta, toisissa vastaanoton jälkeen. Sovi järjestys niin, että aineisto voidaan toimittaa ja myöhästyvä korjaus käsitellä hallitusti. Kirjaa erän tunniste, rajaus, tarkistaja ja toimituksen tulos.

Katkennut siirto selvitetään ennen uudelleenlähetystä

Jos yhteys katkeaa kesken toimituksen, osa riveistä on voinut mennä perille. Tarkista vastaanottajalta, mitkä henkilöt ja päivät on tuotu. Pelkkä lähettävän järjestelmän virheilmoitus ei kerro vastaanoton koko tilannetta.

Kysy sitten, miten uusi lähetys toimii. Yksi liittymä korvaa henkilöpäivän tiedot, toinen lisää uusia rivejä ja kolmas tunnistaa jo vastaanotetun rivin. Korvaava siirto voi muuttaa myös vastaanottajalla tehtyjä korjauksia; lisäävä siirto voi tuoda samat tunnit kahdesti. Valitse uusintatapa vasta, kun sen vaikutus on selvillä.

Myöhemmin löytyvä kirjausvirhe korjataan lähdetietoon, ja palkanlaskijalle toimitetaan sovittu korjaus. Säilytä yhteys alkuperäiseen päivään ja erään. Lopuksi varmista, että korjaus näkyy myös vastaanottavassa aineistossa.

Tarkistuslista: ennen palkka-aineiston toimitusta

• Vastaanottajan kentät, tunnisteet, koodit ja yksiköt on kokeiltu esimerkkiaineistolla.
• Työajanseurannan ja palkkajärjestelmän laskentavastuut on kirjattu.
• Puuttuvat kirjaukset ja hyväksynnät on selvitetty, myös aloittaneiden ja päättäneiden työntekijöiden osalta.
• Henkilökohtaiset määrät ja tuntilajien erittelyt täsmäävät lähdetietoihin.
• Erän ajanjakso, tunniste ja tarkistaja ovat tallessa.
• Vastaanoton tarkistaja ja osittaisen siirron toimintatapa on sovittu.
• Myöhästyvän korjauksen käsittely ja kauden lukitusjärjestys tunnetaan.