Palkkavienti kokoaa hyväksytyt työpäivät vientieräksi. Sen jälkeen aineisto ladataan tiedostoksi tai toimitetaan valittuun kohteeseen. Erän luominen, aineiston toimittaminen ja palkkojen maksaminen ovat eri vaiheita.
Tarvitset oikeuden palkka-aineiston käsittelyyn. Työntekijän vahvistus ei yksin riitä vientiin: työpäivä pitää myös hyväksyä. Palkkakauden lukitus ei ole viennin edellytys.
Määritä vientikohde
Avaa Asetukset → Palkka ja vienti → Palkka-aineiston kohteet ja lisää vientikohde. Kohde määrittää palkkajärjestelmän, tiedostomuodon, toimitustavan ja henkilöt, joiden tietoja siihen viedään.
Ohjattu luonti etenee viidessä vaiheessa:
- Valitse palkkajärjestelmä tai muu vastaanottaja. Valinta ehdottaa siihen sopivia asetuksia.
- Valitse toimitustapa: esimerkiksi tiedoston lataus, sähköposti, SFTP tai suora siirto. Vaihtoehdot riippuvat järjestelmästä.
- Valitse aineiston sisältö ja henkilötunniste. Aineisto voi sisältää Kelomon laskemat palkkatapahtumat tai tunteja, joista palkkajärjestelmä tekee laskennan. Netvisorin ja Lemonsoftin suorat siirrot käyttävät tuntitietoja.
- Valitse henkilöstöryhmä tai kaikki työntekijät. Tarvittaessa voit rajata kohteen myös työnantajittain.
- Nimeä kohde ja luo se.
Täydennä tämän jälkeen kohteen asetukset:
- Yleiset: perustiedot, henkilörajaukset ja tiedostomuodon asetukset.
- Toimitus: yhteystiedot, tunnukset tai vastaanottajat.
- Palkkalajit: miten Kelomon laskemat tunnit, lisät ja muut erät yhdistetään palkkajärjestelmän palkkalajikoodeihin.
- Seurantatasot: esimerkiksi projektin ja kustannuspaikan tunnisteet kohdejärjestelmässä.
- Toimitukset: aiemmat lähetykset ja niiden tulokset.
Tiedostomuotoa, aineiston sisältöä ja henkilötunnistetta ei voi vaihtaa kohteen luonnin jälkeen. Jos tarvitset toisenlaisen kohteen, käytä kopiointitoimintoa ja tarkista uuden kohteen asetukset.
Tarkista palkkalajit ja henkilötunnisteet
Yhdistä vietävät erät oikeisiin palkkalajikoodeihin. Saat koodit palkkajärjestelmän ylläpitäjältä tai tilitoimistolta. Jokaisella vientikohteella on omat vastaavuutensa.
Lomapäivät siirtyvät päivinä palkkalajiin, jonka yksikkö on kpl. Tuntiyksikön palkkalajiin lomapäivä, jolle ei kerry tunteja (esimerkiksi lomaan laskettava lauantai), menee 0 tuntina. Kpl-yksikkö edellyttää, että päivälajin asetus Vienti kappaleina on päällä.
Netvisorin tuntisiirrossa käytetään työaikalajien numeroita. Lemonsoftin palkkalajit voi hakea kohteen asetuksissa sen asiakastietokannasta. Lemonsoft tunnistaa työntekijät henkilönumerolla.
Tarkista, että työntekijöille on tallennettu kohteen edellyttämät tunnisteet. Puuttuvaa henkilötunnistetta ei voi korvata lähetyksen perustelulla.
Sähköposti ja suora siirto
Sähköpostikohteessa tallenna Vastaanottajat, yksi osoite riville. Otsikko ja Saateviesti ovat valinnaisia. Aineisto lähetetään liitteenä; älä kirjoita palkkatietoja saateviestiin. Tarkista osoitteet huolellisesti ja varmista, että vastaanottajilla on oikeus käsitellä aineistoa.
Lähetä testiviesti auttaa tarkistamaan toimituksen. Varmista vastaanottajalta, että testi tuli oikeaan osoitteeseen. Onnistunut testi ei vielä tarkoita, että varsinainen palkka-aineisto olisi toimitettu.
Suorassa siirrossa valitse oikea ympäristö ja tallenna kohdejärjestelmän tunnukset. Tee yhteystesti ennen ensimmäistä vientiä. Yhteystesti ei siirrä tunteja, eikä sen onnistuminen yksin takaa, että palkkalajit ja henkilötiedot ovat oikein.
Testaa käyttöönotossa pieni, hallittu aineisto testiympäristössä, jos sellainen on käytettävissä. Tarkista vastaanottavasta järjestelmästä henkilö, päivä, palkkalaji, tuntimäärä ja yksikkö. Lemonsoftissa tarkista erityisesti minuuttien ja tuntien asetus: kokonaistunteihin pyöristäminen voi muuttaa määrää. Käytä tuotannossa vain sinne tarkoitettua aineistoa.
Luo ja toimita vientierä
- Avaa Organisaatio → Palkka-aineisto.
- Valitse jakso ja tarvittaessa henkilöstöryhmä. Tarkista myös aiempien kausien viemättömien päivien mukaan ottaminen.
- Käy ennakkotarkistuksen huomautukset läpi. Täydennä puuttuvat tiedot ja käsittele odottavat hyväksynnät.
- Valitse Luo vientierä ja tarkista erittely.
- Valitse Vie kohteeseen, tarkista kohde ja yhteenveto sekä vahvista toimitus. Latauskohteessa tallenna tiedosto ja toimita se eteenpäin sovitulla tavalla.
- Tarkista toimitushistoria ja aineiston vastaanotto palkkajärjestelmässä.
Erään tulevat vain hyväksytyt päivät, joita ei ole jo liitetty vientierään. Aiempien kausien myöhästyneet päivät tulevat mukaan vain, kun niitä koskeva valinta on käytössä. Kauden lukitseminen ei tee tätä valintaa.
Jos aineistossa on puutteita
Keskeneräinen kausi ja laskentavirhe ovat eri asioita. Voit muodostaa erän valmiista päivistä, vaikka osa kauden päivistä vielä puuttuisi tai odottaisi hyväksyntää. Ne eivät sisälly siihen erään.
Puuttuvat palkkalajivastaavuudet, laskentapoikkeamat ja tietyt taukohuomautukset voivat estää erän luomisen. Korjaa niiden syyt ensisijaisesti. Joissakin tilanteissa Kelomo tarjoaa mahdollisuuden jatkaa perustelulla. Se ei korjaa puutetta: osa tiedoista voi jäädä aineistosta pois. Käytä poikkeusta vain, kun vaikutus ja puuttuvien tietojen käsittely on selvitetty.
Erän laskelma säilyy muuttumattomana, mutta toimituksessa käytetään myös vientikohteen asetuksia. Jos esimerkiksi palkkalajivastaavuuksia muutetaan, uudelleen muodostettu tiedosto ei välttämättä ole sama kuin aiemmin lähetetty.
Poissaolot Lemonsoftiin
Lemonsoftin tuntisiirto vie vain tunteja. Poissaolot viedään Lemonsoftin HR-kalenteriin omana siirtona, josta palkanlaskenta noutaa ne. Tuntisiirrossa poissaolojen kirjauslajit merkitään Ei viedä.
Avaa Lemonsoft-vientikohteen välilehti Poissaolot. Hae poissaolon syyt Lemonsoftista ja valitse jokaiselle poissaololajille syy tai merkitse laji Ei viedä. Syyn palkkalaji ja tulorekisterin asetukset määritetään Lemonsoftissa. Osapäiväpoissaolot viedään tunteina vain, jos valitset Osapäiväpoissaolot tunteina; se edellyttää, että Lemonsoftiin on määritetty poissaolopäivien lukumääräkaava.
Erän toimitussivulla osio Poissaolot Lemonsoftiin näyttää erän ajanjaksoon osuvat hyväksytyt poissaolojaksot ja niiden tilan. Jokainen yhtenäinen jakso viedään yhtenä merkintänä, ja päivien määrän laskee Lemonsoft. Jakso, joka on jo Lemonsoftissa samalla henkilöllä, ajanjaksolla ja syyllä, ei lähde uudelleen. Kelomossa peruttu tai siirretty jakso viedään peruutusmerkintänä ja tarvittaessa uutena merkintänä; merkintöjä ei muokata Lemonsoftissa Kelomosta.
Merkinnät tallentuvat Lemonsoftiin tilassa Kirjattu. Hyväksyntä tehdään Lemonsoftissa.
Tarkista toimituksen tulos ennen uutta yritystä
Epäonnistunut toimitus voi olla osittain onnistunut. Tarkista toimituksen erittelystä, mitkä rivit on merkitty toimitetuiksi ja mitkä ovat epäonnistuneet.
Yritä uudelleen jatkaa epäonnistuneen toimituksen käsittelyä. Kokonaan toimitetun erän lähettäminen uudelleen on eri toiminto ja vaatii erillisen vahvistuksen sekä perustelun.
Suorien siirtojen välillä on tärkeä ero:
- Netvisor-siirto lähettää päivät uudelleen ja korvaa kyseisten henkilöpäivien työaikatiedot. Se voi korvata myös Netvisorissa muualta lisättyjä tietoja. Hyväksytty tai lukittu päivä voi estää uuden siirron. Selvitä tilanne palkkahallinnon kanssa ennen uudelleenyritystä; älä muuta erän päivämääriä vain lukituksen kiertämiseksi.
- Lemonsoft-siirron tavallinen uudelleenyritys ohittaa rivit, joiden onnistuminen on tallentunut Kelomoon. Älä poista näitä rivejä Lemonsoftista varmuuden vuoksi: uudelleenyritys ei palauta niitä. Koko erän erikseen vahvistettu uudelleenlähetys voi sen sijaan lisätä samat rivit uudelleen.
Jos yhteys katkesi eikä rivin vastaanottoa voida varmistaa, tarkista tilanne kohdejärjestelmästä ennen uutta lähetystä. Tämä on erityisen tärkeää Lemonsoftissa, jossa uusi lähetys lisää rivin eikä korvaa vanhaa.
Korjaa tietoja tai peru erä
Valitse korjaustapa sen mukaan, mikä muuttui:
- Työpäivän kirjausvirhe korjataan päivän kautta. Katso Korjaa jo vahvistettu päivä.
- Esimerkiksi takautuvasti muuttuneen laskentasäännön vaikutusta voi tarkastella erän Takautuva korjaus -osiossa. Valitse Esikatsele korjaus, tarkista erot ja hyväksy aiheellinen korjaus perusteluineen. Hyväksytty korjaus voidaan sisällyttää seuraavaan erään.
- Peru erä palauttaa erään edelleen kuuluvat viedyt päivät luonnoksiksi. Alkuperäinen laskelma säilyy historiassa. Peruminen ei poista palkkajärjestelmään jo toimitettuja tietoja.
Kaikki vientimuodot eivät tue korjauksia. Netvisorin tuntisiirto tukee työpäivän korvaamista, mutta ei takautuvan laskentakorjauksen erotuksen siirtämistä. Lemonsoftin tuntisiirto ei tue kumpaakaan korjaustapaa. Sovi näiden korjausten käsittelystä palkkahallinnon kanssa. Älä yritä korjata jo toimitettua aineistoa vain lähettämällä sitä uudelleen.
Lukittu palkkakausi estää myös vientierän perumisen. Katso Sulje palkkakausi.