Löneexporten samlar godkända arbetsdagar i en exportsats. Därefter laddar du ned underlaget som en fil eller levererar det till ett valt mål. Att skapa en exportsats, leverera underlaget och betala löner är olika steg.
Du behöver behörighet att hantera löneunderlag. Medarbetarens bekräftelse räcker inte för export: arbetsdagen måste också godkännas. Löneperioden behöver inte vara låst före exporten.
Ställ in ett exportmål
Öppna Inställningar → Lön och export → Löneunderlagets mål och lägg till ett exportmål. Målet anger lönesystem, filformat, leveranssätt och vilka personers uppgifter som exporteras dit.
Guiden har fem steg:
- Välj lönesystem eller en annan mottagare. Kelomo föreslår lämpliga inställningar.
- Välj leveranssätt, till exempel filnedladdning, e-post, SFTP eller direkt överföring. Alternativen beror på systemet.
- Välj underlagets innehåll och hur medarbetarna identifieras. Underlaget kan innehålla löneposter som Kelomo har beräknat eller timmar som lönesystemet gör beräkningen utifrån. Direkta överföringar till Netvisor och Lemonsoft använder timuppgifter.
- Välj en personalgrupp eller alla medarbetare. Du kan också begränsa målet till valda arbetsgivare.
- Namnge och skapa målet.
Komplettera sedan målets inställningar:
- Allmänt: grunduppgifter, vilka personer som omfattas och filformatets inställningar.
- Leverans: anslutningsuppgifter, inloggningsuppgifter eller mottagare.
- Lönearter: hur timmar, tillägg och andra poster som Kelomo beräknar kopplas till lönesystemets löneartskoder.
- Uppföljningsnivåer: till exempel projektets och kostnadsställets identifierare i målsystemet.
- Leveranser: tidigare utskick och deras resultat.
Filformatet, underlagets innehåll och valet av personidentifierare kan inte ändras efter att målet har skapats. Om du behöver andra inställningar använder du kopieringsfunktionen och kontrollerar det nya målet.
Kontrollera lönearter och personidentifierare
Koppla posterna som ska exporteras till rätt löneartskoder. Koderna får du från lönesystemets administratör eller bokföringsbyrån. Varje exportmål har egna kopplingar.
Semesterdagar överförs som dagar till en löneart med enheten styck. Till en timbaserad löneart går en semesterdag utan timmar (till exempel en lördag som räknas som semesterdag) som 0 timmar. Enheten styck förutsätter att dagtypens inställning Exporteras som antal är på.
Netvisors timöverföring använder arbetstidsarternas nummer. I målets inställningar kan du hämta Lemonsofts lönearter från dess kunddatabas. Lemonsoft identifierar medarbetare med anställningsnummer.
Kontrollera att varje medarbetare har den identifierare som målet kräver. En motivering för att fortsätta ersätter inte en saknad identifierare.
E-post och direkt överföring
För ett e-postmål sparar du Mottagare, en adress per rad. Rubrik och Följebrev är valfria. Löneunderlaget skickas som en bilaga; skriv inga löneuppgifter i följebrevet. Kontrollera adresserna noga och säkerställ att mottagarna får hantera uppgifterna.
Skicka testmeddelande hjälper dig att kontrollera leveransen. Be mottagaren bekräfta att testet kom till rätt adress. Ett lyckat test betyder inte att själva löneunderlaget har levererats.
Vid direkt överföring väljer du rätt miljö och sparar målsystemets inloggningsuppgifter. Testa anslutningen före den första exporten. Anslutningstestet överför inga timmar, och ett lyckat resultat bekräftar inte i sig att lönearter och personuppgifter är rätt.
Testa vid införandet ett litet, kontrollerat underlag i en testmiljö om en sådan finns. Kontrollera person, datum, löneart, timantal och enhet i det mottagande systemet. Kontrollera särskilt inställningen för minuter eller timmar i Lemonsoft: avrundning till hela timmar kan ändra mängden. Använd produktionsmiljön endast för underlag som ska behandlas där.
Skapa och leverera en exportsats
- Öppna Organisationen → Löneunderlag.
- Välj period och vid behov personalgrupp. Kontrollera också om dagar från tidigare perioder som ännu inte exporterats ska tas med.
- Gå igenom förhandskontrollens anmärkningar. Komplettera saknade uppgifter och behandla väntande godkännanden.
- Välj Skapa exportsats och kontrollera specifikationen.
- Välj Exportera till mål, kontrollera målet och sammanfattningen och bekräfta leveransen. Vid nedladdning sparar du filen och skickar den vidare enligt era rutiner.
- Kontrollera leveranshistoriken och att uppgifterna har tagits emot i lönesystemet.
Exportsatsen innehåller bara godkända dagar som inte redan ingår i en exportsats. Försenade dagar från tidigare perioder tas med endast om det alternativet är valt. Att låsa perioden aktiverar inte alternativet.
Om underlaget är ofullständigt
En ofärdig period och ett beräkningsfel är olika saker. Du kan skapa en exportsats av färdiga dagar även om vissa dagar saknas eller väntar på godkännande. De ofärdiga dagarna ingår då inte.
Saknade kopplingar till lönearter, beräkningsavvikelser och vissa rastanmärkningar kan hindra att exportsatsen skapas. Rätta i första hand orsakerna. I vissa situationer erbjuder Kelomo möjligheten att fortsätta med en motivering. Det åtgärdar inte bristen: vissa uppgifter kan utelämnas. Använd undantaget bara när följderna och hanteringen av de saknade uppgifterna är klarlagda.
Exportsatsens beräkning förblir oförändrad, men leveransen använder också exportmålets inställningar. Om exempelvis kopplingarna till lönearter ändras kan en ny fil skilja sig från den som skickades tidigare.
Frånvaro till Lemonsoft
Lemonsofts timöverföring exporterar bara timmar. Frånvaro exporteras som en egen överföring till Lemonsofts HR-kalender, där löneberäkningen hämtar den. I timöverföringen markeras frånvarons slag Exporteras inte.
Öppna fliken Frånvaro på Lemonsoft-exportmålet. Hämta frånvaroorsakerna från Lemonsoft och välj en orsak för varje frånvaroslag, eller markera slaget Exporteras inte. Orsakens löneart och inkomstregistrets inställningar anges i Lemonsoft. Frånvaro för del av dag exporteras i timmar bara om du väljer Frånvaro för del av dag i timmar; det förutsätter att en formel för antal frånvarodagar har angetts i Lemonsoft.
På exportsatsens leveranssida visar avsnittet Frånvaro till Lemonsoft de godkända frånvaroperioder som faller inom satsens period och deras status. Varje sammanhängande period exporteras som en post, och antalet dagar räknas av Lemonsoft. En period som redan finns i Lemonsoft med samma person, period och orsak skickas inte igen. En period som annullerats eller flyttats i Kelomo exporteras som en annulleringspost och vid behov som en ny post; poster i Lemonsoft ändras inte från Kelomo.
Posterna sparas i Lemonsoft med status Registrerad. Godkännandet görs i Lemonsoft.
Kontrollera leveransen före ett nytt försök
En misslyckad leverans kan ha lyckats delvis. Kontrollera i specifikationen vilka poster som har markerats som levererade och vilka som misslyckades.
Försök igen fortsätter behandlingen av en misslyckad leverans. Att skicka en redan levererad exportsats på nytt är en separat åtgärd som kräver en uttrycklig bekräftelse och motivering.
Det finns en viktig skillnad mellan de direkta överföringarna:
- Netvisor-överföringen skickar dagarna på nytt och ersätter arbetstidsuppgifterna för dessa personer och dagar. Även uppgifter som lagts till i Netvisor från andra källor kan ersättas. En godkänd eller låst dag kan hindra en ny överföring. Kom överens med löneadministrationen om nästa steg; ändra inte exportsatsens datum bara för att kringgå en låsning.
- Ett vanligt nytt försök till Lemonsoft hoppar över poster vars lyckade leverans har registrerats i Kelomo. Ta inte bort dessa poster från Lemonsoft för säkerhets skull: det nya försöket återställer dem inte. En separat bekräftad omsändning av hela exportsatsen kan däremot lägga till samma poster igen.
Om anslutningen avbröts och det är oklart om en post togs emot, kontrollera målsystemet före ett nytt utskick. Det är särskilt viktigt i Lemonsoft, där en ny överföring lägger till en post i stället för att ersätta den gamla.
Rätta uppgifter eller annullera en exportsats
Välj metod utifrån vad som har ändrats:
- Rätta ett fel i en arbetstidsregistrering via själva dagen. Se Rätta en redan bekräftad dag.
- För att till exempel granska effekten av en retroaktivt ändrad beräkningsregel använder du avsnittet Retroaktiv korrigering i exportsatsen. Välj Förhandsgranska korrigeringen, kontrollera skillnaderna och godkänn en befogad korrigering med en motivering. Den godkända korrigeringen kan tas med i nästa exportsats.
- Annullera sats återställer exporterade dagar som fortfarande tillhör satsen till utkast. Den ursprungliga beräkningen finns kvar i historiken. Annulleringen tar inte bort uppgifter som redan levererats till lönesystemet.
Alla exportformat stöder inte korrigeringar. Netvisors timöverföring stöder att en arbetsdag ersätts, men inte att enbart skillnaden från en retroaktiv omräkning överförs. Lemonsofts timöverföring stöder ingetdera sättet. Kom överens med löneadministrationen om hur dessa korrigeringar ska hanteras. Försök inte rätta levererat underlag genom att bara skicka det på nytt.
En låst löneperiod hindrar också annullering av en exportsats. Se Stäng löneperioden.