Työajanseurannan tavat: leimaus, itsekirjaus vai kalenteriehdotus?

Huoltoasentaja vaihtaa kohdetta kesken päivän. Asiantuntijalla on kolme kokousta ja niiden välissä valmistelua. Vuorotyöntekijä saapuu työpaikalle ennen vuoron alkua. Näissä päivissä sama painike voi tuottaa aivan erilaista tietoa. Kirjaustapa kannattaa valita sen mukaan, miten työn alku, loppu, tauot ja kohteet saadaan talteen.

Työaikalaki määrittelee työajan ja kirjanpidon velvoitteen, mutta kirjausvälineen valinta jää työnantajalle. Tässä oppaassa vertaillaan käytännön tapoja. Työaikakirjanpidon sisältö ja työvuoroluettelon vaatimukset käsitellään omissa oppaissaan.

Kolme tapaa ja yksi yhteinen tarkistus

Kaikissa tavoissa tarvitaan mahdollisuus täydentää ja korjata tietoja. Valitse tapa, jolla tavallisen päivän kirjaus onnistuu vaivatta ja poikkeavan päivän saa oikein. Pelkkä painallusten määrä kertoo tästä melko vähän.

Leimaus sopii työhön, jossa hetki on helppo tunnistaa

Leimaus voi tapahtua puhelimella, selaimessa tai yhteisellä päätteellä. Liikkuvassa työssä kohteen vaihto voi samalla vaihtaa tuntien kohdistuksen. Sopikaa, mitä työntekijä tekee unohtuneelle leimaukselle ja kuka tarkistaa korjatun ajan.

Työpaikalle saapuminen ja työn aloittaminen voivat olla eri tapahtumia. Kuvitteellisessa esimerkissä työntekijä saapuu klo 7.45 ja aloittaa työn klo 8.00. Kirjattava työaika ratkaistaan sen perusteella, mitä hän tekee ja milloin hän on työnantajan käytettävissä sovellettavien sääntöjen mukaan. Oven avaushetki yksin ei ratkaise asiaa.

Jos mobiilileimaus tallentaa sijainnin, määrittele sen käyttötarkoitus ja tarvittava tarkkuus. Leimauspaikan todentaminen ja koko päivän reitin seuraaminen keräävät eri määrän tietoa. Näiden valintojen tueksi on sijaintitiedon opas.

Itsekirjaus tarvitsee sopivan rytmin

Itsekirjauksessa työntekijä täydentää alun, lopun ja tauot tai järjestelmän edellyttämän muun toteumaerittelyn. Päivän tapahtumat ovat yleensä helpommin muistettavissa saman päivän aikana kuin palkkakauden lopulla. Sopikaa kirjausrytmi, joka toimii työn yhteydessä.

Projektityössä kannattaa sopia myös erittelyn tarkkuus. Jos päivän 7,5 tunnista viisi kuului asiakkaan työhön ja 2,5 sisäiseen kehittämiseen, erottelu auttaa laskuttajaa. Jokaisen lyhyen viestin erottaminen omaksi rivikseen voi puolestaan lisätä työtä tuomatta hyödyllistä tietoa. Sovittakaa tarkkuus laskutusehtoihin ja seurannan tarpeeseen.

Toteutuneen työajan ja asiakkaalta laskutettavan ajan ero säilytetään. Esimerkiksi asiakkaan työn oma korjaus voi kuulua projektin työaikaan, vaikka sitä käsiteltäisiin laskutuksessa eri tavalla. Ero näkyy projektin katteessa.

Kalenteri auttaa muistamaan päivän, mutta varausta pitää tulkita

Kalenteri on hyödyllinen lähtötieto erityisesti silloin, kun kokoukset ja asiakastyö varataan sinne jo muutenkin. Työntekijä tarkistaa varausten rinnalla valmistelun, keskittyneen työn, tauot ja poissaolot.

Kuvitteellisessa päivässä kalenterissa on klo 9–10 kokous ja klo 13–14 asiakastapaaminen. Toteutunut työpäivä on klo 8–16, ja siihen kuuluu puolen tunnin työaikaan kuulumaton ruokatauko. Työaikaa kertyy 7,5 tuntia, josta kalenterivaraukset kuvaavat kahta tuntia. Loppu 5,5 tuntia täydennetään muun toteuman perusteella. Kalenterin tyhjä kohta voi siis olla aivan tavallista työaikaa.

Kokeile myös päällekkäisiä varauksia. Samalle ajalle osuvat kokoukset kuvaavat päällekkäistä aikaa, joten niiden kestoja ei lasketa sellaisinaan yhteen. Vuoroehdotuksessa vastaava tarkistus koskee suunnitelman ja toteuman eroa: työntekijä merkitsee toteutuneen alun, lopun ja tauot.

Sovi tietojen käyttö ennen kokeilua

Kirjoita henkilöstölle, mitä tietoja kerätään, mihin niitä käytetään, kuka näkee kirjaukset ja miten työntekijä korjaa virheen. Kalenteriyhteyden kohdalla selvitä erikseen ajankohtien, otsikoiden ja yksityisten varausten käsittely. Palveluiden toteutukset eroavat toisistaan.

Työelämän tietosuojalain tarpeellisuusvaatimus koskee kerättäviä henkilötietoja. Teknisen valvonnan käyttöönotossa noudatetaan soveltuvaa yhteistoiminta- tai kuulemismenettelyä ja henkilöstölle tiedottamista. Tarkempi työnantajan valmistelu on käyttöönotto-oppaassa.

Tarkistuslista: kokeilkaa viikon oikeita tilanteita

• Valitkaa kustakin työn tekemisen tavasta edustava päivä.
• Kirjatkaa tavallinen päivä, osapäiväinen poissaolo ja kohteen vaihto.
• Korjatkaa tarkoituksella yksi unohtunut merkintä ja seuratkaa sen hyväksyntää.
• Verratkaa kirjattuja tunteja tapahtumiin, myös kalenterin ulkopuoliseen työhön.
• Pyytäkää työntekijää ja tarkistajaa kirjaamaan, missä kohdassa tarvittiin lisäselvitystä.
• Tarkistakaa, että sama toteuma saadaan tarvittaessa palkka-aineistoon, projektille ja laskutukseen.
• Valitkaa kirjaustapa havaintojen perusteella ja sopikaa yhteinen määräpäivä.