Projektin kate ja laskutusaste: mitä tunnit kertovat

Lyhyesti

• Tuntityössä tuotto perustuu laskutettaviin tunteihin, kiinteähintaisessa työssä sopimussummaan. Kustannuksiin otetaan mukaan kaikki projektille tehty työ ja muut projektikulut.
• Kateprosentti lasketaan tuotosta (kate ÷ tuotto × 100), ja sama kaava pidetään kaudesta toiseen.
• Laskutusaste on laskutettavien tuntien osuus työtunneista, ja nimittäjä valitaan ennen ensimmäistä raporttia.
• Kiinteässä hinnassa tuotto on lukittu, joten jokainen budjetin ylittävä tunti tulee suoraan katteesta.

Projektin kate kertoo, mitä tuotosta jää työn ja muiden projektikulujen jälkeen. Laskutusaste näyttää, kuinka suuri osuus työtunneista on laskutettavaa. Yhdessä ne auttavat huomaamaan, missä työ kannattaa ja missä hinnoittelua tai tekemistä pitää muuttaa.

Oppaan lopussa olevalla katelaskurilla voit kokeilla esimerkkien lukuja tai oman projektisi arviota.

Kaksi hintaa samalla tunnilla

Jokaiselle projektille kirjatulle tunnille osuu kaksi hintaa.

Kustannushinta on tunnin sisäinen kustannus, jonka organisaatio itse päättää ja jolla projektin kustannuspuoli lasketaan. Se on laskennan parametri: organisaatio valitsee tason, jolla se haluaa mitata työn kustannusta projekteissa, ja pitää saman tason kaikissa projekteissa, jotta ne ovat keskenään vertailukelpoisia. Kustannushinta on tavallisesti roolikohtainen (asentaja, suunnittelija, projektipäällikkö), ja se kuuluu johdon ja projektitalouden tietoihin.

Myyntihinta on asiakkaalta laskutettava tuntihinta. Se sovitaan tarjouksessa tai puitesopimuksessa ja voi vaihdella roolin, työlajin tai asiakkaan mukaan; ylityölle tai viikonlopputyölle sovitaan usein oma hinta.

Kummallekin hinnalle merkitään voimassaolopäivä. Kun hinnasto nousee vuoden vaihteessa, uusi hinta alkaa valitusta päivästä ja aiemmat viikot lasketaan edelleen vanhalla hinnalla. Ilman voimassaoloa hinnankorotus muuttaa takautuvasti jo raportoidun katteen, ja edellisen vuoden luvut näyttävät joka kerta erilaisilta kuin silloin, kun ne katsottiin.

Kun hintoja on useita, niiden osumajärjestys päätetään kerran: tarkin kohdistus voittaa, eli henkilölle projektilla annettu hinta ohittaa projektin hinnan, joka ohittaa henkilön hinnan, roolin hinnan ja organisaation oletushinnan.

Laskutettavat ja sisäiset tunnit

Laskutettava tunti kuuluu asiakkaan kanssa sovittuun työhön. Sisäistä työaikaa ovat esimerkiksi hallinto, myynti, koulutus ja sisäinen kehitys. Poissaolot käsitellään erikseen: ne vaikuttavat käytettävissä olevaan aikaan, mutta eivät ole tehtyjä työtunteja.

Laskutettavuus ratkeaa riviltä riviltä, ei projektilta. Laskutettavassakin projektissa on tunteja, joita ei laskuteta: korjaustyö, joka johtui omasta virheestä, tarjoukseen kuulumaton opastus tai sisäinen palaveri, joka kirjattiin projektille. Nämä tunnit kuuluvat kustannuspuolelle täysimääräisinä ja tuottopuolelle nollana, ja juuri siksi ne on kirjattava eikä jätettävä pois.

Erotettavia tiloja on kolme, ja raporteissa ne menevät usein sekaisin:

Laskutettavien ja laskutettujen tuntien erotus on työ, joka odottaa laskua. Kasvavan kertymän syy kannattaa selvittää: se voi johtua sovitusta laskutusrytmistä, puuttuvista hyväksynnöistä tai epäselvästä laskutusoikeudesta.

Kate euroina ja kateprosenttina

Tuntiperusteisen projektin seurantaan voidaan käyttää seuraavaa laskelmaa. Kiinteähintaisen projektin tuotto määräytyy sopimussummasta, ei tuntien määrästä. Kyse on projektiseurannan laskelmasta; kirjanpidon tuloutus arvioidaan erikseen.

• Tuotto = laskutettavat tunnit × myyntihinta (lisättynä laskutettavilla kuluilla, tarvikkeilla ja alihankinnalla)
• Kustannus = kaikki projektille kirjatut tunnit × kustannushinta (lisättynä ostojen ja kulujen omakustannearvolla)
• Kate = tuotto − kustannus, ja kateprosentti = kate ÷ tuotto × 100

Laske kustannuksiin myös projektille tehty työ, jota ei laskuteta asiakkaalta. Jos se puuttuu, kate näyttää liian suurelta. Kateprosenttia ei voi laskea tällä kaavalla, jos tuotto on nolla.

Kateprosentti lasketaan tuotosta, ei kustannuksesta. Sama euromääräinen kate antaa kustannuksesta laskettuna eri prosentin, ja kaksi projektia menee vertailukelvottomiksi, jos kaava vaihtuu välissä. Kaava valitaan kerran ja kirjataan raportin määritelmään.

Laskutusaste kertoo, paljonko työstä päätyy laskulle

Laskutusaste on laskutettavien tuntien osuus työtunneista:

laskutusaste = laskutettavat tunnit ÷ työtunnit × 100

Lukua käytetään kolmella tasolla, ja ne vastaavat eri kysymyksiin. Projektin laskutusaste kertoo, kuinka suuri osa projektiin uponneesta työstä myydään asiakkaalle. Henkilön laskutusaste kertoo, miten hänen aikansa jakautuu asiakastyön ja sisäisen työn kesken. Organisaation laskutusaste kertoo, montako myytävää tuntia koko henkilöstö tuottaa.

Nimittäjä on päätettävä ennen ensimmäistä raporttia. Vaihtoehtoja on kaksi: kaikki kirjatut työtunnit tai teoreettinen käytettävissä oleva työaika, josta on vähennetty lomat ja poissaolot. Ensimmäinen kertoo, mihin tehty työ meni; toinen kertoo, paljonko myytävää kapasiteettia oli tarjolla. Kumpi tahansa kelpaa, kunhan sama valinta pätee joka kuukausi ja luku kerrotaan raportin yhteydessä.

Tarkista, mitä laskutusasteeseen lasketaan. Sadan prosentin tulos voi olla oikea rajatulla jaksolla tai yksittäisessä projektissa. Koko toiminnan seurannassa myös myynti, perehdytys ja muu sisäinen työ on kirjattava johdonmukaisesti.

Esimerkki: tuntiperusteinen projekti

Kaikki tämän oppaan luvut ovat kuvitteellisia.

Projektiin on kirjattu 120 tuntia, joista 100 on laskutettavia. Kustannushinta on 45 €/h ja sovittu myyntihinta 95 €/h.

Tuotto tehtyä tuntia kohti on 9 500 € ÷ 120 h ≈ 79 €/h. Se jää noin 16 €/h alle 95 euron myyntihinnan, koska 20 tehtyä tuntia ei laskuteta asiakkaalta.

Jos kymmenen näistä tunneista olisi kuulunut sovittuun työhön ja tullut laskutetuiksi, tuotto olisi 110 h × 95 €/h = 10 450 €, kate 5 050 € ja kateprosentti 48,3 %. Kustannus ei muutu lainkaan: työ tehtiin joka tapauksessa. Katteen ero syntyi siitä, kirjattiinko tunti asiakkaan työksi vai ei.

Esimerkki: kiinteähintainen projekti ja tuntien ylitys

Sopimussumma on 12 000 €, budjetti 120 tuntia ja kustannushinta 45 €/h. Toteutuma on 150 tuntia.

Tässä esimerkissä 30 lisätuntia pienentää katetta 30 × 45 € = 1 350 €. Kesken projektin kannattaa tarkistaa työn rajaus ja sopia mahdollisista lisätöistä ennen niiden tekemistä. Jälkilaskennassa toteutunutta työmäärää käytetään seuraavan tarjouksen arvioinnissa.

Toteutunut tuotto tehtyä tuntia kohti on 80 €/h. Se auttaa vertaamaan tämän projektin hinnoittelua ja työmäärää vastaaviin töihin. Varmista vertailussa, että tuottoon ja kustannuksiin sisältyvät samat erät: esimerkiksi materiaalimyynti voi nostaa lukua ilman muutosta työn tuntihintaan.

Esimerkki: kesken oleva projekti ja ennuste

Sama kiinteähintainen projekti kesken työn. Valmiusaste on arvioitu 60 prosentiksi ja tunteja on tehty 95.

Kate-ennuste on 1 725 euroa budjetoitua pienempi. Ennuste olettaa, että jäljellä oleva työ etenee samalla työmäärällä suhteessa valmiusasteeseen. Tarkista siksi myös jäljellä olevien tehtävien työmääräarvio; pelkkä prosenttilasku ei huomioi työn eri vaiheiden vaativuutta.

Arvioi jäljellä oleva työ erikseen. Jos tämän esimerkin valmiusaste lasketaan suoraan tehdyistä tunneista suhteessa alkuperäiseen budjettiin, ennuste palautuu laskennallisesti budjettiin eikä paljasta ylitysriskiä. Arvioi valmistuneet kokonaisuudet ja jäljellä oleva työmäärä. Tunteihin tai kustannuksiin perustuva etenemismittari voi olla hyödyllinen, mutta se ei yksin riitä riippumattomaksi ennusteeksi.

Kate katsotaan kuukausittain, ei projektin päättyessä

Kate on johdettu luku, joka lasketaan uudelleen aina kun tunnit, hinnat tai kulut muuttuvat. Sen käyttökelpoisuus riippuu kahdesta asiasta: siitä, kuinka nopeasti tunnit ovat laskennassa, ja siitä, verrataanko lukua johonkin.

Jos raportti perustuu hyväksyttyihin tunteihin, hyväksynnän viive näkyy myös katelaskelmassa. Sovi tarkistukselle säännöllinen rytmi ja vertaa kirjattua työtä jäljellä olevaan työmäärään. Näin mahdolliseen ylitykseen ehditään reagoida projektin aikana.

Vertailukohtia kannattaa pitää kolme rinnakkain:

1. Suunniteltu – tarjouksen tai resursoinnin työmäärä ja hinta.
2. Toteutunut – vahvistetut tunnit voimassa olleilla hinnoilla.
3. Laskutettu – mitä asiakkaalle on tosiasiassa lähetetty.

Kolmen luvun erot kertovat eri asioista. Suunnitellun ja toteutuneen ero on työmäärän arviointi. Toteutuneen ja laskutetun ero on laskutuksen viive tai laskuttamatta jäänyt työ. Kun molemmat erot ovat pieniä, kate on luotettava.

Käytännön rytmi on kolmiportainen: tunnit hyväksytään viikoittain, kate ja laskutus katsotaan kuukausittain, ja vaiheen tai projektin päättyessä tehdään jälkilaskenta, jossa toteutuneet tunnit asetetaan tarjouksen rakenteeseen riveittäin. Jälkilaskennasta syntyy seuraavan tarjouksen työmääräarvio.

Kun projektit jaetaan vaiheisiin, joilla on omat tunti- ja eurobudjettinsa, ylitys näkyy sen vaiheen kohdalla, jossa se syntyi. Projektin summatasolla ensimmäisen vaiheen ylitys peittyy toisen vaiheen alitukseen, kunnes molemmat on tehty.

Tuntiseuranta paljastaa neljä asiaa katteesta

Kirjaamattomat tunnit. Työ, jota ei kirjata, ei näy kustannuksena, joten projekti näyttää kannattavammalta kuin se oli. Virhe monistuu seuraavaan kauppaan: tarjous lasketaan liian pienestä työmäärästä, ja sama alihinnoittelu toistuu.

Alihinnoiteltu tarjous. Toteutunut tuntihinta erittelee tarjouksen virheen kahtia: hinta oli väärä tai työmääräarvio oli väärä. Ensimmäisen korjaa hinnasto, toisen jälkilaskenta.

Sisäisen työn todellinen osuus. Kun sisäinen työ kirjataan omille seurantakohteilleen, sen määrä on mitattavissa. Ilman kirjausta se jakautuu projekteille satunnaisesti ja syö niiden katetta selittämättä.

Laskua odottava työ. Tarkista säännöllisesti laskutettavat tunnit, joita ei vielä ole laskutettu. Tuntierittely auttaa varmistamaan laskutusperusteen ja selvittämään mahdolliset puuttuvat hyväksynnät.

Sopimus ratkaisee, mitä katteesta voi vielä korjata

Hinnoittelumalli vaikuttaa työmääräriskin jakautumiseen. Tuntityössä lisätunteja voidaan laskuttaa sovittujen ehtojen mukaan, kiinteässä hinnassa kustannusten kasvu pienentää katetta, ellei muutoksesta sovita erikseen. Kattohinta rajaa sovitun työn veloitusta. Vertaa malleja oppaassa kiinteä hinta vai tuntityö.

Neljä kohtaa kannattaa kirjoittaa tarjoukseen auki, koska ne kaikki päätyvät myöhemmin katelaskelmaan:

• Mitä hintaan kuuluu ja mitä ei. Selkeä rajaus auttaa erottamaan lisätyön alkuperäisestä toimituksesta.
• Miten lisä- ja muutostyö tilataan. Kirjallinen hyväksyntä ennen työn aloittamista; sovittu tuntihinta tai kiinteä lisähinta.
• Miten matkat, tarvikkeet ja alihankinta laskutetaan. Omakustanteeseen, kertoimella vai hinnaston mukaan.
• Milloin laskutetaan. Maksuposteina merkkipaalujen mukaan, kuukausittain toteuman mukaan vai valmistumisen jälkeen. Laskutusrytmi ei muuta katetta, mutta se ratkaisee, milloin kate muuttuu rahaksi.

Sopimuksen aikana katteeseen vaikuttavat työn määrä, toteutustapa ja kustannukset. Hintaa tai laajuutta voidaan muuttaa osapuolten sopimalla tavalla; lisälaskutus edellyttää sopimuksen mukaista perustetta.

Tarkistuslista

Projektin talouden tarkistus kuukausittain:

• Kuukauden tunnit on kirjattu ja vahvistettu kaikilta projektille työtä tehneiltä, myös projektipäälliköltä ja myynniltä.
• Jokaisella projektille kirjatulla tunnilla on laskutettavuustieto, ja laskutettavuudeltaan ratkaisematta olevia rivejä on nolla.
• Kuluvana kautena voimaan tulleet myynti- ja kustannushinnat on tarkistettu ja niiden voimassaolopäivä vastaa sovittua.
• Laskutettavien ja laskutettujen tuntien erotus on käyty läpi, ja jokaiselle odottavalle erälle on syy ja päivämäärä.
• Toteutuma on verrattu budjettiin vaiheittain, ei vain projektin summatasolla.
• Kiinteähintaisen projektin valmiusaste on arvioitu työn sisällöstä, ei kulutetuista tunneista.
• Ennuste on päivitetty: jäljellä oleva työmäärä kerrottuna kustannushinnalla plus tähän mennessä kertynyt kustannus.
• Kateprosentti on laskettu samasta kaavasta kuin edellisellä kaudella (kate ÷ tuotto) ja muutos edelliseen kuukauteen on selitetty.
• Laskutusaste on laskettu sovitusta nimittäjästä, ja poikkeama tavoitteesta on kohdistettu henkilöön tai projektiin.
• Sovitun sisällön ulkopuolinen työ on kirjattu lisä- tai muutostyönä ja asiakas on tilannut sen ennen työn tekemistä.
• Ostot, tarvikkeet ja alihankinta on kohdistettu projektille ja niiden edelleenlaskutus on ratkaistu riveittäin.
• Poikkeamat on käyty läpi projektin omistajan kanssa, ja jokaisesta tiedetään, korjataanko se hinnassa, laajuudessa vai aikataulussa.