Projektets täckningsbidrag och faktureringsgrad: vad timmarna berättar

I korthet

• Vid timarbete baseras intäkten på debiterbara timmar och vid fast pris på avtalssumman. Kostnaderna omfattar allt projektarbete och övriga projektkostnader.
• Täckningsgraden räknas på intäkten (täckningsbidrag ÷ intäkt × 100), och samma formel behålls från period till period.
• Faktureringsgraden är de fakturerbara timmarnas andel av arbetstimmarna, och nämnaren väljs före den första rapporten.
• I ett fast pris är intäkten låst, så varje timme utöver budgeten tas direkt ur täckningsbidraget.

Projektets täckningsbidrag visar vad som återstår av intäkten efter arbete och övriga projektkostnader. Faktureringsgraden visar hur stor andel av arbetstiden som är fakturerbar. Tillsammans hjälper de dig att se var arbetet lönar sig och var prissättning eller arbetssätt behöver ändras.

Med kalkylatorn i slutet av guiden kan du prova exemplens siffror eller en uppskattning för ditt projekt.

Två priser på samma timme

Till varje timme som registreras på ett projekt hör två priser.

Kostnadspriset är timmens interna kostnad, som organisationen själv bestämmer och som projektets kostnadssida räknas med. Det är en parameter i beräkningen: organisationen väljer den nivå på vilken det vill mäta arbetets kostnad i projekten och håller samma nivå i alla projekt, så att de är jämförbara sinsemellan. Kostnadspriset är vanligen rollspecifikt (montör, planerare, projektledare), och det hör till ledningens och projektekonomins uppgifter.

Försäljningspriset är det timpris som faktureras kunden. Det avtalas i offerten eller i ramavtalet och kan variera med roll, arbetsslag eller kund; för övertid eller helgarbete avtalas ofta ett eget pris.

Båda priserna får en giltighetsdag. När prislistan höjs vid årsskiftet börjar det nya priset från den valda dagen och tidigare veckor räknas fortfarande med det gamla priset. Utan giltighetstid ändrar en prishöjning retroaktivt det redan rapporterade täckningsbidraget, och förra årets tal ser varje gång annorlunda ut än när de granskades.

När det finns flera priser bestäms deras prioritetsordning en gång: den mest exakta träffen vinner, alltså går ett pris som getts en person på ett projekt före projektets pris, som går före personens pris, rollens pris och organisationens standardpris.

Fakturerbara och interna timmar

En fakturerbar timme hör till det arbete som avtalats med kunden. Intern arbetstid är exempelvis administration, försäljning, utbildning och intern utveckling. Frånvaro behandlas separat: den påverkar den tillgängliga tiden men är inte arbetade timmar.

Fakturerbarheten avgörs rad för rad, inte projekt för projekt. Också i ett fakturerbart projekt finns timmar som inte faktureras: reparationsarbete som berodde på ett eget fel, handledning som inte ingick i offerten eller ett internt möte som registrerades på projektet. Dessa timmar hör till kostnadssidan till fullt belopp och till intäktssidan som noll, och just därför ska de registreras och inte utelämnas.

Tre tillstånd ska hållas isär, och i rapporter blandas de ofta ihop:

Skillnaden mellan fakturerbara och fakturerade timmar är arbete som väntar på fakturering. Utred varför mängden växer: orsaken kan vara den avtalade faktureringsrytmen, saknade godkännanden eller oklar faktureringsrätt.

Täckningsbidraget i euro och som täckningsgrad

Följande beräkning kan användas för uppföljning av ett timbaserat projekt. Vid fast pris bestäms intäkten av avtalssumman, inte antalet timmar. Detta är en projektkalkyl; intäktsföringen i bokföringen bedöms separat.

• Intäkt = fakturerbara timmar × försäljningspris (plus fakturerbara utgifter, material och underentreprenad)
• Kostnad = alla timmar som registrerats på projektet × kostnadspris (plus inköpens och utgifternas självkostnadsvärde)
• Täckningsbidrag = intäkt − kostnad, och täckningsgrad = täckningsbidrag ÷ intäkt × 100

Ta även med projektarbete som inte debiteras kunden i kostnaderna. Om det saknas visas marginalen för hög. Marginalprocenten kan inte beräknas med denna formel när intäkten är noll.

Täckningsgraden räknas på intäkten, inte på kostnaden. Samma täckningsbidrag i euro ger ett annat tal om kvoten räknas på en annan grund, och två projekt blir ojämförbara om formeln byts däremellan. Formeln väljs en gång och skrivs in i rapportens definition.

Faktureringsgraden berättar hur stor del av arbetet som hamnar på en faktura

Faktureringsgraden är de fakturerbara timmarnas andel av arbetstimmarna:

faktureringsgrad = fakturerbara timmar ÷ arbetstimmar × 100

Talet används på tre nivåer, och de svarar på olika frågor. Projektets faktureringsgrad berättar hur stor del av det arbete som lagts ner i projektet som säljs till kunden. En persons faktureringsgrad berättar hur hens tid fördelas mellan kundarbete och internt arbete. Organisationens faktureringsgrad berättar hur många säljbara timmar hela personalen producerar.

Nämnaren ska bestämmas före den första rapporten. Det finns två alternativ: alla registrerade arbetstimmar eller den teoretiska tillgängliga arbetstiden, från vilken semestrar och frånvaro dragits av. Det första berättar vart det utförda arbetet gick; det andra berättar hur mycket säljbar kapacitet som fanns att tillgå. Endera duger, så länge samma val gäller varje månad och talet anges i samband med rapporten.

Kontrollera vad faktureringsgraden omfattar. Hundra procent kan vara korrekt för en begränsad period eller ett enskilt projekt. För verksamheten som helhet ska även försäljning, introduktion och annat internt arbete registreras konsekvent.

Exempel: ett timdebiterat projekt

Alla tal i den här guiden är fiktiva.

På projektet har 120 timmar registrerats, varav 100 är fakturerbara. Kostnadspriset är 45 €/h och det avtalade försäljningspriset 95 €/h.

Intäkten per arbetad timme är 9 500 € ÷ 120 h ≈ 79 €/h. Den är cirka 16 €/h lägre än försäljningspriset på 95 euro, eftersom 20 arbetade timmar inte faktureras kunden.

Om tio av dessa timmar hade hört till det avtalade arbetet och blivit fakturerade vore intäkten 110 h × 95 €/h = 10 450 €, täckningsbidraget 5 050 € och täckningsgraden 48,3 %. Kostnaden ändras inte alls: arbetet utfördes i vilket fall som helst. Skillnaden i täckningsbidrag berodde på om timmen registrerades som kundens arbete eller inte.

Exempel: ett fastprisprojekt och timmar över budgeten

Avtalssumman är 12 000 €, budgeten 120 timmar och kostnadspriset 45 €/h. Utfallet är 150 timmar.

I exemplet minskar 30 extra timmar täckningsbidraget med 30 × 45 € = 1 350 €. Under projektet bör omfattningen kontrolleras och eventuella tilläggsarbeten avtalas innan de utförs. I efterkalkylen används den faktiska arbetsmängden för nästa offert.

Den faktiska intäkten per arbetad timme är 80 €/h. Det hjälper vid jämförelse av pris och arbetsmängd med liknande projekt. Kontrollera att samma poster ingår i intäkter och kostnader: exempelvis materialförsäljning kan höja talet utan att arbetets timpris ändras.

Exempel: ett pågående projekt och prognosen

Samma fastprisprojekt mitt i arbetet. Färdigställandegraden har uppskattats till 60 procent och 95 timmar har utförts.

Prognosen för täckningsbidraget är 1 725 euro lägre än budgeten. Den antar att återstående arbete kräver samma arbetsmängd i förhållande till färdigställandegraden. Kontrollera därför även uppskattningen för de återstående uppgifterna; en procentberäkning fångar inte skillnaderna mellan arbetsfaserna.

Bedöm återstående arbete separat. Om färdigställandegraden i exemplet räknas direkt ur använda timmar i förhållande till ursprungsbudgeten återgår prognosen matematiskt till budgeten och visar inte risken för överskridande. Bedöm färdiga delar och återstående arbetsmängd. Ett tim- eller kostnadsbaserat framstegsmått kan vara nyttigt men räcker inte ensamt som oberoende prognos.

Täckningsbidraget granskas varje månad, inte när projektet avslutas

Täckningsbidraget är ett härlett tal som räknas om varje gång timmar, priser eller utgifter ändras. Dess användbarhet beror på två saker: hur snabbt timmarna finns med i beräkningen och om talet jämförs med något.

Om rapporten bygger på godkända timmar påverkar sena godkännanden också kalkylen. Kom överens om regelbundna kontroller och jämför registrerat arbete med återstående arbetsmängd. Då finns tid att hantera ett möjligt överskridande under projektet.

Tre jämförelsepunkter är värda att hålla bredvid varandra:

1. Planerat – offertens eller resursplaneringens arbetsmängd och pris.
2. Utfall – bekräftade timmar till de priser som gällde.
3. Fakturerat – vad som i själva verket har skickats till kunden.

Skillnaderna mellan de tre talen berättar olika saker. Skillnaden mellan planerat och utfall är uppskattningen av arbetsmängden. Skillnaden mellan utfall och fakturerat är en fördröjning i faktureringen eller arbete som blivit ofakturerat. När båda skillnaderna är små är täckningsbidraget tillförlitligt.

Den praktiska rytmen har tre steg: timmarna godkänns varje vecka, täckningsbidraget och faktureringen granskas varje månad, och när en fas eller ett projekt avslutas görs en efterkalkyl där de utfallna timmarna placeras in i offertens struktur rad för rad. Ur efterkalkylen uppstår arbetsmängdsuppskattningen för nästa offert.

När projekt delas in i faser med egna tim- och eurobudgetar syns överskridningen vid den fas där den uppstod. På projektets summanivå döljs den första fasens överskridning av den andra fasens underskridning, tills båda är utförda.

Timuppföljningen avslöjar fyra saker om täckningsbidraget

Oregistrerade timmar. Arbete som inte registreras syns inte som kostnad, och därför ser projektet lönsammare ut än det var. Felet fortplantar sig till nästa affär: offerten räknas på en för liten arbetsmängd, och samma underprissättning upprepas.

En underprissatt offert. Det realiserade timpriset delar offertens fel i två: priset var fel eller arbetsmängdsuppskattningen var fel. Det första rättas av prislistan, det andra av efterkalkylen.

Det interna arbetets verkliga andel. När internt arbete registreras på egna uppföljningsobjekt går dess mängd att mäta. Utan registrering fördelas det slumpmässigt på projekten och äter deras täckningsbidrag utan förklaring.

Arbete som väntar på fakturering. Kontrollera regelbundet fakturerbara timmar som ännu inte har fakturerats. Tidspecifikationen hjälper till att kontrollera faktureringsgrunden och reda ut saknade godkännanden.

Avtalet avgör vad som ännu går att rätta i täckningsbidraget

Prismodellen påverkar fördelningen av arbetsmängdsrisken. Vid timarbete kan extra timmar debiteras enligt avtalet; vid fast pris minskar ökade kostnader marginalen om ingen ändring avtalas. Ett pristak begränsar debiteringen för avtalat arbete. Jämför modellerna i fast pris eller timarbete.

Fyra punkter är värda att skriva ut i offerten, eftersom de alla hamnar i täckningskalkylen senare:

• Vad priset omfattar och utesluter. En tydlig avgränsning hjälper till att skilja tillägg från den ursprungliga leveransen.
• Hur tilläggs- och ändringsarbete beställs. Skriftligt godkännande innan arbetet inleds; avtalat timpris eller ett fast tilläggspris.
• Hur resor, material och underentreprenad faktureras. Till självkostnad, med en koefficient eller enligt prislistan.
• När det faktureras. Som betalningsposter enligt milstolpar, månatligen enligt utfall eller efter färdigställandet. Faktureringsrytmen ändrar inte täckningsbidraget, men den avgör när täckningsbidraget blir pengar.

Under avtalsperioden påverkas täckningsbidraget av arbetsmängd, genomförande och kostnader. Pris eller omfattning kan ändras på det sätt parterna avtalar; tilläggsfakturering kräver en grund i avtalet.

Checklista

Månatlig kontroll av projektets ekonomi:

• Månadens timmar är registrerade och bekräftade av alla som utfört arbete på projektet, också av projektledaren och försäljningen.
• Varje timme som registrerats på projektet har en uppgift om fakturerbarhet, och antalet rader vars fakturerbarhet är oavgjord är noll.
• De försäljnings- och kostnadspriser som trätt i kraft under den innevarande perioden är kontrollerade och deras giltighetsdag motsvarar det avtalade.
• Skillnaden mellan fakturerbara och fakturerade timmar är genomgången, och varje väntande post har en orsak och ett datum.
• Utfallet är jämfört med budgeten per fas, inte bara på projektets summanivå.
• Färdigställandegraden i ett fastprisprojekt är uppskattad ur arbetets innehåll, inte ur förbrukade timmar.
• Prognosen är uppdaterad: den återstående arbetsmängden gånger kostnadspriset plus den kostnad som hittills uppstått.
• Täckningsgraden är räknad med samma formel som föregående period (täckningsbidrag ÷ intäkt) och förändringen mot föregående månad är förklarad.
• Faktureringsgraden är räknad med den avtalade nämnaren, och avvikelsen från målet är hänförd till en person eller ett projekt.
• Arbete utanför det avtalade innehållet är registrerat som tilläggs- eller ändringsarbete och kunden har beställt det innan arbetet utfördes.
• Inköp, material och underentreprenad är hänförda till projektet och vidarefaktureringen av dem är avgjord rad för rad.
• Avvikelserna är genomgångna med projektets ägare, och för var och en vet man om den rättas i priset, i omfattningen eller i tidsplanen.