Tarjouksen sisältö ja sitovuus: mitä kirjataan ja kuinka kauan se sitoo

Lyhyesti

• Tarjous sitoo tekijäänsä ehtojensa ja oikeustoimilain mukaisesti. Kirjaa voimassaoloaika ja mahdolliset varaukset selvästi.
• Merkitty määräaika tarkoittaa 2 §:n mukaan, että vastauksen on saavuttava tarjoajalle määräpäivänä, ei että se lähetetään ajoissa.
• Hylätty tarjous raukeaa. Myöhästynyt tai tarjouksesta poikkeava hyväksyntä on pääsääntöisesti uusi tarjous, mutta siihen voi liittyä velvollisuus ilmoittaa hylkäämisestä viipymättä.
• Elinkeinonharjoittajien välillä yli 30 päivän maksuajasta on sovittava nimenomaisesti (maksuehtolaki 5 §).

Tarjouksesta pitää käydä ilmi, mitä toimitetaan, millä hinnalla ja miten asiakas hyväksyy sen. Oikeustoimilain 1 luku määrittää tarjouksen ja vastauksen sitovuuden lähtökohdat. Selkeät ehdot vähentävät epäselvyyksiä jo ennen työn alkua.

Oppaan lopussa on täytettävä tarjousrunko, johon voit koota työn rajauksen, hinnan ja hyväksymisehdot.

Sopimus syntyy tarjouksesta ja hyväksyvästä vastauksesta

Tarjous sitoo tekijäänsä ehtojensa ja oikeustoimilain mukaisesti. Tarjousta vastaava, ajoissa saapunut hyväksyntä muodostaa yleensä sopimuksen. Voimassaoloaika, mahdolliset varaukset ja hyväksymistapa kannattaa kirjata niin, että molemmat osapuolet ymmärtävät ne samalla tavalla.

Lain 1 § rajaa itse itseään kahdesta suunnasta. Luvun säännökset eivät koske määrämuotoisia sopimuksia, joiden syntymisestä on säädetty erikseen, ja ne väistyvät, jos tarjouksesta, vastauksesta taikka kauppa- tai muusta tavasta johtuu muuta. Alalla vakiintunut tapa ja tarjouksen omat ehdot menevät siis lain oletusten edelle.

Tämä opas koskee yritysten välistä kauppaa; kuluttaja-asiakkaalle tehtävään tarjoukseen kuluttajansuojalaki tuo lisävaatimuksia.

Voimassaoloaika mittaa saapumista, ei lähettämistä

Kun tarjouksen tekijä on pannut vastauksen antamista varten määräajan, hänen on oikeustoimilain 2 §:n mukaan katsottava määränneen, että vastauksen tulee siinä ajassa saapua hänelle. Määräaika ei siis pääty siihen, että asiakas kirjoittaa hyväksynnän ajoissa: sen on oltava tarjoajalla määräpäivänä.

Ilman merkittyä määräaikaa aika on 3 §:n mukaan se, jonka tarjouksen tekijä tarjouksen tehdessään kohtuudella on voinut laskea vastauksen antamiseen menevän. Kohtuullinen aika on tulkintakysymys, joka riippuu kaupan koosta, alasta ja siitä, kuinka monta ihmistä asiakkaan päätökseen osallistuu. Riita siitä, oliko neljä viikkoa liikaa, on turha käydä: yksi päivämäärä tarjouksessa poistaa koko kysymyksen.

Suullinen tarjous on 3 §:n mukaan hyväksyttävä heti, ellei vastaamiseen ole varattu aikaa. Muuten se katsotaan hylätyksi. Jos asiakas tarvitsee harkinta-aikaa, sopikaa vastausajasta tai toimita kirjallinen tarjous. Pelkkä keskustelussa mainittu hinta-arvio ei kuitenkaan välttämättä ole sitova tarjous.

Tee voimassaoloajasta yksiselitteinen. Voit merkitä päättymispäivän tai keston ja sen alkamispäivän. Esimerkiksi ”voimassa 17.9.2026 asti” ja ”voimassa 14 päivää lähetyspäivästä” ovat molemmat selkeitä tapoja.

Hylkäys raukeuttaa tarjouksen, muutettu hyväksyminen kääntää roolit

Kolme pykälää ratkaisee tavallisimmat tilanteet sen jälkeen, kun tarjous on lähtenyt.

Hylkäys päättää tarjouksen. Jos tarjous hylätään, se on oikeustoimilain 5 §:n mukaan rauennut, vaikka aika, jonka se muuten olisi ollut voimassa, ei ole mennyt umpeen. Kerran hylätty tarjous ei siis herää henkiin sillä, että asiakas palaa asiaan ennen voimassaolon päättymistä. Myyjä voi antaa saman tarjouksen uudelleen, ja silloin uusi voimassaoloaika alkaa alusta.

Myöhästynyt hyväksyntä on yleensä uusi tarjous. Oikeustoimilain 4 §:ssä on kuitenkin poikkeus: jos lähettäjä on olettanut vastauksen saapuneen ajoissa ja vastaanottajan on täytynyt ymmärtää tämä, vastaanottajan on ilmoitettava ilman aiheetonta viivytystä, ettei hän hyväksy vastausta. Muuten sopimus syntyy vastauksen perusteella.

Tarjouksesta poikkeava hyväksyntä on yleensä vastatarjous. Jos asiakas muuttaa esimerkiksi toimitusaikaa, vahvista kirjallisesti, hyväksytkö muutoksen. Lain 6 §:ssä on vastaava ilmoitusvelvollisuus kuin myöhästyneessä vastauksessa: jos asiakas on pitänyt vastaustaan tarjousta vastaavana ja myyjän on täytynyt ymmärtää tämä, myyjän on ilmoitettava hylkäämisestä ilman aiheetonta viivytystä. Muuten sopimus syntyy vastauksen sisällön mukaisena.

Tarjouksen peruuttaminen ja hintavirheen korjaaminen

Peruutus estää tarjouksen sitovuuden, jos se saapuu vastaanottajalle ennen kuin tämä on ottanut tarjouksesta selon tai samaan aikaan (7 §). Pelkkä sähköpostin avausmerkintä ei välttämättä osoita, milloin vastaanottaja on perehtynyt tarjoukseen. Ilmoita virheestä heti ja varmista, että korjattu versio erottuu alkuperäisestä.

Hintavirhettä arvioidaan myös oikeustoimilain 32 §:n perusteella. Kirjoitusvirheen vuoksi vääränsisältöiseksi tullut tarjous ei sellaisenaan sido, jos vastaanottaja tiesi tai hänen olisi pitänyt tietää virheestä. Pelkkä liian pieni kustannusarvio ei automaattisesti vapauta tarjouksesta. Selvitä tilanne asiakkaan kanssa ennen työn aloittamista.

Sopimus ratkaisee: mistä osapuolet voivat sopia toisin

Oikeustoimilain säännökset ovat oletuksia, jotka väistyvät tarjouksen omien ehtojen ja kauppatavan tieltä (1 §). Neljä asiaa kannattaa päättää itse:

• Voimassaolo. Päivämäärä, johon mennessä vastauksen on saavuttava, ja tarvittaessa kellonaika tarjouskilpailussa.
• Sitovuus. Onko tarjous sitova sellaisenaan vai edellyttääkö toteutus esimerkiksi tavaran saatavuutta tai luottopäätöstä. Ehdollinen sitovuus kirjoitetaan auki, koska muuten tarjous sitoo sellaisenaan.
• Hinnan ehdot. Mikä hinnassa on kiinteä, mikä arvio, ja mitkä muutokset siirtyvät hintaan. Hinnoitteluperusteen valinnasta on oma oppaansa: kiinteä hinta vai tuntityö.
• Hyväksymistapa. Miten asiakas hyväksyy tarjouksen ja kuka asiakkaan puolella voi sen tehdä. Nimetty hyväksyjä ja yksi kanava säästävät jälkiselvittelyn siitä, oliko projektipäällikön sähköposti hyväksyntä.

Jos käytät alan yleisiä sopimusehtoja, nimeä ne tarjouksessa ja liitä ne mukaan. Asiakkaan on voitava lukea ne ennen kuin hän vastaa.

Mitä tarjoukseen kirjataan

Tarjouksen rakenne on markkinoilla vakiintunut, ja sama runko kelpaa urakkatarjoukseen, palvelusopimukseen ja tavarakauppaan.

• Osapuolet. Myyjän ja asiakkaan viralliset nimet, Y-tunnukset ja osoitteet sekä se yhteyshenkilö, jolle tarjous osoitetaan.
• Päiväys ja voimassaolo. Tarjouksen päivämäärä, tarjousnumero ja päivä, johon mennessä vastauksen on saavuttava.
• Laajuus ja rajaukset. Mitä toimitetaan, määrinä ja yksiköinä; mitä asiakas toimittaa itse; mitkä työt kuuluvat erikseen tilattaviin. Rajaus on se kohta, josta riidellään jälkikäteen, jos se puuttuu.
• Hinta ja hinnoitteluperuste. Kiinteä hinta, yksikköhinnat, tuntihinta tai kattohinta. Arviosta sanotaan, että se on arvio, ja kerrotaan mikä sen ylittymiseen johtaa.
• Verollisuus. Ovatko hinnat verottomia vai verollisia ja mikä verokanta kullakin rivillä on. Yritysasiakkaalle hinnat esitetään tavallisesti verottomina, ja verokanta näkyy riveittäin.
• Maksuehto ja viivästyskorko. Maksuaika päivinä, laskutusaikataulu ja viivästyskoron peruste.
• Toimitusaika. Sovi aloituspäivä tai esimerkiksi aloitus tietyn ajan kuluttua hyväksynnästä. Kerro, mitä aloitus edellyttää asiakkaalta ja milloin toimitus valmistuu.
• Muutosten käsittely. Miten lisätyö tilataan, kuka saa tilata sen ja miten se hinnoitellaan.
• Hyväksymistapa. Millä tavalla asiakas hyväksyy tarjouksen.
• Liitteet. Piirustukset, työselostus, tekniset erittelyt ja käytetyt vakioehdot, jokainen nimettynä tarjouksessa.

Maksuehto ja viivästyskorko tarjouksessa

Maksuaika sovitaan tarjouksessa, ja laki asettaa sille rajan. Kaupallisten sopimusten maksuehdoista annetun lain 5 §:n mukaan maksuaika saa ylittää 30 päivää vain, jos siitä on nimenomaisesti sovittu, kun velallinen on elinkeinonharjoittaja. Asiakkaan pyytämä 60 päivän maksuaika on siis mahdollinen, mutta se on kirjattava sopimukseen; hiljainen käytäntö ei riitä.

Lakisääteinen viivästyskorko kaupallisissa sopimuksissa on viitekorko lisättynä kahdeksalla prosenttiyksiköllä (korkolaki 4 a §), jollei korosta ole pätevästi sovittu toisin. Suomen Pankki julkaisee viitekoron puolivuosittain. Viittaus korkolain mukaiseen viivästyskorkoon pitää ehdon ajan tasalla koron muuttuessa.

Sovi maksuehto jo tarjouksessa. Sitovasti ennalta määrätty eräpäivä käynnistää viivästyskoron korkolain 5 §:n mukaisesti. Pelkkä päivämäärän lisääminen laskulle ei tee siitä sovittua eräpäivää. Jos sitovaa eräpäivää ei ole, sovelletaan 6 §:n 30 päivän sääntöä; korkoa ei kuitenkaan peritä laskun saapumista edeltävältä ajalta.

Tarjouksen elinkaari myynnissä

1. Luonnos. Sisältöä kootaan ja hinnoitellaan sisäisesti. Luonnokseen merkitään myös kate, joka on oman organisaation tieto.
2. Lähetetty. Asiakkaalle toimitettu sisältö lukitaan siihen muotoon, jonka hän näkee. Lähetyksen jälkeen tehty muutos vaatii tarjouksen avaamisen uudelleen ja uuden lähetyksen, koska muuten asiakkaan hyväksyntä kohdistuu eri sisältöön kuin myyjän oma näkymä.
3. Hyväksytty tai hylätty. Hyväksyntä ja hylkäys kirjataan päivämäärineen ja hyväksyjän nimineen. Ilman vastausta tarjous vanhenee voimassaolopäivänä.
4. Tilaus tai projekti. Hyväksytystä sisällöstä syntyy toteutuksen runko: osiot vaiheiksi, työrivien tunnit tuntibudjetiksi ja veroton loppusumma sopimussummaksi. Tarjous jää tämän kokonaisuuden liitteeksi.
5. Lasku. Toteutus laskutetaan sovitun aikataulun mukaan.

Hyväksytystä tarjouksesta siirtyy laskulle rivien sisältö – nimike, määrä, yksikkö, yksikköhinta, alennus ja verokanta – sekä maksuehto, viivästyskoron peruste, laskutusaikataulu ja asiakkaan omat viitetiedot, kuten tilausnumero ja verkkolaskuosoite. Sovitut rajaukset kulkevat mukana laskutuksen sääntönä: ne kertovat, mikä osa työstä laskutetaan sopimushintaan sisältyvänä ja mikä erikseen tilattuna lisätyönä. Lasku tarvitsee lisäksi omat pakolliset merkintänsä, joita tarjous ei korvaa.

Esimerkki: 14 päivän voimassaolo ja myöhässä saapunut ehdollinen vastaus

Urakoitsija lähettää asiakkaalle tarjouksen asennustyöstä ja merkitsee siihen voimassaolon.

Asiakkaan vastaus 20.9. olisi kahdella eri perusteella uusi tarjous: se saapui myöhässä, ja se muutti toimitusaikaa. Kumpi tahansa perusteista riittää. Jos urakoitsijan hinta on tällä välin muuttunut, hän voi hyväksymisen sijaan antaa oman uuden tarjouksensa.

Sama tarjous kahdessa muussa tilanteessa:

• Asiakas hylkää 8.9. ja palaa asiaan 12.9. Tarjous raukesi hylkäyksestä 5 §:n mukaan, vaikka 17.9. ei ollut vielä tullut. Kauppa syntyy, jos urakoitsija antaa tarjouksen uudelleen ja asiakas hyväksyy sen.
• Urakoitsija huomaa väärän hinnan. Hän ilmoittaa heti virheestä. Peruutuksen ajoitus arvioidaan 7 §:n ja mahdollisen hintavirheen sitovuus 32 §:n mukaan; tarjouksen avausmerkintä ei yksin ratkaise asiaa.

Esimerkki: tarjousrivit taulukkona

Rivitason erittely kertoo asiakkaalle, mistä hinta muodostuu, ja antaa laskutukselle valmiin rungon. Määrä ja yksikkö tekevät laajuudesta mitattavan: 24 tunnin asennustyö on eri lupaus kuin “asennustyöt”.

Veroton yhteensä on 2 960 €, arvonlisävero 25,5 prosentin kannalla 754,80 € ja verollinen loppusumma 3 714,80 €.

Taulukko jättää yhden asian auki, ja se kirjoitetaan tarjouksen ehtoihin: onko asennustyön 24 tuntia kiinteä hinta vai arvio, joka laskutetaan toteutuneiden tuntien mukaan. Sama kysymys koskee matkoja. Kun rivit poimitaan hinnoitellusta nimikerekisteristä, hinnat ja verokannat pysyvät samoina tarjouksesta laskulle ja myynnin seuranta kertyy nimikkeittäin.

Tarkistuslista

Käy nämä läpi ennen kuin lähetät tarjouksen.

• Osapuolet. Myyjän ja asiakkaan viralliset nimet, Y-tunnukset ja se yhteyshenkilö, jolle tarjous osoitetaan.
• Päiväys ja tarjousnumero. Tarjous on yksilöitävissä myöhemmin.
• Voimassaolo päivämääränä. Merkittynä on päivä, johon mennessä vastauksen on saavuttava tarjoajalle.
• Laajuus mitattavana. Jokaisella rivillä on määrä ja yksikkö.
• Rajaukset. Tarjouksessa lukee, mikä työ jää sen ulkopuolelle ja mitä asiakas toimittaa itse.
• Hinnoitteluperuste. Kiinteä hinta, yksikköhinta, tuntityö tai kattohinta on nimetty, ja arvio on merkitty arvioksi.
• Verollisuus. Hinnat on merkitty verottomiksi tai verollisiksi ja verokanta näkyy riveittäin.
• Maksuehto. Maksuaika päivinä on kirjattu; yli 30 päivän maksuajasta elinkeinonharjoittaja-asiakkaan kanssa on sovittu nimenomaisesti.
• Viivästyskorko. Korko on ilmaistu perusteena (viitekorko lisättynä prosenttiyksiköillä), ei kuluvan kauden lukuna.
• Toimitusaika. Aloitus on sidottu hyväksymispäivään ja siihen, mitä asiakas toimittaa aloitusta varten.
• Muutostyöt. Tarjouksessa lukee, kuka saa tilata lisätyön ja millä hinnalla se tehdään.
• Hyväksymistapa ja liitteet. Hyväksymisen kanava ja hyväksyjä on nimetty, ja mainitut liitteet ja vakioehdot ovat mukana.