Fältservice är ett tillägg. Om det ingår i ert abonnemang aktiverar du det under Inställningar → Organisationen → Funktioner. Lägg sedan upp arbetstyper och de grunduppgifter som behövs innan du skapar den första arbetsordern.
Skapa arbetstyper
Öppna Inställningar → Fältservice → Inställningar för fältarbete och lägg till minst en arbetstyp. Du kan till exempel börja med felavhjälpning och planerad service.
Arbetstypen anger standardvärden för arbetsorder: faktureringssätt, om arbetet är fakturerbart, prioritet, uppskattad tidsåtgång, respons- och åtgärdstid samt kompetenskrav. Du kan också koppla en checklista och extra rapportfält till arbetstypen, till exempel mätvärden eller provkörningsresultat.
Lägg till objekt och utrustning
Ett objekt är en plats där arbete utförs. Utrustning är en maskin eller annan enhet som underhålls där.
Lägg till uppgifterna manuellt eller importera dem från ett kalkylblad med Importera från fil. Importera först objekten och sedan utrustningen som hör till dem. Kontrollera förhandsgranskningen och eventuella fel på raderna innan du bekräftar importen.
Lägg till tillträdesuppgifter, som grind- och larmkoder, separat i objektets uppgifter. De importeras inte från kalkylblad. Uppgifterna visas för användare med behörighet att administrera fältarbete och för den tilldelade utföraren på besöksdagen. De tas inte med i kundens arbetsrapporter, delningslänkar eller uppgifter som skickas till integrationer.
Lägg till delar och tjänster i artikelregistret
Öppna Inställningar → Fakturering och priser → Artiklar. Offerter, arbetsorder och fakturor använder samma register.
En artikel kan ha försäljningspris, kostnad, normal tidsåtgång och produktnummer. Aktivera lageruppföljning för de delar vars saldon du vill följa.
Kontrollera verksamhetsutövarens uppgifter och servicetider
Öppna Uppgifter om verksamhetsutövaren i inställningarna för fältarbete. Lägg till verksamhetsutövarens tillståndsnummer om det behövs i servicedokumentationen. Utförarens eget behörighetsnummer anges i personens kompetensuppgifter.
Ange även servicetiderna. Om arbetstypens serviceåtagande är bundet till servicetiden räknas respons- och åtgärdstid endast under dessa tider på arbetsdagar. I övriga fall räknas även tid utanför servicetiden. Helgdagarna följer organisationens helgkalender.
Övriga inställningar för fältarbete
- Utrustningstypen anger utrustningens serviceintervall, checklista och lagstadgade serviceloggsklass.
- En ändring av en checklistmall ändrar inte redan kvitterade punkter.
- Tilläggsfält är organisationens egna fält för objekt, utrustning, arbetsorder och arbetsrapport. Mätvärden i en arbetsrapport kan jämföras med tidigare besök.
- Startpunkter: utan en egen startpunkt räknas dagens rutt från verksamhetsställets standard.
- Förfrågningar via serviceformuläret hamnar i kön Inkommande i arbetsytan Projekt, och en förfrågan kan göras om till en arbetsorder.
- Lagring av uppgifter: raderade bilagor kan inte återställas. Lämna verksamhetsutövarens tillståndsnummer tomt om det inte finns något.
Kontrollera behörigheterna
Det finns två centrala behörigheter för att hantera fältarbete:
- Styrning av fältarbete: hantering av arbetsorder, besök och planering.
- Administration av fältarbete (avtal, artiklar, lager): hantering av inställningar, register och lager samt till exempel att frigöra fastprisarbete för fakturering och visa tillträdesuppgifter.
Kontrollera behörigheterna i organisationens rollinställningar. Anställda som sköter sina egna besök behöver tillgång till fältservice, men inte behörighet för styrning eller administration. De kan hantera checklistor, registreringar och arbetsrapporter för sina egna besök i mobilappen.